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摘要本文对高校档案管理信息化建设的内涵进行简单概述，6分析了高校进行档案管理信息化建设的必要性，进一步分析了高校教学档案信息化的现状及存在的主要问题，提出了高等院校教学档案信息化建设的对策，并实现了高校档案管理系统。
关键词 高等院校 教育档案 信息化 问题与对策
中图分类号：G472.4 文献标识码：A
Informatization Construction and Practice of Higher
Universities and Colleges Teaching File
ZHOU Min
(Guizhou Business College, Guiyang, Guizhou 550001)
AbstractThis paper made a brief overview of the concept of college files informatization construction, analysed the necessity of it, then further analyse the present situation of college teaching archives information and main existing problems, put forward the countermeasures of higher colleges and universities teaching archives information construction, and realized the archives management system.
Key wordshigher colleges; education file; informationization; problems and countermeasures
0 引言
高校教学档案是教学过程全貌的浓缩，直接反映在不同时期的教学水平与质量优劣,是衡量教学管理水平和教学质量的重要指标之一。在信息化视野下，传统的教学档案管理模式越来越不适应高校发展的需要，高校教学档案数字化、信息化建设迫在眉睫。随着高等教育进入了大众化的阶段，教学规模不断扩大，办学方式呈现出多元化形式，这就要求教务档案管理也必须是多样化的。如何实现高校教学档案管理信息化，实现档案与教学OA系统的优化整合，已成为高校教学档案管理中的一个突出问题。
1 高校档案信息化
高校教学档案是指在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像材料，是学校教学管理、教学实践和教育研究活动的历史记录，是教学管理的重要组成部分。教学档案直接或间接地展现了教学工作的全貌，是衡量教学质量和教学管理水平的重要指标，是反映教育发展与教育改革的重要依据之一。
所谓高校档案信息化建设，是以纸质档案数字化及现行电子文件管理为重点，以计算机网络建设为基础，以档案资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标的一项重要档案建设。它是建设数字化校园的重要组成部分，是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用教务档案资源，提高档案管理效率，实现教学资源共享，逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化的重要途径。具体来说，档案信息化主要包括档案数据资料信息化、档案管理工作流程信息化和档案查阅检索信息化三个方面。
2 高校教学档案信息化管理的必要性
信息技术和多媒体技术的发展促使档案信息呈现出多元化趋势，电子文档、光盘、影像等形式成为存储教务信息的重要渠道。目前，选课、排课、成绩、学籍、教材管理等教务管理系统软件逐渐普及，实现了资料信息的网络化，提高了数据的准确性。因此，在高校教务档案管理中引入网络化、智能化的管理手段，以提高教务档案的利用率，发挥教务档案管理的重要作用。档案管理网络化使管理更加规范、准确、便捷。高校要适应数字化校园建设的新要求，适应信息化时代的发展，必须进行档案信息化建设，从而拓宽档案服务形式，提高服务效率，以满足高等教育大众化，增强社会化服务的需要，满足日益增长的档案查阅等要求。
其次，信息化时代的到来促使信息技术渗透到人们生活的方方面面, 高校教学档案信息化建设已成为教学工作的热点问题，加快高校教学档案管理信息化建设势在必行。我国对高校档案信息化建设工作越来越重视，《高等学校档案管理办法》第三十八条就明确规定：高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第三，高校教学档案管理信息化是适应时代发展的必然要求。高校教务档案建设是衡量高校教学管理水平的重要材料之一，也是高校教学评估工作中的重点评估对象。只要加强高校教务档案管理信息化建设，才能适应时代发展的需要。
