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摘要：本文认为对于档案馆开展的现行文件公开利用服务，文件生命周期理论和文件价值理论都难以为其提供理论依据，而用档案形成在前说来对现行文件公开利用解读，许多问题可以迎刃而解。并认为档案在形式、内容信息和功能上都与文件有着本质的区别，它们是两类完全不同的事物。这就决定现行文件公开不等于档案开放，现行文件以公开为原则，而档案则应有一个相对的封闭期。
关键词：档案形成在前 现行文件公开档案封闭期 文件生命周期理论 文件价值理论
随着现行文件利用服务中心在我国档案馆中的普遍建立，向社会开展了提供已公开现行文件利用服务。与此同时，这一新兴事物对档案学的相关理论也提出了新的挑战，我国档案界对此在积极的探索，力求为现行文件公开利用寻求理论上的支持和解读。对于现行文件公开利用的理论依据，学者王茂跃认为：主要有四种观点，其一，文件生命周期理论：其二，文件与档案管理一体化理论；其三，借用委托——代理理论；其四，现行文件的第一价值和第二价值理论。并对这几种观点进行了简评，基本上予以否定。他认为：“从我国现有的档案学理论中，我们找不到开放现行文件的理论依据”，“探索精神可嘉，但得出的结论却难以令人信服”。当然，有不少学者是赞同文件生命周期理论与文件价值理论(现行文件第一价值和第二价值理论是其中之一)是现行文件公开利用的理论依据的观点。笔者认为，对这两种观点不管是持肯定的还是否定的，都忽略或者回避了一个问题，那就是为什么现行文件可以公开利用，而“转化”成档案后，却要封闭30年后才可以开放被利用。对此有人就提出：“文件一般在形成一年之后就要移交机关档案室，也就是说现行文件公开只有一年，然后要进入30年的封闭期后才能对社会开放。势必造成信息公开的断层。”如果这个问题不解决和说明，那么任何关于现行文件公开利用的档案学理论依据都可能是软弱无力的。对于这种现象，有学者提出了很有见地的观点，认为：“政府信息公开≠档案信息公开”，“政府的公开信息与其相对应的档案不能划等号”，“已公开现行文件与其归档的档案有一定的联系，但完全不是同一个事物或同一个概念”。但遗憾的是该学者可能囿于文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的观点，没有对此深入研究下去，在理论上辨析它们为什么不同，使其观点的理论性和周密性大打折扣。事实上很显然，在文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的观点下是很难说清楚的。因而。笔者就从档案形成在前的角度，来对这些问题给以解读，不妥之处，请各位方家予以斧正。
1、文件生命周期理论可以为现行文件公开利用提供理论依据吗
对于文件生命周期理论是否能成为档案馆开展已公开现行文件利用服务的理论依据，学者黄霄羽认为：“档案部门组织开展现行文件的利用应当说具有充分的理论基础。这一理论根据可以从中外盛行的‘文件生命周期理论’中去寻找”。“文件生命周期理论的核心思想是从比较宏观的角度要求文件从机关形成直至最终进馆都得到全面有效的控制……这种控制不仅要求档案部门从管理的角度应确保现行文件符合进馆档案的质量要求，而且要求档案部门从利用的角度去考虑现行文件的提供利用，使它们及早发挥作用。”对此，学者王茂跃认为：“据此我们难以得出，文件生命周期理论是现行文件开放的理论依据的结论”。一是从保管地点看，现行文件开放利用的地点不符合该理论的解释，因为提供利用的现行文件处在文件运动的第二阶段，即文件的现实使用阶段，主要应存放在制作、收到和承办文件的单位或个人手中，也有相当部分存放在机关档案室中。文件只有到了第四阶段，即文件的永久保存阶段或历史阶段，此时文件才由档案馆保存；二是文件生命周期理论所要求的“这种前端控制和要求档案部门从利用的角度去考虑现行文件的提供利用绝不是一回事。”当然，对王先生的观点，也有学者提出不同意见，认为：“从理论层面来看，文件生命周期理论对于档案馆开展现行文件开放利用服务具有基础性意义。”对王先生观点的第一点，该学者认为：“主要是源于将现行文件理解成为仅具有第一价值而得出的结论”，“部分现行文件同时具备第一价值和第二价值，有的现行文件甚至其第二价值更为明显。”“因此，发挥和实现文件第二价值的最佳场所应是档案馆”。对第二点，该学者认为“这是一种对理论的狭隘理解。文件生命周期理论要求档案部门开展前端控制，应该是全方位的前端控制，当然包括对文件的利用控制。”
笔者认为，文件生命周期理论并不能为现行文件公开利用服务提供理论依据。
首先，来看“前端控制”。“前端控制”的观点源于对电子文件的安全管理，“前端控制”的提出是“针对电子文件‘稍纵即逝’的特点，防止失误、控制差错的时机应延伸至文件生命周期的前端，从文件形成阶段就注重维护工作，可有效地防止电子文件的损伤和毁坏。”“强调将管理措施介入到电子文件形成之初，从源头抓起，确保电子文件真实与完整。”“判断电子文件的真实性更多地着眼于其内容和属性，要基于该文件的完整性以及其内部联系”，“判断电子文件的完整性应通过检测其内容信息、结构信息、背景信息以及元数据是否保存完整”。也就是说对电子文件要求的前端控制管理。是为了保证其形成全过程的全部信息的齐全，使其原始的历史记录真实可靠，对“电子文件”的“前端控制”的要求，实际是针对电子档案来说的，而不是针对电子文件来说的。对于电子文件的管理只需要快速传递其信息内容，对纸质文件也是如此。人们无论是了解文件内容信息还是办事运行文件，并不需要了解其背景和结构信息，更无需也不可能鉴别其背景和结构信息的真实和完整性，这种“前端控制”与现行文件公开利用根本就不是一回事。所谓的“前端控制”是对形成“电子文件”的质量控制，而现行文件公开利用是对文件内容信息的利用问题。对于“前端控制”似乎有一种误解，对于“电子文件”的“前端控制”不是由档案行政管理部门，更不是由档案馆直接深入到“电子文件”形成部门去控制，而是由档案行政管理部门制定标准、制度，并将这些标准、制度贯彻、设计在电子文件管理系统中，由电子文件形成者操作执行。政府机关是管理的需要而产生的。政府机关的管理靠什么?靠文件。文件是最重要的管理工具。政府机关是通过制作文件将文件发给管理对象，或提供给管理对象利用而行使其职能的。档案馆要通过“前端控制”控制政府机关电子文件的产生，还要控制现行文件公开利用，档案馆是要控制政府机关?还是要取代政府机关呢?从中是不是可以看出，那种认为“文件生命周期理论要求档案部门开展前端控制，应该是全方位的前端控制，当然包括对文件的利用控制”的观点有问题呢?
