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摘 要：档案会记录干部的一切工作事迹、工作贡献以及工作失误，是进行干部工作考察的重点依据，所以如何更好地管理干部人事档案是一件很重要的事。只有对档案更好地开发利用，才能为领导考察提供更可靠的数据支持。并且对于提高人事工作效率也具有重要的意义。
关键词：干部档案；服务；利用；管理
干部人事档案在现阶段的管理手段仍有欠缺，对于档案的信息共享利用并不完善，并且在档案的查找过程还容易造成档案的破损以及丢失，信息查找过程也很浪费时间。所以如何对干部人事档案进行更好的开发和服务，就成为了管理人员需要深入研究的问题。
1 干部人事档案服务现状
1.1 干部人事档案的利用范围
人事档案提供利用的范围主要有以下几方面：一是涉及当事人考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国（境）、复查甄别历史事件、工资待遇、职称评定、三龄两历核查、退（离）休、治丧等组织人事工作。二是纪检、监察、公安保卫部门的人员办理案件时，需要查阅当事人档案的。三是当事人报考研究生、职称重新确认、因私出国、办理落户、社会保险、公证等需要出具相关证明的。四是编史修志，撰写大事记或人物传记，举办展览或纪念活动。
1.2 干部人事档案的服务方式
人事档案提供利用服务的方式主要有五种：
（1）阅档室阅览。是最普遍、最主要、最常规的服务方式。适用于组织部门对干部进行任前考察了解；组织人事部门办理教职工职务、职称呈报和审批；组织部门审批教职工入党、入团、参军、出国等政审事宜；人事部门办理教职工调动事宜；教职工对其出生年月、参加工作时间、入党团时间、任职时间、职称评定时间等基本信息提出疑义时的核查。
（2）档案外借。适用于人事部门办理教职工的工资、福利待遇、工伤、保险及办理退休手续。
（3）原件复印。它是档案部门经常采用的一种方式，适用于取证档案内容单一，机密性不大或按要求必须出具原始凭证的档案材料。其优点是真实、准确、省时、便捷，且起到了档案原件的原始凭证作用。
（4）原文摘录。这种方式反映问题明了，针对性强，适用于取证档案内容过多，而涉及的问题比较有条理的档案材料。
（5）综合叙述，是指档案管理人员针对利用者需要证明或说明的问题，依据档案原件中的相关内容作出综合概括和说明的证明服务方式。
2 干部人事档案利用时出现的问题
2.1 思想观念落后
思想观念滞后，与现代社会发展的需求不适应。一是对干部人事档案工作不够重视。部分单位的领导对档案管理工作认识不足，重视不够，没有把档案工作摆在应有的位置，甚至错误地认为干部人事档案管理无足轻重，无非是管理一些资料，更没有多大的利用价值；二是干部人事档案管理与利用的责任意识落后，与新形势下的干部人事改革的要求不相适应。
2.2 档案涉及材料不完善
档案材料内容不完善，前后记载不一致，内容失真。人事档案的履历表和各类登记表中的家庭成员栏内，许多人填写的家庭成员不完整；有些人的姓名写法不一致，出现同音不同字的现象；有些档案材料的记载前后不一致；有些人事档案材料不全，没有及时归档，尤其是新调入高校工作的教工，有的工资变动材料不连贯，有的职称评聘材料不完整，有的职务任免材料不完善，有的缺少年度考核表；个别干部档案存在虚假材料，干部三龄两历不准确的问题也比较突出。这些问题，都直接影响了人事档案的利用。
2.3 管理手段不先进
档案的管理手段与社会脱轨，并没有很好地利用先进技术进行创新改革。目前的档案管理工作比较传统，比较封闭以及被动，并且很多档案管理人员依旧沿用手工操作模式，并未很好地利用计算机技术进行档案存储，所以在档案查找归类方面操作很麻烦，即浪费时间，也浪费人力资源。对于档案资料的利用率也很低。
2.4 档案功能发挥不全面
现阶段档案管理中，干部资料过于简单、普遍化，每一个干部的档案资料都像一个简历模板，很难体现每个干部的特点。这种简单的模板式档案资料，并不能在干部选拔、提升中提供有力支持，在进行干部考察的时候也不能很好地发挥其应有的作用。虽然现阶段档案管理人员对于档案的录入、存储部分已经很重视，但是对于档案的共享、传播方面并不看重，并未意识到只有更好的对档案开发和利用，才能使档案发挥效力，为社会进步作出贡献。
3 加强干部人事档案的科学管理方法
3.1 更改工作理念
