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摘要：2010年我公司承接了河北省交通运输厅公路管理局委托的河北省交通运输厅公路管理局内网办公系统。该系统主要实现了公路局电子公文的网上流转与公文交换，实现交通政务电子化和无纸化办公，提高了公路局的工作效率，取得良好效益。我担任该项目的项目经理。负责对项目进行整体管理，在充分分析了该项目的特点后，主要从制定项目章程，制定项目范围说明书，制定项目管理计划，指导和管理项目执行，监督和控制项目工作、整体变更控制及项目收尾几个方面对项目进行全程管理。在整体管理过程中我取得了宝贵的经验，也经受住了考验，总结了教训。
关键词：项目整体管理；信息系统；项目管理信息系统
中图分类号：TP3 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）05-1194-02
河北省交通运输厅公路管理局（以下简称公路局）长期以来面临公文数量大，纸质办公，催办困难，办公效率低下等问题，为推广交通电子政务，解决公路局面临的种种问题，我公司承接开发了河北省交通运输厅公路管理局内网办公系统（以下简称公路局内网办公系统），不仅实现了公路局所有纸质公文的电子化，还实现了各地市交通局对厅公路局的远程公文上报，并且和厅电子公文系统实现了对接。系统运行后，取得了良好的应用效果。
我担任该项目的项目经理，项目整体管理在项目管理中具有综合性和全局性的特点，从始至终需要密切关注。全局把握项目各个过程的执行，才能正确引领项目沿着正确的方向前进。项目整体管理主要包括以下环节：制定项目章程、制定项目初始范围说明书、制定项目管理计划、指导和管理项目执行、项目监督与控制、整体变更控制以及项目收尾。下面将就这几个环节介绍在该项目中的实践经验。
1 制定项目章程
项目章程是正式批准项目的文件，记录项目干系人初步的期望与要求[1]。项目章程对项目经理进行授权，以便他可以使用组织资源执行项目[2]，项目章程的批准标志着项目的正式启动。合同签订后，公司首先确定项目管理团队及项目主要前期成员，包括项目经理和需求分析人员，我作为项目经理，参与了项目章程的制定。在了解项目基本需求后，我还研究了公司的项目库文件，在项目档案中查找到了河北省交通运输厅内网办公系统，其在需求和流程上与本系统有很大的相似之处。其项目文件如：项目章程、项目计划、项目管理说明书、项目代码和项目文档对本项目都有借鉴作用。在做完上述工作后，公司颁布了项目章程，项目正式启动。
2 制定项目范围说明书
项目范围说明书要明确项目的范围，明确要做和不要做的工作。首先确定该项目的项目干系人，了解项目干系人的需求和期望并积极进行沟通，推进需求分析的进展。该项目的主要干系人为公路局办公室主任，通过座谈会的形式将公路局各科室的主要负责人和文件管理员召集开会，让大家畅谈对系统要求的设想，每次座谈会做出需求报告，请办公室主任签字，并在此基础上在此召开座谈会，进行下一轮的需求讨论。在经过四版需求报告的修订后，最终将需求确定下来。需求确定后可以明确项目范围。从后继的执行来看这种方式做出的需求是比较明确的，通过多次讨论，使得客户明确了对项目的期望和要求。
3 制定项目管理计划
项目管理计划是开展项目管理的依据，用于指导项目团队实施项目，是全体项目干系人进行有效沟通的基础。根据项目目标和已有的历史项目模板，我对系统的需求和业务很快熟悉起来，选择生命周期为瀑布模型，将项目划分为需求分析、概要设计、详细设计、编码、测试、运行维护六个阶段，并且制定详细的阶段实施计划。
抽调原河北省交通运输厅内网办公系统项目组的成员加入项目团队，以提高编程效率，降低项目风险。根据历史模板，编写项目管理计划，并编写范围管理、质量管理、进度预算等分析计划。将编写的项目管理计划提交公司的项目管理办公室评审通过后正式发布。
4 指导和管理项目执行
指导和管理项目执行过程是指项目经理和项目团队执行项目管理计划上的行动以完成项目范围说明书所定义的工作[3]。组织需求人员在已确定的需求报告基础上做出概要设计方案和详细设计方案。由开发组长负责各模块的开发工作。由于程序员具有以往项目的开发经验，所以对系统的业务逻辑都相对熟悉，项目进度和项目只送得到保障。测试人员依照测试计划在项目的不同阶段对源代码进行测试。
