高校内部控制体系构建及其优化研究

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  摘要:内部控制是风险测评和防范的重要手段,从现阶段的制度体系来说,我国高校的内部控制并不健全,没有形成系统化的体系,而且高校为非营利机构,其内部控制系统与企业内部控制系统存在较大差异,仍旧需要我们在实践中不断摸索。本文从当前高校在内部控制建设方面普遍存在的问题出发,以N高校为例,提出高校内部控制体系建设的优化和改进策略。
  关键词:高校;内部控制;体系构建;优化研究
  一、高校内部控制理论
  (一)高校内部控制定义、内涵
  根据行政事业单位内部控制规范(试行)和COSO报告内部控制理论研究得知:“高校管理层及全体员工要严格遵循国家的法律法规,保障高校业务活动正常有序进行、保证财务会计信息真实可靠、财产资金安全完整、提高资金使用效益、降低财务风险和经营风险,在高校内部管理体系中建立一套自我协调、自我约束的控制系统。”如果高校建立一套完善的内部控制制度,就能在一定程度上促进自身稳定发展。因此,诸多高校逐渐深入研究内部控制管理制度,希望能通过灵活运用该项制度,提高自身的治理能力和治理水平,激发自身的发展活力。
  (二)高校内部控制的关键要素
  1.单位层级
  (1)组织架构:第一高校需要设置院校的行政部、人事部、教务科、后勤保障部、财务部、招生办等,保证自身的健康运转。第二在设置了职能部门后,高校就需要选拔人才担任各大部门的管理者,落实管理者的责任,保证管理者工作的独立性。第三设置内部监督部门,负责监督其他部門活动。
  (2)内部控制制度与工作机制:第一,建立集体决策制度,提高决策的科学性。第二,制定管理制度,规范自身的工作行为,保证自身有条不紊地开展工作。第三高校需要赋予监督部门一定的监督与管理职权,提高内部监督质量。
  (3)关键岗位设置:第一明确划分岗位职责,提高财务工作效率。第二建立人员考评轮岗制度,通过轮岗的方法,激发该岗位工作人员的工作热情。
  (4)风险评估情况与信息技术应用:建立健全了风险评估机制,有效预测风险和规避风险。为保障风险评估效果,全面的考察风险评估工作的落实情况,了解与分析风险评估效果,提出风险评估策略,保证风险评估质量。
  2.业务层级
  (1)预算控制:预算编制主要是建立在高校发展情况、管理情况、财务情况等事项的研究基础上形成的;预算审批:为了保证预算编制的科学性,高校需要指派相关人员审批预算;预算执行:有的部门在执行预算的过程中可能会发生一系列的问题。因此,高校需要监测预算执行效果。预算评价:相关者需要综合考量预算执行质量,强化执行质量。
  (2)收支控制:第一,收入管理。高校相关人员需要了解财务收入来源,保证收入的合法性。第二,支出管理。为了保证自身运转,高校需要为自身的活动提供资金,同时采取有效措施确保资金安全有效使用。
  (3)采购控制:为保证学校各部门的正常运转,需要经常购置一些物资。比如,购置大型仪器设备、办公设备、办公家具、体育设施等都需要支出资金。这些采购支出占总支出的比重相对较大。基于此,高校有必要控制采购成本,避免浪费资金。同时,要管理好采购关系,监督合同执行情况,确保买卖双方履行法律协议,有效规避采购环节的各类风险。
  (4)资产控制:资产控制可以详细划分为以下四点。第一,新购资产。第二,资产配备。第三,资产更新与折旧。第四,资产报废。
  (5)工程项目:工程项目耗资巨大,关系着高校的健康发展。为了保证工程项目建设有效性,高校需要全面分析工程项目的可操作性。同时高校需要考虑工程预算,控制资金流向,以便保证工程项目的实施进度。此外,高校需要严格控制工程招标,提高招标质量,保证招标活动合法开展。