最后，加快高校教学档案信息化建设充分体现了教学档案的利用价值。高校教学档案是衡量学校教学管理水平的一个重要指标。教学档案对于今后教学管理工作起着重要的借鉴作用，为教师和学生提供了非常便捷、高效的教学档案资源查询服务。
3 高校教学档案信息化存在的问题
在信息技术日益渗透的今天，我国高校管理模式也发生巨大变化，高校校园网已经普及，学籍管理、在线选课等已广泛应用，但部分高校教务档案管理仍处于手工阶段，信息化程度低，缺乏规范化的教学档案收集整理，严重影响工作效率的提高。在教学档案的内容及分类体系方面也表现不一致，有按教学活动的归属范围分的，有按教学档案的属性分类的。在档案管理队伍建设方面整体素质不高，信息管理水平低下。没有专门的教学档案管理人员，高素质的档案管理人员是档案管理的前提基础，只有档案管理人员具备良好的业务管理水平和计算机应用水平，才能保证档案管理信息化的顺利进行。另外，档案管理目前还没有形成标准化、制度化的管理体系，很多高校的教务档案管理缺乏管理制度，教学档案资料的收集、整理、统计、归档、分析等工作无严格程序，管理缺少系统的、完备的档案标准化体系。
4 对策建议
高校要合理开发与利用教务档案，为教学管理工作提供高质量服务，必须加强教学档案信息化建设。首先要提高各级领导对教学档案信息化工作的认识，加大对教学档案信息化建设的投入力度，稳定教学档案管理队伍，提高整体素质水平，制定计划，逐级逐步的实施，从而实现教学档案资源的数字化、网络化管理。
其次，要加快教学档案的数字化工作，优化管理，促进OA系统、学籍信息、课程选课、考试成绩等的数据库整合，从而达到数字化管理，实现资源共享。
第三，要加强教学档案内容方面的改进，实现以反映课堂教学为主的理论向理论教学与实践教学并重的档案管理的转向；以反映教师以课堂传授知识向以反映教师科研活动档案的转变；以反映学生课堂学习成绩向反映学生研究性思维的成绩的档案转向。增加教学实践文档和教师科研活动档案的管理，增加学生科技活动档案的管理。
第四，要制定统一的标准和规范，进行教学档案的标准化建设，对档案材料的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程的管理与监控，逐步实现管理的标准化。
第五，要实现教学档案的信息互动。实现教学档案与使用者之间的信息互动是教学档案管理最初和最终的目标。教师可以利用教学档案服务网交流教学信息，学生可以利用教学档案通晓课程设置情况，上课时间的变动、实现师生互动等。在迎接教学评估时，可以从教学档案中获取所需的各方面的信息。
最后，要促进高校教学档案与OA系统的优化整合。实现OA系统与教学档案管理的对接，在同一个接口中进行电子档案的接收和转发，实现电子档案与纸质档案的对接。完善电子档案管理制度，建立电子文件与纸质文件同步归档的“双轨制”制度。在OA系统中实施全面的教学档案管理，加强档案业务培训，提高档案管理人员的技能水平和专业素质。
5 高校教学档案信息化建设实践
高校教学档案管理系统包括分类管理、用户管理、报表统计、检索查询、资料下载、通知公告等六个功能模块，如图1所示。
（1）用户管理模块。通过用户管理模块实现对使用系统的用户和用户权限的操作管理。本系统初步设置的用户类型包括：管理员、一般用户、高级管理员3类用户。如表1所示。
表1用户权限管理表
（2）分类管理模块。管理员和超级管理员具有对系统中的档案数据信息的添加、修改、删除操作权限，有效控制了系统中的非法访问，达到分类管理的目的。如图2所示。
（3）档案查询模块。档案查询模块含有用户基本信息、教学质量评价、教学任务、教学工作量、教学奖惩、教学研究等模块，满足了一般用户信息检索、打印、输出等基本需求。
（4）报表统计管理模块。该模块主要实现档案资料查询。拥有权限的用户可以通过该功能生成规范化的档案报表和统计报表。
（5）档案资料下载模块。该模块提供相关教学规章制度、文件资料和表格的下载功能。
（6）通知公告模块。该模块主要实现公告、通知和相关信息的发布操作。
系统采用C/S的结构，应用Delphi语言编程实现了系统的功能。其中系统登录模块主要进行用户登录管理，可以选择用户名，输入用户密码，如果用户输入密码错误则给出出错提示，限制用户的登录（如图3）。这个模块还进行数据库的连接状态检测，数据库如果连接不正常则给处理错误信息，当连接不成功的时候出现设置按钮，用户可以进行数据库的检测。在程序启动过程中，有时由于网络可能出现故障导致无法连接到数据库，此时就会出现错误提示。当系统正常启动后，即进入高校教学档案信息管理系统主界面。
参考文献
[1]刘萍,杨俊.高校教学档案信息化管理分析[J].管理观察,2009(5).
[2]蔡玉芳.论高校教学档案的信息化建设[J].湖南人文科技学院学报,2009（2）．
[3]张文元.OA系统与档案管理系统之间的无缝对接[J].兰台世界,2008(12).