在项目执行过程中，我公司采用自主研发的项目管理信息系统来管理项目，主要涉及工作报告，变更管理、绩效分析的管理。我要求所有项目组成员提交阶段计划，阶段计划完成情况、周工作计划及周计划完成情况；测试人员需提交测试计划和测试报告。通过项目管理信息系统收集、分析项目绩效，掌握项目进度、质量和成本进行控制，定期出具项目绩效报告、月报告作为项目监督与控制、项目整体变更控制和项目收尾的重要依据。
5 项目监督与控制
监督和控制项目工作就是对项目的启动、规划、执行和收尾进行监督和控制的过程，是跟踪、审查和调整项目进展，以实现项目管理计划中确定的绩效目标的过程[4]。我的主要工作是将项目管理计划和项目管理信息系统产生的工作绩效信息进行比较、分析。评估项目绩效，看当前的项目进度、成本、质量等重要指标是否在可控的范围内。若存在项目延迟、成本溢出、质量不合格等问题。要及时做出反应，提出预防措施。
在监控项目工作时，我主要采用正规和非正规的控制手段相结合的方法，项目团队有每周例会，要求所有项目组成员参加，主要是讨论项目进展情况和遇到的问题。平时作为技术人员出身的我还经常和开发组长、程序员和测试人员进行私下交流，可以了解项目的真实情况，而这些情况有时是不写入工作报告中的，协调项目组各成员关系，帮助项目成员解决问题，是我对项目的进展情况了如指掌。
6 整体变更控制
整体变更控制过程在整个项目过程中贯彻始终，并且应用于项目的各个阶段。项目需求的变化、进度的变化、成本的变化都会导致变更。一个项目能够成功与能否对变更进行有效的控制和管理息息相关。 在本阶段，我制定了严格规范的变更控制流程，成立了项目变更控制委员会。所有变更必须先提出变更申请、对变更进行初审，论证变更方案，接受项目变更委员会的审查，发出变更通知并实施，监控变更实施的结果，并对变更结果进行评估。所有步骤均由项目管理信息系统的变更管理模块来完成，实现对变更的规范管理。
在变更控制工作中，我尤其注重需求变更的管理，因为需求的变更可能导致进度、成本的相应变化，从而影响整个项目的实施情况。用户可能在项目生命周期的任何阶段对我们提出需求变更，对于这些要求，不能一味的接收，也不能全盘拒绝，应该首先召开需求变更会议，请用户代表和我方项目组相关人员共同讨论需要变更的需求。会议结束后提出需求报告申请文件。进入变更程序对这些变更进行评审和实施。如本系统在项目开发后期提出开发公文上报模块，采用VPN技术方便各地市向公路局上报电子公文。这一需求的变更经评审通过，但是相应的进度和成本都有变化，有变更了合同，补签了公文上报模块的子协议，追加了工期和合同款项。
7 项目收尾
当系统各个模块均已开发完成后，系统进入项目收尾阶段。在这一阶段的主要工作包括系统测试、试运行、培训、回款和整理文档。
测试和培训都进展顺利，在试运行阶段用户提出新的需求变更，按照变更控制程序进行处理也没有造成工期延误。随后我开始整理项目的相关文档包括：项目章程、项目计划、项目管理说明书、需求文档、开发文档（包括技术文档和数据库文档）、测试文档、项目源代码、数据库、项目工作报告、项目绩效报告、项目变更文档、项目合同等。需要给客户的文档将作为交付物一起交给客户。其余全部文档提交到公司的项目库中备案。
在公路局内网办公系统的项目管理过程中，全面应用了项目整体管理的方法，使得项目最终顺利完成，取得了良好的效果。但是在项目管理过程主中还存在不足。
一是项目管理计划的制定对时间和成本的预测不够准确，没有给突发的变更预留足够的应对时间，面对用户的需求变更，开发团队有长达2个月的加班期，虽然最终没有拖延进度，却增加了项目成本，最后只好补签了合同附本，追加了项目款项。
二是在整体变更控制工作中，虽然制定了变更控制流程，但是在具体执行过程中却出现差错。客户对需求的办公是今天提一点，明天提一点，需求经理为了搞好客户关系，什么样的需求都满口答应，我了解情况后，对需求经理做出了批评，规定有变更要求先记下来，在攒到一个阶段后，统计召开需求变更研讨会进行讨论。
参考文献：
[1] 张友生.信息系统项目管理师考试全程指导（第2版）.2001.
