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摘 要：对于知识信息而言，档案资料是一种有效的载体，而且高校的教育资源通常又是辅助学生和教师进行二次发展的有利工具，所以如果高校无法实现有效确保档案管理工作的全面落实，必然也无法实现资源共享的目的。对此，高校在建设发展的过程中，则必须要实现对档案管理工作进行有效优化，这样才能符合当前时代发展对高校的要求。但是，由于当前高校档案管理工作的开展仍然沿用着传统的管理方式，这也导致在信息借用时往往会出现各种各样的问题，因此本文主要对当前高校档案管理工作开展的模式进行分析，希望能够以此提出相应的有效对策来实现将高校档案信息化管理工作进行落实，并推动高校管理工作的开展，更具时代特色。
关键词：高校 档案管理 信息化建设 研究
中图分类号：G251 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2021）02（a）-0161-03
Research on University Archives Management and Information Management
SONG Weiwei
（Shenyang Conservatory of music， Shenyang，Liaoning Province，110818 China）
Abstract： For knowledge and information， archives is an effective carrier， and the educational resources in Colleges and universities are usually a favorable tool to assist students and teachers in secondary development. Therefore， if colleges and universities can not effectively ensure the full implementation of file management， it is inevitable that the purpose of resource sharing can not be realized. In this regard， in the process of construction and development， colleges and universities must realize the effective optimization of file management， so as to meet the requirements of the development of the current era for colleges and universities. However， due to the current university archives management work still follows the traditional management method， which also leads to a variety of problems in the information borrowing. Therefore， this paper mainly analyzes the mode of the current university archives management， hoping to put forward corresponding effective countermeasures to implement the information management of university archives， And promote the development of university management， more characteristics of the times.
Key Words： University; Archives management; Information construction; Research
在當前阶段，随着我国科学技术的不断提升，计算机技术以及网络技术都获得了有效的发展，所以针对高校档案管理工作而言，通过信息化发展趋势所供给的一系列优秀技术，都能实现对档案管理工作进行有效调整。全新的信息化管理方式对于档案管理工作而言，能够有效提高其效率和质量，这也能确保在管理工作开展时，可以将用户管理等内容放置在固定程序中，这样就能保证在信息借用时，既能够真正实现开发档案的自身价值，也能实现提高档案管理工作的严谨性。
1 信息化档案管理在高校中的作用
对于我国整体发展的速度而言，信息化的技术落实能够真正确保高校档案管理工作的开展出现新的发展方向，更能够实现对档案管理的细化和量化打下基石。高校信息化档案在发展的过程中，能够实现对档案信息的永久保存，并确保在纸质保存的基础上，通过电子转录来实现满足自身的信息保存需求。传统的保存方式无法躲避纸质破损、缺失、损坏的现象，这使得人们在管理的过程中，不仅要对资料进行修复，还要做好全面的保存工作，但是纸质容易出现霉变的情况，这也会导致原始文件信息无法进行有效保存，进而就失去了自身作为文献的参考价值，因此有效开展档案信息管理，能够实现对数据的保存和备份，并确保在保存的过程中，节省保存空间，更提高档案保存的永久性。毕竟，电子档案信息并不受其他方面的影响，也不会由于潮湿而无法使用。档案管理工作的开展十分复杂，往往在进行档案调取或者是查找的过程中，会浪费较多的时间，但是启用信息化档案建设，则可以根据搜索词汇的中心内容进行搜索，并且在操作时也可以省去人员查找的麻烦，这对用户的需求而言，也可以实现快速满足用户的需求，同时这种方式并不受时间因素的影响，还可以实现对档案信息随时随地的查阅[1]。此外，信息化管理能够加速信息共享平台的打造，这样也能确保用户在查阅相关内容时，通过校园网直接进行查阅即可，这样也能在一定程度内，满足信息传播的价值属性得以体现。 2 当前高校在档案管理工作中存在的不足之处
