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延安，是屹立在黄土地上的历史丰碑，它在中国革命进程中所做出的彪炳千秋的贡献，永远被载入烫金封面的中国史册。铁血中国风，全民齐抗战，延安是抗日战争的心脏，党不仅在这里制定了全面抗战路线和持久战的战略方针，还领导抗日军民浴血奋战、英勇杀敌，形成了中华儿女不分民族、阶层、党派、宗教，同仇敌忾，共赴国难的全民抗战局面。延安作为我党当时革命的政治、经济、军事、文化中心，根据形势的发展和客观的需要，在这里，上呈下达的文件穿梭般地往来，据统计：1937年仅党中央与各地方往来的文件、电报有4500余件，到1938年已经增加到8200余件。档案材料成倍增加，而且是日积月累、愈积愈多，这就需要增强档案资料的管理工作。
文件材料的来源
档案的基础是文件材料，文件材料的来源也是档案管理的前提，二者不可分割。在延安形成的大量档案主要来源于四个方面。
一、请示报告。抗日战争时期，由于中国共产党及其领导下的人民军队长期处于被分割的游击战争环境，各地的情况又千差万别，中共中央难以制定统一的政策，为了加强与中央的沟通，并能使中央及时了解重要情况并指导各项工作，保证中央与地方上情下达、下情上报，确保政令畅通，各地的党组织和军队向中央上报了大量请示报告。这时期的请示报告与第一、二次国内革命战争时期的请示报告有相同的地方，但也存在一些差异。随着无线电通讯的发展，此时，以文电形式进行请示报告的文件材料日益增多，1937年仅由中共中央秘书处收到的电报就多达2140件，占全年收发文电的一半。同时，由于各个抗日民主根据地要通过敌人的封锁线向中央递送文件，路途遥远，比较困难。因此，各地方用徒步递送请示报告的文件愈来愈少。由于客观原因，造成了送件时间拖得很长，各地都想多送，所以，派交通员有的一次送几十件甚至几百件材料。比如，山东省委1943年1月至1944年2月一年中向中央报送文件四次，共566件，平均每次送140余件。有些亟待请示解决的问题，也无法正常处理，失去了请示报告的意义。1944年4月，王若飞代中央起草了《关于各级党委如何对上级做报告问题的意见》的指示，后经毛泽东亲笔修改，最终由刘少奇以名为《关于做报告问题的意见》下发。《意见》规定了四种请示报告的方式，分别是电讯；派人送书面报告材料；派人口头汇报请示；在新华社广播。四种方式可因具体情况交替使用，这也是抗日战争时期请示报告制定的一个特点。此外，《意见》还对报送材料的范围和如何具体书写提出了详细的要求。
二、敌友我三方面的材料。知己知彼，百战不殆。为了抗日战争的胜利，党中央、中央军委、中央社会部等先后发布许多指令性文件。毛泽东同志对此项工作更为重视，对其基本目的和重要意义多次在著作中加以论述。1941年8月1日《中共中央关于调查研究的决定》规定，为了尽快开展并做好这项工作，各地均应成立专门机构收集材料。为此，中共中央设立了调查研究局，在中共中央局、分局和各省委设立了调研局或调研室，内设材料室和研究室。材料室专管收集材料、保管材料和上送文件材料。研究局通常利用调查会或其他各种重要会议收集材料，也通过口头形式进行收集材料。早在1938年3月13日毛泽东在给陕甘宁边区政府交际处负责人金城信中说：“广东材料很好。以后多收集这些材料告我，从外来人口中应该收集各方面材料”。于是，党中央决定可以“个别口头询问或派人去问，或调人来问。问干部、问工人、问农民、问文化人、问商人、问官吏、问流氓、问俘虏、问同情者”。问的方式灵活，记录下来即可整理成材料。此外，中央还决定“收集县志、府志、省志、家谱，加以研究”。有条件的地方或单位还收集了名人列传。收集到材料后，敌占区的各级党组织和在抗日民主根据地的党政机关，采用了不同渠道将文件材料运送到了延安。