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摘 要：近年来为了加快中等职业教育的发展，国家在中等职业学校建立了以国家助学金、国家免学费为主，以校内奖学金和济困金、顶岗实习等为辅的资助政策体系。由于资助内容项目众多，相关的资助档案文件材料也越来越多。作为中职学校来说，如何将数量众多的资助档案文件材料整理归档是摆在中职学校面前的一道难题。本文就中职学校学生资助档案的建立与完善提出了自己的观点。
关键词：中职学校；资助档案；建立与完善
随着国家对中职学生资助数量越来越多，中职学校里学生的资助档案资料也越来越多，这些资料是国家对学生进行资助的重要证明材料，也是国家改善民生、促进社会公平公正的重要凭证，需要妥善的保管。因此，建立与完善中职学校学生的资助档案具有重要的现实意义。
一、中职学校学生档案管理的现状
中职学校学生资助档案是随着学生的资助工作产生的，学生资助工作的特点决定了学生资助档案的特点。
首先，学生资助档案的内部关联性强。中职学校的学生资助工作涉及每一个中职学生的切身利益，关系国家和地方财政补助资金是否能够及时拨付到学校和学生手中。而且国家助学金和奖学金以及学校免学费等都有一套严格的程序，每一道程序都是相互关联的，都会形成各自的档案资料。
其次，组成中职学生资助档案的资料来源多样，分散性较强。对于国家对中职学校学生免学费的部分，要按照每位学生每年2600元的标准由中央财政和地方财政共同负担，因此这部分资金需要由中央财政和地方财政将资金拨付到学校，这种资金拨付的过程就会产生一些财务票据以及凭证资料。国家助学金是针对中职学生中家庭困难的学生，这部分学生的人数是按照在校生10%的比例确定的，因此在确定贫困学生名单时也会形成学生困难证明、申请资料以及学生明细表等。对于国家助学金的发放又经过了学校办公室、财务科、学生工作部等部门，每个部门在资助工作中都会形成一定的档案资料，因此可以说资助档案的资料来源是多方面的。
最后是学生资助档案的信息化程度较高。中职学校学生资助档案资料众多，如果单纯用手工整理归档不但工作量巨大，而且也不利于日后的管理和查询，因此国家教育部投入了大量的资金建立了“全国学生资助管理信息系统”以及“**省中职学生资助信息公示管理平台”等学生资助信息管理系统，为实现中职学校学生资助档案管理的信息化奠定了基础。档案信息化系统的应用也产生了大量的数字文件，给学生资助档案的归档整理带来新的挑战。
中职学校的职能是培养学生的理论知识和职业技能，教学部门是学校的主要部门，而档案管理部门属于职能后勤部门，有些中职学校对档案管理部门不重视，支持力度不够，导致档案管理部门对学生资助档案管理不到位，存在一定的问题。
二、中职学校学生资助档案管理存在的问题
1. 资助档案的管理不到位
中職学校的档案管理部门平时负责管理整个学校的信息档案，工作量较大，因此对于资助档案的管理工作不重视，管理不到位。资助工作人员认为只要按照国家政策将奖学金和助学金给学生补贴到位就可以了，而对于国家和地方财政的专项资金拨付凭证和学生资料等没有足够的重视，认为后续工作无关紧要，这就导致很多资助档案资料没有及时归档或者被随意丢弃。当上级部门来检查中职学校学生的资助工作时，学校往往无法提供相应的资料，而且后期也无法补齐，给资助档案的监督和检查带来困难。
2. 档案管理人员不专业
绝大部分中职学校的档案管理部门没有专业的学生资助档案管理人员，甚至有些管理人员根本不是档案管理专业的，而是从后勤部门临时指定人员兼任学校的资助档案管理工作。这些资助档案管理人员沒有经过档案管理的培训，没有专业的档案管理知识，对资助档案归档所需要的资料清单不了解，管理不规范。
3. 资助档案的管理不规范
很多中职学校对学生资助档案的管理不规范：没有专门的存放资助档案材料的档案室，而是和其他档案资料堆放在一起；硬件设施配备也不齐全，没有购置档案信息管理系统，连基本的切刀和档案盒等必备设备都没有配备，由于资助档案材料随意堆放，没有专门的档案盒保存，时间长了就会积满灰尘，甚至会产生损毁、霉变和虫蛀等现象，导致资助档案资料受损。没有按年度归类整理，导致若干年以后再想查询学生资助档案时往往无从下手，很难准确找到所需的档案材料。
三、中职学生资助档案的建立和完善
中职学校要建立和完善学生资助档案，在具体的工作中要做好以下几个方面：
1. 明确资助档案的归档范围
只要是能够反映资助活动情况的原始资料、具有可查找和利用价值的都要及时归档，按照归档要求建档立卷，由学校专设的学生资助管理办公室统一管理。