2.1 资料保存存在失散问题
档案保存必须要实现满足档案资料的完整性。但是，当前高校档案管理工作明显存在着档案材料失散的现象，这主要是由于一些可行性文件在保管的过程中，无法实现对其内容的全面收集，而且对于一些项目论证内容而言，很多导师在开展相关活动时，往往无法实现对材料的有效收集，进而在后续编写时，也会出现文档归纳不全的现象。同时，一些招标项目工作的开展，无法实现及时归档，这也会导致材料出现失散的现象。除此以外，部分管理人员在管理工作中，完全忽视了档案归档的作用，并且也忽略了前期文件形成与后期文件总结的工作，这导致档案出现归档失散。甚至，由于管理人员变动频繁而导致新接任的管理人员对档案材料保管工作并不重视，进而也会加剧档案材料失散等问题的出现，但是究其主要原因，都是由于重视程度不足和责任意识较差而导致的现象。
2.2 档案资料归档质量较低
首先，在当前阶段中，档案的分类管理还需要进行完善，并且在整体分类的基础上，必须要考虑档案文件自身的性质，这样才能对其进行有效区分，然后在大方向专业里再按照不同专业的内容进行阶梯式划分，以此才能满足档案归档的实际要求。但是，很多高校管理人员在实际开展工作时，并未履行自身的职责，而且在实际管理时，也存在着责任脱节的现象，这就加剧了档案归档质量不高的现象出现。其次，由于很多档案管理人员缺乏档案管理意识，所以在编制工作开展过程中，就会在进行档案归档时采用不同记号的方式来对其进行标注，随着时间的不断推移，这种标注方式往往就会出现缺失的现象，这也使得档案的保存和管理无法真正实现满足档案的价值体现[2]。最后，在进行归档文件转存的过程中，由于复印件也有着一定的应用，所以如果在进行归档的过程中，无法实现对复印件的有效处理和归档，也不利于文件的整体保存。此外，很多管理人员对于归档时的信息记录并不完整，这也使得很多没有原始签名的文件并不能表达出自身的价值和意义，这也会导致归档之后无法实现满足自身的应用需求。
2.3 管理人员自身素质不足
信息化档案管理工作全面落实的重点在于人才的有效培养，而且人才队伍的建设更应该实现信息化队伍的有效打造，这样才能提高管理人员自身的技能水平，并确保其综合业务能力，可以真正落实信息化管理工作的开展。对此，针对信息化队伍的骨干力量培养来看，必须要保证团队管理人员自身具有较高的管理能力，且在信息技术上也要实现对现有操作进行全面应用，并通過培训学习来确保其操作能力可以随着时代的发展获得提升，但就高校当前档案管理部门的现状来看，由于缺乏专业力量较强的人才，且其高新技术应用不佳，这也导致档案信息管理工作的开展无法获得全面落实。同时，当前档案人员存在着老龄化较高的现象，这也使得即使引进了现代化设备，仍然无法发挥其设备的应用，所以这也给档案信息化管理工作的开展带来了一定阻碍。
2.4 信息化的建设有待提高
随着当前信息技术的不断发展，科学技术的有效提升实现了针对高校管理工作软件的有效开发，这也使得档案管理工作的开展可以真正利用信息化技术的融合来提高自身的管理效果。但是，由于当前部分高校存在着管理意识不强的现象，这也导致在信息化融合时无法实现对档案管理软件的升级，并且很多基层档案管理部门自身也存在着水平差异性较大的问题，这也导致在实际进行信息化转化时，存在着转化不良的现象。此外，很多高校自身在进行档案软件选择时，并没有添加信息管理功能，这也使得平台的打造无法实现满足整体工作的全面落实，而且针对传统档案进行数字转化工作开展的现状来看，很多单位也缺乏科技设备的应用，这使得数据转换工作仍然存在着一定制约性。
3 高校档案信息化管理工作开展方式
3.1 建立信息化管理制度
制度的建立能确保在制度运行下提高工作人员的责任感，也能够有效实现利用监督职能的发挥来确保其工作的开展更具全面性。因此，针对信息化档案管理制度的订立而言，必须要确保内容的详细性，而且要涵盖所有档案工作的相关内容，这样才能确保既实现履行档案管理人员自身的职责，还能规定其自身的权利与义务，从而才能确保其工作开展的同时，可以实现通过制度的有效应用，来确保档案管理部门能与其他管理部门进行联合工作的落实，以此才能提高档案管理工作人员的实际效率，并在前期资料收集时，通过与其他部门配合来确保资料收集的全面性，更能在工作结束后，对资料的收集进行全面核对，这样才能提高档案管理工作的质量。此外，有效通过其他部门的全面配合，也能实现降低资料失散的问题，更能通过管理者自身职能的发挥，来确保自身工作的落实可以推进信息化管理工作的开展更具全面性。
3.2 提高业务的管理标准
根据当前高校信息化档案管理规定的内容来看，必须要实现数字化存档，也要实现电子文件的有效应用，这样才能通过搭建平台来实现对其技术的有效使用，更能实现确保在安全管理制度的落实下，可以确保档案应用的规范性得以增强。并且，通过建立数字接收标准以及电子归档的相关内容，也能实现对电子文档的有效保护，这样通过平台打造并配以检索系统的应用，就能使档案管理工作的开展更具规范性和统一性。
3.3 加强人才队伍的建设
