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随着科学技术的迅速发展，档案作为知识载体和历史的信息源，越来越成为国家经济发展、社会进步的重要战略资源之一。高校档案是学校历史的真实记录，在学校发展中起着承前启后的作用，是学校教育、教学管理工作的重要环节。档案管理是一项技术性很强的专业性工作。随着计算机技术和网络技术的发展，电子档案、音像档案等新型载体档案的出现，对档案管理人员的政治素养、理论水平和业务素质等各个方面提出了更高的要求和挑战。目前，从高校档案管理人员的整体素质来看，还远远不能适应这种新形势的要求。因此，培养档案管理人员的职业素质，成为加速提高高校档案管理水平的关键。
高校档案管理人员职业素质存在的问题
首先，档案管理人员的档案管理意识不强。由于人们对档案管理意识的淡薄，很多人包括一些领导也认为档案部门收集、整理档案是轻而易举的事，谁都能干，无需多少学问；或者认为档案工作好坏对本单位的发展影响不大，不予过多考虑，从而在思想上未引起足够的认识和重视。
其次，档案管理人员知识结构比较单一。作为一个合格的档案管理人员，应具备一定的理论水平和政治素养，懂得国家档案管理的政策和法规，懂得档案工作的基本理论和方法。面对校园网的建设和信息化建设的高速发展，高校档案队伍中既懂档案管理又懂现代信息化管理技术的人才更是奇缺。由于档案管理人员素质不高，直接导致了档案管理的新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广，在解决工作中遇到新情况和新问题时，常常感到力不从心。
再次，档案管理人员学历层次偏低，专业人员偏少，这些都严重影响着高校档案馆队伍整体素质的提高，而且，人员变动频繁、业务素质低，也造成了高校档案工作质量不高，极大地妨碍了高校档案事业的持续发展。
高校档案人员职业素质的内涵
1.思想政治素质。档案人员的政治素质包括：具有正确的职业理想和坚定的工作信念，高度的政治责任心、政治敏锐性和严明的政治纪律性；具有爱岗敬业、淡泊名利、无私奉献的精神和纪律法制观念等。高校档案人员应做到：①热爱档案工作，忠于职守；②刻苦钻研业务技术，不断提高自身综合素质，敬业爱岗、无私奉献，为学校在培养人才、搞好管理，促进科研与教学提供力所能及的服务；③要具有严格的保密观念和良好的保密习惯，正确处理好利用与保密的关系，凡是有损于党和国家及学校利益的事就坚决不做；④要有严谨的科学态度和求真、务实的工作作风。同时，全心全意为档案利用者服务是档案人员职业道德的灵魂，在接待利用者时，要十分注意工作态度和工作作风，努力做到工作上积极主动、态度上诚恳热情、言谈举止文明礼貌，想利用者所想，急利用者所急。
2.专业知识素质。档案人员要有宽广、扎实的专业知识。档案人员坚实的基础知识包括：人文社会科学知识、自然科学知识和现代技术在档案中的应用知识。为适应形势发展的需要，高校档案工作者要不断学习新理论、新知识、新技术。档案人员要在完成本职工作的基础上，系统地学习和掌握档案学知识，学习相关的科学文化知识，不断拓宽知识领域，充分利用互联网和多媒体技术拓展档案工作空间，以有效开发与利用档案信息资源，增强运用现代科学技术进行档案管理的能力；注重电子计算机与自然科学知识的学习，提高外语水平，全面提高个人综合素质，以便更好地适应高校档案管理工作的需要。
3.信息管理素质。近几年，由于现代信息技术在高校档案工作中的广泛应用，计算机已成为档案管理工作非常重要的工具。档案管理人员的信息管理能力包括：①获取网络信息的能力。档案管理人员要具备及时获取、更新网络信息的能力以及多学科多领域先进技术信息的敏感性；②处理各方面信息的能力。高素质处理信息的能力要求档案管理人员能从门类众多、数量繁杂的信息海洋中提取有用的东西，使所收集到的多种档案信息，通过科学地归纳、分类、鉴别、筛选、分析，能有效地归档与利用，将档案信息处理为学校所需的信息。③信息协作的能力。信息时代中，高校的档案管理工作离不开资源互享，没有信息协调，档案建设就会是不科学、不完整的。因此，档案管理人员必须具有在工作中开展信息协调的工作能力。
