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摘 要：高校档案利用在高校快速发展进程中发挥着十分重要的作用，做好档案的基础性工作、档案的编研工作和档案的信息化建设工作是提高档案利用率的保证。
关键词：高校档案；利用；效率；保障
一、做好档案的基础业务工作
档案馆室的基础业务工作主要包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用六个环节，前五个环节都是围绕利用中心环节来开展工作的，并以是否便于利用、能否发挥档案最大效益作为衡量各自工作水平的唯一尺度。从这个意义上说，前五个环节都属于档案利用的基础工作，它们为档案利用提供物质基础和前提条件。由此可见，基础工作的好坏，直接影响到档案利用效果的发挥。
1.建立强大的工作网络。高校档案形成于高校各个时期、各个方面和各个单位，涉及面广，在教学、科研、党政、群团等各种活动中形成了大量的文件材料，因此收集工作显得尤为重要，而且难度相当大。应从各方面入手，采取措施，加强收集的力度和范围，丰富完善馆藏信息，确保文件材料的完整性。
2.建立归档制度，确定归档范围。建立完善、健全的归档工作制度是学校档案收集工作顺利开展的有力保障。学校根据自身工作的特点和要求制定《档案管理暂行办法》《归档文件整理规则》等实施细则，明确档案员的职责，确定归档范围，对哪些材料应该归档，哪些材料不应该归档，各兼职档案员都应认真鉴别，保证有价值的材料不流失。随着学校教育事业的不断发展，产生的各种门类的档案也越来越丰富，檔案的收集不仅包括文书档案、财务档案、基建档案等，还要收集照片、声像、实物等特殊载体的档案。
3.加强档案宣传和业务指导。由于基层单位的兼职档案员层次不一，不少部门和二级学院档案员的素质差异较大，这就需要加强档案工作的宣传和业务指导。综合档案室专职档案员应该经常主动深入到各部门、二级学院，与部门领导、档案员交流、沟通，宣传档案工作，了解基层单位开展的各项工作，及时修订档案归档范围，解决基层单位在收集档案过程中的问题。其次要加强兼职档案员的业务指导，要对全校的兼职档案员进行档案收集、整理、鉴定、利用等档案业务知识的指导和咨询，注重新技术、新知识的应用和业务能力的培养。业务指导包括了业务培训和业务咨询。
二、努力做好档案的编研工作
档案编研信息资料，对档案利用者来讲，能大量节省查找原始档案的时间，提高档案利用的效率。高校行政类档案、教学类档案、财会类档案，是高校档案利用人次较高的档案，加上高校的科研档案，这些档案是高校档案的主体。因此，高校档案工作者在实际工作中，要有目的的对文书、教学、科研等主体档案进行认真加工和分析。
三、加强学校档案信息化建设
随着社会的不断发展，档案利用的需求越来越广泛，档案利用的内容日益丰富，档案利用的主体日益多元化，档案利用的方式日益多样化。随着现代办公技术、现代化管理手段的广泛应用，提高档案利用的效率，加强档案的信息化建设显得尤为重要。当前，我国信息化建设正由信息技术阶段向信息资源阶段转变，档案工作也开始转变工作思路，把档案信息的重点转移到加快档案信息化资源建设、发挥档案信息资源的重要作用上来。要做好学校档案信息化建设必须做到以下几点：
1.转变观念。由于高校档案管理部门自身管理观念陈旧，致使档案工作者对档案工作的认识程度不高。因此从事档案管理的人员要转变“为保管而保管，重保管轻利用”的思想，树立档案信息资源共建共享的创新观念。
2.高校档案信息资源化建设的规划和管理需要专项经费的投入。高校档案资源信息化建设需要大量资金，在加大政府投入的同时，还要积极建立与社会各行业、各部门之间的互动机制。根据高校自身数据库类型和规模的不同，有计划地开展高校档案信息资源数据库建设，为网络环境下档案资源优化整合与合理开发建设工作奠定物质基础。高校也应加大对档案资源信息化建设的投入，使档案数字化、网络化，从而加快高校档案资源信息化建设的步伐。
3.提高高校档案工作人员应用现代技术的能力。提高高校档案管理工作者所应具备的网络技术运用能力、信息资源处理能力，以更好地适应信息时代的需要。高校档案工作人员是掌握现代运用技术的管理者，也是高校档案知识信息工作开发利用的“导航员”。
4.优化整合信息资源。高校档案信息资源主要是服务于教学、科研、人事管理等方面，在信息化时代，档案工作为现实工作服务以至于为社会提供服务将显得更加突出和重要。在加强信息化建设的同时，必须加强高校档案信息资源的开发、收集和利用，整合信息资源，实现高校档案管理工作的科学化、规范化、高效率。
总之，档案工作的落脚点在于利用，高校档案工作就是有效地开发利用库存档案，更好地为学校的建设发展服务，而学校在快速发展的过程中又丰富了档案的内容和形式，对高效利用档案提出了更高的要求，这就要求档案工作者在平时的工作中更要注重档案的收集、编研、信息资源的优化整合等工作环节。
参考文献：
[1]毛少伟.新时期档案利用业务工作的几点思考[J].档案与建设，2006（7）.
[2]张凤丽.提高高校档案利用的新途径[J].中国环境管理干部学院学报，2009（9）.
