论文部分内容阅读
档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织，以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
企业档案，是指自企业筹建以来在各项活动中形成的全部档案的总和。包括行政管理、经营管理、产品及生产管理、财务审计、人事劳资、投资管理、技术研发、土建工程、设备仪器等各项业务活动中形成的档案。包括但不限于各种文件材料、图纸、图表、帐薄、凭证、图书、照片、录音带、录像带、实物等。
“档案”在现代社会已经不是什么神秘的东西，人们在自己的工作、生活、学习中，越来越清楚地感受到档案就在身边，人人都要和它打交道。任何机构或团体，甚至一个人，只要进行社会活动，就一定会产生活动的记录，形成档案是一种必然的普遍现象。哪怕是一个小小的杂货店，在经营活动中也会形成进出货记录或记帐本等文件。我们每一个人都有自己的人事档案，记载着自己的生平。
其实，社会上每个人都是档案工作者，在日常生活中都有必要对自己的照片、书籍、生活用品等进行简单的管理，只不过停留在档案实体管理的层面上。如果别人问你借钱，所立的借据就是一种档案，如果你不进行实体管理，当他不认帐的时候，你又拿不出借据，就死无对证了。
可能有些人觉得档案管理工作不起眼，没有成就感，不像其他工作岗位，可以创造利润，个人职务薪酬都能得以提升。但是既然选择了做档案管理工作，就要把这项工作做好，“三百六十行，行行出状元”。
2009年10月，中共中央总书记胡锦涛就学习解放军档案馆原馆员刘义权同志先进事迹作出重要指示，希望全国档案工作者学习刘义权同志的先进事迹和崇高精神。伟人领袖毛主席也专门从事过档案相关工作，曾于1918年在北大图书馆担任图书管理员。前美国总统布什夫人劳拉也从事过图书管理员工作。
一、档案工作的构成
1.档案事业管理。
包括对档案事业进行统筹规划、组织协调、业务指导、监督、培训、宣传等工作。
2.档案实体管理。
包括对档案实体进行整理、归档、鉴定、保管、统计、提供利用等工作。
3.档案信息管理。
对档案内容信息进行分析、检索、编研、编目、数字化储存、提供咨询服务等。
二、档案在企业管理中的价值
档案真实地记载了人们在社会活动中大量有知识价值的事实、数据、成果和理论，是贮存知识和历史文明的一种手段。下面重点讲档案在企业管理中的价值。
1.企业档案可以作为企业日常工作的参考资料。
对于企业来说，在生产经营和管理活动中必然会形成各种形式的档案，包括合同协议、证照、各类凭证，以及数据和图片等资料。企业的一切生产经营活动如：经营决案、项目建设、财务状况、人员情况等都能在企业档案中得到真实的反映。档案工作者通过企业档案信息的收集、整理、分析和提供利用，从而将档案应用到企业生产经营和管理之中，这不仅有利于保证企业各项工作的顺利完成，而且有利于提高企业的经济效益和市场竞争力。
2.企业档案可作为开发新技术、实施新策略的依据。
企业要在市场上站稳，进而发展创新，就需要不断从档案中收集各种数据和资料，并进行研究开发。因此，档案工作做得好坏，档案资料的收集是否及时、齐全，管理是否科学，对企业新技术能否开发和应用，新策略能否实施会产生直接的影响。在当今“科学技术是第一生产力”的时代，没有深入研究、没有创新，企业就难以在市场上求得发展，这就需要我们在生产经营中不断探索、创新，完整的档案资料是实现创新的重要保证。如果档案工作跟不上经济发展的需要，对其过去、现在、将来都说不出一二三，很难谈得上探讨研究和开拓创新。
3.档案是企业实施科学管理的重要条件。
