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摘要：近几年来，高校档案管理工作的范围不断扩大，复杂性不断增强，对高校档案管理部门提出了越来越高的要求，而信息化技术的应用，对于提升高校档案管理水平，促进档案资源更好地发挥其应有的价值，有着重要的意义。本文将在分析高校档案管理信息化建设必要性的基础上，就如何有效开展高校档案管理的信息化建设提出一些对策，以供参考。
关键词：高校档案管理 信息化建设 档案管理
中图分类号：G270.7；G647.24 文献标识码：A 文章编号：1009-5349（2018）02-0175-02
随着信息化、现代化时代的到来，高校档案管理信息化建设是对档案文件保存方式、管理模式的创新和改进，是促进档案资源信息化转换的重要途径，对促进高校档案管理工作的提高有着重要的意义。如何更好地利用档案，快速提升档案工作的效率，使档案更好地为老师和学生服务也是亟待研究的问题。
一、高校档案管理工作的现状
随着高科技产品的不断发展和普及，档案信息资源具备了先进的技术资源，并且现在社会的信息化，使档案的信息化具备了发展的社会环境。同时国家对高校档案管理工作的政策支持，这些都加速了档案信息化在高校中普及的步伐。虽然档案的信息化在不断发展，但是还是存在以下几个方面的问题。
1.档案管理工作基础设施较差
高校档案管理信息化，从字面的意思不难理解，就是说在对档案资料进行管理的时候，我们高校档案管理人员要学会利用现代化的信息技术，如网络、计算机和图文技术平台等，对高校所掌握的、实时要查询的档案资料进行科学化的管理、安排和配置，并最终实现档案资源管理信息化这个过程。[1]通俗地讲，也可以说是对高校当前档案管理工作模式进行改革，把传统的纸制档案资料转化为数字化、信息化的档案来存储，由于高校当前的电子设备及存储设备跟不上时代发展，导致档案管理信息化工作停滞不前。
2.档案管理工作意识淡薄
很多高校对档案管理工作比较漠视，把高校过往的档案资料随意存储在不同位置，没有把高校档案统一集中管理，再加上高校注重招生以及教育工作，对档案管理重视程度不够，多年以来很少有学校会对其一一整理，这就导致了档案管理工作成为一种形式，真正做档案工作的人少之又少，最终就造成时间越久、档案越难管理的恶性循环。
3.档案安全存在一定的风险
高校档案信息化管理即无纸化、电子化、网络化，目前，调查数据显示，很多高等院校都缺乏把电子文件归档工作程序化的意识，最终导致相当部分院校电子档案的归档工作变得相当混乱无序，学校管理者不能及时找到或者检索到所需电子档案，既浪费了查阅所需档案的时间，又增加了高校档案丢失的风险。同时，由于档案管理人员对电子档案存储不够重视，使得电子文件的存储媒介存在着安全隐患。比如说有些高校管理者请科技公司为高校设计办公自动化系统时，由于技术人员本身专业性的限制，没有考虑到高校档案管理工作的差异性和保密性，把应该加密归档的电子文件只是简单地保存在计算机硬盘上。如果这样的话，那么计算机一旦出现信息系统崩溃问题，电子档案文件就会遭到彻底破坏，甚至全部丢失。[2]如何规避被病毒侵入、防止恶意的网络攻击，也是当下高校档案信息化过程中面临的大问题。
4.现有人员缺少足够的专业素质
研究数据表明，就当前而言，很多高校从事档案管理的工作人员并不是系统学习过档案管理信息化的专业人才，有些人虽然具有十分过硬的档案管理知识，但是不熟悉计算机在档案管理信息化过程中的实际操作应用，习惯用老旧的档案管理模式反而影响了档案管理信息化的进度；有些人虽然能够熟练使用计算机的基本应用，但是对档案管理一窍不通，实际工作中，不能把对计算机的应用融合到档案管理工作中。综上所述，高校只有培养出既掌握档案管理知识又掌握计算机信息处理能力的复合型人才，那么，高校的档案管理部门才能从根本上解决档案信息化过程中存在的问题。