其次，文件生命周期理论本身有问题。按照我国学者对文件生命周期的阶段划分，可分为第一阶段， 文件制作(产生)阶段；第二阶段，文件的现实使用阶段；第三阶段，文件的暂时保存阶段；第四阶段，文件的永久保存阶段。用图一来表示。
只看图一的文件生命周期“四阶段”，对于寻找现行文件公开利用的理论依据，自然会联想到向前控制到第二阶段的文件的现实使用阶段，但是，文件运动并没有这么简单。文件生命周期的四阶段划分并没有真实地反映文件运动的状况。文件主要可分为“发文”和“收文”，如果站在“发文”和“收文”的角度来看文件生命周期的四阶段划分问题就出来了，图一既不符合“发文”的运动状况，也不符合“收文”的运动状况，它们的实际情况用图二表示会看得更清楚些。图二才是文件运动的真实情况。对A单位来说其“发文”缺失文件的第二阶段即现实使用阶段，对B单位来说其“收文”缺失第一阶段，没有第一阶段那还是原始记录吗?(详细论述请参阅拙作《从“收文”看文件生命周期理论和文件连续体理论的缺陷》)这也是笔者为什么提出“收文”不是档案的原因之一。对于一个缺失文件现实使用阶段(“发文”)，一个缺失文件制作阶段(“收文”)的文件生命周期理论能为现行文件公开利用提供多少理论依据呢?
2、文件价值理论可以为现行文件公开利用提供理论依据吗
对于现行文件公开利用的理论依据不少学者从文件价值理论中去寻求，学者何嘉荪根据谢伦伯格的文件双重价值观提出了：现行文件的第一价值和第二价值的观点，何先生认为：“要正确认识文件第一价值”，“文件第一价值的价值主体，既指文件的制作形成者，也指文件的原始接受者。也就是说可以把谢伦伯格提出的‘文件首先对原形成机关具有原始价值’的命题，进一步发展为‘文件首先对原形成者和原接收者具有原始价值’。这种原始价值就是第一价值”。“对原接收者则可以有多种解读”，“对立法机关、政府机关、司法机关的相当一部分现行文件而言，应该将社会公众的需求也同样纳入第一价值的范畴”。并认为：“现行文件也有第二价值”，“现行文件的第二价值能否显现并且得到实现，主要取决于第一价值主体的态度和做法”。有学者认为，何教授的“这种划分，文件的第一价值将被无限扩大化，这样理解和划分第一价值，可能导致理论上和人们理解上的双重混乱”。对于谢伦伯格的文件双重价值观，“在谢伦伯格的论述中，关于第一价值、第二价值，有两点是明确的：第一，第一价值和第二价值是以文件为基础进行划分的：第二，第一价值就是原始价值，第二价值又称从属价值或档案价值”。然而，谢伦伯格的观点“在传入我国后，在运用和阐述时却发生了变异。不仅产生了档案的第一价值和第二价值概念，也使第一价值和第二价值概念混乱起来”。何先生提出现行文件第一价值和第二价值的概念，则使文件第一价值和第二价值的概念更加混乱。何先生的观点，明显地存在着几个疑点：一是不知这种观点是以文件为基础阐述的?还是以档案为基础阐述的?还是以现行文件为基础阐述的?二是第一价值和第二价值是文件价值的两种形式还是档案价值的两种形式?还是现行文件价值的两种形式?三是不知文件、档案与现行文件它们之间的第一价值和第二价值是什么关系?四是现行文件与文件的第一价值和第二价值是不是一回事?
学者王协舟提出：“现行文件开放利用服务的理论基础：文件价值理论”的观点，认为：“在我国档案学界已普遍接受的文件价值观点是美国档案学家谢伦伯格提出的‘文件双重价值论’”。“文件固然仍具有第一价值和第二价值，但并非是所有现行文件只突出表现为第一价值”，“有一部分文件一经产生，在其现行阶段就天然具有第一价值和第二价值，同时对形成者和非形成者有用，甚至部分现行文件主要就是对形成者以外的其他公众有用，其第二价值更为明显。如政府在城市建设、危房改造、建设占地、群众搬迁……和公众切身利益相关的其他方面的政策规定等”，“这些文件实际上也构成了现行文件开放利用的主体部分”。并认为：“按照其所具有的价值形态的不同”，“可以把文件分成三部分：第一部分是只具有第一价值的文件，在现行作用消失后被销毁：第二部分是现行阶段即同时具备第一价值与第二价值的文件，这部分文件是现行文件开放利用的主体：第三部分是现行阶段第一价值突出，第二价值不明显，但随着时间的推移最终凸显第二价值的文件，即档案。针对文件所具有价值形态的不同，我们也应采取相应的管理与利用措施。”王先生的观点也存在有明显的几个疑点：一是既然是以谢伦伯格的文件双重价值论为基础，谢伦伯格的文件的第二价值很明确就是非现行文件阶段即档案阶段的价值是档案价值，王先生说的“部分现行文件主要就是对形成者以外的其他公众有用，其第二价值更为明显”，显然与谢伦伯格观点的含义不同。王先生说的这种现行文件的第二价值既不是谢伦伯格的文件第一价值，也不是其文件第二价值，也不是我国档案界说的档案价值，也不是档案第一价值和第二价值：二是王先生把文件分成三部分是有问题的，第一部分不说，如果把第二部分和第三部分结合起来看，问题就来了。第二部分“现行阶段即同时具备第一价值与第二价值的文件”，即“现行文件开放的主体”“其第二价值更为明显”的部分，与第三部分“随着时间的推移最终凸显第二价值的文件，即档案”是什么关系?有什么区别?这第二部分“其第二价值更为明显”的是文件?还是档案?
