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[摘要]人工智能的深度发展将为档案管理带来一场全面而深远的变革。人工智能在档案界的应用将推动档案管理理论的发展与创新、倒逼档案管理模式的优化与转型、助推档案管理人员的改造与升级。档案界在运用人工智能推动档案管理工作发展时，应注意做到：来源上的优势发力、借鉴下的因地制宜、融合中的主次有别、运用中的包容开放。
[关键词]档案管理人工智能技术变革业务创新
[分类号]G270.7
The Influence of Artificial Intelligence on Archives Management and Development Suggestions
Li Zilin， Xiong Wenjing
（School of information Resources Management of Renmin University of China， Beijing， 100872）
Abstract： The in-depth development of artificial intelligence will bring about a comprehensive and far-reaching shifting of archives management. The application of artificial intelligence in the archival field will promote the development and innovation of theory of archives management， force the optimization and shifting of archives management work and enhance the upgrading of archivists. When introducing the artificial intelligence to promote the development of archives management， the archival community should pay attention to： taking advantage of archives collections， learning experiences based on actual needs， integrating the artificial intelligence into specific archives business scenarios and actively and inclusively accepting the new application.
Keywords： ArchivesManagement；ArtificialIntelligence；TechnologyReform；BusinessInnovation
“網红”机器人成为讲解员，智能家居令人耳目一新，阿尔法狗战胜人类世界围棋冠军……目前，随着算法、数据、计算能力等关键要素取得进展，人工智能（Artificial Intelligence，AI）正在加速突破从“不能用、不好用”到“可以用”的技术拐点，不断拓宽应用领域，日益渗入人们日常生活。人工智能的源起可追溯到20世纪60年代关于如何让机器做到人类智能之事的研讨会——达特茅斯会议（Dartmouth Workshop）。在此次会议上，“人工智能”一词正式诞生，此次会议的召集者约翰·麦卡锡（John McCarthy）也被后人称为“人工智能之父”。人工智能的实质是让机器能够像人一样完成智能任务的技术，其发展大致经历了三个阶段：第一，机器学习阶段，即智能系统使用一系列算法从经验中进行学习；第二，机器智能阶段，即机器使用一系列高级算法从经验中进行学习（例如深度神经网络）；第三，机器意识阶段，即不需要外部数据就能从经验中自我学习[1]。相应的，人工智能的研究也呈现进阶式的发展，从智能语音识别、聊天机器人到谷歌具备深度学习功能的阿尔法狗，再到模拟神经网络的超级AI机器便是佐证。同时，人工智能的研究领域广泛，有人将其按照涉及的学科进行划分：计算机视觉，包括模式识别、图像处理等；自然语言处理，包括语音识别、合成以及语音对话；认知与推理，包括各种物理和社会常识；机器人学，包括各种机械控制、设计、运动规划等；博弈伦理，包含多代理人的交互、对抗、合作等议题；机器学习，包括各种统计建模、分析工具和计算方法等[2]。
人工智能的大热使得人们都在畅想人工智能时代人类社会的经济、政治、文化、技术等方方面面迎来的巨大变革。作为档案人，我们经常会就新技术环境的变化谈到社交媒体信息归档、基于语义的档案组织、档案知识库、智慧档案馆、智能档案推送服务等业务活动的新变化，那么人工智能与档案管理究竟是什么关系？人工智能背景下的档案管理又将何去何从？这些疑问成为技术变革时代档案界不可回避且需要勇敢应对、积极寻求解决策略的关键点。本文通过梳理当前国内外档案管理与人工智能的研究情况，分析人工智能对档案管理产生的影响，并在此基础上提出人工智能推动档案管理发展的建议对策，为技术变革时代档案管理的创新发展服务。