  (6)合同控制:由于合同规范了双方的权力、责任、义务等,高校有必要严格审查合同,监督合同执行情况。一旦发现合同内容不符合相关规定或执行偏离双方约定,就需要及时与对方重新商讨合同内容,及时采取纠正措施。
  (7)科研项目管理控制:高校的科研项目管理包括项目立项、过程控制、经费管理、项目结题验收、项目成果转化等一系列管理内容,这项工作本身涉及范围广、人员多,管理也会相对复杂。但作为高校内控管理的关键内容之一,对高校乃至社会的长远发展均有重要意义。
  二、当前高校内部控制存在的主要问题
  (一)高校对内部控制意识缺失
  虽然高校逐渐构建内部控制管理制度,但是教职工欠缺内部控制意识,阻碍其工作的顺利开展。教职工只重视自身范围内的工作,较少重视内部控制工作。在这种情况下,高校内部控制工作更加难以推进。另外,由于高校管理者拥有管理权,教职工主要按照管理者分配的任务开展工作。但是教职工也许并未清楚了解信息的来龙去脉,容易引发沟通问题,影响实际工作效率。而且,高校内部未能形成明确的信息反馈渠道,不利于教职工监督管理者的行为,影响管理水平。比如,教职工较少能够把高校出现的贪污、行贿问题及时向管理部门及时进行反映。基于此,高校有必要加大内部控制管理工作的宣传力度,让教职工了解内部控制工作,帮助校职工树立内部控制意识。
  (二)高校内部控制机制不健全
  目前高校在业务内控层面存在诸多管理问题,问题具体体现在预算、收支、采购、资产、科研项目管理等方面,下面将从其中的几个角度进行展开说明。
  从预算管理角度上,预算制度不科学,预算管理不全面,收支项目混乱,管理者无法全面的了解高校的财务收支状况,各岗位工作内容交叉性较强,不利于明确管理权责,导致预算执行不力,阻碍了内控管理效率的提升,甚至于产生滋生贪污腐败现象。
  从资产管理角度上,资金资产管理制度不健全,资产重复购置、闲置等现象普遍存在,导致产生大量的资产流失浪费。比如,一些高校随意允许外部人员无偿使用学校资产、未经仔细讨论就盲目购置仪器设备,导致其使用效率不高,长期闲置,产生资源浪费等。   从科研项目及经费管理角度上,首先是申报把关不严格,选题设计不到位,课题论证不充分;其次是重申报轻管理,尤其在项目经费管理方面,缺乏过程控制、日常支出报销环节管理漏洞百出,项目预算与执行严重偏离,极大地影响了科研经费的实际功能作用的发挥。
  (三)高校风险体系不完善
  随着社会发展,高校的风险管理水平得到一定程度的提高。如一些高校将风险防范融入到学校的发展战略中,这就是一种非常先进的风险管理理念,但在具体的实践中却成效甚微。究其原因主要有以下几个方面:首先,高校的领导干部大多成长于一线的教学岗位,对财务等方面的风险管理意识不强,风险控制水平不高;其次,近年来高校在不断进行深化改革,学校进行了结构布局的调整,办学自主权也在一定程度上得到了扩大,使一些高校开始采取举债办学等风险性较高的办学模式,高额的利息支出容易给学校带来巨大的资金压力,引发财务风险危机;最后,高校自身的财务管理方式比较单一,不能有效地应对外部环境变化,内部管理流程相对混乱,无法准确的识别和评价财务风险,通常都是在风险发生后才采取措施加以挽救,此时学校已经产生了巨大的经济损失。
  (四)内部监督审计不力
