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随着社会经济的快速发展,基础教育信息化建设的步伐不断加大,教育信息化在学校管理与日常教育教学中的应用也越来越广泛。尤其是我国东部经济较发达地区,在教育信息化建设方面投入了大量的资金,有些项目动辄几百万甚至上千万元,但从实际情况来看,不计成本、盲目投入所造成的浪费屡见不鲜。在信息技术产品的使用过程中,由于缺乏科学有效的管理制度与管理手段,产生了使用周期短、能耗严重、管理混乱等现象,大幅增加了项目的运行成本。随着“低碳”理念悄然潜入我们的日常生活,如何更加“绿色环保”、“可持续”地使用学校的各类信息化设备,如何采取精细化管理的方式,对教育信息化建设的成本进行合理控制,已成为今天基础教育信息化建设过程中比较突出的问题。
教育信息化建设的成本是指以施工项目或信息化产品作为成本核算对象,在施工及产品使用过程中所耗费的生产资料和劳动者必要劳动时间所创造的价值的货币形式。成本控制是针对工程施工或产品使用过程中所消耗的各种资源和费用开支进行指导、监督、调节和限制,及时纠正可能发生的偏差,将各项费用的实际发生额控制在计划成本的范围之内,以确保降低成本目标的实现。
基础教育信息化建设的成本主要包括项目采购(开发)与安装的成本、项目运行的成本两大部分。校长普遍关心项目采购与安装的成本,因为它“看得见、摸得着”,但容易忽视运行成本的控制,其原因在于运行成本有些是隐性的,难以统计与计算,因而导致了运行成本的无端提高。
一、项目运行成本的构成要素
根据教育信息化建设成本的定义,项目运行成本包括:(1)产品单位时间消耗的成本(主要由于产品有使用期限);(2)耗能的成本(主要指用电);(3)设备管理及维护成本,主要包括耗材成本、各种服务费、检修费以及各种零配件、管理人员的工资及培训费用等。
二、控制运行成本的原则
在基础教育信息化建设中,要控制运行成本,首先要遵循成本管理的几个原则。
一是成本最低化原则。成本控制的根本目的在于通过成本管理的各种手段,促进不断降低项目成本,以达到满足目标成本的最低要求。
二是全面成本控制原则。全面成本控制是全员和全程的控制。成本的全员控制包括各部门对教育信息化产品使用成本的经济核算。成本的全程控制要求成本控制工作要随着教育信息化建设的各个阶段连续进行,既不能疏漏,也不能时紧时松,而是要将教育信息化建设的成本自始至终置于有效的控制之下。
三是动态控制原则。掌握科学、合理和实用的方法,对信息化项目建设成本进行全方位的动态控制。
四是目标管理原则。目标管理的内容包括设定和分解目标、确保目标的责任到位和执行、检查目标的执行结果、评价目标、修正目标等。
三、控制运行成本的精细化管理办法
根据上述成本构成要素,结合成本控制的基本原则,学校管理者可以从以下几个方面控制项目的运行成本。
1.延长产品的生命周期
成本控制的根本目的在于通过成本管理的各种手段,促进不断降低项目成本,以达到可能实现最低目标成本的要求。信息化产品的价格是一个定值,如果能延长产品的使用周期,使之最大化,则产品单位时间内所消耗的成本就能降到最小化,这样就可实现最低目标成本的要求。
信息化产品的特点之一是使用周期比较短,而且操作要求比较严格,一旦操作不规范,产品的使用寿命就会受到影响。因此,要延长产品的使用周期,首先做到操作规范,维护及时,以延长产品的使用期,降低产品在单位时间内的消耗成本。如投影机一般的使用期限为二至三年,如果能规范使用,及时维护,则使用的时间会更长一些。其他产品如电脑、打印机等均存在这个问题。其次要根据产品实际老化的程度与应用需求来决定是否淘汰产品。如对于学生机房,虽然使用了好多年,但只要维护得当,保养正常,没有出现大批量的电脑故障,机器的配置能满足教学的基本需求,就尽量不要提前淘汰。此外,要合理设定维护周期。一般说来,在保修期内,供应商会提供相应的售后服务,但售后服务的时间往往得不到保证。在签订合同时,要明确设备的维护方式与维护周期及违约责任。产品过保后,也要注意及时维护,尽量延长产品的使用寿命。