首先，高校必须要解决档案人员老龄化问题，毕竟随着时代的不断更替，老旧观念的应用势必会阻碍数字化档案的建立，这也使得其工作的开展并不能满足学校的全面发展，这时只有通过吸纳全新的青年才干，才能保证该工作的开展更具有效性。其次，针对现有工作人员而言，必须要实现通过培训来满足技能的有效提升，这样通过信息化建设工作的落实，才能真正实现满足高校信息化管理工作的需求。最后，人才引进策略的应用可以实现在满足基础建设的同时，通过人才自身职能的发挥来带动现代化信息技术应用的可行性获得提高。
3.4 提高信息化建设水平
首先，各高校需要根据自身档案管理的实际需求来进行应用软件的选择，这样才能以此为基础来确保自身档案库的建立可以满足基础的运行需求，而且针对电子文档转存而言，也要确保数据库的建立能够实现满足多元化的建设需求，这样才能配以管理系统来实现同步落实数据转化工作的开展，从而才能提高档案归档的最终效果[3]。其次，当前信息化建设必须要打造出学校内部的共用平台，这样通过公共系统的共同建立，就能保证各单位在开展相关工作时，能够利用同一平台来满足自身的应用需求。最后，当前高校需要开展网上工作，并实现通过网站的建立来为内部局域进行有效建设，这样既能够实现利用校园网自身的优势来推进档案信息的应用，也是在信息价值的体现下，推进学校的全面发展。
4 结语
档案自身具有较高的应用价值，而且它也是承载着文化内容的桥梁，所以为了确保能够真正实现利用档案信息的价值来推进人才的培育，则必须要实现数字化管理和信息化建设，这样才能推进档案管理工作的开展更具全面性。
参考文献
[1] 张玉爽.高校档案管理信息化建设[J].信息记录材料，2020，21（8）：75-77.
[2] 庞小铭.高校档案管理的信息化建设[J].西部素质教育，2020，6（9）：118-119.
[3] 李晓丹.高校档案管理信息化建设方法探究[J].办公室业务，2020（8）：97，116.
[4] 齐珊.学生成长档案管理系统的设计与实现[D].唐山：华北理工大学，2019.
[5] 韩春波. 基于大数据架构的教师档案管理系统设计与开发[D].南昌：江西财经大学，2019.
[6] 张雪芳.高校图书馆档案优化管理新思路探讨[J].兰台内外，2020（35）：10-12.
[7] 史文辉.高校图书档案管理及信息化研究[J].中国多媒体与网络教学学报（上旬刊），2018（11）：61-62.
[8] 关静.信息化背景下高校档案管理服务策略研究[J].淮南职业技术学院学报，2018，18（3）：128-129.
关键词：高校 档案管理 信息化建设 研究
中图分类号：G251 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2021）02（a）-0161-03
Research on University Archives Management and Information Management
SONG Weiwei
（Shenyang Conservatory of music， Shenyang，Liaoning Province，110818 China）
Abstract： For knowledge and information， archives is an effective carrier， and the educational resources in Colleges and universities are usually a favorable tool to assist students and teachers in secondary development. Therefore， if colleges and universities can not effectively ensure the full implementation of file management， it is inevitable that the purpose of resource sharing can not be realized. In this regard， in the process of construction and development， colleges and universities must realize the effective optimization of file management， so as to meet the requirements of the development of the current era for colleges and universities. However， due to the current university archives management work still follows the traditional management method， which also leads to a variety of problems in the information borrowing. Therefore， this paper mainly analyzes the mode of the current university archives management， hoping to put forward corresponding effective countermeasures to implement the information management of university archives， And promote the development of university management， more characteristics of the times.
