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[摘要] 民办高校实行二级管理体制改革后,院系办公室的职能及所承担的任务大大增加了。在新形势下,院系办公室面临着许多新的挑战:院系办公室管理中的组织结构设置与人员配备、工作开展、管理人员队伍建设及如何对管理人员进行科学评价等。
[关键词] 民办高校 院系办公室 管理人员 二级管理工作
随着我国民办高等教育事业的快速发展和二级管理等体制改革的不断深化,民办高校办学规模不断扩大、办学层次稳步提升。不断提高办学水平、走内涵发展之路、办人民满意的教育成为民办高校发展的主要方向。民办高校院系办公室作为综合办事与服务机构,具有承上启下、协调左右的职能,如何紧紧围绕二级管理形式下院系的中心工作,促进院系又快又好科学发展,是摆在民办高校院系办公室面前的主要任务。
一、民办高校实行二级管理对院系办公室工作所产生的影响
二级管理适应了民办高校改革发展的需要,充分发挥院系办学主体作用,调动办学积极性,增强办学活力,强化办学特色,提升人才培养质量,促进学校规模、质量、结构、效益更好地协调发展。二级管理形势下,学校主要负责影响全局发展建设的问题,如学校发展规划、校园建设、院系及专业学科调整、学校管理体制与运行机制的确定等;各院系负责行使专项教育管理权,如教学日常管理、科学研究、专项经费的使用管理等。这样,学校便可从具体事务中解脱出来,专心研究涉及学校改革发展的重大问题。
二级管理要求进一步理顺学校和二级院系管理关系,进一步要求院系规范管理行为,提高服务水平,树立“服务育人”的思想观念。
二、二级管理形式下民办高校院系办公室工作的特点
二级管理形式下民办高校院系专项工作主要有:理论教学、实践教学、实验室建设及校产设备、行政、人事、财务、学生工作等。而这些工作都需要院系办公室人员来具体参与执行。
民办高校院系办公室人员配备实行的是“精兵简政、一人多岗、团结协作、精干高效”的原则,一般配备1～2名专职秘书。随着院系二级目标管理责任制的推广,学校的多项管理工作重心都有所下移。为保证学校有关职能部门和院系办公室工作的对口联系,使院系办公室的工作更加高效有序,院系办公室的工作主要由下列秘书岗位组成:行政秘书岗位、教学秘书岗位、学工秘书岗位、人事秘书岗位、科研秘书岗位、财务秘书岗位、实验设备秘书岗位等。由于民办高校的特点,这些秘书岗位必须由办公室人员来分担兼任,从而分别负责与学校对口职能部门保持沟通。
三、如何加强二级管理形势下民办高校院系办公室工作
1.加强制度保证
为推行二级管理,学校构建行之有效的二级管理考核评价机制。院系对照学校二级目标管理相关文件制定内部二级管理考核细则,其中包括院系办公室人员的岗位职责、考核办法等内容。针对院系二级管理的各专项工作,分工合作,保证各项工作目标明确,责任到人,落到实处,取得实效。从而把办公室工作纳入规范化、程序化、科学化轨道,以提高办公室工作水平和管理效能。
2.加强办公自动化建设
进一步提升校园信息化水平。以信息资源建设为核心,建设一个信息量大、覆盖面广、服务功能强的校园网。办公自动化系统作为校园网的一部分,办公室人员要充分利用办公自动化系统、短信平台等先进、便捷的办公设备和手段加工、传输办公信息,创建高效率、高质量现代办公机制。
3.加强管理人员队伍建设
在工作中学习,在学习中成长。民办高校强调管理人员“一专多能”,同时也重视管理人员的培养,出台的校级“青蓝工程”优秀管理干部培养等政策措施,大大鼓励了院系办公室管理人员进行学习研究,鼓励多进行经验交流,鼓励在工作中创新。通过督促办公室管理人员在工作中有意识地提高政治素质和业务素质,掌握办公室现代化管理的方法和手段,提高管理水平,改进工作作风,从而适应不断复杂化的高校院系管理工作。
4.转变观念,强化意识
强化效率意识。随着二级管理的全面展开,各项工作重心移到院系。民办高校院系办公室人员精简,这就要求在工作中特别注重办事的质量和效率,在“优”和“快”字上多下功夫,不断提高办公室的工作效率和质量。
强化服务意识。“管理就是服务”,院系办公室要努力为领导服务,为师生服务,在服务中不断提高认识,强化“高效服务”、“主动服务”,在服务中提高办事效率。
5.处理好几个关系