1档案管理与人工智能现有研究成果回顾
档案管理与人工智能的关联初见不显得紧密，但详细剖析则发现两者之间存在千丝万缕的关系。一方面，从档案的理论与实践发展历程来看，科学技术在档案界的发展变革中都发挥着源头促发性、基础支撑性作用。从纸质环境下的档案实体管理工作到计算机辅助环境下的档案信息管理工作再到数字环境下的数字档案资源归集与管护（Curation）工作，无不彰显着技术更新对档案管理工作模式和样态的直接作用力。另一方面，档案学科自身的应用与实践属性使得该学科与其他学科相比更具有对技术变化的敏感性。在档案领域，规范化的业务管理流程，先进的管理技术和工具是推动档案工作发展的关键因素。换言之，谁首先掌握技术上的优势和主动权，谁就具备掌握更多先进档案管理思维的可能性，成为引领档案管理实践发展的风向标。无疑，人工智能的深化应用将会使档案管理的时空条件、管理主体、管理手段、管理方式发生深刻的改变，智能化、智慧化成为档案管理下一阶段追求的新目标。 通过对国外图情档核心数据库以及中国知网全文数据库进行遍历，以“档案”（Archives）组配“人工智能”（Artificial Intelligence）、“机器学习”（Machine Learning）、“智能检索”（Intelligent Retrieval）、“自动标引”（Automatic Indexing）为关键词进行检索，筛选收集得到相关目标文献。在对文献进行筛选和梳理后，发现国内外档案与人工智能的理论研究与实践探索情况如下：
国外有关档案与人工智能的探索与应用研究相对成熟，呈现出聚焦技术应用为档案业务工作服务的特点。究其主要原因在于人工智能所引发的社会实践和管理智能化推动了信息资源利用的革命。意大利罗马特雷大学的学者将机器视觉（Machine Vision）技术运用于梵蒂冈秘密档案的转录工作。为了解决传统OCR识别技术对中世纪档案文本识别误差大、效率低的问题，学者们对每个单词书写的笔画拼图进行收割并组合成数据集，将该数据集运用于训练基于神经网络的机器视觉系统。这种做法使该系统能够识别不同笔画组合表示的字母，过滤掉错误的转录文字，从而提升档案转录工作的精准度和效率[3]。比尔肯特大学研究人员提出建立一个基于场景的视频监控档案查询系统。该视频监控档案查询系统突破了人类感知、推理能力在空间数据处理方面的极限，通过引入倒置追踪方案，实现对以场景为单位移动对象的查询和搜索。同时，该系统配置视觉查询专属界面，以提升图像检索的精确度[4]。另外，2019年3月20日，国际档案理事会秘书长安西娅·赛勒斯（Anthea Seles）在法国财政部档案馆的新闻媒体会上发表了关于“人工智能对文档管理的影响”主题演讲，并提出：通过人工智能技术实现档案工作自动化是档案管理发展的必由之路。一方面，数字环境下海量、非結构化档案信息的分类、整理与著录、鉴定工作变得更加复杂，高效档案管理的目标驱动机器学习等人工智能技术应用于档案工作自动化系统的开发。另一方面，档案界也应该意识到机器学习的局限性。运用逻辑运算可以完成大规模档案数据的整理工作，但是机器学习需要时间，同时，机器也无法完全像人类一样对档案数据内容和背景进行正确、精准的理解分析。如果过分依赖人工智能技术及其产生的结果，很有可能会出现偏差。因此，档案工作者在对档案工作自动化系统进行训练时应注意测量精度，调整算法，确保档案工作自动化系统算法透明，不断提升自身参与档案工作自动化进程的技能，夯实档案专业知识，加强“档案伦理观”，避免过分依赖系统造成的偏差[5]。
国内档案界学者和档案工作者自20世纪90年代开始对人工智能技术在档案工作中的应用进行探讨和实践。朱久兰、马旭超等学者就人工智能技术应用于档案检索，用计算机程序代替人的思维和推理过程，降低著录标记技术难度，提升档案检索工作效率展开探讨[6][7]。当前，我国档案界对人工智能的研究主要涉及以下几个方面：第一，人工智能给档案管理带来的机遇与挑战。有学者认为建立在人工智能基础上的智能化为档案价值实现提供新的路径，然而在此背景下传统档案知识体系将面临适应智能化时代的档案认知和档案管理需要进行更新的任务[8]。也有学者认为人工智能将给常规性、重复性、技术含量低的档案岗位带来冲击，但同时人工智能技术在档案数字化、智能检索、提升档案服务效率等方面有广泛的应用价值[9]。第二，人工智能技术在档案管理实践活动中的应用与探讨。太仓市档案馆的智慧档案馆在建设过程中引入人工智能技术为档案资源收集、档案智能分类、档案安全管理、档案网络建设工作服务，成效显著[10]。也有学者认为，运用人工智能技术优化档案管理系统和服务系统，开展移动端档案业务以及档案编研工作，将满足用户的个性化需求[11]。第三，我国档案界关于如何应对人工智能的相关思考。有学者认为立足深度学习与联想功能的人工智能设备可以处理的信息量呈现几何级数增长，在此背景下传统的档案管理原则、档案鉴定标准、档案作用和价值的发挥等均要发生变化[12]。