Key Words： University; Archives management; Information construction; Research
在當前阶段，随着我国科学技术的不断提升，计算机技术以及网络技术都获得了有效的发展，所以针对高校档案管理工作而言，通过信息化发展趋势所供给的一系列优秀技术，都能实现对档案管理工作进行有效调整。全新的信息化管理方式对于档案管理工作而言，能够有效提高其效率和质量，这也能确保在管理工作开展时，可以将用户管理等内容放置在固定程序中，这样就能保证在信息借用时，既能够真正实现开发档案的自身价值，也能实现提高档案管理工作的严谨性。
1 信息化档案管理在高校中的作用
对于我国整体发展的速度而言，信息化的技术落实能够真正确保高校档案管理工作的开展出现新的发展方向，更能够实现对档案管理的细化和量化打下基石。高校信息化档案在发展的过程中，能够实现对档案信息的永久保存，并确保在纸质保存的基础上，通过电子转录来实现满足自身的信息保存需求。传统的保存方式无法躲避纸质破损、缺失、损坏的现象，这使得人们在管理的过程中，不仅要对资料进行修复，还要做好全面的保存工作，但是纸质容易出现霉变的情况，这也会导致原始文件信息无法进行有效保存，进而就失去了自身作为文献的参考价值，因此有效开展档案信息管理，能够实现对数据的保存和备份，并确保在保存的过程中，节省保存空间，更提高档案保存的永久性。毕竟，电子档案信息并不受其他方面的影响，也不会由于潮湿而无法使用。档案管理工作的开展十分复杂，往往在进行档案调取或者是查找的过程中，会浪费较多的时间，但是启用信息化档案建设，则可以根据搜索词汇的中心内容进行搜索，并且在操作时也可以省去人员查找的麻烦，这对用户的需求而言，也可以实现快速满足用户的需求，同时这种方式并不受时间因素的影响，还可以实现对档案信息随时随地的查阅[1]。此外，信息化管理能够加速信息共享平台的打造，这样也能确保用户在查阅相关内容时，通过校园网直接进行查阅即可，这样也能在一定程度内，满足信息传播的价值属性得以体现。 2 当前高校在档案管理工作中存在的不足之处
2.1 资料保存存在失散问题
档案保存必须要实现满足档案资料的完整性。但是，当前高校档案管理工作明显存在着档案材料失散的现象，这主要是由于一些可行性文件在保管的过程中，无法实现对其内容的全面收集，而且对于一些项目论证内容而言，很多导师在开展相关活动时，往往无法实现对材料的有效收集，进而在后续编写时，也会出现文档归纳不全的现象。同时，一些招标项目工作的开展，无法实现及时归档，这也会导致材料出现失散的现象。除此以外，部分管理人员在管理工作中，完全忽视了档案归档的作用，并且也忽略了前期文件形成与后期文件总结的工作，这导致档案出现归档失散。甚至，由于管理人员变动频繁而导致新接任的管理人员对档案材料保管工作并不重视，进而也会加剧档案材料失散等问题的出现，但是究其主要原因，都是由于重视程度不足和责任意识较差而导致的现象。
2.2 档案资料归档质量较低
首先，在当前阶段中，档案的分类管理还需要进行完善，并且在整体分类的基础上，必须要考虑档案文件自身的性质，这样才能对其进行有效区分，然后在大方向专业里再按照不同专业的内容进行阶梯式划分，以此才能满足档案归档的实际要求。但是，很多高校管理人员在实际开展工作时，并未履行自身的职责，而且在实际管理时，也存在着责任脱节的现象，这就加剧了档案归档质量不高的现象出现。其次，由于很多档案管理人员缺乏档案管理意识，所以在编制工作开展过程中，就会在进行档案归档时采用不同记号的方式来对其进行标注，随着时间的不断推移，这种标注方式往往就会出现缺失的现象，这也使得档案的保存和管理无法真正实现满足档案的价值体现[2]。最后，在进行归档文件转存的过程中，由于复印件也有着一定的应用，所以如果在进行归档的过程中，无法实现对复印件的有效处理和归档，也不利于文件的整体保存。此外，很多管理人员对于归档时的信息记录并不完整，这也使得很多没有原始签名的文件并不能表达出自身的价值和意义，这也会导致归档之后无法实现满足自身的应用需求。
2.3 管理人员自身素质不足
信息化档案管理工作全面落实的重点在于人才的有效培养，而且人才队伍的建设更应该实现信息化队伍的有效打造，这样才能提高管理人员自身的技能水平，并确保其综合业务能力，可以真正落实信息化管理工作的开展。对此，针对信息化队伍的骨干力量培养来看，必须要保证团队管理人员自身具有较高的管理能力，且在信息技术上也要实现对现有操作进行全面应用，并通過培训学习来确保其操作能力可以随着时代的发展获得提升，但就高校当前档案管理部门的现状来看，由于缺乏专业力量较强的人才，且其高新技术应用不佳，这也导致档案信息管理工作的开展无法获得全面落实。同时，当前档案人员存在着老龄化较高的现象，这也使得即使引进了现代化设备，仍然无法发挥其设备的应用，所以这也给档案信息化管理工作的开展带来了一定阻碍。
