企业ERP资金管控研究

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  摘要:最近几年来,我国越来越关注和重视企业ERP资金管控的工作。2009年,国资委出台相关的文件重点强调:在中央企业要加大力度推进信息化工作。企业作为我国市场经济的主体,无论其规模大小,都对我国经济的发展有着十分重大的作用。财务管理对企业的长远发展相当重要,而拥有ERP就是一种对提高企业的财务管理水平很有效的系统,另外它对实现当前企业集约化和信息化的财务管理,提高企业的综合效益有重大要意义。采用发展战略,分析企业当前发展中存在的挑战,对选择出来的ERP试点企业进行该系统的全面试用,并对其实施过程中的效果进行综合的分析,找出成功的关键原因,将需要改进的地方指出来,以期达到有效实施和全范围推进ERP系统的方法,目的是顺利、全面地在我国企业中实施ERP管理体系,对大力提升企业财务管理的水平起着非常重要的指导意义;另一方面表现在其能促使企业其他的方面广泛使用该管理方法,同时对信息化的进程加快,融合信息化和工业化有着重要的借鉴作用。本文就用友ERP对我国企业发展的重要影响进行全面展开论述,结合企业在实施ERP资金管控过程中存在的主要问题,并提出一定的相关建议与对策。
  关键词:企业;ERP财务管理系统;ERP资金管控;企业发展
  一、企业实现ERP资金管控的必要性
  清楚有序的财务管理对一个企业的经营管理非常重要,同时它还是组成ERP资金管控系统不能够缺少的重要构成部分。企业财务管理的信息化系统由于具有能够连接系统其他模块的接口,使各个模块集合在一起,加快处理的速度,从而比起以往的财务管理处理软件,它能将企业的财务管理提高到更高的水平。
  (一)实现项目化的财务管理体系
  企业的经营管理中财务管理是极重要的一个中间环节,通过财务管理能够实现企业的价值和资本增值的目的,因此通常认为财务管理具有价值化和企业资本化的管理特点。当前,在企业财务管理中表现的主要问题是企业没有认识到财务管理的重要性,仅仅通过简单的记账、算清账目、填写相关的财务报表,以及事后的财务监督进行财务的管理,并不能满足企业现代化竞争中新的要求。在当前的这种竞争环境下,对财务管理有了新的要求,首先表现在管理的理念以及其模式方面,必须实现远距离、在线、集成化的财务管理。其次在管理的工作上,要求能够不受时间、空间限制的办公,如移动性质的办公,加强部门与部门及员工之间的关联,快速、公开地进行财务管理。企业ERP资金管控财务管理系统强大的优势就是能及时的管理和集成管理,通过该系统的实施将企业经营生产过程的所有活动都真实地记录下来,具有结合事前进行预算、中间活动的控制和事发后总结分析的特点,为企业的现代管理带来新的变革。企业ERP资金管控系统在企业中得到有效的运用,使企业各个部门除了完成本职工作外还积极地配合其他的部门。同时在这种管理系统下,由于它能让企业的信息最大化得到共享,让供电公司形成了一种集成化的管理模式,这种模式能很好的提高企业领导层的观察能力,精简管理的结构,员工之间能够更好地沟通,大大地提高了员工工作积极性,但它对员工的要求也相应地提高,应该具有更强的素质,更熟悉企业的工作流程。
  (二)实现现代化业务流程再造