4.创新素质。档案工作要跟上时代前进的步伐，高校档案工作者必须具有创新精神创新素质。①思想创新。高校档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在信息化社会，档案人员要一改守摊看点、仓库保管员的形象，在埋头苦干、默默奉献的同时，不妨多一些敏锐和睿智，多一些魄力与果断，主动发挥档案在高校教育、教学上的作用，提高档案工作的自身价值。②技术创新。随着网络技术的发展、虚拟档案的实现，对高校档案人员在信息技术方面提出了更高的要求，高校档案人员应该由原来的收集、保管、提供现场检索和查阅的保管型工作者，变成文档标准规范制定、软件设计编制以及使用培训指导监督的专家型工作者。③服务创新。高校档案人员要变被动服务为主动服务，应改变以往“坐等上门”、“你用我查”的被动服务方式，围绕学校中心工作以及社会需求，积极主动、不失时机地挖掘和捕获潜在的档案需求，使各种合理的档案需求能及时得到满足。可以利用档案展览、档案馆网站、制作档案宣传册等方式宣传档案。人们只有了解档案，才能有效利用档案，高校档案才能获得最大的社会效益。
提高高校档案管理人员职业素质的途径
首先，实行档案管理人员准入制度。目前，高校档案工作普遍存在投入资源较少的问题，特别是在人员使用方面，档案（室）馆成了解决家属问题和学校冗员工作问题的部门。档案管理人员整体素质不高，直接导致档案部门的信息服务能力较弱，档案工作的作用得不到强有力的体现，使之进入边缘化的恶性循环。为了优化档案队伍，必须建立完善的档案业务人员工作能力的评估体系，执行资格准入制度，引进优秀人才。
其次，完善档案管理人员培训制度。为了适应以信息化为核心的高校档案工作现代化建设的需要，必须有计划地对档案管理人员进行培训。培训内容主要包括：档案法律法规、计算机应用知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理知识等。培训可以是专门的短期培训，也可以将每周或者每月的特定时间作为培训时间，使档案管理人员通过培训，能够在较短的时间内，掌握现代化管理技术，提高现代化管理水平，尽快适应现代化管理的要求。
再次，建立档案管理人员激励制度。信任、理解和尊重是开展好各项管理工作的基础。档案管理工作是一项相对沉闷和乏味的工作，这就要首先从注重满足管理人员的情感需求入手，充分了解他们的愿望，设身处地地了解工作人员的处境、情感，取得相互理解、信任和尊重，建立起情感交流平台；其次要注意满足专业人员事业上成就的需求，培养“团队意识”、“学术氛围”，使馆（室）内营造出一个和谐、融洽有积极追求的工作氛围；再次要满足档案馆专业人员的一种高层次的心理需求，采取丰富多样的措施激励激发他们的工作热情和工作积极性。要着重注意以下三个方面：一是通过心理引导和政策激励，激发档案管理人员的上进心；二是通过民主管理和建立健全管理制度，以公平的奖励来激励档案管理人员；三是通过表彰奖励、职务晋升的正激励方式和批评与惩罚的负激励方式，强化激励方式的双重作用。
编辑：呼格
高校档案管理人员职业素质存在的问题
首先，档案管理人员的档案管理意识不强。由于人们对档案管理意识的淡薄，很多人包括一些领导也认为档案部门收集、整理档案是轻而易举的事，谁都能干，无需多少学问；或者认为档案工作好坏对本单位的发展影响不大，不予过多考虑，从而在思想上未引起足够的认识和重视。
其次，档案管理人员知识结构比较单一。作为一个合格的档案管理人员，应具备一定的理论水平和政治素养，懂得国家档案管理的政策和法规，懂得档案工作的基本理论和方法。面对校园网的建设和信息化建设的高速发展，高校档案队伍中既懂档案管理又懂现代信息化管理技术的人才更是奇缺。由于档案管理人员素质不高，直接导致了档案管理的新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广，在解决工作中遇到新情况和新问题时，常常感到力不从心。
再次，档案管理人员学历层次偏低，专业人员偏少，这些都严重影响着高校档案馆队伍整体素质的提高，而且，人员变动频繁、业务素质低，也造成了高校档案工作质量不高，极大地妨碍了高校档案事业的持续发展。
高校档案人员职业素质的内涵
1.思想政治素质。档案人员的政治素质包括：具有正确的职业理想和坚定的工作信念，高度的政治责任心、政治敏锐性和严明的政治纪律性；具有爱岗敬业、淡泊名利、无私奉献的精神和纪律法制观念等。高校档案人员应做到：①热爱档案工作，忠于职守；②刻苦钻研业务技术，不断提高自身综合素质，敬业爱岗、无私奉献，为学校在培养人才、搞好管理，促进科研与教学提供力所能及的服务；③要具有严格的保密观念和良好的保密习惯，正确处理好利用与保密的关系，凡是有损于党和国家及学校利益的事就坚决不做；④要有严谨的科学态度和求真、务实的工作作风。同时，全心全意为档案利用者服务是档案人员职业道德的灵魂，在接待利用者时，要十分注意工作态度和工作作风，努力做到工作上积极主动、态度上诚恳热情、言谈举止文明礼貌，想利用者所想，急利用者所急。
