拟引进图书在出版社选题会议讨论通过、列入选题计划后，社内负责版权联系的人员就要开始与国外出版社洽谈版权，并最终签订授权出版合同。
　　在正式洽谈授权的具体合作条件前，我们一般要先询问国外出版社，我们希望得到的某种授权形式在某个区域是否存在，亦即询问对方在特定区域——如整个中国，或中国大陆(不含我国港澳台地区)——能否授予该图书某种形式(包括影印、翻译、注释等)的出版发行权。确认这个大前提并得到肯定答复后，我们接下来就该报给对方具体的合作条件，这其中主要包括：授权形式、授权地域、首印数、预估定价、版税率、预付款额、出版时间、合同期限、推广样书等等。
　　相对而言，图书首印数、预估定价、版税率和预付款等在授权合同中的重要性更大。国外出版社更为看重，同时往往也是合作双方需要更多沟通的地方。报图书第一次印数前，版权人员宜先与策划编辑和营销部门沟通，事实求是地向国外出版社报一个切实可行的、可以达到的首印数。图书品种不同，首印数的要求也有差异。高端学术著作三千、五千的首印数国外出版社可以接受甚至非常满意，但对教材等市场前景较大的出版物，国外合作方会期望上万册的首印数。在首印数外，有些国外出版社还要求呈报合同期限内(如五年)前几年(如三年)的销售预估，并把这个销售预估作为要求国内合作方必须达到的保证印数。有的甚至在合同期限内每年都要求最低印数保证，而且这个保证印数还是逐年增高。保证印数的提出显然对被授权方有失公允，但现实操作中由于同行竞争等各种原因，有时明知是苦果子也还往肚里咽，合作条件虽然苛刻甚至不公平，但最终还是签了合同。事虽如此，不过报首印数总的原则还是要从本社实际出发，不虚高，也不刻意求低。
　　报预估定价，首先我们要明白，我国由于经济发展水平、居民购买力等国情因素影响，我们现行图书定价大致为欧美图书定价的1/8到1/10。这一现状我们不但要自己心里有数，遇到不了解我国图书市场的外国同行还要向他们耐心解释。其次，我们估价要切合实际，甚至宜适当保守。图书估价与预付款金额直接挂钩，所以估算图书定价时要切合实际，不可盲目求高，否则只会给自己增加支付更多预付款的压力。预估图书定价传统多采用成本计价法：由图书总面数算出印张数，再根据每印张平均印制成本得出图书大致定价。除成本外，定价还须考虑图书市场以及出版物内容等因素，所以图书出版时的最终定价可能会与预估价格有出入，这一点我们也要向国外出版社说明。尤其是近来，随着纸张等出版要素价格的上涨：图书定价有不断走高的趋势，图书出版后价格与预估定价会有差异。在此我们采用“预估价格”或“估计价格”，而不是“图书定价”或“定价”也是出于这个考虑。
　　对版税率，出版行内有个大致指导参数：影印图书版税率在10％左右，翻译图书在8％左右；小语种图书版税率略低于英语图书版税率。显然，这只是个指导，而且这个指导近年来也在不断被打破。最近几年，影印版图书版税率超过10％的不在少数，小语种图书版税率也与英文图书趋向一致。有这个大致版税率在心里后，有经验的版权经理在报给国外出版社的合作条件中会故意不报版税率，不主动提及版税率多少，而由国外出版社首先报价，然后再还价。这样做的好处是如果国外出版社报高了，我们可以根据行规与对方协商。众所周知，版税率可分为两种，即非递进式版税率(flat royalty rate，笔者自译)和递进式版税率(progressive royalty rate)。前者是指版税率不随图书印数或销售数量的变化而变化；后者是指版税率随图书印数或销量增多而递增，图书印数或销售册数增多版税率逐渐提高。
　　有了首印数、预估定价和版税率，预付款额就水到渠成昭然若揭了。先算出第一印次的应付版税(首印数×图书估价×版税率)。预付款多为第一印次应付版税的1/3、一半，或全额，或者远远高出首印版税，具体金额由合作双方商定。对于外方不切实际的高额预付款要求我们要据理力争，毕竟我们都不希望碰到合同到期后，图书的应付版税还少于预付款、预付款尚未被抵扣完毕的情况。若如此，我们不仅输了预付款(因为按合同规定，无论发生何种情况，预付款不予退回)，也让对方多赚了利息。预付款的支付时间有签约后一半加图书出版后一半，还有分三次支付每次各付1/3，当然也有外方要求签约后一次性付清的。
　　除以上谈到的主要版权合作条件外，熟悉对方出版社的格式合同对我们报版权合作条件也非常重要。此外，版权洽谈和合同审阅中还有一些细微之处须注意并在合同中明确约定，如版税是按图书印数还是按销售册数计算；计算版税率的定价是指图书的出版价、零售价，还是批发价等。我们认为支付给授权方的版税应该以批发价而不以定价为计算基础，这是因为我们销售给批发商的图书是按图书折扣价即实洋而不是码洋结算的。但实际版税支付中，国内出版社现多按图书定价与国外出版社结算版税。