有的派人徒步秘密传递，由于各敌占区和各抗日民主根据地距离延安路途遥远，且有一道道封锁线，所以这种传递方式最为艰难。有的通过拍发情报材料进行传递，在敌占区和国民党统治地区，我地下党组织收集到材料，一部分压缩成电讯，用秘密电讯或明码电讯拍发到延安。有的采购各种书报刊物并通过邮局邮寄，各地方采购到敌伪和国民党方面的书报刊物等，一般由各地邮政局和抗日民主根据地邮局递送，开始，各地寄来的书报刊物由中央秘书处收发科负责接收，后来成立了一个“山河邮局”，负责接收和分配各地送来的书报刊物。从1942年到1945年，中共中央秘书处每年平均收到这方面的文件资料约有1万件。
三、历史档案。为总结历史经验，借以指导抗日战争，1937年5月，毛泽东、朱德联名发出《军委关于征集红军历史材料的通知》，便于“大规模的编辑十年来全国的红军战史”，编委会由邓小平、张爱萍、陆定一、丁玲等11人组成，负责征集文献史料。自从通知发出后，许多党政军机关和红军老战士积极响应、踊跃捐献，有的交文件，有的交照片，有的交回忆录。中央军委秘书处和中共中央秘书处通力合作，分别将收集到的有关红军文件资料集中使用，终于出版了《红军大事记》、《红一方面军长征记》等珍贵的历史书籍。
四、归档的文件材料。在抗日战争时期，中央各机关一般都坚持了归档制度，这种归档制度有两层意思：第一层是一个机关的内部各个机构向本机关秘书处归档；第二层意思是各机关将已经办完的文件材料移交给中共中央秘书处材料科集中保存。为了使归档工作有序进行，1941年在《中共秘书处材料科党务材料管理法》（草案）中对移交和接收材料的工作提出了如下要求“收到材料依收到次序登记于登记表上，并编写登记号码”。这种文件登记表包含了文件登记号、分类号、文件名称、文件作者、文件日期、页数、内容摘要等等。
档案的整理与编目
由于文件材料日益增多，而且档案保管部门有相当一部分文件材料是零散的，在战争环境中不便携带，在敌占大城市中不利隐蔽，也不利于研究和使用。因此，档案材料的整理就成了文书档案工作者的一项重要任务。文件材料的整理是围绕着战争形势和地下斗争这根特定环境进行的，既要分类立卷，又要把档案分为普通、秘密和机密三种，在立卷后还要进行编目等项工作。
一、档案的分类立卷。分类立卷是确保案卷质量,维护历史的真实面貌,充分发挥档案作用,有效地为各项工作服务和为国家积累档案史料的一项基础性工作。1940年八路军司令部发出号召建立各级“司令部的案卷”；1941年中央秘书处又制定了《党务材料管理法》并规定了“便于研究，便于存取”的档案分类原则。在这个大的分类原则下，一般的档案材料分类工作采取了如下几个步骤：
首先，制定分类方案。根据抗日战争中党政军组织机构经常变动的特点，决定“按全国党的各级组织系统”为主要分类方案，即分为党中央、中央局、中央分局、省委、区党委、地县委等等。以中央局为总类，中央局所辖地区为分类。大类下面再“按照各种工作问题”设分类。其次，档案的分类吸取了图书分类方法。《中央秘书处材料科党务材料管理法》指出：分类表取十进分类制，使分类范围可大可小，有伸缩余地。十进分类制就是对全部档案划分七类、八类或者九类，以后档案多了可以增补。在大类下边可以设分类，分类下边还可以设项、目。这样，档案分类分的越细越利于保管，所谓“目”实际上是泛称的案卷。第三，以时间为序。中央秘书处要求无论采取哪种分类方法，每一类内的档案必须都以时间为序，保持时间的先后，使分类立卷之后的档案更加有秩序，更能保持其历史联系和逻辑关系。第四，档案的分类表。根据地区结合问题的分类方案，中央秘书处材料科在《党务材料管理法》中设计了比较科学而又适用的《党务材料分类表》，现摘录如下，以便读者更为直观地了解当时档案的管理。
A.根据地，B.国民党，C.敌占区
IA.100西北中央局
101环境
