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摘要：职业学院档案的内容集教育、科研、管理于一体，是社会主义现代化建设不可缺少的丰富的信息资源。在职业学院自身需要的各种信息中，档案信息占的比例也较大，是职业学院信息的重要来源。只有科学地对职业学院档案信息资源进行管理和利用，才能及时、迅速地为利用者提供全面、准确、系统的信息，为职业学院的建设与发展服务。
关键词：职业技术学院；信息一体化；措施
职业学院档案的内容集教育、科研、管理于一体，是社会主义现代化建设不可缺少的丰富的信息资源。在职业学院自身需要的各种信息中，档案信息占的比例也较大，是职业学院信息的重要来源。只有科学地对职业学院档案信息资源进行管理和利用，才能及时、迅速地为利用者提供全面、准确、系统的信息，为职业学院的建设与发展服务。
一、职业学院档案信息的作用
职业学院档案信息的来源主要是学校各院、系的教学部门及职能管理部门在行使职权、教学、科研等活动中直接形成、积累的各种文件材料和校外单位来文特别是上级有关主管部门、其他相关业务部门涉及本校的有关文件。因此，职业学院档案信息对全面了解学校的历史和现状，管理、教学和科研，维护师生员工的利益，促进教育事业发展，服务经济建设等，均起着重要作用。
1.为社会发展服务。职业学院档案信息是整个社会信息资源的组成部分，同众多的信息资源一起对社会的发展起着重要作用，也是保证国家在科学技术、文化等方面可持续发展的不可缺少的重要资源。
2.为经济建设服务。职业学院承担着许多重大科研课题，进行着大量科研技术的研究工作，尤其是实践性强的基础性研究工作，形成的科研成果档案对服务经济建设具有很高的利用价值。
3.为教学工作服务。职业学院的中心任务是培养高素质的人才，需要不断提高教学质量，进行教学改革和评估。档案信息对此起着借鉴和参考的作用，同时还是检查教学、科研和实验情况、总结教学经验教训、提高教学质量的重要依据。
4.为现实需求服务。档案信息能提供平台的作用，为学校、教职工、学生解决一些關系切身利益的问题。如为土地使用权属、基本建设、财务审计、职称评定、出国留学、学历证明等提供原始凭证。
5.为宣传教育服务。职业学院档案信息是进行校史和校情教育的极好教材。根据档案信息能全面了解和掌握学校的发展历程、历史和现状，对内进行教育，激励师生士气，对外可树立学校形象，提高学校知名度。
二、职业学院档案信息资源一体化管理的必要性
职业学院档案信息资源一体化管理就是要打破封闭的状态，把分散在校内各部门的档案信息集中起来，加工成档案信息产品，形成综合化、整体化的档案信息资源，从而充分发挥职业学院档案信息的作用。
职业学院档案信息资源一体化管理是开发职业学院档案信息，开展统一的档案信息服务的需要。对职业学院档案信息资源进行一体化管理是一条既符合精简、效能、统一的原则，又能达到宏观管住、微观放开、延伸范围的管理新路子；对职业学院档案信息资源一体化管理可以大大加强信息的传递力度，提供高层次、深加工、综合性决策信息；对职业学院档案信息资源的一体化管理可以给学校节约一些不必要的人力、物力、财力和时间，充分利用现有的现代化设备，使有限的资源取得最大的经济效益和社会效益；对职业学院档案信息资源进行一体化管理可以有效地保证档案信息资源利用的更加及时、更有深度。
三、职业学院档案信息资源一体化管理的几点措施
1.重视网络技术的应用，架起四通八达的信息桥梁，使单位内部的档案信息资源和外部的信息资源得到最大限度的交流和利用，实现真正的资源共享。
计算机网络技术可以改变档案信息资源布局的分散性，方便开发和利用，进一步提高档案服务的质量。在职业学院中，有些档案信息资源布局分散，给利用者带来很大的不便。而随着网络技术在档案工作领域的不断运用，对这些问题的解决将是轻而易举的。因为，网络不受时空限制，可以全天候开放，任何利用者只要拥有一台能够上网的电脑，就可以随时浏览网上的各类档案信息，包括文本信息以及声音、图像等多媒体信息。另外，还可以建立专门的网站，引导利用者和归档者到特定的网址获取或上传档案信息。这样在网络环境下对档案信息资源作一体化的管理，使全校的档案信息资源联系起来，形成一个内容丰富，门类繁多的信息集成系统，为利用者提供高质量的服务，从根本上解决了档案分散性的问题。