任何工作都是由人来主导，所以只有管理的人具有一个与时俱进的工作理念，才能使所管理的工作跟上时代的脚步。干部人事档案的管理人员应该在工作中转变自己的思想，走出认知的误区，虽然干部档案管理工作的基础工作依旧是重点，但是于是与时俱进也极其重要，要应用先进管理理念，加强档案管理安全性，并提高档案资料的利用率、共享率。
3.2 加强资料收集全面性
现阶段档案资料的收集并不全面，对于干部的资料大多数是常规收集，并不能够体现不同干部的特点。每个不同岗位的干部工作职责以及岗位贡献都不相同，所以如何避免档案收集的常规化，是档案管理人员要考虑的事。依据不同干部，制定不同档案资料收集方案，避免千篇一律且没有重点。应该在法律允许范围内，改善资料收集手段，加强资料收集渠道，确保档案资料收集的真实性、全面性。
3.3 建立规范管理制度
在人事档案的的管理过程中建立完善的管理制度，可以增加查阅者对于档案的保护意识，加强对于查阅人员的身份核实工作，确保其有档案查询权限，避免档案资料的外泄，而且对查阅者记录、摘抄的部分要标记清楚，一定要进行登记工作。
3.4 确保档案信息安全性
干部人事档案的很多信息都具有保密性，所以在档案管理工作中对于档案的安全性有很大要求。
3.5 结合计算机技术进行档案管理
计算机技术飞速发展，并且计算机对于数据存储具有良好的基础，在干部人事档案管理中应用计算机技术，可以减少数据查阅难度和时间，并且对于档案的利用也会得到显著提升。对于管理人员，将档案数据录入计算机，建立数据库，可以减少之后的工作量，减少管理人员的数量，最大程度的增加了档案的利用，也更好的为查阅者提供了服务。
3.6 建立档案管理意识
管理人员具备一个良好的档案管理意识，可以更好的对档案进行保管，延长档案的使用寿命。让管理人员形成一个好的管理意识，就要求管理者清除的明白档案管理的重要意义，知道档案管理的基础知识，以及档案保存的方式方法。管理人员在管理过程中要时时刻刻记得自己的管理职责，对查阅者讲清楚档案查阅方法和违反规定的惩罚。在潜移默化中影响更多的借阅者以及工作人员建立良好的档案管理意识，为保护档案做出自己的贡献。
4 结论
干部档案作为重要的、真实可靠的干部考察依据，需要更好的对其进行利用，让档案能更好的服务于社会。所以这需要管理人员的不断创新努力，并且不断地吸收社会先进技术，对档案管理手段进行更新，以确保档案管理能跟随上时代的脚步，不断前进发展。
参考文献
[1]陈小春.高校档案利用中存在的问题及思考[J].兰台世界，2012（5）.
[2]赵金波.加强人事档案证明服务的规范化管理[J].兰台世界，2012（4）.
关键词：干部档案；服务；利用；管理
干部人事档案在现阶段的管理手段仍有欠缺，对于档案的信息共享利用并不完善，并且在档案的查找过程还容易造成档案的破损以及丢失，信息查找过程也很浪费时间。所以如何对干部人事档案进行更好的开发和服务，就成为了管理人员需要深入研究的问题。
1 干部人事档案服务现状
1.1 干部人事档案的利用范围
人事档案提供利用的范围主要有以下几方面：一是涉及当事人考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国（境）、复查甄别历史事件、工资待遇、职称评定、三龄两历核查、退（离）休、治丧等组织人事工作。二是纪检、监察、公安保卫部门的人员办理案件时，需要查阅当事人档案的。三是当事人报考研究生、职称重新确认、因私出国、办理落户、社会保险、公证等需要出具相关证明的。四是编史修志，撰写大事记或人物传记，举办展览或纪念活动。
1.2 干部人事档案的服务方式
人事档案提供利用服务的方式主要有五种：
（1）阅档室阅览。是最普遍、最主要、最常规的服务方式。适用于组织部门对干部进行任前考察了解；组织人事部门办理教职工职务、职称呈报和审批；组织部门审批教职工入党、入团、参军、出国等政审事宜；人事部门办理教职工调动事宜；教职工对其出生年月、参加工作时间、入党团时间、任职时间、职称评定时间等基本信息提出疑义时的核查。
（2）档案外借。适用于人事部门办理教职工的工资、福利待遇、工伤、保险及办理退休手续。
（3）原件复印。它是档案部门经常采用的一种方式，适用于取证档案内容单一，机密性不大或按要求必须出具原始凭证的档案材料。其优点是真实、准确、省时、便捷，且起到了档案原件的原始凭证作用。
（4）原文摘录。这种方式反映问题明了，针对性强，适用于取证档案内容过多，而涉及的问题比较有条理的档案材料。
（5）综合叙述，是指档案管理人员针对利用者需要证明或说明的问题，依据档案原件中的相关内容作出综合概括和说明的证明服务方式。
2 干部人事档案利用时出现的问题