二、档案管理信息化建设的方式方法可以从以下几点来抓
1.整合档案信息
当前，很多高校现有的各种计算机硬件设备，虽然具有保存电子文件和高校档案的功能，但是却不能满足档案管理信息化的专业性、保密性、系统性，所以高校首要的工作就是以高校电子档案归档管理的整个程序为基础研发出新型的、专业的电子档案管理系统，把高校档案管理工作程序化，这样就可以避免档案信息出现丢失或者损坏的状况。档案管理人员可以在使用专业的电子档案管理系统基础上，建立一套不断完善的电子档案保存管理制度，为进一步促进高校档案信息化打好基础。科学研究、教学计划、教学改革，还有工作人员和入校学生的资料，这些档案每年以惊人的数量增长，高校档案管理者应该利用新开发的电子档案系统对这些档案进行全面整合，将各类档案分类整理并存档，方便查找和利用。在此基础上，还应该注重档案的质量，保证档案的完整性，实现档案管理的系统化和规范化。
2.建立好专业的电子档案管理队伍
首先是对现有的档案管理人员进行专业的培训。高校管理者要着眼于未来，加强在职档案管理者的专业知识培训，细化分类，短板特训，把精于现代化档案管理知识但计算机信息化处理知识相对欠缺的人集中起来，聘请专业人士重点提升他们的计算机信息化知识，强化信息安全技术应用的培训，提高档案管理人员的信息安全意识。而对于那些缺乏档案管理信息化流程操作知识的工作人员，培训的目的在于促进他们把计算机应用和档案管理工作融合在一起。高校管理者通过这些针对性培训，不仅使在职档案管理人员变成具有多种能力的复合型人才，同时也为高校档案管理信息化工作的持续推进夯实人才基础。其次，高校应加大对档案管理复合型人才的引进力度。高校学生流动性大，档案管理的复杂性等因素不得不让高校管理者意识到引进专业人才是必须经历的过程，是更新高校档案管理队伍血液的必要措施和重要方法。高校管理者通过新引进的人才可以很好地带动现有人员推进档案管理工作。
3.转变高校管理者的思想观念
进入21世纪，高校管理者必须正视管理档案的重要性，转变观念，培养专业的档案管理人才，同时注重创新型管理人才的培养。学校应该为档案管理人员提供充足的学习机会和对外交流机会，尽快从传统的档案管理观念中走出来，以一种发展的眼光迎接信息化的到来，为档案信息化建设做好准备。高校管理者要加强档案管理的信息化建设，必须配置专业的档案信息化管理人员负责档案管理，这样才能在档案信息化管理过程中采用科学的管理方法，也能够树立服务高校管理、服务师生的意识。更重要的是，高校的档案管理者也要树立现代化档案管理理念，档案管理团队应该不断地学习更多的、最新的专业知识，应用到档案信息化管理中去。
4.档案管理信息化的同时确保网络安全
網络安全是世界难题，信息化的同时必定伴随着安全问题，高校在档案信息化管理过程中，可选择档案管理系统接入校园内网，这样高校可加大内网安全的投资力度，采用最新型网络防盗、防木马、防病毒装置，基本上可以确保本校各项档案的安全。同时，档案管理者还应该定期对档案数据库进行更新和维护，发现问题及时解决，充分保证档案的安全。
三、结语
高校档案信息化建设工作是随着时代发展不断发展变化的持续性工作，在这个过程中，既需要高校领导的大力支持和高校资金投入，又需要档案管理人员不断地学习整理和维护。高校档案管理信息化过程是不断寻找科学的、合理的方法，把高校管理过程中所需要的电子文件进行有效保存和不断更新，同时对高校电子档案的真实性、完备性、时效性进行筛选。通过有效判断把有价值电子档案文件保存下来，使其更好地为各项工作服务，最终达到高效、简单、科学全面的档案管理。
参考文献：
[1]冯克民.档案管理信息化是档案管理的发展趋势[J].管理学家：学术版，2014.