  审计部门是保证高校财务、管理等工作内容健康发展的重要部门,然而高校在内部审计与监督等方面存在诸多问题。第一,高校内部审计部门独立性不够。独立性是审计部门应该必备的特性,这样审计部门才能更好的客观的处理工作内容,提高工作效率。在审计部门负责审批管理其他部门的工作任务时,有的部门不愿配合审计部门的工作内容,这说明高校审计部门不能对其他部門形成强有力的震慑力,也在一定程度上阻碍审计工作的顺利推进。第二,高校内部审计部门的工作力度不足。随着社会发展,高校审计部门承担的工作任务比较多。但是,高校内部审计工作人员的数量相对较少,难以保障审计工作的有序开展。并且高校审计部门的工作范围相对狭小,影响审计效果。比如,审计部门主要侧重于审计财务相关工作,较少关注规章制度、工作计划等内容。在这种情况下,审计部门尚未充分发挥自身的审计职能,不利于全面的管控各项工作内容,增加了各个部门的运作风险。
  三、N高校在内部控制建设方面采取的系列措施及实施成效
  和很多高校一样,N高校在内部控制上也存在上述不足,针对这些不足,N高校从提高内控管理意识、完善内控体系、建立风险防范机制、加强内部审计监督四个角度来强化其内部控制建设,并取得了一定的实施成效。
  (一)强化高校内控管理意识
  当前,N高校职工较少深入了解内部控制,影响此项工作的顺利推进。为此,N高校结合自身实际情况,采取了如下举措。第一,通过各种宣传渠道让员工全面认识内部控制的重要性,增强领导干部和教职工自觉落实内部控制措施意识和主动监督内部控制执行意识。N高校通过宣传栏、互联网、公众平台等宣传财政部、教育部有关内部控制政策规定,普及内部控制基本知识。第二,加大培训力度,总结交流内部控制建设经验。N高校开展了内控培训教育活动,把总结的内部控制管理方法编制成学习手册,让教职工进行学习,潜移默化的影响他们的思想意识。与此同时,建立奖惩考核机制,通过定期考核与不定期抽查的方式检验教职工的培训效果,同时提高他们参与内部管理的积极性。除此之外,N高校通过明确教职工内控管理工作任务的方式,强化了内部控制管理。
  (二)完善内部控制机制体系
  完善的内控机制体系能为高校的内部管理创造良好的控制环境,为管理者提供规范化的行为依据,形成一定的制度约束,保障内控系统的稳定、有序运行。N高校主要从以下四个方面出发不断完善内部制度体系:首先,在预算管理方面,建立了学校党委常委会、财经工作领导小组、计划与财政委员会,各职能部门、项目承担单位和负责人各司其职、各负其责的预算治理体系;通过成立计划与财政委员会,引入校工会、教师代表和专家等第三方参与预算编制过程,加强了预算信息公开透明力度,建立了科学、民主、公正的预算分配环境;通过建立预算评审中心,加强了预算的过程管理和环节控制,建立多部门联合工作机制,不断健全项目评估、评审的沟通反馈机制。在校领导带领下,校财经处积极组织协调、克服体制机制阻碍,支持和引导各相关职能部门以学科建设规划和资金使用绩效为预算分配原则,坚持成本效益导向,避免重要钱,轻管理,无预算、超预算等现象,通过财经处和预算评审中心以及相关职能部门的共同努力,初步形成和完善了从职能部处额度分配——二级单位预算编制上报——评审中心指导、论证、评审、入库——财经处核算、跟踪执行并监督——评审中心实时受理预算增减等调整事项——评审中心绩效评价考核——结果运用挂钩次年预算编制的全流程预算管理体系。学校整体预算体系和管理模式更加有章可循,预算工作流程得到进一步优化和完善。其次,在资金资产管理方面,N高校不断夯实会计核算基础,健全授权审批控制制度,强化资金资产管理控制,通过明确各个岗位的授权审批范围,制定了严格的资金支出授权审批程序,严控资金业务风险。通过落实新的高等学校财务、会计制度,《事业单位内部控制规范》等相关国家法规政策,严格执行无现金报账,全面推行公务卡制度,不断加强对银行账户的管理,严格执行国库集中支付制度,明细固定资产核算,加强往来款项管理,规范各类收入的核算流程和标准、加强支出管理,优化报销流程和核算程序,继续加强经济业务实质性审核,加强内部控制,有效控制了财务风险。