2.控制能耗
随着学校信息化建设步伐的不断加快,各校计算机配备的数量也在不断增多。计算机在所有用电设备中的耗电比重不断加大,运行成本不断提高,而多数校长容易忽视这个问题。因此,控制能耗也是控制信息化建设运行成本的重要环节。这里例举两个环节的能耗问题。
第一个环节是学校中心机房的能耗控制。中心机房设备庞大,多数设备(如空调、UPS、服务器等)必须24小时运转,耗电量非常大。以我市教育局中心机房为例,各种设备功率及用电量见下表。
我们在设计中心机房时,尽量选择节能产品,如有些环保节能的交换机比传统的交换机要减少近50%的能耗;尽量选择采用刀片式或虚拟技术的服务器,以节省用电量;尽量确保良好的通风及散热,避免设备因过热而造成损坏。
第二个环节是教师们的待机耗电问题。这也是一个平时容易被忽视的环节。多数教师认为计算机正常关机后,就没有耗电了。据测试,一台联想开天台式电脑配15寸液晶屏,用Windows关机后,测得主机和显示器的功率为14瓦左右;一台HP3200打印机待机功率为7瓦左右。根据学校计算机及打印机的总量及总待机时间,就可以测算出由于计算机或打印机待机所造成的损失。以一所学校拥有300台计算机及10台打印机为例,根据上述测试结果计算可得,学校一年(以365天计)内由于计算机与打印机待机所损失的用电量达37405.2Kwh,估算费用为1.5万元左右。这也就要求我们的校长在管理中追求细节,督促教师在使用计算机时,养成良好的使用习惯,如采用操作系统中的电源管理等功能以节约用电量,计算机正常关机后,要切断电源,以避免由于设备待机所造成的耗电损失。
3.控制管理与维护成本
设备管理及维护成本主要包括检修各种零配件以及管理人员的工资、培训等费用。要控制上述成本,可采取以下措施。
(1)加强管理人员的培训,提高管理水平
全面成本控制是全员和全程的控制。要实现全面控制,只有依赖于严格的管理制度与措施。其中,管理人员的管理水平在全面成本控制中起着决定性作用。由于客观的原因,很多中小学校没有信息管理人员这一工作岗位,大多数的管理工作由信息技术教师兼任。但部分信息技术教师专业水平不高,在管理能力上存在一定的缺陷,因此,学校必须加强对管理人员的培训,提高管理人员的管理水平。
(2)控制耗材
在产品的使用过程中,耗材也是信息化产品运行成本中比较容易忽视的因素。如打印机墨水、墨粉、投影机灯泡、网卡、键盘、鼠标、打印纸等产品都是易耗品,如果不加以控制,会产生很大的费用。学校在信息化产品的使用过程中,要采用科学合理的手段,严格控制好耗材的使用。精明的校长要建立耗材的管理与采购制度,做到专人负责,严格把控耗材成本。如对于打印纸的使用或打印墨水的使用,可以通过打印服务器的设置加以限制,及时提醒相关部门耗材的使用量与产生的费用。
(3)控制维修费用
维修费用在信息化产品运行成本中占有很大的份额。一般说来,在保修期内,绝大多数的产品可以进行免费保修。但过保后,维修或更换零部件,就要用户付费了,而且有些费用价格会很高,如交换机的主板、服务器的零部件等,价格有时会高得难以想象,所以在签订合同时,要明确过保后产品维修的办法与零部件价格的确定,以免提高维修成本。另外,对于行业规定的保修期比较短的零部件(如硬盘、光驱、硒鼓等)的维修与更换,要注意维修与更换的频率,及时发现问题,采取措施,实现维修费用的最低化。
教育信息化建设中成本的控制涉及产品设计、采购、安装、运行、管理、维护等各个环节,相互联系,相互影响。只有采取科学合理的成本控制手段,加强精细化管理,严格遵循成本控制原则,才能有效控制教育信息化建设的成本,做到产出效益的最大化。
参考文献
[1]袁明学.论工程项目成本控制[J].信息科技,2007(17).