总体上看，国外与国内档案界对人工智能的理论探索和应用研究各有千秋。前者侧重于人工智能技术在具体业务活动中的应用和实践，受图书馆、信息资源管理领域人工智能应用研究的影响较为明显。国内侧重于人工智能引入档案管理活动的可行性、机遇与风险分析，在具体技术应用层的研究还处于探讨和初步试验阶段。但值得肯定的是，我国档案界较为敏锐地意识到：传统档案管理理论和管理模式必须结合人工智能环境进行调整和更新，才能以变应变，长远发展。
2人工智能对档案管理的影响分析
通过对国内外档案界有关人工智能理论与实践的梳理，了解当前档案界对人工智能主题研究的特点和趋势，从中总结出人工智能对档案管理产生以下影响：
第一，人工智能在档案界的应用将推动档案管理理论的发展与创新。人工智能技术快速发展并且应用日益广泛，但适应新技术环境的档案管理理论仍然处于缺失状态，无法精准、密切地指导档案管理事业的发展。传统档案构成要素在计算机环境下如何进行重新定义，传统档案鉴定理论如何发展以适应计算机批处理档案鉴定工作，传统的档案分类方法论和全宗理论如何满足数字环境下多元主体协同生成信息的归档工作都是需要应对的问题。档案学作为一门实践性很强的学科，实践走在应用理论甚至基础理论前面是很平常的事。但档案实践长期走在档案理论前面，就不能简单视为一种正常的现象。因此，人工智能与档案管理深度融合亟需新的档案理论支撑。
第二，人工智能在档案界的实践将倒逼档案管理的优化与转型。通过现有文献不难发现，人工智能技术在档案领域的应用几乎涵盖了档案管理的所有流程。因此，基于技术革命而大胆预测，未来人工智能带来的科技变革，将会极大地影响到现有档案管理的模式与方法。技术革新将倒逼档案管理转型发展，档案工作自动化系统的开辟，档案的智能化管理，档案基础性业务活动更新与迭代，档案整合、检索与利用工作的一站式处理等等，将展现出人工智能技术与档案业务的深度融合发展。由此，假如档案界能高度重视人工智能带来的机遇与挑战，以开放、包容的心态加入人工智能技术的运用环境之中，探索“人工智能+档案”的具体实现场景，将会产生科技推动档案工作转型发展的强大优势。 第三，人工智能在档案界的发展将助推档案管理人员的改造与升級。未来几十年是人工智能深度发展应用的几十年，档案领域不可避免地将卷入人工智能的浪潮之中，档案管理人员也需要具备长远的战略眼光和高位的职业定位布局，在坚守专业领域“一亩三分地”的同时，具备“开眼看世界”的敏锐视角和综合能力。档案管理人员在人工智能领域是否存在生存空间，应该扮演什么角色，参与档案相关的人工智能项目需要具备哪些技能，应该选取什么样的组织机构和技术人员开展档案业务合作……对于以上问题的思考将不断推动档案管理人员自身能力的提升，以防止其在人工智能浪潮的裹挟下落入职业消亡的境地。
3人工智能助推档案管理发展的建议
2017年，国务院印发《新一代人工智能发展规划》（国发2017〔35〕号），从国家层面提出构建开放协同的人工智能科技创新体系，关注和发展知识计算引擎与知识服务、类脑智能计算、虚拟现实智能建模技术等关键技术，培育智能经济、智能社会、智能政务等。正值我国加强人工智能布局、收获人工智能红利、引领智能时代的重大历史机遇期，档案领域如何在此时代背景下，明确发展定位、找准发展路径，需要理性的思考和长远的筹谋。那么，关于人工智能，我们究竟要坚守什么、转变什么以及创造什么？笔者提供如下些许建议：
第一，来源上的优势发力。对档案界而言，不能正确预判管理技术发展的方向、把握管理形态的变化，不仅会导致“技术代差”，更会引发“部门淘汰”等生存危机。学者Venkatesan M曾说过：“无论人们是在使用算法、人工智能还是机器学习，有一点可以确定的是：如果所使用的数据是瑕疵的，那产生的结果也必将带有瑕疵”。因此，档案界要深刻认识到数据是人工智能应用的“立身之本”。换言之，谁能掌握最准确、最翔实的数据信息，谁就更有可能实现所谓的“智能”。档案部门在数据质量和数据管理方面具备天然的优势，相较于互联网上存在的海量的、形态各异的流态数据，档案数据凭借其真实性、完整性、可靠性脱颖而出，成为机器学习、人工智能研究开展所需的优质数据集。另外，随着我国电子政务服务的深入推进，具备高附加值特点的跨机构、跨部门、跨地域协同公共业务活动产生的档案数据成为国家、社会各界争相利用、开发的重点。因此，档案界须转变思维导向，坚持发挥档案数据的特殊优势，与相关机构合作打造档案数据池，借助适宜、有效的智能工具和方法，让各类档案数据尽其才、尽其用。江西省赣州市不动产登记中心把国土、矿产、林业、城建、规划和不动产等分散的档案资源融合成一个“数字化聚宝盆”，构建赣州市自然资源“一张图”系统。通过将各主管部门的档案数据进行整合与集成，融成涵盖建设用地使用权图形、建筑物图形、城市规划图、基准地价图的档案数据池，为后期引入人工智能技术对档案数据进行分析与挖掘夯实基础。