还有学者认为：“一些政策与法规文件，其制作目的恰恰是让社会公众执行，其具体实施对象就是公民。若不进行公开，仅保留在形成机关中，这份文件也就失去了它的存在意义”，“文件第一价值应该是指文件对于其形成者、接收者及与其内容有直接或间接关系的第三者的作用”，并认为：“现行文件不仅对其发文者和收文者具有作用，某些与人民利益密切相关的现行文件对其他机关及社会公众也具有作用，即具有所谓的第二价值，只不过这种价值不占主导地位”。该学者提出“一些政策与法规文件，其制作目的恰恰是让社会公众执行，其具体实施对象就是公民”的认识应该说是正确的。事实上，政府机关的建立是管理上的需要，政府机关的文件主要是为了管理的需要而产生的，文件只有到了管理对象那里，被管理对象所知晓所利用，才有价值，才能发挥其作用。但遗憾的是该学者并没有深入下去研究这种现象，而是用文件价值理论来解释，虽然是做了所谓的创新解释，结果是其说的文件的第一价值基本上等于文件的第二价值，自相矛盾。
实际上用所谓的文件价值理论来为现行文件公开利用提供理论依据是有问题的。不仅存在上述所说是问题，最关键的是谢伦伯格的“文件双重价值论”本身就有问题。谢伦伯格的观点与文件的实际价值并不相符。“从谢伦伯格的文件双重价值观中可以明显地看出缺乏文件价值的最重要的一环，它并不符合文件的实际价值。也就是说文件双重价值观中不包括文件最重要的价值。”(详细论述请参见拙 作《档案形成在前说对档案价值的解读》)谢伦伯格的文件双重价值观事实上是从保管的角度来推测文件价值的，是按保管地方来划分文件价值的，与文件的实际价值并不相符。用这种与文件价值并不相符的理论来作为现行文件公开利用的理论依据的正确性必然会大打折扣。
3、档案形成在前说对现行文件公开利用的解读
对于现行文件公开利用现象，从上文中可以看出，文件生命周期理论和文件价值理论都很难作为它的理论依据。用这些理论解释，不是概念混乱，就是自相矛盾。而且这两种观点都忽略或回避了一个关键的问题，就是为什么现行文件可以公开利用，而“转化”成档案后却要封闭30年后才能开放利用?在以文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的观点下的文件生命周期理论和文件价值理论更是难以解释清这种现象的。
对于现行文件可以公开利用而“转化”成档案却要封闭的问题，多数学者都是就事论事，认为我国档案法规规定有问题，应当修改档案法规。如有学者认为：“按过去规定，档案从形成到进馆一般需要经历10至30年的时间，然后在形成30年后才向社会开放。在档案封闭期期满之前，现行文件的最佳利用期已被错过了”。也有学者认为：“文件在政府机关予以公布，待归档保存一定年限移交档案馆后反倒要经历‘形成满30年’的考察，从逻辑推理上似乎具有讽刺意义，从现实执行上似乎也存在程序矛盾。”有学者建议：“不设置30年的开放期。而是从档案形成之日起就对社会、公民开放”。也有学者提出：“档案开放与利用工作的创新与发展，给档案立法工作提出了新的课题和要求，有立法权的国家机关应与时俱进地制订新的或修订现有档案法律法规中有关档案开放的规定”。“使档案法律体系中的相关条款与《条例》(即《政府信息公开条例》，笔者注)相一致”。其实对档案进行封闭并不是我国的专利，“档案形成满30年向社会开放，是中国档案法律法规采纳国际通行惯例的结果”。“目前，世界上大多数国家采用T25－30年的封闭期，如法国、英国、德国、加拿大、俄罗斯等国都设置了30年的档案封闭期；美国在1972年发布第11652号总统令，规定档案的封闭期由50年缩短为30年。”
既然档案在进入档案馆后按照国际惯例不少国家的法律都规定有封闭期，那么这个问题就不是仅仅修改法律或取消封闭期的问题，这里面应该有更深层次的问题。这就是文件和档案并不是一回事，文件与档案既不是同一事物，档案也不是由文件转化而来的，否则，封闭期的存在怎么说都不合理。学者王茂跃已经认识到这一点，他认为：“现行文件阅览中心收集的只是现行的公开文件，而且只是现行公开文件的打印件，并不包括底稿”。这已说明现行文件与档案并不是一回事。还有学者更明确提出：“政府的公开信息与其相对应的档案不能划等号”，“已公开现行文件与其归档的档案有一定的联系，但完全不是同一个事物或同一个概念”。遗憾的是两位先生没有就此现象深入研究下去，给以理论阐述。文件和档案并不像文件生命周期理论说的那样是同一事物不同阶段的不同称谓。文件和档案是两种不同的事物，文件开放并不等于档案开放，所以才有现行文件的公开，才有档案的封闭期。
对于大部分现行文件需要公开而档案需要有一个相对的封闭期的问题，深层次的原因就是文件和档案不是同一事物。档案也不是由文件转化而来的。对此，如果用笔者提出的“档案形成在前，是原始记录，是文件的前身”，“文件则是档案最终稿本的复制件”的观点来解读这种现象，则问题可以迎刃而解。事实上，文件与档案有着本质的区别：其一，从形式上看，档案是唯一的，而文件则有众多相同的复制件，档案是原始记录，不管是文件的定稿、还是底稿、原稿、原本、原件，它只有一件，即便是定稿和文件正本作为档案的统一体保存(纸质档案在现代印刷技术条件下的“双轨制”现象)，它也只有一件。而文件是档案最终稿本的复制件，它是众多的，一般有数份至数千份同样的复制件；其二，从内容信息上看，档案记录了其形成全过程的全部信息内容，而文件一般只有档案的部分内容信息。一般的档案记录着其形成、修改和核稿、领导签发的全过程全部信息内容，重要的档案还有草稿、一稿、二稿、三稿(甚至更多)到定稿，有拟稿、核稿、领导签发的签字，有的还需要多个领导会签。而文件记载的内容信息只是定稿的内容信息，最多还会有签发人的名字：其三，从功能上看，档案是记忆工具，文件是管理办事工具。档案最基本的功能是记忆备忘，档案保存着它形成全过程的全部信息(包括内容、背景和结构信息)。丢失哪一项都有损于其作为记忆工具的存在。而文件则是办事、管理不可缺少的工具，由于它在处理、管理事务中面对的管理对象是许多人或许多组织。所以必须制作许多复制件才能满足这种社会需求。对于一般处理、管理事务，或管理对象来说，它只需要其内容信息，而并不需要其产生的背景信息。文件本身也只有内容信息。而没有背景和结构信息。