院系办公室作为学院工作的窗口,它总是处于诸多关系的网络中,不理顺和调整好各种关系,就会使工作受损,使院系形象受损。在诸多关系中应特别注意处理好以下几方面的关系:
处理好学校与院系的关系。二级管理形势下,学校与院系的关系既是上下级关系又是分工协作,学校作为教学主办者,行使宏观管理权;院系作为教学承办者,行使微观管理权,主要负责教学过程管理。院系相对独立,自主办学,在内部教学、科研、人事、学生管理、财务预算等问题上,享有较大的自主权,逐步建立自我发展的办学机制。面对学校和院系,院系办公室要摆正自己的中间枢纽位置,善于运筹和斡旋。
处理好学校职能部门与院系的关系。二级管理形势下,学校职能部门与院系的关系既是同级又是条块管理。职能部门在其职责范围内行使管理权力,院系应接受职能部门的指导和监督,并向职能部门反馈一线信息,提出意见和建议。面对院系与职能部门,院系办公室要摆正自己的协调、服务的位置。本着“要事”先办,“急事”速办,“缓事”也需办的原则,科学地做好各方面的工作。
处理好改革、发展与稳定的关系。改革是动力,发展是目的,稳定是前提。二级管理体制改革的目的在于促进学校发展,实现学校为经济社会发展多出人才、出好人才的办学目标。但也要看到,与其他改革一样,管理体制改革也是一个权力利益再分配和再调整的过程,涉及院系每个人的切身利益,直接影响学校的稳定大局。因此,在推行二级管理过程中,院系办公室管理要切实注意工作方法:顾全大局、精心组织、妥善安排、做好院系领导与普通教职工之间沟通,维护院系的和谐稳定,将不良效应降到最低限度。
总之,二级管理使民办高校面临发展机遇和挑战。民办高校院系办公室应主动适应新的形势,树立为教学科研服务,为培养人才服务的思想,努力加强和改进各项工作,为提升民办高校教育教学水平、人才培养质量发挥积极的作用。
参考文献:
[1]朱月华.高校二级学院办公室管理若干问题的思考[J].高教论坛,2006,(1).
[2]骆利民.高校实行二级管理的思考[J].泉州师范学院学报(社会科学版),2002,(3).
[3]伍超.普通高校实行校院二级管理的认识与思考[J].杭州电子工业学院学报,2004,(5).
[4]谢新伟.顾客满意理论与高校院系办公室管理工作[J].秘书之友,2006,(11).
[5]陈思泽.创新管理理念 做好新时期高校院系办公室管理工作[J].西南农业大学学报(社会科学版),2008,(12).
[关键词] 民办高校 院系办公室 管理人员 二级管理工作
随着我国民办高等教育事业的快速发展和二级管理等体制改革的不断深化,民办高校办学规模不断扩大、办学层次稳步提升。不断提高办学水平、走内涵发展之路、办人民满意的教育成为民办高校发展的主要方向。民办高校院系办公室作为综合办事与服务机构,具有承上启下、协调左右的职能,如何紧紧围绕二级管理形式下院系的中心工作,促进院系又快又好科学发展,是摆在民办高校院系办公室面前的主要任务。
一、民办高校实行二级管理对院系办公室工作所产生的影响
二级管理适应了民办高校改革发展的需要,充分发挥院系办学主体作用,调动办学积极性,增强办学活力,强化办学特色,提升人才培养质量,促进学校规模、质量、结构、效益更好地协调发展。二级管理形势下,学校主要负责影响全局发展建设的问题,如学校发展规划、校园建设、院系及专业学科调整、学校管理体制与运行机制的确定等;各院系负责行使专项教育管理权,如教学日常管理、科学研究、专项经费的使用管理等。这样,学校便可从具体事务中解脱出来,专心研究涉及学校改革发展的重大问题。
二级管理要求进一步理顺学校和二级院系管理关系,进一步要求院系规范管理行为,提高服务水平,树立“服务育人”的思想观念。
二、二级管理形式下民办高校院系办公室工作的特点
二级管理形式下民办高校院系专项工作主要有:理论教学、实践教学、实验室建设及校产设备、行政、人事、财务、学生工作等。而这些工作都需要院系办公室人员来具体参与执行。
民办高校院系办公室人员配备实行的是“精兵简政、一人多岗、团结协作、精干高效”的原则,一般配备1～2名专职秘书。随着院系二级目标管理责任制的推广,学校的多项管理工作重心都有所下移。为保证学校有关职能部门和院系办公室工作的对口联系,使院系办公室的工作更加高效有序,院系办公室的工作主要由下列秘书岗位组成:行政秘书岗位、教学秘书岗位、学工秘书岗位、人事秘书岗位、科研秘书岗位、财务秘书岗位、实验设备秘书岗位等。由于民办高校的特点,这些秘书岗位必须由办公室人员来分担兼任,从而分别负责与学校对口职能部门保持沟通。