要建立现代化管理模式，提高企业的管理水平，并与国际接轨，档案信息为其提供了有力而可靠的依据。企业的重大决策、组织指挥、监督控制等是企业进行现代化管理的重量内容，要实现企业的现代化管理，一刻也不能离开企业的档案信息。
4.档案是企业重要的凭证，能间接产生新的效益。
俗话说“空口无凭，立字为证”，“口为空，字为赤”。这里所说的“字”，指的就是档案。
一本科學、合理、规范的管理规程，可以规范员工行为，减少不必要的重复劳动，从而提高工作效率，避免违纪情况的发生；一份合法的劳动合同，可以减少许多因分配、调动而带来的劳动争议；一套完整的项目文件，可以为项目建成后的维护提供重要的依据。
例如：某大型集团公司在一次经济诉讼案中，作为原告方，须向法院提供有关证据的原件，但因为没有档案管理，加上有关的业务经办人员有些已离职，一时间翻遍全公司都无法找到那份原文，眼看规定举证时间就要过了，若是无法向法院出示原文，此案的输赢将大受影响，对公司将是几百万元的损失，正当大家都万分焦急的时候，一位副总从他家里找到了那份文件。虽然是虚惊一场，但经此一事，最终让公司档案管理工作步入正轨。
由此可见，档案虽然不能直接产生经济效益，但在应用的过程中发挥着重要的凭证价值，可以产生新的效益。档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史上的某些事实，作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件。因为档案在反映社会各种具体活动的同时，也反映了当事者应有的合法权益，其中包括立法性质的文件，证明文件和相互交往的各种材料，例如法律、法规、协议、合同、名单、记录、报告与批件、书信、账本、单据、存根等，这些原始材料有的规定了各种社会关系、经济关系和政治关系的组成，有的记载了有关事件的过程，各方面承担的权利和义务，以及当事人具有的资历、待遇和荣誉。在这些方面发生疑问、争执或纠纷时，档案最能有力地说明权益的归属，成为权威性的法律证书，并有一定的物证作用。长期以来，为了证实国家、机关单位和个人的合法权益，档案发挥了广泛的作用。许多单位和个人以档案为证据，解决了债务、产权和著作权等各种纠纷，证实了个人的学历、经历，以及工资、福利待遇方面的诸多问题。
三、档案管理对企业发展的重要意义
档案信息在社会发展、企事业单位发展中具有不可替代的作用，其社会信息功能主要体现在人们利用其作为资治、求证、科研、教育、休闲等方面，而档案信息价值的目标实现则是以档案信息的有效性为标志，即档案作为信息被社会广泛认可并利用。鉴于档案的凭证价值，我们收集档案最重要的要求就是要原件，在没有原件的情况下，要求有备份件。备份件只有参考价值，但是没办法，总比让有价值的信息流失掉好。
档案管理与企业发展相辅相成，相互促进。为了加强企业档案管理，企业应设立专门的档案室，安排专职档案管理员及部门兼职档案员，形成覆盖全企业的档案管理网络。为确保档案工作制度化、规范化和标准化，企业需制定《企业档案管理制度》及相关条例，并严格加以执行。集团型企业,可安装全企业的档案信息管理系统，实现档案目录和全文的电子化，使得档案工作朝规范化、电子化、信息化迈进，做到公司档案门类齐全，形成以经营档案为主，涵盖党群工作类、行政管理类等各大类的档案资料，全面真实地记录企业在发展中各项经营活动的情况，逐步把档案室从传统的单一档案管理部门，逐步发展成为集档案、资料、信息、情报于一体的企业档案信息中心。企业在档案管理上，大到项目建设、投资建厂，小到一封消费者来信，都要进行一丝不苟的分类保管，保证企业档案的完整性，使其无论是研发、科技创新、荣誉申报、打假维权，还是在企业文化、后勤保障、员工福利等方面都发挥实实在在的作用。
