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摘 要:面对知识经济社会,高等教育无论从结构上,规模上以及对教学内容的要求上都发生了深刻的变化;教材建设也要适应这一变化。通过加强档案建设,强化教材及教材管理的各类文件的立卷归挡工作,完整全面地记录教材建设工作改革的历史,无论对于总结教材内容,体系改革以及教材采购选用,促进教材建设改革健康发展,还是对于不断总结教材管理工作经验,提高管理水平都具有重要意义。
关键词:档案建设;教材建设;立卷与归档;方法与途径;应用
档案建设是高等学校教材建设工作实现科学化,规范化管理的重要环节。教材建设和专业建设,学科建设,课程建设一样,既具有很强的连续性和继承性,同时也具有不断地创新性。面对知识经济社会,高等教育无论从结构上,规模上以及对教学内容的要求上都发生了深刻的变化;教材建设也要适应这一变化。通过加强档案建设,强化教材及教材管理的各类文件的立卷归挡工作,完整全面地记录教材建设工作改革的历史,无论对于总结教材内容,体系改革以及教材采购选用,促进教材改革健康发展,还是对于不断总结教材管理工作经验,提高管理水平都具有重要意义。
一、档案建设的一般概念
1、立卷与归档
所谓立卷就是把发生或处理过的具有查找和保存价值的零碎的信息,文件,根据其内在的联系,分门别类地组成一个或数个案卷。而每个案卷由若干具有共同特征,互为联系,经过系统整理的文件集合。立卷工作是档案建设的基础。
所谓归档就是将案卷按照保存的时限分别装订并编写案卷序号及页码,填写案卷目录分类存级,以备查阅。它分为永久.,长期.,短期三类。
2、立卷范围
(1)本部门工作中形成的,直接反映主要职能活动的重要文件,重大事件过程的记录,影象,领导讲话等。
(2)与单位工作有密切联系的上级重要文件,批复;下级的行文,请示报告等。
(3)工作需要执行和查阅的有关文件。
(4)其他具有参考价值的文件资料。
3、教材档案立卷的范围归纳如下:
教材工作的例会,工作会议及其他相关各类会议文件。
(1)有关教材工作的各项管理制度以及上级文件,领导批示。
(2)教材工作的规划,计划,报表,报账单。
(3)一些主要事件的始末以及执行过程中发生的重要记录,影像资料和有关重要文件。
(4)国家教育行政部门,学校印发的有关教学改革,课程建设,教学内容改革,教材建设等有关重要文件。
(5)有关教材管理与建设的请示报告,工作总结,数据报表等。
(6)有参考价值的相关单位,兄弟院校的教学改革,课程建设,教学内容改革,教材建设等文件论文及其他重要信息材料。
(7)国内外交往中有关教学改革,课程建设,教学内容改革,教材建设等的重要信函,文件,电报等。
4、立卷.归档的分类原则
(1)内容特征:即把内容相同或相近的文件列为一卷或归为一类。
(2)时间特征:即按时间顺序进行分类。
(3)文种特征:按“决定”“指示”“请示”“会议记录”“工作总结”“规章制度”等不同文件类别归类。
(4)归属特征:即把同一单位或个人产生的文件归为一类。
(5)地域特征:即把同一地区,地点产生的文件归为一类。
(6)通讯特点:即把同一单位印发的文件归为一类。
教材工作档案,按“问题特征”分为两大类:教材档案和教材管理档案。教材管理档案又可分为国家教育行政部文件类.,教材建设类,教材研究类,.教材供应类。
二、高校教材建设档案的分类管理
根据档案建设的基础要求,学校教材工作档案可以分为两大类:一类是教材档案。包括:往届采用的教材,学校教师编著的通过有关出版社正式出版以及有长期保存价值的自编讲义,光盘,音像制品等可作为永久保存。另一类是教材管理档案,包括:(1)综合文件;(2)教材建设;(3)教材研究;(4)教材供应。