从上述对文件和档案的对比分析中，可以明显地看出文件和档案存在着本质的区别，它们根本就不是同一事物。这也正是档案开放与文件公开利用的不同的根本原因所在。档案从形成开始就进入了封闭期直到开放，而且始终没有离开过形成它的人员和档案人员的视野与掌控之中。档案从形成到最后开放的过程是这样的，一般情况下档案形成后，就将档案存档保存。这时它们在一般的单位有的保存在形成者手中，有的保存在档案人员或兼职档案人员手中。当然，在一些大的机关、企业事业单位。其内部的文书处理部门和业务部门都配有专人负责“文件资料”(实际主要保管刚形成的档案)，许多单位还建立档案管理网络，他们实际是最基层的档案管理人员，档案形成后由他们保存。一般是在第二年立卷(归档整理)归档交档案室保存，若干年后移交国家档案馆保存，直到从档案形成30年之后才开放，在这30年中始终处于封闭期。我们再来看文件的运动情况，文件自从由档案的最后稿本复制印成后，就发往有关单位或部门或被管理对象办理执行。而这些文件既没有经过档案人员的管理，也没有回到形成单位的档案人员的管理之中。这些文件是随着办理执行的完毕结束。或是转化为资料或是自生自灭。当然，也有部分作为收文单位的“收文”而作为“档案”保存。对于这部分作为“档案”保存的“收文”，笔者认为它们并不是档案。而它们地地道道是从公开到封闭的，这是不是也反证它们不是档案呢?作为现行文件公开它们从形成到最后或是转化为资料或是自生自灭，始终是公开的。为什么档案要封闭?为什么文件要公开?这都是由于它们的不同性质所决定的。档案由于记录了其形成的全过程的全部信息，而有的背景信息虽然不是保密的，但是并不宜公开。档案“在其形成过程中所产生的信息是极其复杂的。由于它要经过多个经办人之手，每个经办人都会在文件的底稿中留下经办痕迹(在电子文件中就称之为元 数据)，这些痕迹或多或少地代表了每个经办人的思想和观点，在日常的文件起草过程中，不同经办者之间产生意见分歧是很正常的事，有时甚至达到冲突的程度。而这些不同意见分歧，在正式文件中是反映不出来的。对于这些文件形成过程中产生的背景信息，世界各国的政府都是极为重视并严加保护，如果任其扩散与流传，将严重干扰公务人员正常履行职责，公务人员为了保护个人利益和名声，甚至不惜牺牲公共利益，而不敢讲真话。”所以像那些与公众切身利益相关的政策规定，如危房改造、群众搬迁、社保等等，记录这些政策规定形成过程的档案，有许多背景信息显然是不宜公开的。尤其是现在法律法规政策，其形成过程更为复杂，按照《立法法》、《行政法规制定程序条例》和《规章制定程序条例》的要求，法律法规的出台，一般要经过立项、起草、审查、通过等程序过程。在这一过程中涉及的人和部门更多，记录这一过程的背景信息就更不宜公开。如《物权法》历经七审才通过，作为记录其形成过程的每次修改稿和修改意见以及审批意见直到定稿的档案，有许多内容信息可能并不适宜公开，只有到了30年后封闭期满，才可以开放。而作为法律性文件的《物权法》则必须通过后马上公开，以利于人们遵照执行。因此，文件作为政府机关的管理工具，它必须为管理对象所了解所利用才能体现其价值，所以文件以公开为原则。由于现行文件不过是档案最后稿本的复制件，所以说现行文件的公开与档案的封闭根本就不是一回事。档案有一个相对的封闭期不能开放与现行文件必须公开并不矛盾。问题就在于经典的档案学理论把文件与档案这两种不同的事物说成了同一事物或同一事物的不同称谓。
当然，对于档案馆开展现行文件公开利用服务的现象。该如何认识这种现象?有没有理论依据?笔者是这样认为的，由于档案是文件的前身，文件是档案最终稿本的复制件，因此，档案本身不仅具有档案价值和功能，也具有文件价值和功能。由于受文单位和管理对象的众多以及文件与档案功能的分工，档案的文件价值是通过其大量的复制件——文件的使用来实现的。然而，由于种种原因，现有的文件公开利用渠道还不能使每一个与之相关的受众都能及时的得到利用。档案馆是保管利用档案的基地，档案馆收集现行公开文件，为人民群众提供利用发挥档案的文件价值，作为现行文件公开利用的补充渠道，应该说既是档案馆应尽的职责，也是发挥档案的现实凭证价值——文件价值的体现。当然，我们必须认清，由于档案和文件的分工不同，作为档案馆提供公开现行文件利用服务是辅助性的，这一点《政府信息公开条例》的规定说的很明确。事实上，档案馆一直在做这种辅助工作，只是没有认识到这一点。档案馆开展已公开现行文件利用工作，应该说并非从建立已公开现行文件利用中心才开始，以往档案馆其实也在做这项工作，尤其是在市、县级档案馆。在市、县级档案馆的利用工作中，可以经常看到利用者查阅了“档案”解决了工资、待遇等问题。查阅的这些“档案”，实际上大部分都是国家和省里的文件，这些文件的现行期并没有结束，而是根据这些文件的现行作用，才解决问题的。利用这些“档案”起到的正是现行文件公开利用的效果。只不过没有称其是已公开的现行文件，没有名正言顺地开展。虽然，按照《档案法》此“档案”仍在封闭期，不应该开放提供利用，但是大家都知道查找这样的“档案”只是为了其文件信息，发挥其现行作用，只要有合法证明。也就默认允许查阅。这实质上等于开放，只是没有明确公开提出而已。这些“档案”实质上并不是档案，它们是收文单位的“收文”作为“档案”保存的。这些“收文”并没有其形成的背景信息，记录其背景信息的档案则保存在其原发文单位。而且人们在利用这些“收文”解决问题时，只是利用“收文”本身的信息，而不需要其产生的背景信息。现在开展的已公开现行文件利用，实际上是这项工作的扩展和延伸，所不同的是原来是从档案室中按照规定的年限接收所谓的“收文”档案。现在是随时直接从各单位收集。
虽说现行文件公开与档案的封闭并不矛盾，但是随着《政府信息公开条例》颁布实施，仍会“有人担心，政府公开信息变成档案，进馆以后又要经历漫长的封闭期而无法利用”。不是有人担心会“造成信息公开的断层”吗?这种担心应该说不无道理。这就是那些作为“档案”保存的“收文”的存在，它们是地地道道的从公开的现行文件走向了作为“档案”的封闭。这种现象的存在才既让人不可思议又令人担忧。只要不放弃档案是由文件转化而来的观点，只要认为“收文”会转化成为“档案”，就会有现行文件从公开走向封闭的尴尬现象存在，关键问题是“收文”本不是档案，而非要在文件是档案的前身，档案是由文件转化来的观点下，使它转化为“档案”，使其有了“档案”身份，而不得不进入封闭期。笔者认为，随着《政府信息公开条例》的实施，把档案馆定为法定的政府信息查阅场所，我们是不是应该还“收文”的本来面貌。还它们的文件身份，把它们作为文件资料保存并提供利用，以避免公开后转化为“档案”还要封闭的尴尬，
对于现行文件公开利用中的种种现象，我们是不是该反思一下档案学理论?究竟档案与文件是不是同一事物?文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的观点真的是正确的吗?真的符合事实吗?归档保存的“收文”真的是档案吗?