三、如何加强二级管理形势下民办高校院系办公室工作
1.加强制度保证
为推行二级管理,学校构建行之有效的二级管理考核评价机制。院系对照学校二级目标管理相关文件制定内部二级管理考核细则,其中包括院系办公室人员的岗位职责、考核办法等内容。针对院系二级管理的各专项工作,分工合作,保证各项工作目标明确,责任到人,落到实处,取得实效。从而把办公室工作纳入规范化、程序化、科学化轨道,以提高办公室工作水平和管理效能。
2.加强办公自动化建设
进一步提升校园信息化水平。以信息资源建设为核心,建设一个信息量大、覆盖面广、服务功能强的校园网。办公自动化系统作为校园网的一部分,办公室人员要充分利用办公自动化系统、短信平台等先进、便捷的办公设备和手段加工、传输办公信息,创建高效率、高质量现代办公机制。
3.加强管理人员队伍建设
在工作中学习,在学习中成长。民办高校强调管理人员“一专多能”,同时也重视管理人员的培养,出台的校级“青蓝工程”优秀管理干部培养等政策措施,大大鼓励了院系办公室管理人员进行学习研究,鼓励多进行经验交流,鼓励在工作中创新。通过督促办公室管理人员在工作中有意识地提高政治素质和业务素质,掌握办公室现代化管理的方法和手段,提高管理水平,改进工作作风,从而适应不断复杂化的高校院系管理工作。
4.转变观念,强化意识
强化效率意识。随着二级管理的全面展开,各项工作重心移到院系。民办高校院系办公室人员精简,这就要求在工作中特别注重办事的质量和效率,在“优”和“快”字上多下功夫,不断提高办公室的工作效率和质量。
强化服务意识。“管理就是服务”,院系办公室要努力为领导服务,为师生服务,在服务中不断提高认识,强化“高效服务”、“主动服务”,在服务中提高办事效率。
5.处理好几个关系
院系办公室作为学院工作的窗口,它总是处于诸多关系的网络中,不理顺和调整好各种关系,就会使工作受损,使院系形象受损。在诸多关系中应特别注意处理好以下几方面的关系:
处理好学校与院系的关系。二级管理形势下,学校与院系的关系既是上下级关系又是分工协作,学校作为教学主办者,行使宏观管理权;院系作为教学承办者,行使微观管理权,主要负责教学过程管理。院系相对独立,自主办学,在内部教学、科研、人事、学生管理、财务预算等问题上,享有较大的自主权,逐步建立自我发展的办学机制。面对学校和院系,院系办公室要摆正自己的中间枢纽位置,善于运筹和斡旋。
处理好学校职能部门与院系的关系。二级管理形势下,学校职能部门与院系的关系既是同级又是条块管理。职能部门在其职责范围内行使管理权力,院系应接受职能部门的指导和监督,并向职能部门反馈一线信息,提出意见和建议。面对院系与职能部门,院系办公室要摆正自己的协调、服务的位置。本着“要事”先办,“急事”速办,“缓事”也需办的原则,科学地做好各方面的工作。
处理好改革、发展与稳定的关系。改革是动力,发展是目的,稳定是前提。二级管理体制改革的目的在于促进学校发展,实现学校为经济社会发展多出人才、出好人才的办学目标。但也要看到,与其他改革一样,管理体制改革也是一个权力利益再分配和再调整的过程,涉及院系每个人的切身利益,直接影响学校的稳定大局。因此,在推行二级管理过程中,院系办公室管理要切实注意工作方法:顾全大局、精心组织、妥善安排、做好院系领导与普通教职工之间沟通,维护院系的和谐稳定,将不良效应降到最低限度。
总之,二级管理使民办高校面临发展机遇和挑战。民办高校院系办公室应主动适应新的形势,树立为教学科研服务,为培养人才服务的思想,努力加强和改进各项工作,为提升民办高校教育教学水平、人才培养质量发挥积极的作用。
参考文献:
[1]朱月华.高校二级学院办公室管理若干问题的思考[J].高教论坛,2006,(1).
[2]骆利民.高校实行二级管理的思考[J].泉州师范学院学报(社会科学版),2002,(3).
[3]伍超.普通高校实行校院二级管理的认识与思考[J].杭州电子工业学院学报,2004,(5).
[4]谢新伟.顾客满意理论与高校院系办公室管理工作[J].秘书之友,2006,(11).
[5]陈思泽.创新管理理念 做好新时期高校院系办公室管理工作[J].西南农业大学学报(社会科学版),2008,(12).