  所谓企业的业务流程是事前对公司所有的经营活动的一种工作顺序安排,常常会涉及到企业的产品、资本的流向、信息的传播、资源的来向交换、提供的商品和相关的服务等内容。其中通过记录完整的企业财务管理过程中形成的所有数据,并清楚明了地分析处理数据,所形成的结果就是资金流,它产生的信息能为企业的管理提供决策意见。企业业务流程的再造是指在信息技术的基础上,对企业的工作流程进行改进来符合企业管理的更高需求。再造的重点就是通过破除原来的管理流程,发现其中的问题,从而改进创造出新的流程规范,实现一种新的管理方式。传统的企业中采取的管理方式太过注重财务的事后管理工作,忽视运用网络语的新型计算机的好处,在财务工作的过程中也没将资金流重点体现,无法实现对财务完善的控制,没有通过资源的规划利用有效地使用资源,导致企业在业务方面的管理存在着流程的混乱、资金权利的分散、不重视资金的价值等问题,严重阻碍了企业的长远发展。所以在实施企业ERP资金管控管理系统时,通过加强与改造企业的业务流程,从而全面降低企业的生产经营成本,减少财务方面的风险,实现经济效益的提高。
  (三)完善企业财务体系的建设
  企业ERP资金管控财务管理系统在数据传递、处理和存储功能强大。利用该系统可以将数据转化成信息资源,对企业各业务单位上交的报表能迅速做好集成处理,形成相关报告形式迅速传递给有关信息利用者,能有效地提高各单位的工作效率,为企业决策层做出最佳决策提供准确可靠的企业内部的财务信息。企业所辖子公司较多,履盖范围广、业务内容包罗万象十分繁杂、掌控难度大,企业不同对各项目所需要的管理报告不同,就是同一家企业在不同月份对管理报告的要求也不尽相同,如果维持陈旧的财务系统的生成的报告制度和形式就不能提供企业管理决策层满意的管理信息。在企业ERP资金管控财务管理系统中,上报报表的制度得以简化,设计的报表汇总程序进行了彻底变革, 缩短了财务报表在各个环节中传递周期,做到了为企业管理决策层提供及时、准确、高效、完整的财务管理信息。企业可能根据自身的特点自主设计管理信息报告模式,财务管理系统将根据其报告模式自动设置数据公式和设置相关的查询条件,按照设计要求的格式,系统能同时输出适合不同需要的利用者,系统为管理决策层提供的财务分析报告反映了企业财务管理工作的一个重要方面,对于领导层作出准确的决策具有十分重要的意义。在传统财务管理模式下,财务分析报告别要根据企业财务运行实际数据和相关资料,通过运用数据分析软件分析工作,提供相应的财务信息报告,不仅工作量大,损耗的人力、物力、财力和时间。基于企业ERP资金管控财务管理系统其强大的数据追溯、查询和分析能力,不仅财务分析报告中能用图表显示,通俗易懂,一目了然,系统能自动生成,不仅大为节约劳动资源还能有效避免操作失误等人力的风险,企业决策层能准确地掌握所属各部门的财务管理信息。企业管理决策层根据自身管理工作的需要,可灵活地设计财务信息报表、相关项目的分析表和管理信息报表,非常便利地全面掌握的企业下属的不同形式的财务报表和动态统计报表,可见财务管理系统不仅为管理者能够随时控制和分析财务运行情况提供技术与数据支撑,优化管理效能。   (四)实现企业内部财务集中化模式,节约企业资源
  财务集中管理模式在集团、企业管理中普遍推行的财务管理模式,而这种管理模式是基于信息技术和科学的管理理念、管理方法的优化组合,不仅能有效提高集团综合管理能力,而且能对企业所有资源实行科学配置、合理调整、有效分配和利用,实现其资源利用价值最大化科学的财务管理模式。企业集团的特点是资金高度集中,有足够的资金支撑科技人员开展财务集中管理的模式项目的探索活动。其企业ERP资金管控财务管理系统成功运用,实现了企业高效地财务集中式管理模式。基于企业ERP资金管控环境中,系统中的子系统涵盖企业的财务业务数仍然不足以全面反映企业的经营实际状况,也不能完成企业严密、系统地lew经营状况。作为企业,在其部门参与具体经营过程中的经济活动和财务部门联系密切,其中的记录、核算、经营业绩和财务状况报告由财务部门完成。