[2]李惠.电子档案归档工作及档案信息化建设研究[J].档案天地，2011.
关键词：高校档案管理 信息化建设 档案管理
中图分类号：G270.7；G647.24 文献标识码：A 文章编号：1009-5349（2018）02-0175-02
随着信息化、现代化时代的到来，高校档案管理信息化建设是对档案文件保存方式、管理模式的创新和改进，是促进档案资源信息化转换的重要途径，对促进高校档案管理工作的提高有着重要的意义。如何更好地利用档案，快速提升档案工作的效率，使档案更好地为老师和学生服务也是亟待研究的问题。
一、高校档案管理工作的现状
随着高科技产品的不断发展和普及，档案信息资源具备了先进的技术资源，并且现在社会的信息化，使档案的信息化具备了发展的社会环境。同时国家对高校档案管理工作的政策支持，这些都加速了档案信息化在高校中普及的步伐。虽然档案的信息化在不断发展，但是还是存在以下几个方面的问题。
1.档案管理工作基础设施较差
高校档案管理信息化，从字面的意思不难理解，就是说在对档案资料进行管理的时候，我们高校档案管理人员要学会利用现代化的信息技术，如网络、计算机和图文技术平台等，对高校所掌握的、实时要查询的档案资料进行科学化的管理、安排和配置，并最终实现档案资源管理信息化这个过程。[1]通俗地讲，也可以说是对高校当前档案管理工作模式进行改革，把传统的纸制档案资料转化为数字化、信息化的档案来存储，由于高校当前的电子设备及存储设备跟不上时代发展，导致档案管理信息化工作停滞不前。
2.档案管理工作意识淡薄
很多高校对档案管理工作比较漠视，把高校过往的档案资料随意存储在不同位置，没有把高校档案统一集中管理，再加上高校注重招生以及教育工作，对档案管理重视程度不够，多年以来很少有学校会对其一一整理，这就导致了档案管理工作成为一种形式，真正做档案工作的人少之又少，最终就造成时间越久、档案越难管理的恶性循环。
3.档案安全存在一定的风险
高校档案信息化管理即无纸化、电子化、网络化，目前，调查数据显示，很多高等院校都缺乏把电子文件归档工作程序化的意识，最终导致相当部分院校电子档案的归档工作变得相当混乱无序，学校管理者不能及时找到或者检索到所需电子档案，既浪费了查阅所需档案的时间，又增加了高校档案丢失的风险。同时，由于档案管理人员对电子档案存储不够重视，使得电子文件的存储媒介存在着安全隐患。比如说有些高校管理者请科技公司为高校设计办公自动化系统时，由于技术人员本身专业性的限制，没有考虑到高校档案管理工作的差异性和保密性，把应该加密归档的电子文件只是简单地保存在计算机硬盘上。如果这样的话，那么计算机一旦出现信息系统崩溃问题，电子档案文件就会遭到彻底破坏，甚至全部丢失。[2]如何规避被病毒侵入、防止恶意的网络攻击，也是当下高校档案信息化过程中面临的大问题。
4.现有人员缺少足够的专业素质
研究数据表明，就当前而言，很多高校从事档案管理的工作人员并不是系统学习过档案管理信息化的专业人才，有些人虽然具有十分过硬的档案管理知识，但是不熟悉计算机在档案管理信息化过程中的实际操作应用，习惯用老旧的档案管理模式反而影响了档案管理信息化的进度；有些人虽然能够熟练使用计算机的基本应用，但是对档案管理一窍不通，实际工作中，不能把对计算机的应用融合到档案管理工作中。综上所述，高校只有培养出既掌握档案管理知识又掌握计算机信息处理能力的复合型人才，那么，高校的档案管理部门才能从根本上解决档案信息化过程中存在的问题。
二、档案管理信息化建设的方式方法可以从以下几点来抓
1.整合档案信息