2.专业知识素质。档案人员要有宽广、扎实的专业知识。档案人员坚实的基础知识包括：人文社会科学知识、自然科学知识和现代技术在档案中的应用知识。为适应形势发展的需要，高校档案工作者要不断学习新理论、新知识、新技术。档案人员要在完成本职工作的基础上，系统地学习和掌握档案学知识，学习相关的科学文化知识，不断拓宽知识领域，充分利用互联网和多媒体技术拓展档案工作空间，以有效开发与利用档案信息资源，增强运用现代科学技术进行档案管理的能力；注重电子计算机与自然科学知识的学习，提高外语水平，全面提高个人综合素质，以便更好地适应高校档案管理工作的需要。
3.信息管理素质。近几年，由于现代信息技术在高校档案工作中的广泛应用，计算机已成为档案管理工作非常重要的工具。档案管理人员的信息管理能力包括：①获取网络信息的能力。档案管理人员要具备及时获取、更新网络信息的能力以及多学科多领域先进技术信息的敏感性；②处理各方面信息的能力。高素质处理信息的能力要求档案管理人员能从门类众多、数量繁杂的信息海洋中提取有用的东西，使所收集到的多种档案信息，通过科学地归纳、分类、鉴别、筛选、分析，能有效地归档与利用，将档案信息处理为学校所需的信息。③信息协作的能力。信息时代中，高校的档案管理工作离不开资源互享，没有信息协调，档案建设就会是不科学、不完整的。因此，档案管理人员必须具有在工作中开展信息协调的工作能力。
4.创新素质。档案工作要跟上时代前进的步伐，高校档案工作者必须具有创新精神创新素质。①思想创新。高校档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在信息化社会，档案人员要一改守摊看点、仓库保管员的形象，在埋头苦干、默默奉献的同时，不妨多一些敏锐和睿智，多一些魄力与果断，主动发挥档案在高校教育、教学上的作用，提高档案工作的自身价值。②技术创新。随着网络技术的发展、虚拟档案的实现，对高校档案人员在信息技术方面提出了更高的要求，高校档案人员应该由原来的收集、保管、提供现场检索和查阅的保管型工作者，变成文档标准规范制定、软件设计编制以及使用培训指导监督的专家型工作者。③服务创新。高校档案人员要变被动服务为主动服务，应改变以往“坐等上门”、“你用我查”的被动服务方式，围绕学校中心工作以及社会需求，积极主动、不失时机地挖掘和捕获潜在的档案需求，使各种合理的档案需求能及时得到满足。可以利用档案展览、档案馆网站、制作档案宣传册等方式宣传档案。人们只有了解档案，才能有效利用档案，高校档案才能获得最大的社会效益。
提高高校档案管理人员职业素质的途径
首先，实行档案管理人员准入制度。目前，高校档案工作普遍存在投入资源较少的问题，特别是在人员使用方面，档案（室）馆成了解决家属问题和学校冗员工作问题的部门。档案管理人员整体素质不高，直接导致档案部门的信息服务能力较弱，档案工作的作用得不到强有力的体现，使之进入边缘化的恶性循环。为了优化档案队伍，必须建立完善的档案业务人员工作能力的评估体系，执行资格准入制度，引进优秀人才。
其次，完善档案管理人员培训制度。为了适应以信息化为核心的高校档案工作现代化建设的需要，必须有计划地对档案管理人员进行培训。培训内容主要包括：档案法律法规、计算机应用知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理知识等。培训可以是专门的短期培训，也可以将每周或者每月的特定时间作为培训时间，使档案管理人员通过培训，能够在较短的时间内，掌握现代化管理技术，提高现代化管理水平，尽快适应现代化管理的要求。
再次，建立档案管理人员激励制度。信任、理解和尊重是开展好各项管理工作的基础。档案管理工作是一项相对沉闷和乏味的工作，这就要首先从注重满足管理人员的情感需求入手，充分了解他们的愿望，设身处地地了解工作人员的处境、情感，取得相互理解、信任和尊重，建立起情感交流平台；其次要注意满足专业人员事业上成就的需求，培养“团队意识”、“学术氛围”，使馆（室）内营造出一个和谐、融洽有积极追求的工作氛围；再次要满足档案馆专业人员的一种高层次的心理需求，采取丰富多样的措施激励激发他们的工作热情和工作积极性。要着重注意以下三个方面：一是通过心理引导和政策激励，激发档案管理人员的上进心；二是通过民主管理和建立健全管理制度，以公平的奖励来激励档案管理人员；三是通过表彰奖励、职务晋升的正激励方式和批评与惩罚的负激励方式，强化激励方式的双重作用。
编辑：呼格