102党的工作：
102·1组织领导
102·2干部工作
102·3党内教育
102·4锄奸保卫
103政权政策：
103·1政权组织与建设
103·2财政经济政策
103·3农民土地
103·4劳动保护
103·5司法政策
103·6国民教育社会教育
103·7文化宣传
104军事工作
105民众运动：
（110陇东特委 120绥米分区 130三边区 140……）每一组织，再照以上各项工作分（下同）
IA.200北方局
IA.300中原局
B.国名党统治区
IB.100西北中央局
C.敌占区（可按国民党问题分法分性质）
IC.100东北
200华北
210河北
220山东
230绥远
240山西
300华中
400华南
500东南
在《党务材料管理法》中还设计了按照问题结合地区进行分类立卷的方案。这也是一种较好的分类方法。中央秘书处材料科在《党务材料分类表》中，对这种分类方法也设计了一种表格。
Ⅱ100政权建设
110陕甘宁的政权建设
120晋西北的政权建设
130晋冀鲁豫的政权建设
140晋中的政权建设
150晋察冀的政权建设
160山东的政权建设
170华中的政权建设
Ⅱ200财政经济政策（按以上分地区）
Ⅱ300农民土地政策（按以上分地区）
Ⅱ400劳动政策（按以上分地区）
Ⅱ500司法政策（按以上分地区）
Ⅱ600国民、社会教育政策（按以上分地区）
二、文件材料的编目。档案的编目是对档案进行著录、标引和组织、制作目录的工作，是档案管理中的一项重要内容。一般分为两种，一种为基本目录，一种为辅助目录。
基本目录是档案分类整理工作中必须编制的一种主要目录，也叫做总目录。这种目录有简有繁，1941年《中央秘书处党务材料管理法》规定：基本目录的具体内容应包括总类号、分类号、顺序号、发文号、文件标题、发文时间、收文者、文件来源和备注。
辅助目录是基本的补充目录。根据档案的实际情况和查找工作的需要，在编制出基本目录之后，可以编制目录索引、目录大纲、互见目录等，这些称之为辅助目录。1941年《党务材料管理法》中指出，对综合性文件，如第一个文件内包括党务、组织、宣传、军事、统战等内容者，除编入基本目录外，还应编制辅助目录。
档案的利用
档案利用，是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。随着抗日战争逐步取得阶段性成果，各项工作蓬勃地发展起来，档案的利用率也逐渐提高，档案的作用在武装斗争、政权建设、党的建设等各项工作中越来越受到重视。各级秘书部门都把提供档案使用作为一项本职工作。有的开辟了阅览室以供来人使用；有的把档案发借给单位或个人供其使用；有的通过广播电台、书报刊物公布档案以适应各方面的需求等，这几种方法各有千秋，同时并用，但都适应了抗日战争形势发展的需要。
一、阅览室的作用。在延安的中央秘书处材料科首先开辟了一间窑洞作为阅览室，接待在延安的党政军群各机关来借用档案的人员，这是一种在特定的场所开辟阅览室，直接向查阅者提供信息的一种服务方式。1943年1月6日中共中央书记处办公厅和中央组织部制定了《关于阅读与保管秘密文件规则》，对阅读文件的范围作了几项规定。一是，阅读使用党中央的秘密文件的名单是中央组织部确定的，由各级秘书部门按照名单提供阅读的文件。一般的原则是中央绝密的文件只能由党中央负责人阅读和使用，各部委的部长、副部长、主任、副主任委员和科长可以阅读使用机密的中央文件。二是，在中共中央秘书处材料科阅读各部委移交来的文件和地方移交来的文件，需由各部委负责人批准。三是，在阅览室阅读后如需要借走的文件，借阅人需要办理手续后才能取走，还要在发件回执上亲笔签名，并按照文件上标明的机密性质传阅和保存。同时要求阅读者负责保护文件，未经批准不得给他人阅读，也不得摘抄原文、遗失，阅读后必须亲自送还秘书处，如有丢失、泄密现象，要提交上级党组织处理。
