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随着信息技术的发展和对档案管理要求的进一步提高,档案数字化工作在理论上和实践上都成为了近年来档案学学习和研究的热点之一。但是,国内外对档案数字化的研究几乎都集中在技术、法律、安全等层面,对档案数字化成果利用的研究还很少。
保管和利用是档案管理的两大重点。在实现档案长久、安全保管的同时,档案数字化成果如何能更好的为我所用是本文研究的重点。文章从档案数字化利用的背景出发,介绍了档案数字化的定义、这项工作产生的原因、工作的可行性及意义、以及档案数字化工作的现状和特点。并在此基础上提出了三种现阶段档案数字化成果利用的主要模式:即在档案管理系统中的利用、通过单位内部局域网利用和通过数字档案馆的信息利用模块利用,同时介绍了其它利用模式,包括:通过光盘利用和通过数字化工作再整理和完善档案原件等。这些利用模式互相嵌套,逐层深入,共同为档案数字化成果的有效利用奠定了基础。
在以上几种利用模式的写作过程中,笔者应用了文献研究、社会实践、调查、访谈等多种研究方法,选择了三个单位的典型案例,配合介绍以上多种模式。包括:将中国核电工程有限公司作为使用档案管理系统与公司局域网配合利用档案数字化成果的典型案例;将深圳档案馆作为数字档案馆的典型案例;将中国科学院办公厅1949至1966年档案数字化项目作为通过数字化工作对档案原件再整理的典型案例。通过这三个案例,更深入的分析和介绍了各种利用模式的特点,说明了实践中可能遇到的问题,对档案数字化成果利用的实践有了更强的指导意义。
最后,笔者针对各种利用模式的特点,分别分析了在各种利用模式下应该如何加强档案数字化成果的利用工作,提出了在各种利用模式中加强档案数字化成果利用工作的措施,并且介绍了几项较为重要的加强数字化成果利用的其它工作,包括:对档案人员的培训;法律、规章、制度建设;对数字化档案的鉴选工作等。希望通过这些分析能够有助于档案数字化成果利用工作理论和实践的发展。
总之,档案数字化的过程,意味着过去的历史记录经过信息技术的处理,可以在数字化条件下延续,并且利用信息系统更为便捷地开展利用和异地传输。这不仅仅是一种手段的转变,更为深刻的,是一种思维模式的转变,是一种资源管理体制的转变,也是档案工作从传统向现代过渡的过程。档案数字化成果利用工作在给档案管理和利用带来新的活力的同时,仍然存在着很多相关问题有待我们去研究。