[2]高澍苹. 试析网络远程教育成本管理的思路[J]. 中国远程教育,2006(4).
[3]张云生.如何才能节能降耗[J].网管员世界,2008(12).
教育信息化建设的成本是指以施工项目或信息化产品作为成本核算对象,在施工及产品使用过程中所耗费的生产资料和劳动者必要劳动时间所创造的价值的货币形式。成本控制是针对工程施工或产品使用过程中所消耗的各种资源和费用开支进行指导、监督、调节和限制,及时纠正可能发生的偏差,将各项费用的实际发生额控制在计划成本的范围之内,以确保降低成本目标的实现。
基础教育信息化建设的成本主要包括项目采购(开发)与安装的成本、项目运行的成本两大部分。校长普遍关心项目采购与安装的成本,因为它“看得见、摸得着”,但容易忽视运行成本的控制,其原因在于运行成本有些是隐性的,难以统计与计算,因而导致了运行成本的无端提高。
一、项目运行成本的构成要素
根据教育信息化建设成本的定义,项目运行成本包括:(1)产品单位时间消耗的成本(主要由于产品有使用期限);(2)耗能的成本(主要指用电);(3)设备管理及维护成本,主要包括耗材成本、各种服务费、检修费以及各种零配件、管理人员的工资及培训费用等。
二、控制运行成本的原则
在基础教育信息化建设中,要控制运行成本,首先要遵循成本管理的几个原则。
一是成本最低化原则。成本控制的根本目的在于通过成本管理的各种手段,促进不断降低项目成本,以达到满足目标成本的最低要求。
二是全面成本控制原则。全面成本控制是全员和全程的控制。成本的全员控制包括各部门对教育信息化产品使用成本的经济核算。成本的全程控制要求成本控制工作要随着教育信息化建设的各个阶段连续进行,既不能疏漏,也不能时紧时松,而是要将教育信息化建设的成本自始至终置于有效的控制之下。
三是动态控制原则。掌握科学、合理和实用的方法,对信息化项目建设成本进行全方位的动态控制。
四是目标管理原则。目标管理的内容包括设定和分解目标、确保目标的责任到位和执行、检查目标的执行结果、评价目标、修正目标等。
三、控制运行成本的精细化管理办法
根据上述成本构成要素,结合成本控制的基本原则,学校管理者可以从以下几个方面控制项目的运行成本。
1.延长产品的生命周期
成本控制的根本目的在于通过成本管理的各种手段,促进不断降低项目成本,以达到可能实现最低目标成本的要求。信息化产品的价格是一个定值,如果能延长产品的使用周期,使之最大化,则产品单位时间内所消耗的成本就能降到最小化,这样就可实现最低目标成本的要求。
信息化产品的特点之一是使用周期比较短,而且操作要求比较严格,一旦操作不规范,产品的使用寿命就会受到影响。因此,要延长产品的使用周期,首先做到操作规范,维护及时,以延长产品的使用期,降低产品在单位时间内的消耗成本。如投影机一般的使用期限为二至三年,如果能规范使用,及时维护,则使用的时间会更长一些。其他产品如电脑、打印机等均存在这个问题。其次要根据产品实际老化的程度与应用需求来决定是否淘汰产品。如对于学生机房,虽然使用了好多年,但只要维护得当,保养正常,没有出现大批量的电脑故障,机器的配置能满足教学的基本需求,就尽量不要提前淘汰。此外,要合理设定维护周期。一般说来,在保修期内,供应商会提供相应的售后服务,但售后服务的时间往往得不到保证。在签订合同时,要明确设备的维护方式与维护周期及违约责任。产品过保后,也要注意及时维护,尽量延长产品的使用寿命。
2.控制能耗
随着学校信息化建设步伐的不断加快,各校计算机配备的数量也在不断增多。计算机在所有用电设备中的耗电比重不断加大,运行成本不断提高,而多数校长容易忽视这个问题。因此,控制能耗也是控制信息化建设运行成本的重要环节。这里例举两个环节的能耗问题。