2.重视档案信息收集的完整性。档案收集的完整与否会直接影响整理的质量，进而影响到档案的利用效果。职业学院档案工作要想满足学校发展的需求，服务学校建设，档案部门就必须逐步建立起门类齐全、数量充实、结构合理、内容丰富的档案信息库，并注重分析、研究及系统开发，才能发挥出档案信息的最大效益。因此，广泛收集优质的档案信息来进一步丰富馆藏，可以说是职业学院档案信息资源一体化管理的中心工作。一要做好一个“广”字。在现有基础上，进一步扩大接收范围，把一些散存在各部门的有价值的各种档案信息收集上来，做到收全、存好、用活。二要突出一个“质”字。在收集档案丰富馆藏过程中，不能片面地追求数量，必须以质量为中心，真正把优质的档案信息资源收集保存好。三要讲求一个“特”字。有特色的东西往往才是最有价值的，档案部门要着重做好能够反映本校特色的档案的收集工作，建立一个特色突显的馆藏体系。
3.重视提高专兼职档案员的素质。职业学院档案信息资源一体化管理注重通过职业学院内部各部门之间的密切联系，使档案部门及时把握新产生的信息，并在最短的时间内将其转化为能够为学校及社会服务的档案信息，从而更好地发挥档案部门的服务功能。这样就要求全校的专兼职档案人员必须具备很高的素质。另外，随着信息社会的发展，档案管理手段也大都由过去的手工操作转变为计算机管理，扫描仪、数码相机等现代化设备也逐渐运用到档案工作领域，所以只有培养一批既熟悉档案业务知识又能掌握现代技术的复合型人才，才能为实现职业学院档案信息资源一体化管理提供人力资源的保障。
参考文献：
[1]霍 晴.试论职业学院档案信息资源的管理和开发.河北科技图苑，1999.3.
[2]戴 敏.冯赛芬.浅谈档案信息资源管理.浙江档案，2001.8.
[3]张爱华.试论信息资源一体化管理.行政论坛，2002.5.51.
[4]马学强.新时期档案资源建设的思考.档案学研究，2004.5.
关键词：职业技术学院；信息一体化；措施
职业学院档案的内容集教育、科研、管理于一体，是社会主义现代化建设不可缺少的丰富的信息资源。在职业学院自身需要的各种信息中，档案信息占的比例也较大，是职业学院信息的重要来源。只有科学地对职业学院档案信息资源进行管理和利用，才能及时、迅速地为利用者提供全面、准确、系统的信息，为职业学院的建设与发展服务。
一、职业学院档案信息的作用
职业学院档案信息的来源主要是学校各院、系的教学部门及职能管理部门在行使职权、教学、科研等活动中直接形成、积累的各种文件材料和校外单位来文特别是上级有关主管部门、其他相关业务部门涉及本校的有关文件。因此，职业学院档案信息对全面了解学校的历史和现状，管理、教学和科研，维护师生员工的利益，促进教育事业发展，服务经济建设等，均起着重要作用。
1.为社会发展服务。职业学院档案信息是整个社会信息资源的组成部分，同众多的信息资源一起对社会的发展起着重要作用，也是保证国家在科学技术、文化等方面可持续发展的不可缺少的重要资源。
2.为经济建设服务。职业学院承担着许多重大科研课题，进行着大量科研技术的研究工作，尤其是实践性强的基础性研究工作，形成的科研成果档案对服务经济建设具有很高的利用价值。
3.为教学工作服务。职业学院的中心任务是培养高素质的人才，需要不断提高教学质量，进行教学改革和评估。档案信息对此起着借鉴和参考的作用，同时还是检查教学、科研和实验情况、总结教学经验教训、提高教学质量的重要依据。
4.为现实需求服务。档案信息能提供平台的作用，为学校、教职工、学生解决一些關系切身利益的问题。如为土地使用权属、基本建设、财务审计、职称评定、出国留学、学历证明等提供原始凭证。
