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财务活动是经济主体筹集、使用和分配资金的活动，是资金运动及其所体现的关系经济。而财务管理则是以资金运动为对象，利用资金成本、资金收入等价值形式组织经济主体价值形成、实现和分配，并处理在这种价值运动中的经济关系的综合性管理。高校财务管理具有财务管理的共性，也由于高等教育的经济特性而使高校财务管理与企业财务管理相比它自身的内涵和特点。营利组织的目标主要是获取最大的收益，而高校等非营利组织的目标是进行正常运转，并筹集尽可能多的财务资源服务于社会。因而，企业要为了所有者的利益而追求财富的增长，高校则是为了社会的利益而扩大其可得的财务资源。因此，企业关注的是销售收入、净利润等经营成果，而在高校等非营利组织，财务关注的是财务资源的取得和利用，包括营运资金的来源和运用、预算情况和现金流量等，而不关注净收益和每股盈余。
一、高校传统报账模式存在的问题
(一) 师生报账效率较差尽管电算化的财会系统在一定程度上提高了报账的效率，排队系统的引入也维持了报账大厅的秩序，然而高校庞大的经济业务量使“报账难”的问题并没有得到根本解决。受理全校师生的报账是高校财务管理部门的主要业务，规范使用上级投入的资金是高校财务部门重要的工作。但随着高校规模不断扩大，社会影响力也随之提高，资金流量与日俱增，收入来源出现多样化的特点，支出方面出现了复杂化、社会化特点支出中用于教学、科研、基建、后勤产业等方面的资金越来越大，每天均有大量的资金往来，财务业务比较繁忙而会计人员编制相当有限。尽管高校财务系统大都实现了会计电算化，在一定程度上提高了报账的效率，有的高校还借鉴商业银行的做法，引入智能报销排队叫号系统，维持了财务报账大厅的秩序，但“报销难”问题并没有得到根本解决。每年一度的教职工代表大会，“报销难”总是代表们最为集中的提案之一，高校财务部门蒙受着巨大的压力，因此，如何改进报销流程是个重要的议题。
(二) 财务工作量巨大师生将大量单据送至财务部门，财务部门既要审核原始单据，又要审核业务流程审批手续，最后才能编制记账凭证，输入会计信息系统。由于高校的特殊性，学生的毕业实习大都安排在假期，尤其是在暑假。经办老师一般在每年的六月借款，等到实习回来，收集票据、粘贴等待报销时，一般已到了期末。而这期间正是高校财务最忙的时候，要做各种报表的布置、财务结算会议、应付各种检查的安排等，财务报销大厅的拥挤就不难想象了。
(三) 预算管理困难各部门、各项目在预算编制及控制时，无法得到及时准确的支出数据，严重影响预算编制的进度和准确性，预算执行的准确度差，预算管理的整体工作存在“重编制，轻执行”的状况。
(四) 资金支付滞后，对账困难在传统的银行支付手段下，资金支付受报销流程和银行业务处理速度的双重制约，滞后于业务发生，同时大量的资金支付带来了大量的银行对账工作，财务人员工作量大，且出错率较高。
二、高校预约报账机制建立
(一) 预约报账定义预约报账工作制度是在学校经济体量与报账工作量不断增大的情况下，为了解决报账排队等待时间过长，有效分流、合理安排不同类别的报账工作，使报账服务做到简单报账方便快捷、复杂报账专人办理、报账工作快速流动的一种新的财会工作方式。它是财务工作适应学校改革发展需要、落实科学发展观、构建文明和谐财务的一项举措。
(二) 预约报账条件若出现以下相对复杂报账情况之一时，可以将其纳入预约报账工作范围，具体标准可由高校根据自身实际情况确定。具体包括：科研差旅费往返车票次数较多，且预计报账时间较长的报账事项；报销单据较多且预计报账时间较长的报账事项；大宗材料、设备物资采购等经济事项且预计报账时间较长的报账事项；报账人员多于财务审核人员且出现明显滞留时；其他需要进行预约处理的报账事项。
(三) 预约报账方式预约报账是通过现场预约、电话预约与网上预约等方式进行，由报账人将需要办理较为复杂的财务事项事先告知或交给财务处相关核算科室的指定人员，财务处根据承接的预约事项，合理安排人员、时间对受理的预约事项进行处理。
(1)现场预约。在报账大厅取号时由预约报账指定负责人根据估计的报账工作量对报账实行预约，也可由报账人员根据预计工作量直接向会计核算科室指定人员提出预约申请。
(2)电话预约。可由相关单位及报账人员根据预计工作量直接向财务处相关核算科室提出预约申请；财务核算科室也可以根据所掌握的情况，由科室负责人或指定人员直接与相关单位、项目负责人联系，预约报账时间。