二、发借档案。档案外借服务是指为满足某些利用需求，暂且将档案借出馆的一种服务方式。在抗战时期，就是由中央秘书处把一些有参考价值的和在工作中经常借鉴使用的档案发给有关地方、有关部队和有关高级负责同志使用。《关于阅读党内秘密文件的规则》要求：中央秘书处印发的文件，要注明普通秘密与绝对秘密两种，普通秘密的文件由党的组织制定一定的负责人保管，并按规定阅读和使用，绝对文件按中央组织部规定的名单传阅和保存；各地方、各机关的负责同志收到文件后必须仔细点清并在发件名单上签字，然后“照文件之机密性质，分别妥存和传阅。”；收件人如调动工作，“必须将所发文件全部移交或清还”；凡收借绝密文件的单位或个人，在接到催还的通知后，即派可靠的通讯员送交中央秘书处文书科亲收；阅读普通秘密文件的干部，须按照中央办公厅规定的条件，由各系统组织部门审查批准，然后将名单呈报中央办公厅汇存，阅件同志如违反规则或发生遗失、泄密等现象，要酌情给予处理。
三、清退文件。在提供阅览和发借文件后，一般的都有清退催还的问题。作为收件者或借阅者是清退的问题，作为发件者是催还的问题。1943年中央书记处办公厅发出《党内绝密文件阅读保管发退条例》，对文件材料的使用与保管作出了规定。中央发出的文件，凡文件封面上注明有“绝密”二字者，为绝密文件，要限定日期收回。绝密文件的传递要有登记，要写书面收据，收件单位要在收据上签字或盖章，交原机要通讯员带回。其次，机关领导人接到绝密文件后“应与其他文件分开亲自保管或交机要秘书保管”。还要求，绝密文件须定期退还原发文机关，收件机关要按季度清理，并将清理结果报中央秘书处。
战争年代，公布材料的方式是多种多样的，有书面、报刊上公布，有汇集的形式公布，还有通过广播电台的形式对外公布。这种通过电台公布文件的形式，早在1932年江西瑞金红中社就开始了。1937年在延安新华社内设立了党务广播台，原文公布党务材料是一项主要工作内容。1942年1月28日，中央书记处办公厅在《关于给日报写稿子与供给党务广播材料的通知》中，要求由中央各部委及西北局每月供给“党务广播材料一篇”。1943年2月17日《中央书记处办公厅关于为党报收集稿件的通知》中又规定：党务广播材料，公开的材料由新华社负责，党内材料由办公厅负责。
文件材料的来源
档案的基础是文件材料，文件材料的来源也是档案管理的前提，二者不可分割。在延安形成的大量档案主要来源于四个方面。
一、请示报告。抗日战争时期，由于中国共产党及其领导下的人民军队长期处于被分割的游击战争环境，各地的情况又千差万别，中共中央难以制定统一的政策，为了加强与中央的沟通，并能使中央及时了解重要情况并指导各项工作，保证中央与地方上情下达、下情上报，确保政令畅通，各地的党组织和军队向中央上报了大量请示报告。这时期的请示报告与第一、二次国内革命战争时期的请示报告有相同的地方，但也存在一些差异。随着无线电通讯的发展，此时，以文电形式进行请示报告的文件材料日益增多，1937年仅由中共中央秘书处收到的电报就多达2140件，占全年收发文电的一半。同时，由于各个抗日民主根据地要通过敌人的封锁线向中央递送文件，路途遥远，比较困难。因此，各地方用徒步递送请示报告的文件愈来愈少。由于客观原因，造成了送件时间拖得很长，各地都想多送，所以，派交通员有的一次送几十件甚至几百件材料。比如，山东省委1943年1月至1944年2月一年中向中央报送文件四次，共566件，平均每次送140余件。有些亟待请示解决的问题，也无法正常处理，失去了请示报告的意义。1944年4月，王若飞代中央起草了《关于各级党委如何对上级做报告问题的意见》的指示，后经毛泽东亲笔修改，最终由刘少奇以名为《关于做报告问题的意见》下发。《意见》规定了四种请示报告的方式，分别是电讯；派人送书面报告材料；派人口头汇报请示；在新华社广播。四种方式可因具体情况交替使用，这也是抗日战争时期请示报告制定的一个特点。此外，《意见》还对报送材料的范围和如何具体书写提出了详细的要求。