当前，很多高校现有的各种计算机硬件设备，虽然具有保存电子文件和高校档案的功能，但是却不能满足档案管理信息化的专业性、保密性、系统性，所以高校首要的工作就是以高校电子档案归档管理的整个程序为基础研发出新型的、专业的电子档案管理系统，把高校档案管理工作程序化，这样就可以避免档案信息出现丢失或者损坏的状况。档案管理人员可以在使用专业的电子档案管理系统基础上，建立一套不断完善的电子档案保存管理制度，为进一步促进高校档案信息化打好基础。科学研究、教学计划、教学改革，还有工作人员和入校学生的资料，这些档案每年以惊人的数量增长，高校档案管理者应该利用新开发的电子档案系统对这些档案进行全面整合，将各类档案分类整理并存档，方便查找和利用。在此基础上，还应该注重档案的质量，保证档案的完整性，实现档案管理的系统化和规范化。
2.建立好专业的电子档案管理队伍
首先是对现有的档案管理人员进行专业的培训。高校管理者要着眼于未来，加强在职档案管理者的专业知识培训，细化分类，短板特训，把精于现代化档案管理知识但计算机信息化处理知识相对欠缺的人集中起来，聘请专业人士重点提升他们的计算机信息化知识，强化信息安全技术应用的培训，提高档案管理人员的信息安全意识。而对于那些缺乏档案管理信息化流程操作知识的工作人员，培训的目的在于促进他们把计算机应用和档案管理工作融合在一起。高校管理者通过这些针对性培训，不仅使在职档案管理人员变成具有多种能力的复合型人才，同时也为高校档案管理信息化工作的持续推进夯实人才基础。其次，高校应加大对档案管理复合型人才的引进力度。高校学生流动性大，档案管理的复杂性等因素不得不让高校管理者意识到引进专业人才是必须经历的过程，是更新高校档案管理队伍血液的必要措施和重要方法。高校管理者通过新引进的人才可以很好地带动现有人员推进档案管理工作。
3.转变高校管理者的思想观念
进入21世纪，高校管理者必须正视管理档案的重要性，转变观念，培养专业的档案管理人才，同时注重创新型管理人才的培养。学校应该为档案管理人员提供充足的学习机会和对外交流机会，尽快从传统的档案管理观念中走出来，以一种发展的眼光迎接信息化的到来，为档案信息化建设做好准备。高校管理者要加强档案管理的信息化建设，必须配置专业的档案信息化管理人员负责档案管理，这样才能在档案信息化管理过程中采用科学的管理方法，也能够树立服务高校管理、服务师生的意识。更重要的是，高校的档案管理者也要树立现代化档案管理理念，档案管理团队应该不断地学习更多的、最新的专业知识，应用到档案信息化管理中去。
4.档案管理信息化的同时确保网络安全
網络安全是世界难题，信息化的同时必定伴随着安全问题，高校在档案信息化管理过程中，可选择档案管理系统接入校园内网，这样高校可加大内网安全的投资力度，采用最新型网络防盗、防木马、防病毒装置，基本上可以确保本校各项档案的安全。同时，档案管理者还应该定期对档案数据库进行更新和维护，发现问题及时解决，充分保证档案的安全。
三、结语
高校档案信息化建设工作是随着时代发展不断发展变化的持续性工作，在这个过程中，既需要高校领导的大力支持和高校资金投入，又需要档案管理人员不断地学习整理和维护。高校档案管理信息化过程是不断寻找科学的、合理的方法，把高校管理过程中所需要的电子文件进行有效保存和不断更新，同时对高校电子档案的真实性、完备性、时效性进行筛选。通过有效判断把有价值电子档案文件保存下来，使其更好地为各项工作服务，最终达到高效、简单、科学全面的档案管理。
参考文献：
[1]冯克民.档案管理信息化是档案管理的发展趋势[J].管理学家：学术版，2014.
[2]李惠.电子档案归档工作及档案信息化建设研究[J].档案天地，2011.