第二，借鉴下的因地制宜。尽管部分专业领域在引入人工智能推进升级、转型工作时遇到层层阻碍，实践效果不尽如人意，但是积极寻求应对与融入策略已经成为人工智能时代各行业生存发展的大势所向。《国务院关于印发新一代人工智能发展规划的通知》提出，要开展跨学科探索性研究，推动人工智能与神经科学、认知科学、量子科学、心理学、数学、经济学、社会学等相关基础学科的交叉融合。这从侧面反映：其他学科只要能注意参与、融合，同样可以在人工智能发展过程中占据一片发展之地。当前，图书馆学、情报学已经先档案界一步搭乘人工智能的高速列车，专家系统、自然语言处理等技术在图书馆文献分类、在线访问公共目录设计中的应用，预测性搜索、全文搜索技术在文献查询检索服务中的普及，机器人技术在图书馆工作自动化中的发力等等，将为档案界应用人工智能开拓智慧管理之路提供参考的案例和前期经验。但是，在此过程中应注意人工智能的应用既需要具备技术可行性，也要贴合主体的实际需求，实现科学且必要的因地制宜。以江苏省太仓市智慧档案馆为例，该馆在馆藏系统中引入智能Agent技术，定期自动扫描馆藏数字化档案资源的存储区域，把可用的文字信息自动分类存入指定的全文数据库（CFS文件）中，可以有效地将档案全文检索的时间控制在0.1秒以内，提高检索速度和准确度[13]。
第三，融合中的主次有别。技术和工具的存在意义在于服务人类实践活动的开展，技术唯上、唯技术主义等绝对认识论并不能完全解决实践活动中的所有问题。就档案界引入人工智能而言，分清主次、明确核心目标，至关重要。借助技术手段实现业务管理的最终目的是根本要义，切勿盲目追随技术热点，强硬嫁接只会适得其反。人工智能技术的使用应该融合到具体的档案业务场景之中，就业务需求和实践需要有的放矢，实现技术助力管理的终极目标。以北京市市场监督管理局为例，业务活动中产生的工商档案数量庞大、存储分散、格式多样，面对极速增长的电子档案查询服务、电子文件归档与归集、特定档案内容提取等业务需要，人工智能的用武之地尽显。其运用文本处理、图像识别等技术实现对电子档案的智能比对和分类，设置归档批处理标准和程序，提升电子文件归档工作的效率，也运用信息抽取技术实现对档案内容的结构化处理和文本挖掘，为精准查询、提升检索效率服务。
第四，运用中的包容开放。目前，大数据应用难以在专业实践中落地生根是各行各业共同面临的问题。经分析后发现：技术的成熟与先进程度并不是关键制约因素，究其根本在于懂技术懂业务的专业人士的缺乏。大数据技术效用的发挥需要具体的应用场景做支撑，仅有少量或极个别的专业人士能够把握、推动智能数据处理技术与海量专业数据的无缝对接。因此需要档案管理人员以包容、开放的眼光寻求与技术人员的合作、交流。多方协同是当今时代各项事业发展的主流趋势，借力打力，取长补短是档案界应该意识到的发力点。当前，我国浙江省档案局、青岛市档案馆、北京市工商档案管理中心纷纷与提供专业人工智能技术服务的公司进行合作，档案工作者与技术研发人员沟通业务需求，共同确定技术引入节点，立足档案业务现实问题，探索人工智能技术的应用价值，取得可喜的效果。 人工智能技术进步速度快、影响面广，档案人如果等到面临职业消亡的威胁或在发展迫在眉睫时再想办法应对，很有可能为时已晚。因此，在各数据部门纷纷借助智能技术实施智慧数据管理和服务的背景下，档案界要逆流而上，争取不被淹没在智慧转型的浪潮之中。同时，我们也应认识到“智慧”的根源仍在于档案人，而非智能技术。归根结底，智慧管理就是对档案管理实践中产生的智慧进行整合，使之能与隐藏的管理规律、动态服务需求间形成良好的协同互动。当前，人工智能在档案界的应用已经无法回避，智能技术取代部分程序化、机械化、模式化的档案业务工作已成星星之火之势。在面对人工智能的浪潮时，档案人要敞开心胸，正视技术变革的利与弊，不断调整、完善自身知识结构，争取在未来的竞争中有所依靠。
注释与参考文献
[1]傅平，邹小筑，吴丹，叶志锋.回顾与展望：人工智能在图书馆的应用[J].图书情报知识，2018（2）：50-60.
[2]Warwick K. Artificial Intelligence[M].Hoboken： Taylor& amp； Francis，2011：13-59.
[3]Artificial Intelligence Is Cracking Open the Vatican’s Secret Archives[EB/OL].[2019-03-10].https：//www.theatlantic.com/ technology/archive/2018/04/vatican-secret-archives-artificial-intelligence/559205/.
[4]Ediz Saykol， Ugur Gudukbay， Ozgur Ulusoy. Scenariobased Query Processing for Video-surveillance Archives[J]. EngineeringApplications ofArtificial Intelligence，2010（23）：331-345.