(3)网上预约。这是高校财务预约报账工作的发展方向。也是高校数字化校园经济平台的重要组成部分。财务部门通过主页设立专门窗口受理报账预约，由报账人填列报销类别(如差旅、购物、餐饮等)、票面金额、票据张数等事项，财务核算科室根据报账人填列报销事项，预计工作量并回复确定报账时间。
(四) 预约报账工作流程具体包括：
(1)预约确认。主要包括：现场确认。由预约报账指定负责人确认，并填写报账预约单，确定报账时间；电话确认。由科室负责人或指定人员通过电话对电话预约、现场预约等预约确定报账时间；网上确认。科室负责人或指定人员根据网上预约填报表，综合预约报账填报情况确定报账时间。
(2)预约流转。主要包括：预约报账指定负责人将收集的预约单及相关票据进行整理并填写登记预约信息交科室负责人；科室负责人根据预约情况，及时分配安排预约报账工作；由科室负责人或指定人员将安排预约报账工作时间以电话或通过预约报账网上平台通知预约报账人。
(五) 报账工作要求具体包括：
(1)预约报账工作采取预留单据与预约时间两种方式进行。主要包括：一是预留单据方式。报账人将所需报账事项的单据交付给财务处负责预约报账工作的承接人员，待财务相关核算科室将其预留单据审核完毕后通知报账人办理后续结算手续。此种工作方式要求报账事项单据手续齐备，可大大减少报账人的等待时间。二是预约时间方式。报账人通过网上、电话等预约方式，经财务处负责预约报账工作人员确认具体报账时间，办理相关预约报账事项。此种工作方式有利于报账人员与财务人员面对面的交流和沟通，减少报账人员的往返次数。
(2)日常预约报账工作原则上应在规定时间内完成(高峰时期预约报账工作除外)，如果超过预定时间，财务科室或承办人员应主动向报账联系人说明情况。
(3)预约报账工作将主要采取集中专项办理的方式进行，在报账柜台以外的专门工作场所，指派专人集中办理预约报账工作事项。
(4)预留预约报账事项完成后，由审核承办人采取电话或网上告知的方式通知报账联系人到财务处办理相关结算手续。
(5)为提高报账工作效率，报账人员应在报账及办理预约报账前，按照相关财务规定要求办理好相关手续，以避免因手续不全或 单据不合规等原因造成的不便。
三、高校网上预约报账系统解决方案
(一) 系统概述网上预约报账系统的设计目标是要规范财务部门的报账业务流程，提高财务部门的工作效率，节省报账人员工作时间及领导审批时间，实现教职工报账网络化。网上预约报账系统采用B／S架构实现，教职工不受时间和空间的限制，通过浏览器网上提交报账申请和预约。网上预约报账系统通过校园网络实现，教工可以在任何时间、任何地点，通过校园网终端进行申请、预约、打印等操作；财务部门可以提前了解、安排报销办理，对原始凭证审核后，系统自动生成记账凭证，确保了财务信息的及时性和完整性，也减轻了财务人员的工作量，提高了财务精细化管理水平。
(二) 系统网络构架方案网上预约报账系统采用B／A／S三层体系架构。在三层结构中，由于中间件软件和服务器的引入，可以将表现逻辑放在客户端，将业务逻辑放在应用服务器端，而数据逻辑则放在数据库服务器端。这样大量的数据访问只与中间层的应用服务器交互，不会影响到数据库服务器，从而大大提升了系统工作效率。
教师对报账信息进行填写、查询及修改，将数据提交至weh服务器中；系统管理员在Web服务器端进行权限控制、科目分配、用户管理、基础数据等操作；财务管理人员X#Web服务器中的数据进行相应会计凭证的业务办理。财务数据库及预约系统数据库两者可以对基础数据以及已审核的预约单据信息进行传递。所有用户均可以通过Web服务器连接打印服务器对相关数据进行打印，从而形成最终的报销单据。
(三) 网上预约报账业务说明网上预约报账业务类型包括一般报销业务、差旅费报销业务及暂借款业务等。一般报销业务报销单填报信息应包括预借数、项目、单据张数、金额，系统自动计算合计金额；差旅费报销业务报销单填报信息应包括单位负责人、日期、姓名、职别、出差事由、起讫时间、起讫地点、车船费、途中补助费、住勤费(人数、天数、金额)、住宿费、行李费、室内交通费、预借数、其他，系统自动计算合计和总合计金额；暂借款业务报销单填报信息包括项目名称、项目编号、借款单位、借款理由、借款金额、本单位负责人意见、借款人、日期等。
(四) 网上预约报账业务流程网上预约报账业务流程主要包括以下步骤：登陆网站，填写报销信息(包括基础信息、业务类型、报销单信息及支付信息等)，同时打印报销单；预约报销时间；用户按照预约时间，携带原始单据凭证到财务部门办理报账手续；财务人员审核报销单及原始凭证后办理正式报销手续，同时系统自动生成会计凭证。
