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摘要:教学秘书是教学管理队伍的一个组成部分,在院系领导和教务处的领导下,具体负责学院的教学管理和日常事务。本文介绍了教学秘书在教学管理工作中的功能,分析了影响教学秘书工作质量的因素,并对如何提高教学秘书的教学管理水平进行了探讨。
关键词:教学秘书;教学管理;工作质量
教学秘书是高校中基层的专职从事日常教学管理的管理人员,起着辅助教学、协调各种教学关系的重要作用。他们在院系领导的指挥下,根据教务处的安排,负责本学院的教务,是沟通领导、教师和学生的桥梁。教学秘书的细致有效的工作是保证学校教学工作顺利进行的基础,对整个教学秩序的正常运转起到至关重要的作用。
一、教学秘书的功能
(1)服务功能。随着高等教育的改革和发展及“以人为本”的教学管理理念的深入,教学秘书必须意识到自己是服务者,特别是为教师服务,为学生服务。对任课教师提出的具体要求或建议应酌情考虑,努力解决,力争做到让大多数教师满意。建立各种数据,记录教师的任教课程、课时数、获奖发表论文等信息,不仅方便教师查找,也维护教师的正当权益。另外,学生是教学活动的主体,他们的学习成绩、能力的掌握决定着学校的教学质量和办学水平。因此,教学秘书在对他们进行教学管理的同时,还要关心他们、帮助他们。如教学秘书做好学生考试试卷的发放、保管工作,考试成绩的汇总、上报、查询等一系列工作,所谓管理即服务。
(2)沟通功能。在教学过程中,教学秘书是学校教务管理部门与教学单位之间的纽带,是师生沟通的桥梁,起着上令下达、下情上奏的作用。所以教学秘书要做好学校教务处和各个教学单位之间的沟通,以及教师与学生之间、教师与领导之间、教师与教师之间的协调。
(3)监控功能。教学秘书要在教务处的领导下,做好教学质量监控,这包括教学进度检查,教学计划完成情况检查,学生作业批改情况检查,组织学生开展座谈会,反馈学生的学习情况,并监督期中、期末对学生的考核工作。
二、影响教学秘书工作质量的因素
(1)教学秘书队伍素质不能完全适应工作的需要。教学秘书所承担的工作任务和工作特点,要求其具备良好的综合素质。一方面,教学秘书队伍中,知识背景不一,大多所学的专业与管理服务专业不一致。教学秘书从事的是教学管理工作,需要一定的管理专业知识,但现在教学秘书队伍对高等学校教育规律与教育管理理论知识的学习是不够的,这也导致现在教学秘书都是沿袭前任的传统经验,即经验型的管理模式,缺乏科学的管理方法。另一方面,在教育科学研究能力上也很薄弱,高校教学秘书很少开展有关教学的调查研究工作,对教学管理中出现的新问题、新情况没有进行探讨,无法创造性地开展工作。教学秘书工作面广,事务繁杂,任务紧,时间少,稍有疏忽就会出现教学事故。这就要求教学秘书具备良好的心理素质。
(2)教学秘书工作环境需待提高。教学秘书在行政上隶属各院系,由院系管理,在业务上隶属于教务处,直接接受任务安排,为此,教学秘书经常处于办公室事务和教学事务的两难境地。由于教学秘书属于高校行政管理的基层,所有部门的行政命令最后都会归集到教学秘书身上,这也使得教学秘书需不断地应对各部门布置下来的任务,很少有时间去深入思考教学管理中遇到的各种问题,调整工作方法,更不要说有机会参加各种能提高自身业务水平和工作能力的培训,自身的专业素质愈发跟不上社会发展的需要。
三、如何提高高校教学秘书教学管理水平
1.提高教学秘书队伍自身的素质,掌握各种先进技能
(1)提高教学秘书的思想素质。在政治上要坚持社会主义的办学方向,贯彻党的教育方针政策。在业务上,教学秘书既是管理者又是服务者,都是为学校整个教学工作的有序进行而服务的。这就需要教学秘书具有强烈的事业心和责任感,有着良好的职业道德和敬业精神,其所从事的具体的教学事务,要求教学秘书勇于吃苦,乐于为学生和教师服务。
(2)提高教学秘书的职业素养。一为原则性。教学秘书的每项具体工作都与学校的教学管理制度相联系,处理事情时要坚持原则,严格按照规章制度办事。二为准确性。这是教学秘书顺利完成工作的保证,教学秘书要负责各种考试的安排。三为客观性。由于教学秘书是沟通各部门之间的桥梁,向领导反映情况,需做到客观、真实、实事求是,不加以个人的情感倾向,这样才能使领导作出准确的判断。四为合作性。每一件事情的顺利解决,都需要来自各方面的合作,教学秘书待人接物要做到考虑周全,处处替人着想,和每位同事都要建立良好的合作关系。