[4]强春晓.高校教学档案管理的特点及现代化管理对策[J].陕西教育,2009(1):70.
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关键词 高等院校 教育档案 信息化 问题与对策
中图分类号：G472.4 文献标识码：A
Informatization Construction and Practice of Higher
Universities and Colleges Teaching File
ZHOU Min
(Guizhou Business College, Guiyang, Guizhou 550001)
AbstractThis paper made a brief overview of the concept of college files informatization construction, analysed the necessity of it, then further analyse the present situation of college teaching archives information and main existing problems, put forward the countermeasures of higher colleges and universities teaching archives information construction, and realized the archives management system.
Key wordshigher colleges; education file; informationization; problems and countermeasures
0 引言
高校教学档案是教学过程全貌的浓缩，直接反映在不同时期的教学水平与质量优劣,是衡量教学管理水平和教学质量的重要指标之一。在信息化视野下，传统的教学档案管理模式越来越不适应高校发展的需要，高校教学档案数字化、信息化建设迫在眉睫。随着高等教育进入了大众化的阶段，教学规模不断扩大，办学方式呈现出多元化形式，这就要求教务档案管理也必须是多样化的。如何实现高校教学档案管理信息化，实现档案与教学OA系统的优化整合，已成为高校教学档案管理中的一个突出问题。
1 高校档案信息化
高校教学档案是指在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像材料，是学校教学管理、教学实践和教育研究活动的历史记录，是教学管理的重要组成部分。教学档案直接或间接地展现了教学工作的全貌，是衡量教学质量和教学管理水平的重要指标，是反映教育发展与教育改革的重要依据之一。
所谓高校档案信息化建设，是以纸质档案数字化及现行电子文件管理为重点，以计算机网络建设为基础，以档案资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标的一项重要档案建设。它是建设数字化校园的重要组成部分，是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用教务档案资源，提高档案管理效率，实现教学资源共享，逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化的重要途径。具体来说，档案信息化主要包括档案数据资料信息化、档案管理工作流程信息化和档案查阅检索信息化三个方面。
2 高校教学档案信息化管理的必要性
信息技术和多媒体技术的发展促使档案信息呈现出多元化趋势，电子文档、光盘、影像等形式成为存储教务信息的重要渠道。目前，选课、排课、成绩、学籍、教材管理等教务管理系统软件逐渐普及，实现了资料信息的网络化，提高了数据的准确性。因此，在高校教务档案管理中引入网络化、智能化的管理手段，以提高教务档案的利用率，发挥教务档案管理的重要作用。档案管理网络化使管理更加规范、准确、便捷。高校要适应数字化校园建设的新要求，适应信息化时代的发展，必须进行档案信息化建设，从而拓宽档案服务形式，提高服务效率，以满足高等教育大众化，增强社会化服务的需要，满足日益增长的档案查阅等要求。
其次，信息化时代的到来促使信息技术渗透到人们生活的方方面面, 高校教学档案信息化建设已成为教学工作的热点问题，加快高校教学档案管理信息化建设势在必行。我国对高校档案信息化建设工作越来越重视，《高等学校档案管理办法》第三十八条就明确规定：高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第三，高校教学档案管理信息化是适应时代发展的必然要求。高校教务档案建设是衡量高校教学管理水平的重要材料之一，也是高校教学评估工作中的重点评估对象。只要加强高校教务档案管理信息化建设，才能适应时代发展的需要。