二、敌友我三方面的材料。知己知彼，百战不殆。为了抗日战争的胜利，党中央、中央军委、中央社会部等先后发布许多指令性文件。毛泽东同志对此项工作更为重视，对其基本目的和重要意义多次在著作中加以论述。1941年8月1日《中共中央关于调查研究的决定》规定，为了尽快开展并做好这项工作，各地均应成立专门机构收集材料。为此，中共中央设立了调查研究局，在中共中央局、分局和各省委设立了调研局或调研室，内设材料室和研究室。材料室专管收集材料、保管材料和上送文件材料。研究局通常利用调查会或其他各种重要会议收集材料，也通过口头形式进行收集材料。早在1938年3月13日毛泽东在给陕甘宁边区政府交际处负责人金城信中说：“广东材料很好。以后多收集这些材料告我，从外来人口中应该收集各方面材料”。于是，党中央决定可以“个别口头询问或派人去问，或调人来问。问干部、问工人、问农民、问文化人、问商人、问官吏、问流氓、问俘虏、问同情者”。问的方式灵活，记录下来即可整理成材料。此外，中央还决定“收集县志、府志、省志、家谱，加以研究”。有条件的地方或单位还收集了名人列传。收集到材料后，敌占区的各级党组织和在抗日民主根据地的党政机关，采用了不同渠道将文件材料运送到了延安。有的派人徒步秘密传递，由于各敌占区和各抗日民主根据地距离延安路途遥远，且有一道道封锁线，所以这种传递方式最为艰难。有的通过拍发情报材料进行传递，在敌占区和国民党统治地区，我地下党组织收集到材料，一部分压缩成电讯，用秘密电讯或明码电讯拍发到延安。有的采购各种书报刊物并通过邮局邮寄，各地方采购到敌伪和国民党方面的书报刊物等，一般由各地邮政局和抗日民主根据地邮局递送，开始，各地寄来的书报刊物由中央秘书处收发科负责接收，后来成立了一个“山河邮局”，负责接收和分配各地送来的书报刊物。从1942年到1945年，中共中央秘书处每年平均收到这方面的文件资料约有1万件。
三、历史档案。为总结历史经验，借以指导抗日战争，1937年5月，毛泽东、朱德联名发出《军委关于征集红军历史材料的通知》，便于“大规模的编辑十年来全国的红军战史”，编委会由邓小平、张爱萍、陆定一、丁玲等11人组成，负责征集文献史料。自从通知发出后，许多党政军机关和红军老战士积极响应、踊跃捐献，有的交文件，有的交照片，有的交回忆录。中央军委秘书处和中共中央秘书处通力合作，分别将收集到的有关红军文件资料集中使用，终于出版了《红军大事记》、《红一方面军长征记》等珍贵的历史书籍。
四、归档的文件材料。在抗日战争时期，中央各机关一般都坚持了归档制度，这种归档制度有两层意思：第一层是一个机关的内部各个机构向本机关秘书处归档；第二层意思是各机关将已经办完的文件材料移交给中共中央秘书处材料科集中保存。为了使归档工作有序进行，1941年在《中共秘书处材料科党务材料管理法》（草案）中对移交和接收材料的工作提出了如下要求“收到材料依收到次序登记于登记表上，并编写登记号码”。这种文件登记表包含了文件登记号、分类号、文件名称、文件作者、文件日期、页数、内容摘要等等。
档案的整理与编目
由于文件材料日益增多，而且档案保管部门有相当一部分文件材料是零散的，在战争环境中不便携带，在敌占大城市中不利隐蔽，也不利于研究和使用。因此，档案材料的整理就成了文书档案工作者的一项重要任务。文件材料的整理是围绕着战争形势和地下斗争这根特定环境进行的，既要分类立卷，又要把档案分为普通、秘密和机密三种，在立卷后还要进行编目等项工作。