(3)提高教学秘书的业务素质。首先,具备较强的组织与协调能力是尤为重要的,教学活动周期长,涉及面广,教学秘书需要具有长远的眼光,善于谋划,协调好各种关系,发挥工作积极性,提高工作效果。其次,教学秘书需要具备较好的业务文化素质,掌握现代化管理知识和高等教育管理理论,了解所管理专业的大概的专业知识,具备良好的语言表达能力和现代化办公用品的操作技能、科学调研能力。最后,对于教学秘书而言,健康的身体素质和心理素质是做好工作的最基本保障。
2.重视教学秘书工作环境的改善,提高教学秘书工作质量
教学秘书的工作质量直接影响着教学质量和效果。学校以及有关部门需要提高认识,重视教学秘书的选拔和培养工作,有组织、有计划地对教学秘书进行培训。科学有序、合理安排每一位教学秘书参加相关培训,使得他们尽快掌握科学管理的理论知识,提高教学秘书的工作热情和整体素质,使他们对自己从事的岗位具有更好的认识,从而投入更高的工作热情。继续教育的方式很多,可以在职学习,参加各种中短期培训和进修;组织学术活动和参观学习,多参加一些有创新又重视实效的学术交流活动,特别是多与其他学校的同仁接触,开展交流,取长补短,学习借鉴先进的教学管理模式。鼓励教学秘书参与教学教研,教学秘书处于教学管理的第一线,掌握着第一手资料,这些资料对于探讨教学管理工作的规律和改革教育教学管理工作的途径都具有很好的参考价值。
总之,高校教育质量的提高,需要一支优秀的教师队伍和良好的物质条件,同时也需要一支能掌握先进管理知识和专业知识的,并且具有现代管理技能的高素质的教学秘书队伍,这样才能保证教学工作正常进行,才能使各项工作提高到一个更高的水平。
参考文献:
[1] 黄萍.影响教学秘书工作质量的因素分析及对策[J].华南热带农业大学学报,2001,7(2).
[2] 李争.重视教学秘书培养提高教学管理水平[J].教学理论与实践,2005(12).
[3] 高松怡.新时期高校教学秘书的作用
及必备素质浅析[J].无锡教育学院学报,2004(2).
[4] 顾少华.教学秘书工作是体育教学质量保证体系的重要环节[J].上海体育学院学报,2003(6).
关键词:教学秘书;教学管理;工作质量
教学秘书是高校中基层的专职从事日常教学管理的管理人员,起着辅助教学、协调各种教学关系的重要作用。他们在院系领导的指挥下,根据教务处的安排,负责本学院的教务,是沟通领导、教师和学生的桥梁。教学秘书的细致有效的工作是保证学校教学工作顺利进行的基础,对整个教学秩序的正常运转起到至关重要的作用。
一、教学秘书的功能
(1)服务功能。随着高等教育的改革和发展及“以人为本”的教学管理理念的深入,教学秘书必须意识到自己是服务者,特别是为教师服务,为学生服务。对任课教师提出的具体要求或建议应酌情考虑,努力解决,力争做到让大多数教师满意。建立各种数据,记录教师的任教课程、课时数、获奖发表论文等信息,不仅方便教师查找,也维护教师的正当权益。另外,学生是教学活动的主体,他们的学习成绩、能力的掌握决定着学校的教学质量和办学水平。因此,教学秘书在对他们进行教学管理的同时,还要关心他们、帮助他们。如教学秘书做好学生考试试卷的发放、保管工作,考试成绩的汇总、上报、查询等一系列工作,所谓管理即服务。
(2)沟通功能。在教学过程中,教学秘书是学校教务管理部门与教学单位之间的纽带,是师生沟通的桥梁,起着上令下达、下情上奏的作用。所以教学秘书要做好学校教务处和各个教学单位之间的沟通,以及教师与学生之间、教师与领导之间、教师与教师之间的协调。
(3)监控功能。教学秘书要在教务处的领导下,做好教学质量监控,这包括教学进度检查,教学计划完成情况检查,学生作业批改情况检查,组织学生开展座谈会,反馈学生的学习情况,并监督期中、期末对学生的考核工作。
二、影响教学秘书工作质量的因素