1、综合文件:
(1)上级主管部门印发的关于教材管理及教材编写工作的指导性文件(长期)。
(2)学校有关教材工作管理制度.请示报告及组织机构设置等有关文件(长期)。
(3)教材管理部门的计划,运作记录及总结报告.各种运行数据.综合报表(长期)。
(4)与教材工作有关的校内外例会.工作会议及其他各种会议文件(长期)
(5)对教材管理和教材建设有参考价值的相关文献(短期)
2、教材建设
教材建设可分为两类。一类是反映学校教材及教材出版使用状态
的基本档案。(长期)
(1)各专业开课采用教材档案,理解采用教材的样品库。(长期)
(2)全校各专业培养方案,教学计划,采购计划,教材征订单,开课使用的教材目录。(长期)
(3)教材的入库单,发放计划,出库单,报销凭证及库存帐单等。(长期)
(4)每年正式出版的教材目录及自编讲义目录。(长期)
这类档案整理的特点是工作量大,需要专人负责在日积月累的基础上花数多时间进行集中整理立卷,一般是长期存。
3、日常管理工作记录:
(1)历次教材建设规划及年度计划。(长期)
(2)历届优秀教材,讲义评选的优秀文件。(长期)
(3)历次教材质量调查及使用情况的信息反馈。(长期)
(4)与教材建设密切相关的各专业主干课程的教学基本要求,教学大纲及教学内容,体系,方法改革的研讨会议纪要等。(长期)
(5)各课程教学指导委员会会议纪要。(长期)
(6)教材编出版社选用过程所发生有价值的重要事件的始末及相关资料。(短期)
这类立卷工作量较小,随着工作的结束,把有关资料整理立卷。这部分可视情况列为长期保存或短期保存。
4、教材研究
(1)学校教学改革,课程建设,教学内容改革,教材建设等研究资料;教材研究印发的期刊杂志。(长期)
(2)收集到的全国各省教材研究会的会刊。(短期)
(3)其他国内外有关教学教材管理期刊.专著等。本校的研究完成可作为长期保存,其他作为短期备查。
5、教材供应:
(1)历年教材征订目录。(长期)
(2)历年订书计划。(长期)
(3)历年讲义印刷计划。(短期)
(4)有关教材发行的各种报表,财务存单等。(长期)
三、教材建设档案的应用
做好教材档案建设工的目的,有助于高校教育教学改革的深化,也是为学校教学改革,课程建设,教学内容改革,教材建设等的研究提供真实的资料和依据,也是为教材管理工作的历史一个真实的反映和记录,为教材建设的研究提供可靠的系统的有序的备查资料。具体可归纳如下:
1.既然教材建设档案是真实的反映了高校教材建设过程中真实的历史记录,所以它可以使高校教育教学改革从实际出发,根据自己实际制定教育教学改革方案。
2.为高校专业建设,课程建设,教学内容改革,教材建设提供真实的资料和依据,以便制定切合实际的发展规划。
3.有助于高校教材体系和教学内容的改革与研究。
4.为课堂教学教材的选用提供依据。
5.为学校撰写校史提供一手资料。
6.为学校档案建设丰富的内容。
7.为教材建设的研究提供可靠的系统的有序的备查资料。
档案是历史的记录,也是各级工作成果的真实记录与反映。因此,根据档案建设工作的要求,规范教材建设中档案建设,是提高教材管理工作水平,促使教材管理科学化,规范化的有效途径,也是深化教材管理工作改革的要求。而文章中提出了教材建设中档案建设的分类方法,途径,以及操作规范,对我们今后加强教材工作科学化管理大有益处,有助于知识经济条件下,高校教育教学质量的提高。
参考文献:
[1]档案管理学基础,陈兆祦,和宝荣主编,中国人民大学出版社1994年印刷。
[2]建设改革探索,白光义主编,西安电子科技大学出版社1997年印刷。