[2] 柳纯录.信息系统项目管理师教程（第2版）.2008.
[3] 柳纯录.信息系统项目管理师教程（第2版）.2008.
[4] 张友生.信息系统项目管理师考试全程指导（第2版）.2001.
关键词：项目整体管理；信息系统；项目管理信息系统
中图分类号：TP3 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）05-1194-02
河北省交通运输厅公路管理局（以下简称公路局）长期以来面临公文数量大，纸质办公，催办困难，办公效率低下等问题，为推广交通电子政务，解决公路局面临的种种问题，我公司承接开发了河北省交通运输厅公路管理局内网办公系统（以下简称公路局内网办公系统），不仅实现了公路局所有纸质公文的电子化，还实现了各地市交通局对厅公路局的远程公文上报，并且和厅电子公文系统实现了对接。系统运行后，取得了良好的应用效果。
我担任该项目的项目经理，项目整体管理在项目管理中具有综合性和全局性的特点，从始至终需要密切关注。全局把握项目各个过程的执行，才能正确引领项目沿着正确的方向前进。项目整体管理主要包括以下环节：制定项目章程、制定项目初始范围说明书、制定项目管理计划、指导和管理项目执行、项目监督与控制、整体变更控制以及项目收尾。下面将就这几个环节介绍在该项目中的实践经验。
1 制定项目章程
项目章程是正式批准项目的文件，记录项目干系人初步的期望与要求[1]。项目章程对项目经理进行授权，以便他可以使用组织资源执行项目[2]，项目章程的批准标志着项目的正式启动。合同签订后，公司首先确定项目管理团队及项目主要前期成员，包括项目经理和需求分析人员，我作为项目经理，参与了项目章程的制定。在了解项目基本需求后，我还研究了公司的项目库文件，在项目档案中查找到了河北省交通运输厅内网办公系统，其在需求和流程上与本系统有很大的相似之处。其项目文件如：项目章程、项目计划、项目管理说明书、项目代码和项目文档对本项目都有借鉴作用。在做完上述工作后，公司颁布了项目章程，项目正式启动。
2 制定项目范围说明书
项目范围说明书要明确项目的范围，明确要做和不要做的工作。首先确定该项目的项目干系人，了解项目干系人的需求和期望并积极进行沟通，推进需求分析的进展。该项目的主要干系人为公路局办公室主任，通过座谈会的形式将公路局各科室的主要负责人和文件管理员召集开会，让大家畅谈对系统要求的设想，每次座谈会做出需求报告，请办公室主任签字，并在此基础上在此召开座谈会，进行下一轮的需求讨论。在经过四版需求报告的修订后，最终将需求确定下来。需求确定后可以明确项目范围。从后继的执行来看这种方式做出的需求是比较明确的，通过多次讨论，使得客户明确了对项目的期望和要求。
3 制定项目管理计划
项目管理计划是开展项目管理的依据，用于指导项目团队实施项目，是全体项目干系人进行有效沟通的基础。根据项目目标和已有的历史项目模板，我对系统的需求和业务很快熟悉起来，选择生命周期为瀑布模型，将项目划分为需求分析、概要设计、详细设计、编码、测试、运行维护六个阶段，并且制定详细的阶段实施计划。
抽调原河北省交通运输厅内网办公系统项目组的成员加入项目团队，以提高编程效率，降低项目风险。根据历史模板，编写项目管理计划，并编写范围管理、质量管理、进度预算等分析计划。将编写的项目管理计划提交公司的项目管理办公室评审通过后正式发布。
4 指导和管理项目执行
指导和管理项目执行过程是指项目经理和项目团队执行项目管理计划上的行动以完成项目范围说明书所定义的工作[3]。组织需求人员在已确定的需求报告基础上做出概要设计方案和详细设计方案。由开发组长负责各模块的开发工作。由于程序员具有以往项目的开发经验，所以对系统的业务逻辑都相对熟悉，项目进度和项目只送得到保障。测试人员依照测试计划在项目的不同阶段对源代码进行测试。
在项目执行过程中，我公司采用自主研发的项目管理信息系统来管理项目，主要涉及工作报告，变更管理、绩效分析的管理。我要求所有项目组成员提交阶段计划，阶段计划完成情况、周工作计划及周计划完成情况；测试人员需提交测试计划和测试报告。通过项目管理信息系统收集、分析项目绩效，掌握项目进度、质量和成本进行控制，定期出具项目绩效报告、月报告作为项目监督与控制、项目整体变更控制和项目收尾的重要依据。