一、档案的分类立卷。分类立卷是确保案卷质量,维护历史的真实面貌,充分发挥档案作用,有效地为各项工作服务和为国家积累档案史料的一项基础性工作。1940年八路军司令部发出号召建立各级“司令部的案卷”；1941年中央秘书处又制定了《党务材料管理法》并规定了“便于研究，便于存取”的档案分类原则。在这个大的分类原则下，一般的档案材料分类工作采取了如下几个步骤：
首先，制定分类方案。根据抗日战争中党政军组织机构经常变动的特点，决定“按全国党的各级组织系统”为主要分类方案，即分为党中央、中央局、中央分局、省委、区党委、地县委等等。以中央局为总类，中央局所辖地区为分类。大类下面再“按照各种工作问题”设分类。其次，档案的分类吸取了图书分类方法。《中央秘书处材料科党务材料管理法》指出：分类表取十进分类制，使分类范围可大可小，有伸缩余地。十进分类制就是对全部档案划分七类、八类或者九类，以后档案多了可以增补。在大类下边可以设分类，分类下边还可以设项、目。这样，档案分类分的越细越利于保管，所谓“目”实际上是泛称的案卷。第三，以时间为序。中央秘书处要求无论采取哪种分类方法，每一类内的档案必须都以时间为序，保持时间的先后，使分类立卷之后的档案更加有秩序，更能保持其历史联系和逻辑关系。第四，档案的分类表。根据地区结合问题的分类方案，中央秘书处材料科在《党务材料管理法》中设计了比较科学而又适用的《党务材料分类表》，现摘录如下，以便读者更为直观地了解当时档案的管理。
A.根据地，B.国民党，C.敌占区
IA.100西北中央局
101环境
102党的工作：
102·1组织领导
102·2干部工作
102·3党内教育
102·4锄奸保卫
103政权政策：
103·1政权组织与建设
103·2财政经济政策
103·3农民土地
103·4劳动保护
103·5司法政策
103·6国民教育社会教育
103·7文化宣传
104军事工作
105民众运动：
（110陇东特委 120绥米分区 130三边区 140……）每一组织，再照以上各项工作分（下同）
IA.200北方局
IA.300中原局
B.国名党统治区
IB.100西北中央局
C.敌占区（可按国民党问题分法分性质）
IC.100东北
200华北
210河北
220山东
230绥远
240山西
300华中
400华南
500东南
在《党务材料管理法》中还设计了按照问题结合地区进行分类立卷的方案。这也是一种较好的分类方法。中央秘书处材料科在《党务材料分类表》中，对这种分类方法也设计了一种表格。
Ⅱ100政权建设
110陕甘宁的政权建设
120晋西北的政权建设
130晋冀鲁豫的政权建设
140晋中的政权建设
150晋察冀的政权建设
160山东的政权建设
170华中的政权建设
Ⅱ200财政经济政策（按以上分地区）
Ⅱ300农民土地政策（按以上分地区）
Ⅱ400劳动政策（按以上分地区）
Ⅱ500司法政策（按以上分地区）
Ⅱ600国民、社会教育政策（按以上分地区）
二、文件材料的编目。档案的编目是对档案进行著录、标引和组织、制作目录的工作，是档案管理中的一项重要内容。一般分为两种，一种为基本目录，一种为辅助目录。
基本目录是档案分类整理工作中必须编制的一种主要目录，也叫做总目录。这种目录有简有繁，1941年《中央秘书处党务材料管理法》规定：基本目录的具体内容应包括总类号、分类号、顺序号、发文号、文件标题、发文时间、收文者、文件来源和备注。
辅助目录是基本的补充目录。根据档案的实际情况和查找工作的需要，在编制出基本目录之后，可以编制目录索引、目录大纲、互见目录等，这些称之为辅助目录。1941年《党务材料管理法》中指出，对综合性文件，如第一个文件内包括党务、组织、宣传、军事、统战等内容者，除编入基本目录外，还应编制辅助目录。
档案的利用