  企业采用企业ERP资金管控系统,完全有能力对所属各层级分子公司实施远程财务控制,对其发生的经济往来账目都能够做到迅速、准确、精准的掌控。基于企业高度集权管理,能够将运行资金高度集中,使用权限做到集权,资金审批最后裁决制,对资金全面实行集中管理和调配,由企业统筹解决资金紧缺和闲置问题,用最少的资金实现最大的效益,其资金调配只限定于部门闲置资金,单位资金的所有权以及正常使用权限不变。基于企业ERP资金管控环境企业与下属各单位实现数据源共享并使用规范化财务信息报告系统,共享相同的界面结构模式,便于操作和推广,企业实现对全部所属单位资金信息运行情况实时监控、查询和调配,能及时发现问题、找出原因、解决问题,有效防范风险的发生。
  二、企业ERP资金管控存在的问题分析
  (一)财务人员的素质有待提高
  由企业对财务信息化工作一直十分重视,业务系统和财务系统也较早就开始了信息化的工作,信息化所带来的益处也早被集团下属企业及员工认可,同时由于前期工作做的比较充分,因此ERP资金管控的实施还是顺利和基本理想的,但山于新旧系统的差异较大,因此对于财务人员來说是个不小的挑战。还有部分财务管理人员由于管理观念滞后、缺乏掌握知识的主动性, 缺乏创新能力,对于财务管理系统的认识仍然存在重硬件、轻软件的现象。
  (二)操作上仍然存在较大的漏洞
  在对企业ERP资金管控实施效果的走访调研中,本文发现,财务人员普遍反映ERP资金管控涉及到大量数据的导出、导入,且财务人员都是第一次参与并不熟悉,无形中增加工作量; 企业财务系统查询导出和数据库数据导出功能不易操作,导出和查询耗时较多;资金管理统一计划、统一拨付、统一办理公司内部往來结算,但是没有通过银企互联实现集团资金一体化的全程管理;预算模块虽已建立,实现自动计算、自动汇总、自动分解等功能,全部自动化的工作虽然减轻人员录入工作量,但是一旦出现错误与漏洞,难以快速查找原因;与公司原有办公自动化系统的衔接与整合仍有待进一步完善。
  (三)制度也存在漏洞
  切实有效的财务管理制度是顺利开展财务管理工作的前提和保证,在信息化环境下,符合新系统实施和企业经哲现状的财务管理制度往往可以收到事半功倍的效果。企业原有财务管理制度单一陈旧、范围狭溢,制度的形式不够统一,内容重叠、交叉。ERP资金管控系统建设之前,供电企业总部就发布相关制度,涉及机构变更等事项,但是并没有及时制定细则或进行修订,与先进的ERP财务管理系统严重不相匹配,导致不能充分实现系统功能,影响到工作的效率和制度执行的穿透度。
  三、企业ERP资金管控问题的建议
  (一)更新财务管理理念
  作为一套全新的管理系统——ERP资金管控财务管理系统能够通过企业自身财务管理模块以及财务管理模式的紧密结合,有效提升企业经济效益与财务管理水平。系统能够由决策者主导,采用数学方法构建决策模型,以达成财务决策目的,与此同时还能够对企业业务形成财务控制。传统的财务管理理念已经无法适应新环境下的企业财务管理系统,所以一定要形成ERP资金管控环境下财务工作的正确认识,更新管理思路,才有可能实现ERP资金管控财务管理系统的价值。
  更新财务管理理念的第一要务,就是要强化财务人员的控制理念,对财务业务进行全面控制。在ERP资金管控财务管理系统中,生产、营销与物质系统数据全部汇总,有效起到功能集成、过程集成与信息集成的效果。ERP资金管控财务管理系统的措施与方法采取的是嵌入式,已经跨越了手工层面的作用,可以更好地同时处理业务并控制各项活动。
  加强财务人员风险控制思想,是第二要务。虽然在ERP资金管控财务管理系统实施后,企业的财务信息处理、传递、更新及反馈效率能够得以提升,然而在当下的网络背景下,病毒与系统错误更是容易出现,所以一定要加强锋线控制意识,在每个工作环节中都不能忽略。企业可以通过定期进行风险意识培训,来有效提升意识浅薄的财务人员。并需要针对可能出现的危险,建立风险控制体系。