[5]Intelligence artificielle et l’impact sur la gestion d’information et les archives.[EB/OL].[2019-03-10].https：//www.ica.org/ sites/default/files/mef_intelligence_artificielle_dissemination.pdf.
[6]朱久兰.档案信息智能检索[J].档案学通讯，1994（4）：57-58+39.
[7]马绪超.人工智能及其在档案检索中的应用[J].黑龙江档案，1996（6）：36-37.
[8][12]陈辉.智能化社会档案价值实现新路径与档案知识体系重构探析[J].档案学研究，2018（4）：13-17.
[9]朱云輝.人工智能技术在数字档案信息资源分类与检索中的应用[J].资源信息与工程，2018（12）：200-204.
[10][13]陈亮.人工智能技术在智慧档案馆建设中的应用初探——以太仓市档案馆为例[J].档案与建设，2016（7）：80-82.
[11]沈牡丹，范智新.人工智能时代档案工作如何寻求新发展[J].兰台世界，2018（5）：77-79.
[关键词]档案管理人工智能技术变革业务创新
[分类号]G270.7
The Influence of Artificial Intelligence on Archives Management and Development Suggestions
Li Zilin， Xiong Wenjing
（School of information Resources Management of Renmin University of China， Beijing， 100872）
Abstract： The in-depth development of artificial intelligence will bring about a comprehensive and far-reaching shifting of archives management. The application of artificial intelligence in the archival field will promote the development and innovation of theory of archives management， force the optimization and shifting of archives management work and enhance the upgrading of archivists. When introducing the artificial intelligence to promote the development of archives management， the archival community should pay attention to： taking advantage of archives collections， learning experiences based on actual needs， integrating the artificial intelligence into specific archives business scenarios and actively and inclusively accepting the new application.
Keywords： ArchivesManagement；ArtificialIntelligence；TechnologyReform；BusinessInnovation
“網红”机器人成为讲解员，智能家居令人耳目一新，阿尔法狗战胜人类世界围棋冠军……目前，随着算法、数据、计算能力等关键要素取得进展，人工智能（Artificial Intelligence，AI）正在加速突破从“不能用、不好用”到“可以用”的技术拐点，不断拓宽应用领域，日益渗入人们日常生活。人工智能的源起可追溯到20世纪60年代关于如何让机器做到人类智能之事的研讨会——达特茅斯会议（Dartmouth Workshop）。在此次会议上，“人工智能”一词正式诞生，此次会议的召集者约翰·麦卡锡（John McCarthy）也被后人称为“人工智能之父”。人工智能的实质是让机器能够像人一样完成智能任务的技术，其发展大致经历了三个阶段：第一，机器学习阶段，即智能系统使用一系列算法从经验中进行学习；第二，机器智能阶段，即机器使用一系列高级算法从经验中进行学习（例如深度神经网络）；第三，机器意识阶段，即不需要外部数据就能从经验中自我学习[1]。相应的，人工智能的研究也呈现进阶式的发展，从智能语音识别、聊天机器人到谷歌具备深度学习功能的阿尔法狗，再到模拟神经网络的超级AI机器便是佐证。同时，人工智能的研究领域广泛，有人将其按照涉及的学科进行划分：计算机视觉，包括模式识别、图像处理等；自然语言处理，包括语音识别、合成以及语音对话；认知与推理，包括各种物理和社会常识；机器人学，包括各种机械控制、设计、运动规划等；博弈伦理，包含多代理人的交互、对抗、合作等议题；机器学习，包括各种统计建模、分析工具和计算方法等[2]。