[3]新编教育管理学,吴志宏主编,华东师范大学出版社2000年印刷。
[4]谈档案利用与开发中的保密工作,徐敏,科学咨询,2007年第6期。
[5]档案管理改革创新,走进百姓,服务大众,魏瑞芹,科学咨询,2007年第6期。
关键词:档案建设;教材建设;立卷与归档;方法与途径;应用
档案建设是高等学校教材建设工作实现科学化,规范化管理的重要环节。教材建设和专业建设,学科建设,课程建设一样,既具有很强的连续性和继承性,同时也具有不断地创新性。面对知识经济社会,高等教育无论从结构上,规模上以及对教学内容的要求上都发生了深刻的变化;教材建设也要适应这一变化。通过加强档案建设,强化教材及教材管理的各类文件的立卷归挡工作,完整全面地记录教材建设工作改革的历史,无论对于总结教材内容,体系改革以及教材采购选用,促进教材改革健康发展,还是对于不断总结教材管理工作经验,提高管理水平都具有重要意义。
一、档案建设的一般概念
1、立卷与归档
所谓立卷就是把发生或处理过的具有查找和保存价值的零碎的信息,文件,根据其内在的联系,分门别类地组成一个或数个案卷。而每个案卷由若干具有共同特征,互为联系,经过系统整理的文件集合。立卷工作是档案建设的基础。
所谓归档就是将案卷按照保存的时限分别装订并编写案卷序号及页码,填写案卷目录分类存级,以备查阅。它分为永久.,长期.,短期三类。
2、立卷范围
(1)本部门工作中形成的,直接反映主要职能活动的重要文件,重大事件过程的记录,影象,领导讲话等。
(2)与单位工作有密切联系的上级重要文件,批复;下级的行文,请示报告等。
(3)工作需要执行和查阅的有关文件。
(4)其他具有参考价值的文件资料。
3、教材档案立卷的范围归纳如下:
教材工作的例会,工作会议及其他相关各类会议文件。
(1)有关教材工作的各项管理制度以及上级文件,领导批示。
(2)教材工作的规划,计划,报表,报账单。
(3)一些主要事件的始末以及执行过程中发生的重要记录,影像资料和有关重要文件。
(4)国家教育行政部门,学校印发的有关教学改革,课程建设,教学内容改革,教材建设等有关重要文件。
(5)有关教材管理与建设的请示报告,工作总结,数据报表等。
(6)有参考价值的相关单位,兄弟院校的教学改革,课程建设,教学内容改革,教材建设等文件论文及其他重要信息材料。
(7)国内外交往中有关教学改革,课程建设,教学内容改革,教材建设等的重要信函,文件,电报等。
4、立卷.归档的分类原则
(1)内容特征:即把内容相同或相近的文件列为一卷或归为一类。
(2)时间特征:即按时间顺序进行分类。
(3)文种特征:按“决定”“指示”“请示”“会议记录”“工作总结”“规章制度”等不同文件类别归类。
(4)归属特征:即把同一单位或个人产生的文件归为一类。
(5)地域特征:即把同一地区,地点产生的文件归为一类。
(6)通讯特点:即把同一单位印发的文件归为一类。
教材工作档案,按“问题特征”分为两大类:教材档案和教材管理档案。教材管理档案又可分为国家教育行政部文件类.,教材建设类,教材研究类,.教材供应类。
二、高校教材建设档案的分类管理
根据档案建设的基础要求,学校教材工作档案可以分为两大类:一类是教材档案。包括:往届采用的教材,学校教师编著的通过有关出版社正式出版以及有长期保存价值的自编讲义,光盘,音像制品等可作为永久保存。另一类是教材管理档案,包括:(1)综合文件;(2)教材建设;(3)教材研究;(4)教材供应。
1、综合文件:
(1)上级主管部门印发的关于教材管理及教材编写工作的指导性文件(长期)。
(2)学校有关教材工作管理制度.请示报告及组织机构设置等有关文件(长期)。