5.为宣传教育服务。职业学院档案信息是进行校史和校情教育的极好教材。根据档案信息能全面了解和掌握学校的发展历程、历史和现状，对内进行教育，激励师生士气，对外可树立学校形象，提高学校知名度。
二、职业学院档案信息资源一体化管理的必要性
职业学院档案信息资源一体化管理就是要打破封闭的状态，把分散在校内各部门的档案信息集中起来，加工成档案信息产品，形成综合化、整体化的档案信息资源，从而充分发挥职业学院档案信息的作用。
职业学院档案信息资源一体化管理是开发职业学院档案信息，开展统一的档案信息服务的需要。对职业学院档案信息资源进行一体化管理是一条既符合精简、效能、统一的原则，又能达到宏观管住、微观放开、延伸范围的管理新路子；对职业学院档案信息资源一体化管理可以大大加强信息的传递力度，提供高层次、深加工、综合性决策信息；对职业学院档案信息资源的一体化管理可以给学校节约一些不必要的人力、物力、财力和时间，充分利用现有的现代化设备，使有限的资源取得最大的经济效益和社会效益；对职业学院档案信息资源进行一体化管理可以有效地保证档案信息资源利用的更加及时、更有深度。
三、职业学院档案信息资源一体化管理的几点措施
1.重视网络技术的应用，架起四通八达的信息桥梁，使单位内部的档案信息资源和外部的信息资源得到最大限度的交流和利用，实现真正的资源共享。
计算机网络技术可以改变档案信息资源布局的分散性，方便开发和利用，进一步提高档案服务的质量。在职业学院中，有些档案信息资源布局分散，给利用者带来很大的不便。而随着网络技术在档案工作领域的不断运用，对这些问题的解决将是轻而易举的。因为，网络不受时空限制，可以全天候开放，任何利用者只要拥有一台能够上网的电脑，就可以随时浏览网上的各类档案信息，包括文本信息以及声音、图像等多媒体信息。另外，还可以建立专门的网站，引导利用者和归档者到特定的网址获取或上传档案信息。这样在网络环境下对档案信息资源作一体化的管理，使全校的档案信息资源联系起来，形成一个内容丰富，门类繁多的信息集成系统，为利用者提供高质量的服务，从根本上解决了档案分散性的问题。
2.重视档案信息收集的完整性。档案收集的完整与否会直接影响整理的质量，进而影响到档案的利用效果。职业学院档案工作要想满足学校发展的需求，服务学校建设，档案部门就必须逐步建立起门类齐全、数量充实、结构合理、内容丰富的档案信息库，并注重分析、研究及系统开发，才能发挥出档案信息的最大效益。因此，广泛收集优质的档案信息来进一步丰富馆藏，可以说是职业学院档案信息资源一体化管理的中心工作。一要做好一个“广”字。在现有基础上，进一步扩大接收范围，把一些散存在各部门的有价值的各种档案信息收集上来，做到收全、存好、用活。二要突出一个“质”字。在收集档案丰富馆藏过程中，不能片面地追求数量，必须以质量为中心，真正把优质的档案信息资源收集保存好。三要讲求一个“特”字。有特色的东西往往才是最有价值的，档案部门要着重做好能够反映本校特色的档案的收集工作，建立一个特色突显的馆藏体系。
3.重视提高专兼职档案员的素质。职业学院档案信息资源一体化管理注重通过职业学院内部各部门之间的密切联系，使档案部门及时把握新产生的信息，并在最短的时间内将其转化为能够为学校及社会服务的档案信息，从而更好地发挥档案部门的服务功能。这样就要求全校的专兼职档案人员必须具备很高的素质。另外，随着信息社会的发展，档案管理手段也大都由过去的手工操作转变为计算机管理，扫描仪、数码相机等现代化设备也逐渐运用到档案工作领域，所以只有培养一批既熟悉档案业务知识又能掌握现代技术的复合型人才，才能为实现职业学院档案信息资源一体化管理提供人力资源的保障。
参考文献：
[1]霍 晴.试论职业学院档案信息资源的管理和开发.河北科技图苑，1999.3.
[2]戴 敏.冯赛芬.浅谈档案信息资源管理.浙江档案，2001.8.
[3]张爱华.试论信息资源一体化管理.行政论坛，2002.5.51.
[4]马学强.新时期档案资源建设的思考.档案学研究，2004.5.