5 项目监督与控制
监督和控制项目工作就是对项目的启动、规划、执行和收尾进行监督和控制的过程，是跟踪、审查和调整项目进展，以实现项目管理计划中确定的绩效目标的过程[4]。我的主要工作是将项目管理计划和项目管理信息系统产生的工作绩效信息进行比较、分析。评估项目绩效，看当前的项目进度、成本、质量等重要指标是否在可控的范围内。若存在项目延迟、成本溢出、质量不合格等问题。要及时做出反应，提出预防措施。
在监控项目工作时，我主要采用正规和非正规的控制手段相结合的方法，项目团队有每周例会，要求所有项目组成员参加，主要是讨论项目进展情况和遇到的问题。平时作为技术人员出身的我还经常和开发组长、程序员和测试人员进行私下交流，可以了解项目的真实情况，而这些情况有时是不写入工作报告中的，协调项目组各成员关系，帮助项目成员解决问题，是我对项目的进展情况了如指掌。
6 整体变更控制
整体变更控制过程在整个项目过程中贯彻始终，并且应用于项目的各个阶段。项目需求的变化、进度的变化、成本的变化都会导致变更。一个项目能够成功与能否对变更进行有效的控制和管理息息相关。 在本阶段，我制定了严格规范的变更控制流程，成立了项目变更控制委员会。所有变更必须先提出变更申请、对变更进行初审，论证变更方案，接受项目变更委员会的审查，发出变更通知并实施，监控变更实施的结果，并对变更结果进行评估。所有步骤均由项目管理信息系统的变更管理模块来完成，实现对变更的规范管理。
在变更控制工作中，我尤其注重需求变更的管理，因为需求的变更可能导致进度、成本的相应变化，从而影响整个项目的实施情况。用户可能在项目生命周期的任何阶段对我们提出需求变更，对于这些要求，不能一味的接收，也不能全盘拒绝，应该首先召开需求变更会议，请用户代表和我方项目组相关人员共同讨论需要变更的需求。会议结束后提出需求报告申请文件。进入变更程序对这些变更进行评审和实施。如本系统在项目开发后期提出开发公文上报模块，采用VPN技术方便各地市向公路局上报电子公文。这一需求的变更经评审通过，但是相应的进度和成本都有变化，有变更了合同，补签了公文上报模块的子协议，追加了工期和合同款项。
7 项目收尾
当系统各个模块均已开发完成后，系统进入项目收尾阶段。在这一阶段的主要工作包括系统测试、试运行、培训、回款和整理文档。
测试和培训都进展顺利，在试运行阶段用户提出新的需求变更，按照变更控制程序进行处理也没有造成工期延误。随后我开始整理项目的相关文档包括：项目章程、项目计划、项目管理说明书、需求文档、开发文档（包括技术文档和数据库文档）、测试文档、项目源代码、数据库、项目工作报告、项目绩效报告、项目变更文档、项目合同等。需要给客户的文档将作为交付物一起交给客户。其余全部文档提交到公司的项目库中备案。
在公路局内网办公系统的项目管理过程中，全面应用了项目整体管理的方法，使得项目最终顺利完成，取得了良好的效果。但是在项目管理过程主中还存在不足。
一是项目管理计划的制定对时间和成本的预测不够准确，没有给突发的变更预留足够的应对时间，面对用户的需求变更，开发团队有长达2个月的加班期，虽然最终没有拖延进度，却增加了项目成本，最后只好补签了合同附本，追加了项目款项。
二是在整体变更控制工作中，虽然制定了变更控制流程，但是在具体执行过程中却出现差错。客户对需求的办公是今天提一点，明天提一点，需求经理为了搞好客户关系，什么样的需求都满口答应，我了解情况后，对需求经理做出了批评，规定有变更要求先记下来，在攒到一个阶段后，统计召开需求变更研讨会进行讨论。
参考文献：
[1] 张友生.信息系统项目管理师考试全程指导（第2版）.2001.
[2] 柳纯录.信息系统项目管理师教程（第2版）.2008.
[3] 柳纯录.信息系统项目管理师教程（第2版）.2008.
[4] 张友生.信息系统项目管理师考试全程指导（第2版）.2001.