关键词：档案形成在前 现行文件公开档案封闭期 文件生命周期理论 文件价值理论
随着现行文件利用服务中心在我国档案馆中的普遍建立，向社会开展了提供已公开现行文件利用服务。与此同时，这一新兴事物对档案学的相关理论也提出了新的挑战，我国档案界对此在积极的探索，力求为现行文件公开利用寻求理论上的支持和解读。对于现行文件公开利用的理论依据，学者王茂跃认为：主要有四种观点，其一，文件生命周期理论：其二，文件与档案管理一体化理论；其三，借用委托——代理理论；其四，现行文件的第一价值和第二价值理论。并对这几种观点进行了简评，基本上予以否定。他认为：“从我国现有的档案学理论中，我们找不到开放现行文件的理论依据”，“探索精神可嘉，但得出的结论却难以令人信服”。当然，有不少学者是赞同文件生命周期理论与文件价值理论(现行文件第一价值和第二价值理论是其中之一)是现行文件公开利用的理论依据的观点。笔者认为，对这两种观点不管是持肯定的还是否定的，都忽略或者回避了一个问题，那就是为什么现行文件可以公开利用，而“转化”成档案后，却要封闭30年后才可以开放被利用。对此有人就提出：“文件一般在形成一年之后就要移交机关档案室，也就是说现行文件公开只有一年，然后要进入30年的封闭期后才能对社会开放。势必造成信息公开的断层。”如果这个问题不解决和说明，那么任何关于现行文件公开利用的档案学理论依据都可能是软弱无力的。对于这种现象，有学者提出了很有见地的观点，认为：“政府信息公开≠档案信息公开”，“政府的公开信息与其相对应的档案不能划等号”，“已公开现行文件与其归档的档案有一定的联系，但完全不是同一个事物或同一个概念”。但遗憾的是该学者可能囿于文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的观点，没有对此深入研究下去，在理论上辨析它们为什么不同，使其观点的理论性和周密性大打折扣。事实上很显然，在文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的观点下是很难说清楚的。因而。笔者就从档案形成在前的角度，来对这些问题给以解读，不妥之处，请各位方家予以斧正。
1、文件生命周期理论可以为现行文件公开利用提供理论依据吗
对于文件生命周期理论是否能成为档案馆开展已公开现行文件利用服务的理论依据，学者黄霄羽认为：“档案部门组织开展现行文件的利用应当说具有充分的理论基础。这一理论根据可以从中外盛行的‘文件生命周期理论’中去寻找”。“文件生命周期理论的核心思想是从比较宏观的角度要求文件从机关形成直至最终进馆都得到全面有效的控制……这种控制不仅要求档案部门从管理的角度应确保现行文件符合进馆档案的质量要求，而且要求档案部门从利用的角度去考虑现行文件的提供利用，使它们及早发挥作用。”对此，学者王茂跃认为：“据此我们难以得出，文件生命周期理论是现行文件开放的理论依据的结论”。一是从保管地点看，现行文件开放利用的地点不符合该理论的解释，因为提供利用的现行文件处在文件运动的第二阶段，即文件的现实使用阶段，主要应存放在制作、收到和承办文件的单位或个人手中，也有相当部分存放在机关档案室中。文件只有到了第四阶段，即文件的永久保存阶段或历史阶段，此时文件才由档案馆保存；二是文件生命周期理论所要求的“这种前端控制和要求档案部门从利用的角度去考虑现行文件的提供利用绝不是一回事。”当然，对王先生的观点，也有学者提出不同意见，认为：“从理论层面来看，文件生命周期理论对于档案馆开展现行文件开放利用服务具有基础性意义。”对王先生观点的第一点，该学者认为：“主要是源于将现行文件理解成为仅具有第一价值而得出的结论”，“部分现行文件同时具备第一价值和第二价值，有的现行文件甚至其第二价值更为明显。”“因此，发挥和实现文件第二价值的最佳场所应是档案馆”。对第二点，该学者认为“这是一种对理论的狭隘理解。文件生命周期理论要求档案部门开展前端控制，应该是全方位的前端控制，当然包括对文件的利用控制。”
笔者认为，文件生命周期理论并不能为现行文件公开利用服务提供理论依据。
首先，来看“前端控制”。“前端控制”的观点源于对电子文件的安全管理，“前端控制”的提出是“针对电子文件‘稍纵即逝’的特点，防止失误、控制差错的时机应延伸至文件生命周期的前端，从文件形成阶段就注重维护工作，可有效地防止电子文件的损伤和毁坏。”“强调将管理措施介入到电子文件形成之初，从源头抓起，确保电子文件真实与完整。”“判断电子文件的真实性更多地着眼于其内容和属性，要基于该文件的完整性以及其内部联系”，“判断电子文件的完整性应通过检测其内容信息、结构信息、背景信息以及元数据是否保存完整”。也就是说对电子文件要求的前端控制管理。是为了保证其形成全过程的全部信息的齐全，使其原始的历史记录真实可靠，对“电子文件”的“前端控制”的要求，实际是针对电子档案来说的，而不是针对电子文件来说的。对于电子文件的管理只需要快速传递其信息内容，对纸质文件也是如此。人们无论是了解文件内容信息还是办事运行文件，并不需要了解其背景和结构信息，更无需也不可能鉴别其背景和结构信息的真实和完整性，这种“前端控制”与现行文件公开利用根本就不是一回事。所谓的“前端控制”是对形成“电子文件”的质量控制，而现行文件公开利用是对文件内容信息的利用问题。对于“前端控制”似乎有一种误解，对于“电子文件”的“前端控制”不是由档案行政管理部门，更不是由档案馆直接深入到“电子文件”形成部门去控制，而是由档案行政管理部门制定标准、制度，并将这些标准、制度贯彻、设计在电子文件管理系统中，由电子文件形成者操作执行。政府机关是管理的需要而产生的。政府机关的管理靠什么?靠文件。文件是最重要的管理工具。政府机关是通过制作文件将文件发给管理对象，或提供给管理对象利用而行使其职能的。档案馆要通过“前端控制”控制政府机关电子文件的产生，还要控制现行文件公开利用，档案馆是要控制政府机关?还是要取代政府机关呢?从中是不是可以看出，那种认为“文件生命周期理论要求档案部门开展前端控制，应该是全方位的前端控制，当然包括对文件的利用控制”的观点有问题呢?