[3]马冬雪.高校档案利用浅析[J].黑龙江科技信息，2009（11）.
关键词：高校档案；利用；效率；保障
一、做好档案的基础业务工作
档案馆室的基础业务工作主要包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用六个环节，前五个环节都是围绕利用中心环节来开展工作的，并以是否便于利用、能否发挥档案最大效益作为衡量各自工作水平的唯一尺度。从这个意义上说，前五个环节都属于档案利用的基础工作，它们为档案利用提供物质基础和前提条件。由此可见，基础工作的好坏，直接影响到档案利用效果的发挥。
1.建立强大的工作网络。高校档案形成于高校各个时期、各个方面和各个单位，涉及面广，在教学、科研、党政、群团等各种活动中形成了大量的文件材料，因此收集工作显得尤为重要，而且难度相当大。应从各方面入手，采取措施，加强收集的力度和范围，丰富完善馆藏信息，确保文件材料的完整性。
2.建立归档制度，确定归档范围。建立完善、健全的归档工作制度是学校档案收集工作顺利开展的有力保障。学校根据自身工作的特点和要求制定《档案管理暂行办法》《归档文件整理规则》等实施细则，明确档案员的职责，确定归档范围，对哪些材料应该归档，哪些材料不应该归档，各兼职档案员都应认真鉴别，保证有价值的材料不流失。随着学校教育事业的不断发展，产生的各种门类的档案也越来越丰富，檔案的收集不仅包括文书档案、财务档案、基建档案等，还要收集照片、声像、实物等特殊载体的档案。
3.加强档案宣传和业务指导。由于基层单位的兼职档案员层次不一，不少部门和二级学院档案员的素质差异较大，这就需要加强档案工作的宣传和业务指导。综合档案室专职档案员应该经常主动深入到各部门、二级学院，与部门领导、档案员交流、沟通，宣传档案工作，了解基层单位开展的各项工作，及时修订档案归档范围，解决基层单位在收集档案过程中的问题。其次要加强兼职档案员的业务指导，要对全校的兼职档案员进行档案收集、整理、鉴定、利用等档案业务知识的指导和咨询，注重新技术、新知识的应用和业务能力的培养。业务指导包括了业务培训和业务咨询。
二、努力做好档案的编研工作
档案编研信息资料，对档案利用者来讲，能大量节省查找原始档案的时间，提高档案利用的效率。高校行政类档案、教学类档案、财会类档案，是高校档案利用人次较高的档案，加上高校的科研档案，这些档案是高校档案的主体。因此，高校档案工作者在实际工作中，要有目的的对文书、教学、科研等主体档案进行认真加工和分析。
三、加强学校档案信息化建设
随着社会的不断发展，档案利用的需求越来越广泛，档案利用的内容日益丰富，档案利用的主体日益多元化，档案利用的方式日益多样化。随着现代办公技术、现代化管理手段的广泛应用，提高档案利用的效率，加强档案的信息化建设显得尤为重要。当前，我国信息化建设正由信息技术阶段向信息资源阶段转变，档案工作也开始转变工作思路，把档案信息的重点转移到加快档案信息化资源建设、发挥档案信息资源的重要作用上来。要做好学校档案信息化建设必须做到以下几点：
1.转变观念。由于高校档案管理部门自身管理观念陈旧，致使档案工作者对档案工作的认识程度不高。因此从事档案管理的人员要转变“为保管而保管，重保管轻利用”的思想，树立档案信息资源共建共享的创新观念。
2.高校档案信息资源化建设的规划和管理需要专项经费的投入。高校档案资源信息化建设需要大量资金，在加大政府投入的同时，还要积极建立与社会各行业、各部门之间的互动机制。根据高校自身数据库类型和规模的不同，有计划地开展高校档案信息资源数据库建设，为网络环境下档案资源优化整合与合理开发建设工作奠定物质基础。高校也应加大对档案资源信息化建设的投入，使档案数字化、网络化，从而加快高校档案资源信息化建设的步伐。
3.提高高校档案工作人员应用现代技术的能力。提高高校档案管理工作者所应具备的网络技术运用能力、信息资源处理能力，以更好地适应信息时代的需要。高校档案工作人员是掌握现代运用技术的管理者，也是高校档案知识信息工作开发利用的“导航员”。
4.优化整合信息资源。高校档案信息资源主要是服务于教学、科研、人事管理等方面，在信息化时代，档案工作为现实工作服务以至于为社会提供服务将显得更加突出和重要。在加强信息化建设的同时，必须加强高校档案信息资源的开发、收集和利用，整合信息资源，实现高校档案管理工作的科学化、规范化、高效率。
总之，档案工作的落脚点在于利用，高校档案工作就是有效地开发利用库存档案，更好地为学校的建设发展服务，而学校在快速发展的过程中又丰富了档案的内容和形式，对高效利用档案提出了更高的要求，这就要求档案工作者在平时的工作中更要注重档案的收集、编研、信息资源的优化整合等工作环节。
参考文献：
[1]毛少伟.新时期档案利用业务工作的几点思考[J].档案与建设，2006（7）.
[2]张凤丽.提高高校档案利用的新途径[J].中国环境管理干部学院学报，2009（9）.
[3]马冬雪.高校档案利用浅析[J].黑龙江科技信息，2009（11）.