2. 对档案进行分类
根据资助档案资料的不同将档案分为资助类、会计类档案资料。资助类档案资料用于整理资助的管理性文件、学生的申请资料以及审批机构的批复资料等。会计类档案资料用于整理与资助资金发放有关的原始凭据，比如中央和地方财政资金拨付表、学生助学金及奖学金领取明细表等资料。按照资助项目执行的先后顺序将档案资料进行标识，并按照归档时间及时归档。资助档案的归档一般是在每个学期的期末由学校和各级资助管理部门统一归档，保管期满以后移交给学校的档案管理部门。资助资金属于国家财政资金和地方配套资金等，因此资助档案应该永久保存。
3. 依照文件的联系进行整理
整理文件要遵循文件之间的联系，以便于保管和利用，整理时要按照收集资料、资料分类、排序、装订、编制页码、设置档案号、编制卷内目录、装入档案盒的步骤进行。归档文件必须齐全，要按件来进行收集和装订，如果资助档案资料有破损漏页等现象要及时要求相关人员补齐，复印件资料一定要清楚，按照学生的入学时间按学年整理排序，编制流水号。资料页面为单面的页码设在右下角，双面的反面页码设在左下角，编码可以用钢笔或黑油笔手写或者用页码机打码，不能用铅笔、圆珠笔等编码。归档文件要按件装订，档案的正本与定稿是一件，正文与附件是一件，原件与复印件是一件，转发文件与被转发文件是一件，明细表是一件，学生的资助申请表和贫困证明材料是一件。装订时正文在前，定稿和附件在后；上级转发文件在前，被转发文件在后；汇总表在前，明细表在后。文件整理好后在首页用红色印章在右上角空白处盖档案号章，档案号章内用红色印泥加盖归档符号章，最后按照文件类别装入档案盒中，档案盒第一页放置盒内资料目录明细以供查阅。
4. 档案管理人员要做好审核
在档案管理人员发生变动需要交接档案资料时，接受资料人必须检查所有的档案资料是否完整，检查档案是否真实有效，确认无误后在交接表上签字。资助档案管理人员要对每份卷宗进行全面的审核，对发现不符合要求的要及时退回，对审核无误的办理签字移交手续。
中职学校学生资助档案的建立与完善是落实国家对中职学生资助政策的重要环节，涉及每一位中职学生的切身权益，必须引起学校档案管理部门的高度重视。
参考文献：
[1]曾建荣，李利梅.教育民生档案中的中小学资助档案管理现状与对策[J].广西教育，2016（26）.
[2]付娟.高校学生档案管理存在的问题及对策研究[J].赤子（上中旬），2015（4）.
作者简介：倪运先（1972— ），女，汉族，福建连江人，本科学历，中级档案专业馆员，研究方向：档案管理。
关键词：中职学校；资助档案；建立与完善
随着国家对中职学生资助数量越来越多，中职学校里学生的资助档案资料也越来越多，这些资料是国家对学生进行资助的重要证明材料，也是国家改善民生、促进社会公平公正的重要凭证，需要妥善的保管。因此，建立与完善中职学校学生的资助档案具有重要的现实意义。
一、中职学校学生档案管理的现状
中职学校学生资助档案是随着学生的资助工作产生的，学生资助工作的特点决定了学生资助档案的特点。
首先，学生资助档案的内部关联性强。中职学校的学生资助工作涉及每一个中职学生的切身利益，关系国家和地方财政补助资金是否能够及时拨付到学校和学生手中。而且国家助学金和奖学金以及学校免学费等都有一套严格的程序，每一道程序都是相互关联的，都会形成各自的档案资料。
其次，组成中职学生资助档案的资料来源多样，分散性较强。对于国家对中职学校学生免学费的部分，要按照每位学生每年2600元的标准由中央财政和地方财政共同负担，因此这部分资金需要由中央财政和地方财政将资金拨付到学校，这种资金拨付的过程就会产生一些财务票据以及凭证资料。国家助学金是针对中职学生中家庭困难的学生，这部分学生的人数是按照在校生10%的比例确定的，因此在确定贫困学生名单时也会形成学生困难证明、申请资料以及学生明细表等。对于国家助学金的发放又经过了学校办公室、财务科、学生工作部等部门，每个部门在资助工作中都会形成一定的档案资料，因此可以说资助档案的资料来源是多方面的。
最后是学生资助档案的信息化程度较高。中职学校学生资助档案资料众多，如果单纯用手工整理归档不但工作量巨大，而且也不利于日后的管理和查询，因此国家教育部投入了大量的资金建立了“全国学生资助管理信息系统”以及“**省中职学生资助信息公示管理平台”等学生资助信息管理系统，为实现中职学校学生资助档案管理的信息化奠定了基础。档案信息化系统的应用也产生了大量的数字文件，给学生资助档案的归档整理带来新的挑战。