档案利用，是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。随着抗日战争逐步取得阶段性成果，各项工作蓬勃地发展起来，档案的利用率也逐渐提高，档案的作用在武装斗争、政权建设、党的建设等各项工作中越来越受到重视。各级秘书部门都把提供档案使用作为一项本职工作。有的开辟了阅览室以供来人使用；有的把档案发借给单位或个人供其使用；有的通过广播电台、书报刊物公布档案以适应各方面的需求等，这几种方法各有千秋，同时并用，但都适应了抗日战争形势发展的需要。
一、阅览室的作用。在延安的中央秘书处材料科首先开辟了一间窑洞作为阅览室，接待在延安的党政军群各机关来借用档案的人员，这是一种在特定的场所开辟阅览室，直接向查阅者提供信息的一种服务方式。1943年1月6日中共中央书记处办公厅和中央组织部制定了《关于阅读与保管秘密文件规则》，对阅读文件的范围作了几项规定。一是，阅读使用党中央的秘密文件的名单是中央组织部确定的，由各级秘书部门按照名单提供阅读的文件。一般的原则是中央绝密的文件只能由党中央负责人阅读和使用，各部委的部长、副部长、主任、副主任委员和科长可以阅读使用机密的中央文件。二是，在中共中央秘书处材料科阅读各部委移交来的文件和地方移交来的文件，需由各部委负责人批准。三是，在阅览室阅读后如需要借走的文件，借阅人需要办理手续后才能取走，还要在发件回执上亲笔签名，并按照文件上标明的机密性质传阅和保存。同时要求阅读者负责保护文件，未经批准不得给他人阅读，也不得摘抄原文、遗失，阅读后必须亲自送还秘书处，如有丢失、泄密现象，要提交上级党组织处理。
二、发借档案。档案外借服务是指为满足某些利用需求，暂且将档案借出馆的一种服务方式。在抗战时期，就是由中央秘书处把一些有参考价值的和在工作中经常借鉴使用的档案发给有关地方、有关部队和有关高级负责同志使用。《关于阅读党内秘密文件的规则》要求：中央秘书处印发的文件，要注明普通秘密与绝对秘密两种，普通秘密的文件由党的组织制定一定的负责人保管，并按规定阅读和使用，绝对文件按中央组织部规定的名单传阅和保存；各地方、各机关的负责同志收到文件后必须仔细点清并在发件名单上签字，然后“照文件之机密性质，分别妥存和传阅。”；收件人如调动工作，“必须将所发文件全部移交或清还”；凡收借绝密文件的单位或个人，在接到催还的通知后，即派可靠的通讯员送交中央秘书处文书科亲收；阅读普通秘密文件的干部，须按照中央办公厅规定的条件，由各系统组织部门审查批准，然后将名单呈报中央办公厅汇存，阅件同志如违反规则或发生遗失、泄密等现象，要酌情给予处理。
三、清退文件。在提供阅览和发借文件后，一般的都有清退催还的问题。作为收件者或借阅者是清退的问题，作为发件者是催还的问题。1943年中央书记处办公厅发出《党内绝密文件阅读保管发退条例》，对文件材料的使用与保管作出了规定。中央发出的文件，凡文件封面上注明有“绝密”二字者，为绝密文件，要限定日期收回。绝密文件的传递要有登记，要写书面收据，收件单位要在收据上签字或盖章，交原机要通讯员带回。其次，机关领导人接到绝密文件后“应与其他文件分开亲自保管或交机要秘书保管”。还要求，绝密文件须定期退还原发文机关，收件机关要按季度清理，并将清理结果报中央秘书处。
战争年代，公布材料的方式是多种多样的，有书面、报刊上公布，有汇集的形式公布，还有通过广播电台的形式对外公布。这种通过电台公布文件的形式，早在1932年江西瑞金红中社就开始了。1937年在延安新华社内设立了党务广播台，原文公布党务材料是一项主要工作内容。1942年1月28日，中央书记处办公厅在《关于给日报写稿子与供给党务广播材料的通知》中，要求由中央各部委及西北局每月供给“党务广播材料一篇”。1943年2月17日《中央书记处办公厅关于为党报收集稿件的通知》中又规定：党务广播材料，公开的材料由新华社负责，党内材料由办公厅负责。