人工智能的大热使得人们都在畅想人工智能时代人类社会的经济、政治、文化、技术等方方面面迎来的巨大变革。作为档案人，我们经常会就新技术环境的变化谈到社交媒体信息归档、基于语义的档案组织、档案知识库、智慧档案馆、智能档案推送服务等业务活动的新变化，那么人工智能与档案管理究竟是什么关系？人工智能背景下的档案管理又将何去何从？这些疑问成为技术变革时代档案界不可回避且需要勇敢应对、积极寻求解决策略的关键点。本文通过梳理当前国内外档案管理与人工智能的研究情况，分析人工智能对档案管理产生的影响，并在此基础上提出人工智能推动档案管理发展的建议对策，为技术变革时代档案管理的创新发展服务。
1档案管理与人工智能现有研究成果回顾
档案管理与人工智能的关联初见不显得紧密，但详细剖析则发现两者之间存在千丝万缕的关系。一方面，从档案的理论与实践发展历程来看，科学技术在档案界的发展变革中都发挥着源头促发性、基础支撑性作用。从纸质环境下的档案实体管理工作到计算机辅助环境下的档案信息管理工作再到数字环境下的数字档案资源归集与管护（Curation）工作，无不彰显着技术更新对档案管理工作模式和样态的直接作用力。另一方面，档案学科自身的应用与实践属性使得该学科与其他学科相比更具有对技术变化的敏感性。在档案领域，规范化的业务管理流程，先进的管理技术和工具是推动档案工作发展的关键因素。换言之，谁首先掌握技术上的优势和主动权，谁就具备掌握更多先进档案管理思维的可能性，成为引领档案管理实践发展的风向标。无疑，人工智能的深化应用将会使档案管理的时空条件、管理主体、管理手段、管理方式发生深刻的改变，智能化、智慧化成为档案管理下一阶段追求的新目标。 通过对国外图情档核心数据库以及中国知网全文数据库进行遍历，以“档案”（Archives）组配“人工智能”（Artificial Intelligence）、“机器学习”（Machine Learning）、“智能检索”（Intelligent Retrieval）、“自动标引”（Automatic Indexing）为关键词进行检索，筛选收集得到相关目标文献。在对文献进行筛选和梳理后，发现国内外档案与人工智能的理论研究与实践探索情况如下：
国外有关档案与人工智能的探索与应用研究相对成熟，呈现出聚焦技术应用为档案业务工作服务的特点。究其主要原因在于人工智能所引发的社会实践和管理智能化推动了信息资源利用的革命。意大利罗马特雷大学的学者将机器视觉（Machine Vision）技术运用于梵蒂冈秘密档案的转录工作。为了解决传统OCR识别技术对中世纪档案文本识别误差大、效率低的问题，学者们对每个单词书写的笔画拼图进行收割并组合成数据集，将该数据集运用于训练基于神经网络的机器视觉系统。这种做法使该系统能够识别不同笔画组合表示的字母，过滤掉错误的转录文字，从而提升档案转录工作的精准度和效率[3]。比尔肯特大学研究人员提出建立一个基于场景的视频监控档案查询系统。该视频监控档案查询系统突破了人类感知、推理能力在空间数据处理方面的极限，通过引入倒置追踪方案，实现对以场景为单位移动对象的查询和搜索。同时，该系统配置视觉查询专属界面，以提升图像检索的精确度[4]。另外，2019年3月20日，国际档案理事会秘书长安西娅·赛勒斯（Anthea Seles）在法国财政部档案馆的新闻媒体会上发表了关于“人工智能对文档管理的影响”主题演讲，并提出：通过人工智能技术实现档案工作自动化是档案管理发展的必由之路。一方面，数字环境下海量、非結构化档案信息的分类、整理与著录、鉴定工作变得更加复杂，高效档案管理的目标驱动机器学习等人工智能技术应用于档案工作自动化系统的开发。另一方面，档案界也应该意识到机器学习的局限性。运用逻辑运算可以完成大规模档案数据的整理工作，但是机器学习需要时间，同时，机器也无法完全像人类一样对档案数据内容和背景进行正确、精准的理解分析。如果过分依赖人工智能技术及其产生的结果，很有可能会出现偏差。因此，档案工作者在对档案工作自动化系统进行训练时应注意测量精度，调整算法，确保档案工作自动化系统算法透明，不断提升自身参与档案工作自动化进程的技能，夯实档案专业知识，加强“档案伦理观”，避免过分依赖系统造成的偏差[5]。