  第三要务则是需要领导层转变管理思路。企业目标在实施ERP资金管控之后能够得到满足,但是却要改变企业诸多部门的工作内容和习惯,必然会产生一定的影响和阻碍。所以企业决策者一定要给予足够的重视,支持ERP资金管控系统的建立,才能够更好地产生实施效果。
  (二)完善与执行财务管理制度
  企业财务管理制度的好与坏,直接关系着ERP资金管控财务管理系统的顺利实施与否。其中包含两层含义:“第一层是财务管理制度的建立,是执行ERP资金管控系统的现代化基础和有效事实的前提,同时也是强化企业财务管理工作的先决条件;第二层是指ERP资金管控财务管理系统的实施,无法与企业现有管理制度脱离,必须要适合管理制度的要求与特点。当企业财务管理制度不完善的情况下,则ERP资金管控管理系统的信息化实施就会受到阻碍。由此可见,完善ERP资金管控环境下的财务管理制度,是全方位实施ERP资金管控系统的重要前提。   首先需要企业按照相关财务制度进行信息化的重新制定与修改,对财务流程进行调整,并确定财务权限。对于严重不相符的管理制度,要进行严格的修订。其次在ERP资金管控财务管理系统正式实施之后,需要结合各项管理制度制定操作规章,保障企业内部可以提高工作效率。确保系统的稳定、持续及安全运行,需要制定《系统维护管理制度》和《标准业务操作规程》等运行保障。只要去也的规章制度能够及时落实,就能够更好地保证ERP资金管控财务管理系统实施的有效作用。最后还需要建立监督管理部门,对财务管理制度的执行进行监督,针对于供电公司内部的具体情况,可以设立“制度执行不力投诉栏”,方便全员监督的实施,可以更有效地对制度进行考核。随着对系统运行的检查和监督,能够及时发现制度上的不足,在不断进行完善与修订后,可以有效适应企业不同阶段的ERP资金管控财务管理系统管理和操作要求。
  (三)组织机构设置与人员配备
  从评级的经验划分来看,供电企业的ERP资金管控财务管理系统应该分为两级管理体系——第一级由企业一把手和各业务领导、财务及各二级单位一把手、咨询公司系统总协调人员则称企业ERP资金管控系统指导委员会;第二季则由具体管理ERP资金管控企业咨询公司项目经理、财务部门及二级单位ERP资金管控负责人、企业管理ERP资金管控副总以上领导组成ERP资金管控财务管理系统实施工作组;第三季则是财务部门功能小组。除此之外,为了保证系统的全面顺利实施,还需要加强技术人员和财务人才的配备。在ERP资金管控系统建设过程中,要充分联系企业的经营特点和ERP资金管控设计思路,更好地发挥相关人员的工作职能。
  参考供电企业的实际情况,建议设置一下岗位——具有多年ERP资金管控财务管理系统建设经验的信息主管,要能够根据企业的发展战略,对管理系统进行规划。需要具备良好的组织协调和管理能力,要求有较强的沟通能力,可以与其他业务部门建立良好关系。负责组织和协调相关系统规划人员;基础数据规范岗位需要拥有良好信息技术和经验,能够优化、选择与规划企业的软件系统架构,主要负责信息规范制度的建立、项目的管理和规划;业务优化岗位要能够优化现有企业财务管理流程,指导软件供应商的功能实现,主要涉及业务流程优化、系统参数调整、需求分析以及与相关人员沟通工作;另外还需要熟悉ERP资金管控财务管理系统操作以及电脑日常护理的运营维护岗位,要能够舒熟识网络知识,能够处理基本电脑问题,解决网络故障,能够处理基本安全问题,支持内部热线、对服务意见进行反馈,并需要对意见进行收集。
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