“养兵千日，用兵一时”，规范的档案管理工作，可以为企业提供强有力的信息支撑和管理支持，是推动企业发展的重要组成部分。档案工作是各项管理的基础工作，是维护经济利益、合法权益和历史面貌的一项重要工作。
企业档案，是指自企业筹建以来在各项活动中形成的全部档案的总和。包括行政管理、经营管理、产品及生产管理、财务审计、人事劳资、投资管理、技术研发、土建工程、设备仪器等各项业务活动中形成的档案。包括但不限于各种文件材料、图纸、图表、帐薄、凭证、图书、照片、录音带、录像带、实物等。
“档案”在现代社会已经不是什么神秘的东西，人们在自己的工作、生活、学习中，越来越清楚地感受到档案就在身边，人人都要和它打交道。任何机构或团体，甚至一个人，只要进行社会活动，就一定会产生活动的记录，形成档案是一种必然的普遍现象。哪怕是一个小小的杂货店，在经营活动中也会形成进出货记录或记帐本等文件。我们每一个人都有自己的人事档案，记载着自己的生平。
其实，社会上每个人都是档案工作者，在日常生活中都有必要对自己的照片、书籍、生活用品等进行简单的管理，只不过停留在档案实体管理的层面上。如果别人问你借钱，所立的借据就是一种档案，如果你不进行实体管理，当他不认帐的时候，你又拿不出借据，就死无对证了。
可能有些人觉得档案管理工作不起眼，没有成就感，不像其他工作岗位，可以创造利润，个人职务薪酬都能得以提升。但是既然选择了做档案管理工作，就要把这项工作做好，“三百六十行，行行出状元”。
2009年10月，中共中央总书记胡锦涛就学习解放军档案馆原馆员刘义权同志先进事迹作出重要指示，希望全国档案工作者学习刘义权同志的先进事迹和崇高精神。伟人领袖毛主席也专门从事过档案相关工作，曾于1918年在北大图书馆担任图书管理员。前美国总统布什夫人劳拉也从事过图书管理员工作。
一、档案工作的构成
1.档案事业管理。
包括对档案事业进行统筹规划、组织协调、业务指导、监督、培训、宣传等工作。
2.档案实体管理。
包括对档案实体进行整理、归档、鉴定、保管、统计、提供利用等工作。
3.档案信息管理。
对档案内容信息进行分析、检索、编研、编目、数字化储存、提供咨询服务等。
二、档案在企业管理中的价值
档案真实地记载了人们在社会活动中大量有知识价值的事实、数据、成果和理论，是贮存知识和历史文明的一种手段。下面重点讲档案在企业管理中的价值。
1.企业档案可以作为企业日常工作的参考资料。
对于企业来说，在生产经营和管理活动中必然会形成各种形式的档案，包括合同协议、证照、各类凭证，以及数据和图片等资料。企业的一切生产经营活动如：经营决案、项目建设、财务状况、人员情况等都能在企业档案中得到真实的反映。档案工作者通过企业档案信息的收集、整理、分析和提供利用，从而将档案应用到企业生产经营和管理之中，这不仅有利于保证企业各项工作的顺利完成，而且有利于提高企业的经济效益和市场竞争力。
2.企业档案可作为开发新技术、实施新策略的依据。
企业要在市场上站稳，进而发展创新，就需要不断从档案中收集各种数据和资料，并进行研究开发。因此，档案工作做得好坏，档案资料的收集是否及时、齐全，管理是否科学，对企业新技术能否开发和应用，新策略能否实施会产生直接的影响。在当今“科学技术是第一生产力”的时代，没有深入研究、没有创新，企业就难以在市场上求得发展，这就需要我们在生产经营中不断探索、创新，完整的档案资料是实现创新的重要保证。如果档案工作跟不上经济发展的需要，对其过去、现在、将来都说不出一二三，很难谈得上探讨研究和开拓创新。
3.档案是企业实施科学管理的重要条件。
要建立现代化管理模式，提高企业的管理水平，并与国际接轨，档案信息为其提供了有力而可靠的依据。企业的重大决策、组织指挥、监督控制等是企业进行现代化管理的重量内容，要实现企业的现代化管理，一刻也不能离开企业的档案信息。