四、结论
高校财务预约报账工作机制的开展，特别是网上预约报账系统的使用，有效促进了高校会计工作从核算型向管理型的转变，优化了报销程序，提高了报销效率，提升了服务水平，大大缓解了财务处报账排队状况，同时增进了财务部门与各部门的财务信息交流，使预算管理沟通更加顺畅，实现了财务管理的规范有序、监督有力。
一、高校传统报账模式存在的问题
(一) 师生报账效率较差尽管电算化的财会系统在一定程度上提高了报账的效率，排队系统的引入也维持了报账大厅的秩序，然而高校庞大的经济业务量使“报账难”的问题并没有得到根本解决。受理全校师生的报账是高校财务管理部门的主要业务，规范使用上级投入的资金是高校财务部门重要的工作。但随着高校规模不断扩大，社会影响力也随之提高，资金流量与日俱增，收入来源出现多样化的特点，支出方面出现了复杂化、社会化特点支出中用于教学、科研、基建、后勤产业等方面的资金越来越大，每天均有大量的资金往来，财务业务比较繁忙而会计人员编制相当有限。尽管高校财务系统大都实现了会计电算化，在一定程度上提高了报账的效率，有的高校还借鉴商业银行的做法，引入智能报销排队叫号系统，维持了财务报账大厅的秩序，但“报销难”问题并没有得到根本解决。每年一度的教职工代表大会，“报销难”总是代表们最为集中的提案之一，高校财务部门蒙受着巨大的压力，因此，如何改进报销流程是个重要的议题。
(二) 财务工作量巨大师生将大量单据送至财务部门，财务部门既要审核原始单据，又要审核业务流程审批手续，最后才能编制记账凭证，输入会计信息系统。由于高校的特殊性，学生的毕业实习大都安排在假期，尤其是在暑假。经办老师一般在每年的六月借款，等到实习回来，收集票据、粘贴等待报销时，一般已到了期末。而这期间正是高校财务最忙的时候，要做各种报表的布置、财务结算会议、应付各种检查的安排等，财务报销大厅的拥挤就不难想象了。
(三) 预算管理困难各部门、各项目在预算编制及控制时，无法得到及时准确的支出数据，严重影响预算编制的进度和准确性，预算执行的准确度差，预算管理的整体工作存在“重编制，轻执行”的状况。
(四) 资金支付滞后，对账困难在传统的银行支付手段下，资金支付受报销流程和银行业务处理速度的双重制约，滞后于业务发生，同时大量的资金支付带来了大量的银行对账工作，财务人员工作量大，且出错率较高。
二、高校预约报账机制建立
(一) 预约报账定义预约报账工作制度是在学校经济体量与报账工作量不断增大的情况下，为了解决报账排队等待时间过长，有效分流、合理安排不同类别的报账工作，使报账服务做到简单报账方便快捷、复杂报账专人办理、报账工作快速流动的一种新的财会工作方式。它是财务工作适应学校改革发展需要、落实科学发展观、构建文明和谐财务的一项举措。
(二) 预约报账条件若出现以下相对复杂报账情况之一时，可以将其纳入预约报账工作范围，具体标准可由高校根据自身实际情况确定。具体包括：科研差旅费往返车票次数较多，且预计报账时间较长的报账事项；报销单据较多且预计报账时间较长的报账事项；大宗材料、设备物资采购等经济事项且预计报账时间较长的报账事项；报账人员多于财务审核人员且出现明显滞留时；其他需要进行预约处理的报账事项。
(三) 预约报账方式预约报账是通过现场预约、电话预约与网上预约等方式进行，由报账人将需要办理较为复杂的财务事项事先告知或交给财务处相关核算科室的指定人员，财务处根据承接的预约事项，合理安排人员、时间对受理的预约事项进行处理。
(1)现场预约。在报账大厅取号时由预约报账指定负责人根据估计的报账工作量对报账实行预约，也可由报账人员根据预计工作量直接向会计核算科室指定人员提出预约申请。
(2)电话预约。可由相关单位及报账人员根据预计工作量直接向财务处相关核算科室提出预约申请；财务核算科室也可以根据所掌握的情况，由科室负责人或指定人员直接与相关单位、项目负责人联系，预约报账时间。
(3)网上预约。这是高校财务预约报账工作的发展方向。也是高校数字化校园经济平台的重要组成部分。财务部门通过主页设立专门窗口受理报账预约，由报账人填列报销类别(如差旅、购物、餐饮等)、票面金额、票据张数等事项，财务核算科室根据报账人填列报销事项，预计工作量并回复确定报账时间。
(四) 预约报账工作流程具体包括：