2.4 信息化的建设有待提高
随着当前信息技术的不断发展，科学技术的有效提升实现了针对高校管理工作软件的有效开发，这也使得档案管理工作的开展可以真正利用信息化技术的融合来提高自身的管理效果。但是，由于当前部分高校存在着管理意识不强的现象，这也导致在信息化融合时无法实现对档案管理软件的升级，并且很多基层档案管理部门自身也存在着水平差异性较大的问题，这也导致在实际进行信息化转化时，存在着转化不良的现象。此外，很多高校自身在进行档案软件选择时，并没有添加信息管理功能，这也使得平台的打造无法实现满足整体工作的全面落实，而且针对传统档案进行数字转化工作开展的现状来看，很多单位也缺乏科技设备的应用，这使得数据转换工作仍然存在着一定制约性。
3 高校档案信息化管理工作开展方式
3.1 建立信息化管理制度
制度的建立能确保在制度运行下提高工作人员的责任感，也能够有效实现利用监督职能的发挥来确保其工作的开展更具全面性。因此，针对信息化档案管理制度的订立而言，必须要确保内容的详细性，而且要涵盖所有档案工作的相关内容，这样才能确保既实现履行档案管理人员自身的职责，还能规定其自身的权利与义务，从而才能确保其工作开展的同时，可以实现通过制度的有效应用，来确保档案管理部门能与其他管理部门进行联合工作的落实，以此才能提高档案管理工作人员的实际效率，并在前期资料收集时，通过与其他部门配合来确保资料收集的全面性，更能在工作结束后，对资料的收集进行全面核对，这样才能提高档案管理工作的质量。此外，有效通过其他部门的全面配合，也能实现降低资料失散的问题，更能通过管理者自身职能的发挥，来确保自身工作的落实可以推进信息化管理工作的开展更具全面性。
3.2 提高业务的管理标准
根据当前高校信息化档案管理规定的内容来看，必须要实现数字化存档，也要实现电子文件的有效应用，这样才能通过搭建平台来实现对其技术的有效使用，更能实现确保在安全管理制度的落实下，可以确保档案应用的规范性得以增强。并且，通过建立数字接收标准以及电子归档的相关内容，也能实现对电子文档的有效保护，这样通过平台打造并配以检索系统的应用，就能使档案管理工作的开展更具规范性和统一性。
3.3 加强人才队伍的建设
首先，高校必须要解决档案人员老龄化问题，毕竟随着时代的不断更替，老旧观念的应用势必会阻碍数字化档案的建立，这也使得其工作的开展并不能满足学校的全面发展，这时只有通过吸纳全新的青年才干，才能保证该工作的开展更具有效性。其次，针对现有工作人员而言，必须要实现通过培训来满足技能的有效提升，这样通过信息化建设工作的落实，才能真正实现满足高校信息化管理工作的需求。最后，人才引进策略的应用可以实现在满足基础建设的同时，通过人才自身职能的发挥来带动现代化信息技术应用的可行性获得提高。
3.4 提高信息化建设水平
首先，各高校需要根据自身档案管理的实际需求来进行应用软件的选择，这样才能以此为基础来确保自身档案库的建立可以满足基础的运行需求，而且针对电子文档转存而言，也要确保数据库的建立能够实现满足多元化的建设需求，这样才能配以管理系统来实现同步落实数据转化工作的开展，从而才能提高档案归档的最终效果[3]。其次，当前信息化建设必须要打造出学校内部的共用平台，这样通过公共系统的共同建立，就能保证各单位在开展相关工作时，能够利用同一平台来满足自身的应用需求。最后，当前高校需要开展网上工作，并实现通过网站的建立来为内部局域进行有效建设，这样既能够实现利用校园网自身的优势来推进档案信息的应用，也是在信息价值的体现下，推进学校的全面发展。
4 结语
档案自身具有较高的应用价值，而且它也是承载着文化内容的桥梁，所以为了确保能够真正实现利用档案信息的价值来推进人才的培育，则必须要实现数字化管理和信息化建设，这样才能推进档案管理工作的开展更具全面性。
参考文献
[1] 张玉爽.高校档案管理信息化建设[J].信息记录材料，2020，21（8）：75-77.
[2] 庞小铭.高校档案管理的信息化建设[J].西部素质教育，2020，6（9）：118-119.
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[4] 齐珊.学生成长档案管理系统的设计与实现[D].唐山：华北理工大学，2019.
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[6] 张雪芳.高校图书馆档案优化管理新思路探讨[J].兰台内外，2020（35）：10-12.
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[8] 关静.信息化背景下高校档案管理服务策略研究[J].淮南职业技术学院学报，2018，18（3）：128-129.