(3)教材管理部门的计划,运作记录及总结报告.各种运行数据.综合报表(长期)。
(4)与教材工作有关的校内外例会.工作会议及其他各种会议文件(长期)
(5)对教材管理和教材建设有参考价值的相关文献(短期)
2、教材建设
教材建设可分为两类。一类是反映学校教材及教材出版使用状态
的基本档案。(长期)
(1)各专业开课采用教材档案,理解采用教材的样品库。(长期)
(2)全校各专业培养方案,教学计划,采购计划,教材征订单,开课使用的教材目录。(长期)
(3)教材的入库单,发放计划,出库单,报销凭证及库存帐单等。(长期)
(4)每年正式出版的教材目录及自编讲义目录。(长期)
这类档案整理的特点是工作量大,需要专人负责在日积月累的基础上花数多时间进行集中整理立卷,一般是长期存。
3、日常管理工作记录:
(1)历次教材建设规划及年度计划。(长期)
(2)历届优秀教材,讲义评选的优秀文件。(长期)
(3)历次教材质量调查及使用情况的信息反馈。(长期)
(4)与教材建设密切相关的各专业主干课程的教学基本要求,教学大纲及教学内容,体系,方法改革的研讨会议纪要等。(长期)
(5)各课程教学指导委员会会议纪要。(长期)
(6)教材编出版社选用过程所发生有价值的重要事件的始末及相关资料。(短期)
这类立卷工作量较小,随着工作的结束,把有关资料整理立卷。这部分可视情况列为长期保存或短期保存。
4、教材研究
(1)学校教学改革,课程建设,教学内容改革,教材建设等研究资料;教材研究印发的期刊杂志。(长期)
(2)收集到的全国各省教材研究会的会刊。(短期)
(3)其他国内外有关教学教材管理期刊.专著等。本校的研究完成可作为长期保存,其他作为短期备查。
5、教材供应:
(1)历年教材征订目录。(长期)
(2)历年订书计划。(长期)
(3)历年讲义印刷计划。(短期)
(4)有关教材发行的各种报表,财务存单等。(长期)
三、教材建设档案的应用
做好教材档案建设工的目的,有助于高校教育教学改革的深化,也是为学校教学改革,课程建设,教学内容改革,教材建设等的研究提供真实的资料和依据,也是为教材管理工作的历史一个真实的反映和记录,为教材建设的研究提供可靠的系统的有序的备查资料。具体可归纳如下:
1.既然教材建设档案是真实的反映了高校教材建设过程中真实的历史记录,所以它可以使高校教育教学改革从实际出发,根据自己实际制定教育教学改革方案。
2.为高校专业建设,课程建设,教学内容改革,教材建设提供真实的资料和依据,以便制定切合实际的发展规划。
3.有助于高校教材体系和教学内容的改革与研究。
4.为课堂教学教材的选用提供依据。
5.为学校撰写校史提供一手资料。
6.为学校档案建设丰富的内容。
7.为教材建设的研究提供可靠的系统的有序的备查资料。
档案是历史的记录,也是各级工作成果的真实记录与反映。因此,根据档案建设工作的要求,规范教材建设中档案建设,是提高教材管理工作水平,促使教材管理科学化,规范化的有效途径,也是深化教材管理工作改革的要求。而文章中提出了教材建设中档案建设的分类方法,途径,以及操作规范,对我们今后加强教材工作科学化管理大有益处,有助于知识经济条件下,高校教育教学质量的提高。
参考文献:
[1]档案管理学基础,陈兆祦,和宝荣主编,中国人民大学出版社1994年印刷。
[2]建设改革探索,白光义主编,西安电子科技大学出版社1997年印刷。
[3]新编教育管理学,吴志宏主编,华东师范大学出版社2000年印刷。
[4]谈档案利用与开发中的保密工作,徐敏,科学咨询,2007年第6期。
[5]档案管理改革创新,走进百姓,服务大众,魏瑞芹,科学咨询,2007年第6期。