(1)预约确认。主要包括：现场确认。由预约报账指定负责人确认，并填写报账预约单，确定报账时间；电话确认。由科室负责人或指定人员通过电话对电话预约、现场预约等预约确定报账时间；网上确认。科室负责人或指定人员根据网上预约填报表，综合预约报账填报情况确定报账时间。
(2)预约流转。主要包括：预约报账指定负责人将收集的预约单及相关票据进行整理并填写登记预约信息交科室负责人；科室负责人根据预约情况，及时分配安排预约报账工作；由科室负责人或指定人员将安排预约报账工作时间以电话或通过预约报账网上平台通知预约报账人。
(五) 报账工作要求具体包括：
(1)预约报账工作采取预留单据与预约时间两种方式进行。主要包括：一是预留单据方式。报账人将所需报账事项的单据交付给财务处负责预约报账工作的承接人员，待财务相关核算科室将其预留单据审核完毕后通知报账人办理后续结算手续。此种工作方式要求报账事项单据手续齐备，可大大减少报账人的等待时间。二是预约时间方式。报账人通过网上、电话等预约方式，经财务处负责预约报账工作人员确认具体报账时间，办理相关预约报账事项。此种工作方式有利于报账人员与财务人员面对面的交流和沟通，减少报账人员的往返次数。
(2)日常预约报账工作原则上应在规定时间内完成(高峰时期预约报账工作除外)，如果超过预定时间，财务科室或承办人员应主动向报账联系人说明情况。
(3)预约报账工作将主要采取集中专项办理的方式进行，在报账柜台以外的专门工作场所，指派专人集中办理预约报账工作事项。
(4)预留预约报账事项完成后，由审核承办人采取电话或网上告知的方式通知报账联系人到财务处办理相关结算手续。
(5)为提高报账工作效率，报账人员应在报账及办理预约报账前，按照相关财务规定要求办理好相关手续，以避免因手续不全或 单据不合规等原因造成的不便。
三、高校网上预约报账系统解决方案
(一) 系统概述网上预约报账系统的设计目标是要规范财务部门的报账业务流程，提高财务部门的工作效率，节省报账人员工作时间及领导审批时间，实现教职工报账网络化。网上预约报账系统采用B／S架构实现，教职工不受时间和空间的限制，通过浏览器网上提交报账申请和预约。网上预约报账系统通过校园网络实现，教工可以在任何时间、任何地点，通过校园网终端进行申请、预约、打印等操作；财务部门可以提前了解、安排报销办理，对原始凭证审核后，系统自动生成记账凭证，确保了财务信息的及时性和完整性，也减轻了财务人员的工作量，提高了财务精细化管理水平。
(二) 系统网络构架方案网上预约报账系统采用B／A／S三层体系架构。在三层结构中，由于中间件软件和服务器的引入，可以将表现逻辑放在客户端，将业务逻辑放在应用服务器端，而数据逻辑则放在数据库服务器端。这样大量的数据访问只与中间层的应用服务器交互，不会影响到数据库服务器，从而大大提升了系统工作效率。
教师对报账信息进行填写、查询及修改，将数据提交至weh服务器中；系统管理员在Web服务器端进行权限控制、科目分配、用户管理、基础数据等操作；财务管理人员X#Web服务器中的数据进行相应会计凭证的业务办理。财务数据库及预约系统数据库两者可以对基础数据以及已审核的预约单据信息进行传递。所有用户均可以通过Web服务器连接打印服务器对相关数据进行打印，从而形成最终的报销单据。
(三) 网上预约报账业务说明网上预约报账业务类型包括一般报销业务、差旅费报销业务及暂借款业务等。一般报销业务报销单填报信息应包括预借数、项目、单据张数、金额，系统自动计算合计金额；差旅费报销业务报销单填报信息应包括单位负责人、日期、姓名、职别、出差事由、起讫时间、起讫地点、车船费、途中补助费、住勤费(人数、天数、金额)、住宿费、行李费、室内交通费、预借数、其他，系统自动计算合计和总合计金额；暂借款业务报销单填报信息包括项目名称、项目编号、借款单位、借款理由、借款金额、本单位负责人意见、借款人、日期等。
(四) 网上预约报账业务流程网上预约报账业务流程主要包括以下步骤：登陆网站，填写报销信息(包括基础信息、业务类型、报销单信息及支付信息等)，同时打印报销单；预约报销时间；用户按照预约时间，携带原始单据凭证到财务部门办理报账手续；财务人员审核报销单及原始凭证后办理正式报销手续，同时系统自动生成会计凭证。
四、结论
高校财务预约报账工作机制的开展，特别是网上预约报账系统的使用，有效促进了高校会计工作从核算型向管理型的转变，优化了报销程序，提高了报销效率，提升了服务水平，大大缓解了财务处报账排队状况，同时增进了财务部门与各部门的财务信息交流，使预算管理沟通更加顺畅，实现了财务管理的规范有序、监督有力。