国内档案界学者和档案工作者自20世纪90年代开始对人工智能技术在档案工作中的应用进行探讨和实践。朱久兰、马旭超等学者就人工智能技术应用于档案检索，用计算机程序代替人的思维和推理过程，降低著录标记技术难度，提升档案检索工作效率展开探讨[6][7]。当前，我国档案界对人工智能的研究主要涉及以下几个方面：第一，人工智能给档案管理带来的机遇与挑战。有学者认为建立在人工智能基础上的智能化为档案价值实现提供新的路径，然而在此背景下传统档案知识体系将面临适应智能化时代的档案认知和档案管理需要进行更新的任务[8]。也有学者认为人工智能将给常规性、重复性、技术含量低的档案岗位带来冲击，但同时人工智能技术在档案数字化、智能检索、提升档案服务效率等方面有广泛的应用价值[9]。第二，人工智能技术在档案管理实践活动中的应用与探讨。太仓市档案馆的智慧档案馆在建设过程中引入人工智能技术为档案资源收集、档案智能分类、档案安全管理、档案网络建设工作服务，成效显著[10]。也有学者认为，运用人工智能技术优化档案管理系统和服务系统，开展移动端档案业务以及档案编研工作，将满足用户的个性化需求[11]。第三，我国档案界关于如何应对人工智能的相关思考。有学者认为立足深度学习与联想功能的人工智能设备可以处理的信息量呈现几何级数增长，在此背景下传统的档案管理原则、档案鉴定标准、档案作用和价值的发挥等均要发生变化[12]。
总体上看，国外与国内档案界对人工智能的理论探索和应用研究各有千秋。前者侧重于人工智能技术在具体业务活动中的应用和实践，受图书馆、信息资源管理领域人工智能应用研究的影响较为明显。国内侧重于人工智能引入档案管理活动的可行性、机遇与风险分析，在具体技术应用层的研究还处于探讨和初步试验阶段。但值得肯定的是，我国档案界较为敏锐地意识到：传统档案管理理论和管理模式必须结合人工智能环境进行调整和更新，才能以变应变，长远发展。
2人工智能对档案管理的影响分析
通过对国内外档案界有关人工智能理论与实践的梳理，了解当前档案界对人工智能主题研究的特点和趋势，从中总结出人工智能对档案管理产生以下影响：
第一，人工智能在档案界的应用将推动档案管理理论的发展与创新。人工智能技术快速发展并且应用日益广泛，但适应新技术环境的档案管理理论仍然处于缺失状态，无法精准、密切地指导档案管理事业的发展。传统档案构成要素在计算机环境下如何进行重新定义，传统档案鉴定理论如何发展以适应计算机批处理档案鉴定工作，传统的档案分类方法论和全宗理论如何满足数字环境下多元主体协同生成信息的归档工作都是需要应对的问题。档案学作为一门实践性很强的学科，实践走在应用理论甚至基础理论前面是很平常的事。但档案实践长期走在档案理论前面，就不能简单视为一种正常的现象。因此，人工智能与档案管理深度融合亟需新的档案理论支撑。
第二，人工智能在档案界的实践将倒逼档案管理的优化与转型。通过现有文献不难发现，人工智能技术在档案领域的应用几乎涵盖了档案管理的所有流程。因此，基于技术革命而大胆预测，未来人工智能带来的科技变革，将会极大地影响到现有档案管理的模式与方法。技术革新将倒逼档案管理转型发展，档案工作自动化系统的开辟，档案的智能化管理，档案基础性业务活动更新与迭代，档案整合、检索与利用工作的一站式处理等等，将展现出人工智能技术与档案业务的深度融合发展。由此，假如档案界能高度重视人工智能带来的机遇与挑战，以开放、包容的心态加入人工智能技术的运用环境之中，探索“人工智能+档案”的具体实现场景，将会产生科技推动档案工作转型发展的强大优势。 第三，人工智能在档案界的发展将助推档案管理人员的改造与升級。未来几十年是人工智能深度发展应用的几十年，档案领域不可避免地将卷入人工智能的浪潮之中，档案管理人员也需要具备长远的战略眼光和高位的职业定位布局，在坚守专业领域“一亩三分地”的同时，具备“开眼看世界”的敏锐视角和综合能力。档案管理人员在人工智能领域是否存在生存空间，应该扮演什么角色，参与档案相关的人工智能项目需要具备哪些技能，应该选取什么样的组织机构和技术人员开展档案业务合作……对于以上问题的思考将不断推动档案管理人员自身能力的提升，以防止其在人工智能浪潮的裹挟下落入职业消亡的境地。
3人工智能助推档案管理发展的建议
2017年，国务院印发《新一代人工智能发展规划》（国发2017〔35〕号），从国家层面提出构建开放协同的人工智能科技创新体系，关注和发展知识计算引擎与知识服务、类脑智能计算、虚拟现实智能建模技术等关键技术，培育智能经济、智能社会、智能政务等。正值我国加强人工智能布局、收获人工智能红利、引领智能时代的重大历史机遇期，档案领域如何在此时代背景下，明确发展定位、找准发展路径，需要理性的思考和长远的筹谋。那么，关于人工智能，我们究竟要坚守什么、转变什么以及创造什么？笔者提供如下些许建议：