其次，文件生命周期理论本身有问题。按照我国学者对文件生命周期的阶段划分，可分为第一阶段， 文件制作(产生)阶段；第二阶段，文件的现实使用阶段；第三阶段，文件的暂时保存阶段；第四阶段，文件的永久保存阶段。用图一来表示。
只看图一的文件生命周期“四阶段”，对于寻找现行文件公开利用的理论依据，自然会联想到向前控制到第二阶段的文件的现实使用阶段，但是，文件运动并没有这么简单。文件生命周期的四阶段划分并没有真实地反映文件运动的状况。文件主要可分为“发文”和“收文”，如果站在“发文”和“收文”的角度来看文件生命周期的四阶段划分问题就出来了，图一既不符合“发文”的运动状况，也不符合“收文”的运动状况，它们的实际情况用图二表示会看得更清楚些。图二才是文件运动的真实情况。对A单位来说其“发文”缺失文件的第二阶段即现实使用阶段，对B单位来说其“收文”缺失第一阶段，没有第一阶段那还是原始记录吗?(详细论述请参阅拙作《从“收文”看文件生命周期理论和文件连续体理论的缺陷》)这也是笔者为什么提出“收文”不是档案的原因之一。对于一个缺失文件现实使用阶段(“发文”)，一个缺失文件制作阶段(“收文”)的文件生命周期理论能为现行文件公开利用提供多少理论依据呢?
2、文件价值理论可以为现行文件公开利用提供理论依据吗
对于现行文件公开利用的理论依据不少学者从文件价值理论中去寻求，学者何嘉荪根据谢伦伯格的文件双重价值观提出了：现行文件的第一价值和第二价值的观点，何先生认为：“要正确认识文件第一价值”，“文件第一价值的价值主体，既指文件的制作形成者，也指文件的原始接受者。也就是说可以把谢伦伯格提出的‘文件首先对原形成机关具有原始价值’的命题，进一步发展为‘文件首先对原形成者和原接收者具有原始价值’。这种原始价值就是第一价值”。“对原接收者则可以有多种解读”，“对立法机关、政府机关、司法机关的相当一部分现行文件而言，应该将社会公众的需求也同样纳入第一价值的范畴”。并认为：“现行文件也有第二价值”，“现行文件的第二价值能否显现并且得到实现，主要取决于第一价值主体的态度和做法”。有学者认为，何教授的“这种划分，文件的第一价值将被无限扩大化，这样理解和划分第一价值，可能导致理论上和人们理解上的双重混乱”。对于谢伦伯格的文件双重价值观，“在谢伦伯格的论述中，关于第一价值、第二价值，有两点是明确的：第一，第一价值和第二价值是以文件为基础进行划分的：第二，第一价值就是原始价值，第二价值又称从属价值或档案价值”。然而，谢伦伯格的观点“在传入我国后，在运用和阐述时却发生了变异。不仅产生了档案的第一价值和第二价值概念，也使第一价值和第二价值概念混乱起来”。何先生提出现行文件第一价值和第二价值的概念，则使文件第一价值和第二价值的概念更加混乱。何先生的观点，明显地存在着几个疑点：一是不知这种观点是以文件为基础阐述的?还是以档案为基础阐述的?还是以现行文件为基础阐述的?二是第一价值和第二价值是文件价值的两种形式还是档案价值的两种形式?还是现行文件价值的两种形式?三是不知文件、档案与现行文件它们之间的第一价值和第二价值是什么关系?四是现行文件与文件的第一价值和第二价值是不是一回事?
学者王协舟提出：“现行文件开放利用服务的理论基础：文件价值理论”的观点，认为：“在我国档案学界已普遍接受的文件价值观点是美国档案学家谢伦伯格提出的‘文件双重价值论’”。“文件固然仍具有第一价值和第二价值，但并非是所有现行文件只突出表现为第一价值”，“有一部分文件一经产生，在其现行阶段就天然具有第一价值和第二价值，同时对形成者和非形成者有用，甚至部分现行文件主要就是对形成者以外的其他公众有用，其第二价值更为明显。如政府在城市建设、危房改造、建设占地、群众搬迁……和公众切身利益相关的其他方面的政策规定等”，“这些文件实际上也构成了现行文件开放利用的主体部分”。并认为：“按照其所具有的价值形态的不同”，“可以把文件分成三部分：第一部分是只具有第一价值的文件，在现行作用消失后被销毁：第二部分是现行阶段即同时具备第一价值与第二价值的文件，这部分文件是现行文件开放利用的主体：第三部分是现行阶段第一价值突出，第二价值不明显，但随着时间的推移最终凸显第二价值的文件，即档案。针对文件所具有价值形态的不同，我们也应采取相应的管理与利用措施。”王先生的观点也存在有明显的几个疑点：一是既然是以谢伦伯格的文件双重价值论为基础，谢伦伯格的文件的第二价值很明确就是非现行文件阶段即档案阶段的价值是档案价值，王先生说的“部分现行文件主要就是对形成者以外的其他公众有用，其第二价值更为明显”，显然与谢伦伯格观点的含义不同。王先生说的这种现行文件的第二价值既不是谢伦伯格的文件第一价值，也不是其文件第二价值，也不是我国档案界说的档案价值，也不是档案第一价值和第二价值：二是王先生把文件分成三部分是有问题的，第一部分不说，如果把第二部分和第三部分结合起来看，问题就来了。第二部分“现行阶段即同时具备第一价值与第二价值的文件”，即“现行文件开放的主体”“其第二价值更为明显”的部分，与第三部分“随着时间的推移最终凸显第二价值的文件，即档案”是什么关系?有什么区别?这第二部分“其第二价值更为明显”的是文件?还是档案?