2.1 思想观念落后
思想观念滞后，与现代社会发展的需求不适应。一是对干部人事档案工作不够重视。部分单位的领导对档案管理工作认识不足，重视不够，没有把档案工作摆在应有的位置，甚至错误地认为干部人事档案管理无足轻重，无非是管理一些资料，更没有多大的利用价值；二是干部人事档案管理与利用的责任意识落后，与新形势下的干部人事改革的要求不相适应。
2.2 档案涉及材料不完善
档案材料内容不完善，前后记载不一致，内容失真。人事档案的履历表和各类登记表中的家庭成员栏内，许多人填写的家庭成员不完整；有些人的姓名写法不一致，出现同音不同字的现象；有些档案材料的记载前后不一致；有些人事档案材料不全，没有及时归档，尤其是新调入高校工作的教工，有的工资变动材料不连贯，有的职称评聘材料不完整，有的职务任免材料不完善，有的缺少年度考核表；个别干部档案存在虚假材料，干部三龄两历不准确的问题也比较突出。这些问题，都直接影响了人事档案的利用。
2.3 管理手段不先进
档案的管理手段与社会脱轨，并没有很好地利用先进技术进行创新改革。目前的档案管理工作比较传统，比较封闭以及被动，并且很多档案管理人员依旧沿用手工操作模式，并未很好地利用计算机技术进行档案存储，所以在档案查找归类方面操作很麻烦，即浪费时间，也浪费人力资源。对于档案资料的利用率也很低。
2.4 档案功能发挥不全面
现阶段档案管理中，干部资料过于简单、普遍化，每一个干部的档案资料都像一个简历模板，很难体现每个干部的特点。这种简单的模板式档案资料，并不能在干部选拔、提升中提供有力支持，在进行干部考察的时候也不能很好地发挥其应有的作用。虽然现阶段档案管理人员对于档案的录入、存储部分已经很重视，但是对于档案的共享、传播方面并不看重，并未意识到只有更好的对档案开发和利用，才能使档案发挥效力，为社会进步作出贡献。
3 加强干部人事档案的科学管理方法
3.1 更改工作理念
任何工作都是由人来主导，所以只有管理的人具有一个与时俱进的工作理念，才能使所管理的工作跟上时代的脚步。干部人事档案的管理人员应该在工作中转变自己的思想，走出认知的误区，虽然干部档案管理工作的基础工作依旧是重点，但是于是与时俱进也极其重要，要应用先进管理理念，加强档案管理安全性，并提高档案资料的利用率、共享率。
3.2 加强资料收集全面性
现阶段档案资料的收集并不全面，对于干部的资料大多数是常规收集，并不能够体现不同干部的特点。每个不同岗位的干部工作职责以及岗位贡献都不相同，所以如何避免档案收集的常规化，是档案管理人员要考虑的事。依据不同干部，制定不同档案资料收集方案，避免千篇一律且没有重点。应该在法律允许范围内，改善资料收集手段，加强资料收集渠道，确保档案资料收集的真实性、全面性。
3.3 建立规范管理制度
在人事档案的的管理过程中建立完善的管理制度，可以增加查阅者对于档案的保护意识，加强对于查阅人员的身份核实工作，确保其有档案查询权限，避免档案资料的外泄，而且对查阅者记录、摘抄的部分要标记清楚，一定要进行登记工作。
3.4 确保档案信息安全性
干部人事档案的很多信息都具有保密性，所以在档案管理工作中对于档案的安全性有很大要求。
3.5 结合计算机技术进行档案管理
计算机技术飞速发展，并且计算机对于数据存储具有良好的基础，在干部人事档案管理中应用计算机技术，可以减少数据查阅难度和时间，并且对于档案的利用也会得到显著提升。对于管理人员，将档案数据录入计算机，建立数据库，可以减少之后的工作量，减少管理人员的数量，最大程度的增加了档案的利用，也更好的为查阅者提供了服务。
3.6 建立档案管理意识
管理人员具备一个良好的档案管理意识，可以更好的对档案进行保管，延长档案的使用寿命。让管理人员形成一个好的管理意识，就要求管理者清除的明白档案管理的重要意义，知道档案管理的基础知识，以及档案保存的方式方法。管理人员在管理过程中要时时刻刻记得自己的管理职责，对查阅者讲清楚档案查阅方法和违反规定的惩罚。在潜移默化中影响更多的借阅者以及工作人员建立良好的档案管理意识，为保护档案做出自己的贡献。
4 结论
干部档案作为重要的、真实可靠的干部考察依据，需要更好的对其进行利用，让档案能更好的服务于社会。所以这需要管理人员的不断创新努力，并且不断地吸收社会先进技术，对档案管理手段进行更新，以确保档案管理能跟随上时代的脚步，不断前进发展。
参考文献
[1]陈小春.高校档案利用中存在的问题及思考[J].兰台世界，2012（5）.
[2]赵金波.加强人事档案证明服务的规范化管理[J].兰台世界，2012（4）.