企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是提高企业经济效益、维护企业合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。档案信息作为现代信息的重要来源,其特点是档案信息的原始性、真实性、可靠性和凭证性。
　　随着现代社会的高速发展与进步,档案资源的巨大社会价值已日益被公众所认知。国有大中型企业已成为市场竞争的主体。而企业档案涉及到企业的商业秘密,如“谈判、合同签订”、“研发项目规划”、“课题成果报告”、以及“专利申请”等,它是企业的核心机密,涉及到企业的商业安全,关系到企业未来经济发展的成败。而一些企业求生存、求发展,为了击败对手,想方设法窃取对方技术核心机密的资料,因而企业档案的保密及日常管理工作尤为重要。
　　
　　一、档案的库房管理是档案保管工作的重要前提
　　
　　加强档案库房的硬件设施管理,库房的管理是档案保管工作的重要前提,档案库房是保存、存储档案的重要基地,不应将库房附设在机关办公楼内,不宜将库房设在办公楼的最底层,还应尽量做到库房与办公室分开。档案库房要有安全保卫措施,要安装防盗报警装置、防盗门窗,配备适合档案用的消防器材,并定期巡查更换。非档案管理人员不允许进入档案库房。实践证明,档案库房的科学管理,是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。
　　
　　二、企业应加强自身档案保密工作
　　
　　企业要维护好自身的合法利益,必须做好档案保密工作,领导重视程度至关重要,它是档案保密工作的重要方面。只有领导认识到它的重要性,在工作中常抓不懈,抓严抓紧使档案保密工作真正落到实处。因此档案保密工作在注重发挥档案效用的同时,必须重视档案的保密工作,健全档案的利用、保管和查阅制度,并在实际工作中严格履行,使其发挥出应有的作用。
　　
　　三、提高企业档案管理人员保密意识
　　
　　档案工作的性质和特征之一就是要保证档案的完整与安全,而档案保密工作的好与坏,档案管理人员的素质是关键。档案管理人员要有极强的责任心、事业心及高度的保密意识,要防止在接手档案的过程中,无形存储在头脑中的秘密泄露,这些秘密随着档案管理人员参加社会活动被带到各种复杂的场合,往往一句话,说者无意,听者有心,在不轻易中泄露了企业的机密。因此档案管理人员无论在什么场合,都应把保守企业机密做为自己的神圣职责和应尽的义务。
　　要维护企业档案的完整与安全。这既是档案保管人员的基本任务,也是档案保管工作的目的。企业档案保管工作的具体任务,就是“十二字原则”:不损坏、不丢失、不散乱、不泄密。不损坏,就是使档案保管得完好无损,不致因温度、湿度、虫蛀等等各种不利因素而使档案损坏,对已经破损的档案,要及时补救。不丢失,就是使档案绝对安全,不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃,不仅要保证档案实体安全,也要保证档案内容的安全。不散乱,就是要求档案保管工作有条不紊,档案排架整齐规范,有规可循,有目可查。不泄密,就是要求档案管理工作者时刻警惕,要有保密意识,守口如瓶,所保管的档案资料信息不外传确保企业档案齐全完整安全,不仅是企业一项日常的基础工作,更是确保企业经济活动可持续发展的一项重要内容。
　　
　　四、档案计算机信息保密
　　
　　现在企业档案管理工作计算机普及使用,为档案工作带来了方便与快捷。同时,由于以计算机为主的现代信息技术的不断发展,档案信息、电子档案以及档案管理信息形成了各种档案(计算机管理)信息系统的日趋成熟,使档案信息越来越丰富和重要,但也随之带来了计算机系统中数据在输入、输出、存贮和传输过程中可能会丢失、窃取、自然灾害、电力系统中断等,造成了诸多不安全因素,使网络档案保密成为影响企业档案管理信息化中亟待解决的问题。因此应加强信息保密技术的学习和应用。档案工作人员应在平时工作中加强信息保密技术的学习和实际应用,如:密码技术、数据保护技术、网络隐患扫描技术、病毒检测及清除技术、信息泄漏防护技术等。
　　因此,公司要对员工经常进行保密教育,使员工懂得商业秘密是公司的宝贵财富,它是一个企业一代人甚至几代人辛勤工作积累的技术成果和经营成果;是企业无形资产的重要组成部分,是企业发展的后劲。在市场竞争日趋激烈的情况下,谁保护好商业秘密,谁就能取得优胜地位。做好保密工作是一项利企、利己的一件大事,因此企业各部门应落实做好每一个细节,发挥出档案保密工作应有的作用。企业的档案管理者只有切实地做好档案的管理和保密工作,才能有效地保护好企业的种种利益,使企业更大、更好、更强。