还有学者认为：“一些政策与法规文件，其制作目的恰恰是让社会公众执行，其具体实施对象就是公民。若不进行公开，仅保留在形成机关中，这份文件也就失去了它的存在意义”，“文件第一价值应该是指文件对于其形成者、接收者及与其内容有直接或间接关系的第三者的作用”，并认为：“现行文件不仅对其发文者和收文者具有作用，某些与人民利益密切相关的现行文件对其他机关及社会公众也具有作用，即具有所谓的第二价值，只不过这种价值不占主导地位”。该学者提出“一些政策与法规文件，其制作目的恰恰是让社会公众执行，其具体实施对象就是公民”的认识应该说是正确的。事实上，政府机关的建立是管理上的需要，政府机关的文件主要是为了管理的需要而产生的，文件只有到了管理对象那里，被管理对象所知晓所利用，才有价值，才能发挥其作用。但遗憾的是该学者并没有深入下去研究这种现象，而是用文件价值理论来解释，虽然是做了所谓的创新解释，结果是其说的文件的第一价值基本上等于文件的第二价值，自相矛盾。
实际上用所谓的文件价值理论来为现行文件公开利用提供理论依据是有问题的。不仅存在上述所说是问题，最关键的是谢伦伯格的“文件双重价值论”本身就有问题。谢伦伯格的观点与文件的实际价值并不相符。“从谢伦伯格的文件双重价值观中可以明显地看出缺乏文件价值的最重要的一环，它并不符合文件的实际价值。也就是说文件双重价值观中不包括文件最重要的价值。”(详细论述请参见拙 作《档案形成在前说对档案价值的解读》)谢伦伯格的文件双重价值观事实上是从保管的角度来推测文件价值的，是按保管地方来划分文件价值的，与文件的实际价值并不相符。用这种与文件价值并不相符的理论来作为现行文件公开利用的理论依据的正确性必然会大打折扣。
3、档案形成在前说对现行文件公开利用的解读
对于现行文件公开利用现象，从上文中可以看出，文件生命周期理论和文件价值理论都很难作为它的理论依据。用这些理论解释，不是概念混乱，就是自相矛盾。而且这两种观点都忽略或回避了一个关键的问题，就是为什么现行文件可以公开利用，而“转化”成档案后却要封闭30年后才能开放利用?在以文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的观点下的文件生命周期理论和文件价值理论更是难以解释清这种现象的。
对于现行文件可以公开利用而“转化”成档案却要封闭的问题，多数学者都是就事论事，认为我国档案法规规定有问题，应当修改档案法规。如有学者认为：“按过去规定，档案从形成到进馆一般需要经历10至30年的时间，然后在形成30年后才向社会开放。在档案封闭期期满之前，现行文件的最佳利用期已被错过了”。也有学者认为：“文件在政府机关予以公布，待归档保存一定年限移交档案馆后反倒要经历‘形成满30年’的考察，从逻辑推理上似乎具有讽刺意义，从现实执行上似乎也存在程序矛盾。”有学者建议：“不设置30年的开放期。而是从档案形成之日起就对社会、公民开放”。也有学者提出：“档案开放与利用工作的创新与发展，给档案立法工作提出了新的课题和要求，有立法权的国家机关应与时俱进地制订新的或修订现有档案法律法规中有关档案开放的规定”。“使档案法律体系中的相关条款与《条例》(即《政府信息公开条例》，笔者注)相一致”。其实对档案进行封闭并不是我国的专利，“档案形成满30年向社会开放，是中国档案法律法规采纳国际通行惯例的结果”。“目前，世界上大多数国家采用T25－30年的封闭期，如法国、英国、德国、加拿大、俄罗斯等国都设置了30年的档案封闭期；美国在1972年发布第11652号总统令，规定档案的封闭期由50年缩短为30年。”
既然档案在进入档案馆后按照国际惯例不少国家的法律都规定有封闭期，那么这个问题就不是仅仅修改法律或取消封闭期的问题，这里面应该有更深层次的问题。这就是文件和档案并不是一回事，文件与档案既不是同一事物，档案也不是由文件转化而来的，否则，封闭期的存在怎么说都不合理。学者王茂跃已经认识到这一点，他认为：“现行文件阅览中心收集的只是现行的公开文件，而且只是现行公开文件的打印件，并不包括底稿”。这已说明现行文件与档案并不是一回事。还有学者更明确提出：“政府的公开信息与其相对应的档案不能划等号”，“已公开现行文件与其归档的档案有一定的联系，但完全不是同一个事物或同一个概念”。遗憾的是两位先生没有就此现象深入研究下去，给以理论阐述。文件和档案并不像文件生命周期理论说的那样是同一事物不同阶段的不同称谓。文件和档案是两种不同的事物，文件开放并不等于档案开放，所以才有现行文件的公开，才有档案的封闭期。
对于大部分现行文件需要公开而档案需要有一个相对的封闭期的问题，深层次的原因就是文件和档案不是同一事物。档案也不是由文件转化而来的。对此，如果用笔者提出的“档案形成在前，是原始记录，是文件的前身”，“文件则是档案最终稿本的复制件”的观点来解读这种现象，则问题可以迎刃而解。事实上，文件与档案有着本质的区别：其一，从形式上看，档案是唯一的，而文件则有众多相同的复制件，档案是原始记录，不管是文件的定稿、还是底稿、原稿、原本、原件，它只有一件，即便是定稿和文件正本作为档案的统一体保存(纸质档案在现代印刷技术条件下的“双轨制”现象)，它也只有一件。而文件是档案最终稿本的复制件，它是众多的，一般有数份至数千份同样的复制件；其二，从内容信息上看，档案记录了其形成全过程的全部信息内容，而文件一般只有档案的部分内容信息。一般的档案记录着其形成、修改和核稿、领导签发的全过程全部信息内容，重要的档案还有草稿、一稿、二稿、三稿(甚至更多)到定稿，有拟稿、核稿、领导签发的签字，有的还需要多个领导会签。而文件记载的内容信息只是定稿的内容信息，最多还会有签发人的名字：其三，从功能上看，档案是记忆工具，文件是管理办事工具。档案最基本的功能是记忆备忘，档案保存着它形成全过程的全部信息(包括内容、背景和结构信息)。丢失哪一项都有损于其作为记忆工具的存在。而文件则是办事、管理不可缺少的工具，由于它在处理、管理事务中面对的管理对象是许多人或许多组织。所以必须制作许多复制件才能满足这种社会需求。对于一般处理、管理事务，或管理对象来说，它只需要其内容信息，而并不需要其产生的背景信息。文件本身也只有内容信息。而没有背景和结构信息。