(1)教学秘书队伍素质不能完全适应工作的需要。教学秘书所承担的工作任务和工作特点,要求其具备良好的综合素质。一方面,教学秘书队伍中,知识背景不一,大多所学的专业与管理服务专业不一致。教学秘书从事的是教学管理工作,需要一定的管理专业知识,但现在教学秘书队伍对高等学校教育规律与教育管理理论知识的学习是不够的,这也导致现在教学秘书都是沿袭前任的传统经验,即经验型的管理模式,缺乏科学的管理方法。另一方面,在教育科学研究能力上也很薄弱,高校教学秘书很少开展有关教学的调查研究工作,对教学管理中出现的新问题、新情况没有进行探讨,无法创造性地开展工作。教学秘书工作面广,事务繁杂,任务紧,时间少,稍有疏忽就会出现教学事故。这就要求教学秘书具备良好的心理素质。
(2)教学秘书工作环境需待提高。教学秘书在行政上隶属各院系,由院系管理,在业务上隶属于教务处,直接接受任务安排,为此,教学秘书经常处于办公室事务和教学事务的两难境地。由于教学秘书属于高校行政管理的基层,所有部门的行政命令最后都会归集到教学秘书身上,这也使得教学秘书需不断地应对各部门布置下来的任务,很少有时间去深入思考教学管理中遇到的各种问题,调整工作方法,更不要说有机会参加各种能提高自身业务水平和工作能力的培训,自身的专业素质愈发跟不上社会发展的需要。
三、如何提高高校教学秘书教学管理水平
1.提高教学秘书队伍自身的素质,掌握各种先进技能
(1)提高教学秘书的思想素质。在政治上要坚持社会主义的办学方向,贯彻党的教育方针政策。在业务上,教学秘书既是管理者又是服务者,都是为学校整个教学工作的有序进行而服务的。这就需要教学秘书具有强烈的事业心和责任感,有着良好的职业道德和敬业精神,其所从事的具体的教学事务,要求教学秘书勇于吃苦,乐于为学生和教师服务。
(2)提高教学秘书的职业素养。一为原则性。教学秘书的每项具体工作都与学校的教学管理制度相联系,处理事情时要坚持原则,严格按照规章制度办事。二为准确性。这是教学秘书顺利完成工作的保证,教学秘书要负责各种考试的安排。三为客观性。由于教学秘书是沟通各部门之间的桥梁,向领导反映情况,需做到客观、真实、实事求是,不加以个人的情感倾向,这样才能使领导作出准确的判断。四为合作性。每一件事情的顺利解决,都需要来自各方面的合作,教学秘书待人接物要做到考虑周全,处处替人着想,和每位同事都要建立良好的合作关系。
(3)提高教学秘书的业务素质。首先,具备较强的组织与协调能力是尤为重要的,教学活动周期长,涉及面广,教学秘书需要具有长远的眼光,善于谋划,协调好各种关系,发挥工作积极性,提高工作效果。其次,教学秘书需要具备较好的业务文化素质,掌握现代化管理知识和高等教育管理理论,了解所管理专业的大概的专业知识,具备良好的语言表达能力和现代化办公用品的操作技能、科学调研能力。最后,对于教学秘书而言,健康的身体素质和心理素质是做好工作的最基本保障。
2.重视教学秘书工作环境的改善,提高教学秘书工作质量
教学秘书的工作质量直接影响着教学质量和效果。学校以及有关部门需要提高认识,重视教学秘书的选拔和培养工作,有组织、有计划地对教学秘书进行培训。科学有序、合理安排每一位教学秘书参加相关培训,使得他们尽快掌握科学管理的理论知识,提高教学秘书的工作热情和整体素质,使他们对自己从事的岗位具有更好的认识,从而投入更高的工作热情。继续教育的方式很多,可以在职学习,参加各种中短期培训和进修;组织学术活动和参观学习,多参加一些有创新又重视实效的学术交流活动,特别是多与其他学校的同仁接触,开展交流,取长补短,学习借鉴先进的教学管理模式。鼓励教学秘书参与教学教研,教学秘书处于教学管理的第一线,掌握着第一手资料,这些资料对于探讨教学管理工作的规律和改革教育教学管理工作的途径都具有很好的参考价值。
总之,高校教育质量的提高,需要一支优秀的教师队伍和良好的物质条件,同时也需要一支能掌握先进管理知识和专业知识的,并且具有现代管理技能的高素质的教学秘书队伍,这样才能保证教学工作正常进行,才能使各项工作提高到一个更高的水平。
参考文献:
[1] 黄萍.影响教学秘书工作质量的因素分析及对策[J].华南热带农业大学学报,2001,7(2).
[2] 李争.重视教学秘书培养提高教学管理水平[J].教学理论与实践,2005(12).
[3] 高松怡.新时期高校教学秘书的作用
及必备素质浅析[J].无锡教育学院学报,2004(2).
[4] 顾少华.教学秘书工作是体育教学质量保证体系的重要环节[J].上海体育学院学报,2003(6).