同时,N高校要求学校的资产、财务部门对固定资产进行定期清理核查,对有关账务定期稽查,制定了明确的资产责任管理制度,从制度上规范高效的资产管理行为,减少资产流失,提高资金使用效率;最后,在科研项目及经费管理方面,N高校筹建科研管理服务中心,在提高科研精准服务上下功夫,合并原科技处和社科处,成立科研院,并重新设计科研院职能。科研院下设科研服务中心,中心将组建科研经费预决算服务团队,与财经处对接,共同指导服务科研人员的科研经费预算填报和经费使用;整合社科、科技信息网络平台,实现教师科研“一张表”工程。此外,N高校目前正在着力搭建实时互联互通的科研财务信息平台,通过信息化建设,为科研人员提供从签订合同、立项、入账、报销、到结题验收全流程的管理及线上服务,推动科研经费管理进一步科学化、人性化、规范化,不断提高科研服务保障能力。   (三)建立风险防范机制体系
  对于风险的防控,一方面N高校组织管理人员开展了财务风险理论知识学习,提高其风险内控意识,同时优化了管理岗位的人才比例结构,引进了先进的财务管理人才,提升了高校的财务管理水平;另一方面,通过有效的成本控制手段如精细化成本控制管理等,降低了高校的成本开支。充分利用资源优势扩大了招生规模,并与企业签订合作培养计划,提高了毕业生就业率,综合提升了N高校的办学效益与办学质量,并可据此获取了更多外部投资,降低了高校的债务风险。另外,全面梳理高校的管理流程,在风险多发环节设置了关键控制点,通过加强风控点的管理实现了由小及大,有的放矢的风险控制,组织专家分析确定了学校各个环节的关键风险指标及其权重,形成有效的风险识别评价体系。在利用全面预算管理[6]加强事前控制的同时,强化了过程控制,形成了全面、有效的风险防范机制体系。
  (四)加强内控监督审计力度
  N高校从以下几个方面加强了内控监督审计力度。第一,为保证审计的独立性,成立了专门的审计部门,并且严格要求审计人员只能专职,而不能存在其他岗位兼职现象。同时,N高校对审计岗位适当授权,方便其开展审计工作,审计过程始终公开透明,确保审计监督的实效性;第二,N高校适当增加了财务人员,解决高校的工作量加大的问题。新招聘了一批专业素养以及道德素养相对较高的专职财务人员,保证了财务工作的有效开展,并且通过新增人员将财务监督常态化,规范化,再结合信息化的技术手段形成实时动态的监管机制以及高效及时的反馈机制,进一步强化了内控监管力度。第三,N高校制订了明确的奖惩机制。对于内控不力的单位和相关员工,进行责任追究,利用多种惩戒手段树立了制度的权威性,对于内控执行好的单位和个人进行奖励,激发他们工作的积极性。第四,N高校减少了人员的频繁变动,以保证风险管控工作人员工作的稳定性,提高了内控工作效率。总而言之,N高校通过完善内部控制的内部监督与评价机制,合理地评价了员工内控行为,提高了内控管理效果。
  综上,N高校在内部控制建设中,通过逐步实施关于提高内部控制水平的一系列方法,将学校发展战略、治学理念和管理要求逐步融入學校治理、岗位授权、制度规范和业务流程中,切实增强了全校教职工的全局意识、责任意识、服务意识和忧患意识,促进了学校治理水平的全面提升,有力的推动了学校的双一流建设和各项工作的稳定高效开展。
  五、结束语
  总之,加强内部控制建设是促进和规范学校各项管理,提高学校内部治理水平和管理效率的重要保障。内部控制建设是一项系统工程,又是一项长期的工作任务,如今,N高校仍旧在不断地探索新内控方法,以期完善内部控制各项工作,不断提高自身在高校中的竞争力。
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