4.档案是企业重要的凭证，能间接产生新的效益。
俗话说“空口无凭，立字为证”，“口为空，字为赤”。这里所说的“字”，指的就是档案。
一本科學、合理、规范的管理规程，可以规范员工行为，减少不必要的重复劳动，从而提高工作效率，避免违纪情况的发生；一份合法的劳动合同，可以减少许多因分配、调动而带来的劳动争议；一套完整的项目文件，可以为项目建成后的维护提供重要的依据。
例如：某大型集团公司在一次经济诉讼案中，作为原告方，须向法院提供有关证据的原件，但因为没有档案管理，加上有关的业务经办人员有些已离职，一时间翻遍全公司都无法找到那份原文，眼看规定举证时间就要过了，若是无法向法院出示原文，此案的输赢将大受影响，对公司将是几百万元的损失，正当大家都万分焦急的时候，一位副总从他家里找到了那份文件。虽然是虚惊一场，但经此一事，最终让公司档案管理工作步入正轨。
由此可见，档案虽然不能直接产生经济效益，但在应用的过程中发挥着重要的凭证价值，可以产生新的效益。档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史上的某些事实，作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件。因为档案在反映社会各种具体活动的同时，也反映了当事者应有的合法权益，其中包括立法性质的文件，证明文件和相互交往的各种材料，例如法律、法规、协议、合同、名单、记录、报告与批件、书信、账本、单据、存根等，这些原始材料有的规定了各种社会关系、经济关系和政治关系的组成，有的记载了有关事件的过程，各方面承担的权利和义务，以及当事人具有的资历、待遇和荣誉。在这些方面发生疑问、争执或纠纷时，档案最能有力地说明权益的归属，成为权威性的法律证书，并有一定的物证作用。长期以来，为了证实国家、机关单位和个人的合法权益，档案发挥了广泛的作用。许多单位和个人以档案为证据，解决了债务、产权和著作权等各种纠纷，证实了个人的学历、经历，以及工资、福利待遇方面的诸多问题。
三、档案管理对企业发展的重要意义
档案信息在社会发展、企事业单位发展中具有不可替代的作用，其社会信息功能主要体现在人们利用其作为资治、求证、科研、教育、休闲等方面，而档案信息价值的目标实现则是以档案信息的有效性为标志，即档案作为信息被社会广泛认可并利用。鉴于档案的凭证价值，我们收集档案最重要的要求就是要原件，在没有原件的情况下，要求有备份件。备份件只有参考价值，但是没办法，总比让有价值的信息流失掉好。
档案管理与企业发展相辅相成，相互促进。为了加强企业档案管理，企业应设立专门的档案室，安排专职档案管理员及部门兼职档案员，形成覆盖全企业的档案管理网络。为确保档案工作制度化、规范化和标准化，企业需制定《企业档案管理制度》及相关条例，并严格加以执行。集团型企业,可安装全企业的档案信息管理系统，实现档案目录和全文的电子化，使得档案工作朝规范化、电子化、信息化迈进，做到公司档案门类齐全，形成以经营档案为主，涵盖党群工作类、行政管理类等各大类的档案资料，全面真实地记录企业在发展中各项经营活动的情况，逐步把档案室从传统的单一档案管理部门，逐步发展成为集档案、资料、信息、情报于一体的企业档案信息中心。企业在档案管理上，大到项目建设、投资建厂，小到一封消费者来信，都要进行一丝不苟的分类保管，保证企业档案的完整性，使其无论是研发、科技创新、荣誉申报、打假维权，还是在企业文化、后勤保障、员工福利等方面都发挥实实在在的作用。
“养兵千日，用兵一时”，规范的档案管理工作，可以为企业提供强有力的信息支撑和管理支持，是推动企业发展的重要组成部分。档案工作是各项管理的基础工作，是维护经济利益、合法权益和历史面貌的一项重要工作。