第一，来源上的优势发力。对档案界而言，不能正确预判管理技术发展的方向、把握管理形态的变化，不仅会导致“技术代差”，更会引发“部门淘汰”等生存危机。学者Venkatesan M曾说过：“无论人们是在使用算法、人工智能还是机器学习，有一点可以确定的是：如果所使用的数据是瑕疵的，那产生的结果也必将带有瑕疵”。因此，档案界要深刻认识到数据是人工智能应用的“立身之本”。换言之，谁能掌握最准确、最翔实的数据信息，谁就更有可能实现所谓的“智能”。档案部门在数据质量和数据管理方面具备天然的优势，相较于互联网上存在的海量的、形态各异的流态数据，档案数据凭借其真实性、完整性、可靠性脱颖而出，成为机器学习、人工智能研究开展所需的优质数据集。另外，随着我国电子政务服务的深入推进，具备高附加值特点的跨机构、跨部门、跨地域协同公共业务活动产生的档案数据成为国家、社会各界争相利用、开发的重点。因此，档案界须转变思维导向，坚持发挥档案数据的特殊优势，与相关机构合作打造档案数据池，借助适宜、有效的智能工具和方法，让各类档案数据尽其才、尽其用。江西省赣州市不动产登记中心把国土、矿产、林业、城建、规划和不动产等分散的档案资源融合成一个“数字化聚宝盆”，构建赣州市自然资源“一张图”系统。通过将各主管部门的档案数据进行整合与集成，融成涵盖建设用地使用权图形、建筑物图形、城市规划图、基准地价图的档案数据池，为后期引入人工智能技术对档案数据进行分析与挖掘夯实基础。
第二，借鉴下的因地制宜。尽管部分专业领域在引入人工智能推进升级、转型工作时遇到层层阻碍，实践效果不尽如人意，但是积极寻求应对与融入策略已经成为人工智能时代各行业生存发展的大势所向。《国务院关于印发新一代人工智能发展规划的通知》提出，要开展跨学科探索性研究，推动人工智能与神经科学、认知科学、量子科学、心理学、数学、经济学、社会学等相关基础学科的交叉融合。这从侧面反映：其他学科只要能注意参与、融合，同样可以在人工智能发展过程中占据一片发展之地。当前，图书馆学、情报学已经先档案界一步搭乘人工智能的高速列车，专家系统、自然语言处理等技术在图书馆文献分类、在线访问公共目录设计中的应用，预测性搜索、全文搜索技术在文献查询检索服务中的普及，机器人技术在图书馆工作自动化中的发力等等，将为档案界应用人工智能开拓智慧管理之路提供参考的案例和前期经验。但是，在此过程中应注意人工智能的应用既需要具备技术可行性，也要贴合主体的实际需求，实现科学且必要的因地制宜。以江苏省太仓市智慧档案馆为例，该馆在馆藏系统中引入智能Agent技术，定期自动扫描馆藏数字化档案资源的存储区域，把可用的文字信息自动分类存入指定的全文数据库（CFS文件）中，可以有效地将档案全文检索的时间控制在0.1秒以内，提高检索速度和准确度[13]。
第三，融合中的主次有别。技术和工具的存在意义在于服务人类实践活动的开展，技术唯上、唯技术主义等绝对认识论并不能完全解决实践活动中的所有问题。就档案界引入人工智能而言，分清主次、明确核心目标，至关重要。借助技术手段实现业务管理的最终目的是根本要义，切勿盲目追随技术热点，强硬嫁接只会适得其反。人工智能技术的使用应该融合到具体的档案业务场景之中，就业务需求和实践需要有的放矢，实现技术助力管理的终极目标。以北京市市场监督管理局为例，业务活动中产生的工商档案数量庞大、存储分散、格式多样，面对极速增长的电子档案查询服务、电子文件归档与归集、特定档案内容提取等业务需要，人工智能的用武之地尽显。其运用文本处理、图像识别等技术实现对电子档案的智能比对和分类，设置归档批处理标准和程序，提升电子文件归档工作的效率，也运用信息抽取技术实现对档案内容的结构化处理和文本挖掘，为精准查询、提升检索效率服务。
第四，运用中的包容开放。目前，大数据应用难以在专业实践中落地生根是各行各业共同面临的问题。经分析后发现：技术的成熟与先进程度并不是关键制约因素，究其根本在于懂技术懂业务的专业人士的缺乏。大数据技术效用的发挥需要具体的应用场景做支撑，仅有少量或极个别的专业人士能够把握、推动智能数据处理技术与海量专业数据的无缝对接。因此需要档案管理人员以包容、开放的眼光寻求与技术人员的合作、交流。多方协同是当今时代各项事业发展的主流趋势，借力打力，取长补短是档案界应该意识到的发力点。当前，我国浙江省档案局、青岛市档案馆、北京市工商档案管理中心纷纷与提供专业人工智能技术服务的公司进行合作，档案工作者与技术研发人员沟通业务需求，共同确定技术引入节点，立足档案业务现实问题，探索人工智能技术的应用价值，取得可喜的效果。 人工智能技术进步速度快、影响面广，档案人如果等到面临职业消亡的威胁或在发展迫在眉睫时再想办法应对，很有可能为时已晚。因此，在各数据部门纷纷借助智能技术实施智慧数据管理和服务的背景下，档案界要逆流而上，争取不被淹没在智慧转型的浪潮之中。同时，我们也应认识到“智慧”的根源仍在于档案人，而非智能技术。归根结底，智慧管理就是对档案管理实践中产生的智慧进行整合，使之能与隐藏的管理规律、动态服务需求间形成良好的协同互动。当前，人工智能在档案界的应用已经无法回避，智能技术取代部分程序化、机械化、模式化的档案业务工作已成星星之火之势。在面对人工智能的浪潮时，档案人要敞开心胸，正视技术变革的利与弊，不断调整、完善自身知识结构，争取在未来的竞争中有所依靠。
注释与参考文献
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