中职学校的职能是培养学生的理论知识和职业技能，教学部门是学校的主要部门，而档案管理部门属于职能后勤部门，有些中职学校对档案管理部门不重视，支持力度不够，导致档案管理部门对学生资助档案管理不到位，存在一定的问题。
二、中职学校学生资助档案管理存在的问题
1. 资助档案的管理不到位
中職学校的档案管理部门平时负责管理整个学校的信息档案，工作量较大，因此对于资助档案的管理工作不重视，管理不到位。资助工作人员认为只要按照国家政策将奖学金和助学金给学生补贴到位就可以了，而对于国家和地方财政的专项资金拨付凭证和学生资料等没有足够的重视，认为后续工作无关紧要，这就导致很多资助档案资料没有及时归档或者被随意丢弃。当上级部门来检查中职学校学生的资助工作时，学校往往无法提供相应的资料，而且后期也无法补齐，给资助档案的监督和检查带来困难。
2. 档案管理人员不专业
绝大部分中职学校的档案管理部门没有专业的学生资助档案管理人员，甚至有些管理人员根本不是档案管理专业的，而是从后勤部门临时指定人员兼任学校的资助档案管理工作。这些资助档案管理人员沒有经过档案管理的培训，没有专业的档案管理知识，对资助档案归档所需要的资料清单不了解，管理不规范。
3. 资助档案的管理不规范
很多中职学校对学生资助档案的管理不规范：没有专门的存放资助档案材料的档案室，而是和其他档案资料堆放在一起；硬件设施配备也不齐全，没有购置档案信息管理系统，连基本的切刀和档案盒等必备设备都没有配备，由于资助档案材料随意堆放，没有专门的档案盒保存，时间长了就会积满灰尘，甚至会产生损毁、霉变和虫蛀等现象，导致资助档案资料受损。没有按年度归类整理，导致若干年以后再想查询学生资助档案时往往无从下手，很难准确找到所需的档案材料。
三、中职学生资助档案的建立和完善
中职学校要建立和完善学生资助档案，在具体的工作中要做好以下几个方面：
1. 明确资助档案的归档范围
只要是能够反映资助活动情况的原始资料、具有可查找和利用价值的都要及时归档，按照归档要求建档立卷，由学校专设的学生资助管理办公室统一管理。
2. 对档案进行分类
根据资助档案资料的不同将档案分为资助类、会计类档案资料。资助类档案资料用于整理资助的管理性文件、学生的申请资料以及审批机构的批复资料等。会计类档案资料用于整理与资助资金发放有关的原始凭据，比如中央和地方财政资金拨付表、学生助学金及奖学金领取明细表等资料。按照资助项目执行的先后顺序将档案资料进行标识，并按照归档时间及时归档。资助档案的归档一般是在每个学期的期末由学校和各级资助管理部门统一归档，保管期满以后移交给学校的档案管理部门。资助资金属于国家财政资金和地方配套资金等，因此资助档案应该永久保存。
3. 依照文件的联系进行整理
整理文件要遵循文件之间的联系，以便于保管和利用，整理时要按照收集资料、资料分类、排序、装订、编制页码、设置档案号、编制卷内目录、装入档案盒的步骤进行。归档文件必须齐全，要按件来进行收集和装订，如果资助档案资料有破损漏页等现象要及时要求相关人员补齐，复印件资料一定要清楚，按照学生的入学时间按学年整理排序，编制流水号。资料页面为单面的页码设在右下角，双面的反面页码设在左下角，编码可以用钢笔或黑油笔手写或者用页码机打码，不能用铅笔、圆珠笔等编码。归档文件要按件装订，档案的正本与定稿是一件，正文与附件是一件，原件与复印件是一件，转发文件与被转发文件是一件，明细表是一件，学生的资助申请表和贫困证明材料是一件。装订时正文在前，定稿和附件在后；上级转发文件在前，被转发文件在后；汇总表在前，明细表在后。文件整理好后在首页用红色印章在右上角空白处盖档案号章，档案号章内用红色印泥加盖归档符号章，最后按照文件类别装入档案盒中，档案盒第一页放置盒内资料目录明细以供查阅。
4. 档案管理人员要做好审核
在档案管理人员发生变动需要交接档案资料时，接受资料人必须检查所有的档案资料是否完整，检查档案是否真实有效，确认无误后在交接表上签字。资助档案管理人员要对每份卷宗进行全面的审核，对发现不符合要求的要及时退回，对审核无误的办理签字移交手续。
中职学校学生资助档案的建立与完善是落实国家对中职学生资助政策的重要环节，涉及每一位中职学生的切身权益，必须引起学校档案管理部门的高度重视。
参考文献：
[1]曾建荣，李利梅.教育民生档案中的中小学资助档案管理现状与对策[J].广西教育，2016（26）.
[2]付娟.高校学生档案管理存在的问题及对策研究[J].赤子（上中旬），2015（4）.
作者简介：倪运先（1972— ），女，汉族，福建连江人，本科学历，中级档案专业馆员，研究方向：档案管理。