最后，加快高校教学档案信息化建设充分体现了教学档案的利用价值。高校教学档案是衡量学校教学管理水平的一个重要指标。教学档案对于今后教学管理工作起着重要的借鉴作用，为教师和学生提供了非常便捷、高效的教学档案资源查询服务。
3 高校教学档案信息化存在的问题
在信息技术日益渗透的今天，我国高校管理模式也发生巨大变化，高校校园网已经普及，学籍管理、在线选课等已广泛应用，但部分高校教务档案管理仍处于手工阶段，信息化程度低，缺乏规范化的教学档案收集整理，严重影响工作效率的提高。在教学档案的内容及分类体系方面也表现不一致，有按教学活动的归属范围分的，有按教学档案的属性分类的。在档案管理队伍建设方面整体素质不高，信息管理水平低下。没有专门的教学档案管理人员，高素质的档案管理人员是档案管理的前提基础，只有档案管理人员具备良好的业务管理水平和计算机应用水平，才能保证档案管理信息化的顺利进行。另外，档案管理目前还没有形成标准化、制度化的管理体系，很多高校的教务档案管理缺乏管理制度，教学档案资料的收集、整理、统计、归档、分析等工作无严格程序，管理缺少系统的、完备的档案标准化体系。
4 对策建议
高校要合理开发与利用教务档案，为教学管理工作提供高质量服务，必须加强教学档案信息化建设。首先要提高各级领导对教学档案信息化工作的认识，加大对教学档案信息化建设的投入力度，稳定教学档案管理队伍，提高整体素质水平，制定计划，逐级逐步的实施，从而实现教学档案资源的数字化、网络化管理。
其次，要加快教学档案的数字化工作，优化管理，促进OA系统、学籍信息、课程选课、考试成绩等的数据库整合，从而达到数字化管理，实现资源共享。
第三，要加强教学档案内容方面的改进，实现以反映课堂教学为主的理论向理论教学与实践教学并重的档案管理的转向；以反映教师以课堂传授知识向以反映教师科研活动档案的转变；以反映学生课堂学习成绩向反映学生研究性思维的成绩的档案转向。增加教学实践文档和教师科研活动档案的管理，增加学生科技活动档案的管理。
第四，要制定统一的标准和规范，进行教学档案的标准化建设，对档案材料的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程的管理与监控，逐步实现管理的标准化。
第五，要实现教学档案的信息互动。实现教学档案与使用者之间的信息互动是教学档案管理最初和最终的目标。教师可以利用教学档案服务网交流教学信息，学生可以利用教学档案通晓课程设置情况，上课时间的变动、实现师生互动等。在迎接教学评估时，可以从教学档案中获取所需的各方面的信息。
最后，要促进高校教学档案与OA系统的优化整合。实现OA系统与教学档案管理的对接，在同一个接口中进行电子档案的接收和转发，实现电子档案与纸质档案的对接。完善电子档案管理制度，建立电子文件与纸质文件同步归档的“双轨制”制度。在OA系统中实施全面的教学档案管理，加强档案业务培训，提高档案管理人员的技能水平和专业素质。
5 高校教学档案信息化建设实践
高校教学档案管理系统包括分类管理、用户管理、报表统计、检索查询、资料下载、通知公告等六个功能模块，如图1所示。
（1）用户管理模块。通过用户管理模块实现对使用系统的用户和用户权限的操作管理。本系统初步设置的用户类型包括：管理员、一般用户、高级管理员3类用户。如表1所示。
表1用户权限管理表
（2）分类管理模块。管理员和超级管理员具有对系统中的档案数据信息的添加、修改、删除操作权限，有效控制了系统中的非法访问，达到分类管理的目的。如图2所示。
（3）档案查询模块。档案查询模块含有用户基本信息、教学质量评价、教学任务、教学工作量、教学奖惩、教学研究等模块，满足了一般用户信息检索、打印、输出等基本需求。
（4）报表统计管理模块。该模块主要实现档案资料查询。拥有权限的用户可以通过该功能生成规范化的档案报表和统计报表。
（5）档案资料下载模块。该模块提供相关教学规章制度、文件资料和表格的下载功能。
（6）通知公告模块。该模块主要实现公告、通知和相关信息的发布操作。
系统采用C/S的结构，应用Delphi语言编程实现了系统的功能。其中系统登录模块主要进行用户登录管理，可以选择用户名，输入用户密码，如果用户输入密码错误则给出出错提示，限制用户的登录（如图3）。这个模块还进行数据库的连接状态检测，数据库如果连接不正常则给处理错误信息，当连接不成功的时候出现设置按钮，用户可以进行数据库的检测。在程序启动过程中，有时由于网络可能出现故障导致无法连接到数据库，此时就会出现错误提示。当系统正常启动后，即进入高校教学档案信息管理系统主界面。
参考文献
[1]刘萍,杨俊.高校教学档案信息化管理分析[J].管理观察,2009(5).
[2]蔡玉芳.论高校教学档案的信息化建设[J].湖南人文科技学院学报,2009（2）．
[3]张文元.OA系统与档案管理系统之间的无缝对接[J].兰台世界,2008(12).
[4]强春晓.高校教学档案管理的特点及现代化管理对策[J].陕西教育,2009(1):70.
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