第一个环节是学校中心机房的能耗控制。中心机房设备庞大,多数设备(如空调、UPS、服务器等)必须24小时运转,耗电量非常大。以我市教育局中心机房为例,各种设备功率及用电量见下表。
我们在设计中心机房时,尽量选择节能产品,如有些环保节能的交换机比传统的交换机要减少近50%的能耗;尽量选择采用刀片式或虚拟技术的服务器,以节省用电量;尽量确保良好的通风及散热,避免设备因过热而造成损坏。
第二个环节是教师们的待机耗电问题。这也是一个平时容易被忽视的环节。多数教师认为计算机正常关机后,就没有耗电了。据测试,一台联想开天台式电脑配15寸液晶屏,用Windows关机后,测得主机和显示器的功率为14瓦左右;一台HP3200打印机待机功率为7瓦左右。根据学校计算机及打印机的总量及总待机时间,就可以测算出由于计算机或打印机待机所造成的损失。以一所学校拥有300台计算机及10台打印机为例,根据上述测试结果计算可得,学校一年(以365天计)内由于计算机与打印机待机所损失的用电量达37405.2Kwh,估算费用为1.5万元左右。这也就要求我们的校长在管理中追求细节,督促教师在使用计算机时,养成良好的使用习惯,如采用操作系统中的电源管理等功能以节约用电量,计算机正常关机后,要切断电源,以避免由于设备待机所造成的耗电损失。
3.控制管理与维护成本
设备管理及维护成本主要包括检修各种零配件以及管理人员的工资、培训等费用。要控制上述成本,可采取以下措施。
(1)加强管理人员的培训,提高管理水平
全面成本控制是全员和全程的控制。要实现全面控制,只有依赖于严格的管理制度与措施。其中,管理人员的管理水平在全面成本控制中起着决定性作用。由于客观的原因,很多中小学校没有信息管理人员这一工作岗位,大多数的管理工作由信息技术教师兼任。但部分信息技术教师专业水平不高,在管理能力上存在一定的缺陷,因此,学校必须加强对管理人员的培训,提高管理人员的管理水平。
(2)控制耗材
在产品的使用过程中,耗材也是信息化产品运行成本中比较容易忽视的因素。如打印机墨水、墨粉、投影机灯泡、网卡、键盘、鼠标、打印纸等产品都是易耗品,如果不加以控制,会产生很大的费用。学校在信息化产品的使用过程中,要采用科学合理的手段,严格控制好耗材的使用。精明的校长要建立耗材的管理与采购制度,做到专人负责,严格把控耗材成本。如对于打印纸的使用或打印墨水的使用,可以通过打印服务器的设置加以限制,及时提醒相关部门耗材的使用量与产生的费用。
(3)控制维修费用
维修费用在信息化产品运行成本中占有很大的份额。一般说来,在保修期内,绝大多数的产品可以进行免费保修。但过保后,维修或更换零部件,就要用户付费了,而且有些费用价格会很高,如交换机的主板、服务器的零部件等,价格有时会高得难以想象,所以在签订合同时,要明确过保后产品维修的办法与零部件价格的确定,以免提高维修成本。另外,对于行业规定的保修期比较短的零部件(如硬盘、光驱、硒鼓等)的维修与更换,要注意维修与更换的频率,及时发现问题,采取措施,实现维修费用的最低化。
教育信息化建设中成本的控制涉及产品设计、采购、安装、运行、管理、维护等各个环节,相互联系,相互影响。只有采取科学合理的成本控制手段,加强精细化管理,严格遵循成本控制原则,才能有效控制教育信息化建设的成本,做到产出效益的最大化。
参考文献
[1]袁明学.论工程项目成本控制[J].信息科技,2007(17).
[2]高澍苹. 试析网络远程教育成本管理的思路[J]. 中国远程教育,2006(4).
[3]张云生.如何才能节能降耗[J].网管员世界,2008(12).