在早期的档案案卷目录与文件目录中，有相当一部分是用字处理软件Word或WPS，采用“套打”的方式直接打印在印刷好的案卷目录或文件目录上。如今在建立机读档案案卷目录数据库与文件目录数据库时，往往要将这些目录重新输入数据库，费工、费时、费力。这里向大家介绍一种利用字处理软件Word 2003自带的“转换工具”，将文本转换成可导入数据库的目录数据方法。
　　第一步：将“套打”的目录文件中的文本文件在“Word 2003”中，按“条”分段。每一条目录的每一个著录项间用“，”号分开(注意必须用半角“，”号)。著录项内没有内容的同样要用“，”号分开。将目录文本文件排成下列格式：
　　顺序号，文号，责任者，题名，日期，页号，卷号
　　第二步：将排好的文本文件全部抹黑“选中”。
　　第三步：在Word 2003中的[表格]菜单下，选择[转换]命令级下的[文本转换成表格]命令。
　　第四步：在“文本转换成表格”对话框的“自动调整”操作下，选择“根据内容调整表格”项。然后选择“确定”按钮。
　　第五步：将上表“全选”后“复制”，直接“粘贴”到“Excel 2003”中，就能生成可直接导入数据库的目录数据。
　　使用这种方法可以将已有文本目录方便地转换成可导入数据库的数据，也可以用这种方法多人同时用多台计算机进行文本录入，而后再经统一转换后导入相应的数据库。对于非“套打”的Word格式的目录文件，可直接采用第五步的方法，转换成可导入数据库的数据。