从上述对文件和档案的对比分析中，可以明显地看出文件和档案存在着本质的区别，它们根本就不是同一事物。这也正是档案开放与文件公开利用的不同的根本原因所在。档案从形成开始就进入了封闭期直到开放，而且始终没有离开过形成它的人员和档案人员的视野与掌控之中。档案从形成到最后开放的过程是这样的，一般情况下档案形成后，就将档案存档保存。这时它们在一般的单位有的保存在形成者手中，有的保存在档案人员或兼职档案人员手中。当然，在一些大的机关、企业事业单位。其内部的文书处理部门和业务部门都配有专人负责“文件资料”(实际主要保管刚形成的档案)，许多单位还建立档案管理网络，他们实际是最基层的档案管理人员，档案形成后由他们保存。一般是在第二年立卷(归档整理)归档交档案室保存，若干年后移交国家档案馆保存，直到从档案形成30年之后才开放，在这30年中始终处于封闭期。我们再来看文件的运动情况，文件自从由档案的最后稿本复制印成后，就发往有关单位或部门或被管理对象办理执行。而这些文件既没有经过档案人员的管理，也没有回到形成单位的档案人员的管理之中。这些文件是随着办理执行的完毕结束。或是转化为资料或是自生自灭。当然，也有部分作为收文单位的“收文”而作为“档案”保存。对于这部分作为“档案”保存的“收文”，笔者认为它们并不是档案。而它们地地道道是从公开到封闭的，这是不是也反证它们不是档案呢?作为现行文件公开它们从形成到最后或是转化为资料或是自生自灭，始终是公开的。为什么档案要封闭?为什么文件要公开?这都是由于它们的不同性质所决定的。档案由于记录了其形成的全过程的全部信息，而有的背景信息虽然不是保密的，但是并不宜公开。档案“在其形成过程中所产生的信息是极其复杂的。由于它要经过多个经办人之手，每个经办人都会在文件的底稿中留下经办痕迹(在电子文件中就称之为元 数据)，这些痕迹或多或少地代表了每个经办人的思想和观点，在日常的文件起草过程中，不同经办者之间产生意见分歧是很正常的事，有时甚至达到冲突的程度。而这些不同意见分歧，在正式文件中是反映不出来的。对于这些文件形成过程中产生的背景信息，世界各国的政府都是极为重视并严加保护，如果任其扩散与流传，将严重干扰公务人员正常履行职责，公务人员为了保护个人利益和名声，甚至不惜牺牲公共利益，而不敢讲真话。”所以像那些与公众切身利益相关的政策规定，如危房改造、群众搬迁、社保等等，记录这些政策规定形成过程的档案，有许多背景信息显然是不宜公开的。尤其是现在法律法规政策，其形成过程更为复杂，按照《立法法》、《行政法规制定程序条例》和《规章制定程序条例》的要求，法律法规的出台，一般要经过立项、起草、审查、通过等程序过程。在这一过程中涉及的人和部门更多，记录这一过程的背景信息就更不宜公开。如《物权法》历经七审才通过，作为记录其形成过程的每次修改稿和修改意见以及审批意见直到定稿的档案，有许多内容信息可能并不适宜公开，只有到了30年后封闭期满，才可以开放。而作为法律性文件的《物权法》则必须通过后马上公开，以利于人们遵照执行。因此，文件作为政府机关的管理工具，它必须为管理对象所了解所利用才能体现其价值，所以文件以公开为原则。由于现行文件不过是档案最后稿本的复制件，所以说现行文件的公开与档案的封闭根本就不是一回事。档案有一个相对的封闭期不能开放与现行文件必须公开并不矛盾。问题就在于经典的档案学理论把文件与档案这两种不同的事物说成了同一事物或同一事物的不同称谓。
当然，对于档案馆开展现行文件公开利用服务的现象。该如何认识这种现象?有没有理论依据?笔者是这样认为的，由于档案是文件的前身，文件是档案最终稿本的复制件，因此，档案本身不仅具有档案价值和功能，也具有文件价值和功能。由于受文单位和管理对象的众多以及文件与档案功能的分工，档案的文件价值是通过其大量的复制件——文件的使用来实现的。然而，由于种种原因，现有的文件公开利用渠道还不能使每一个与之相关的受众都能及时的得到利用。档案馆是保管利用档案的基地，档案馆收集现行公开文件，为人民群众提供利用发挥档案的文件价值，作为现行文件公开利用的补充渠道，应该说既是档案馆应尽的职责，也是发挥档案的现实凭证价值——文件价值的体现。当然，我们必须认清，由于档案和文件的分工不同，作为档案馆提供公开现行文件利用服务是辅助性的，这一点《政府信息公开条例》的规定说的很明确。事实上，档案馆一直在做这种辅助工作，只是没有认识到这一点。档案馆开展已公开现行文件利用工作，应该说并非从建立已公开现行文件利用中心才开始，以往档案馆其实也在做这项工作，尤其是在市、县级档案馆。在市、县级档案馆的利用工作中，可以经常看到利用者查阅了“档案”解决了工资、待遇等问题。查阅的这些“档案”，实际上大部分都是国家和省里的文件，这些文件的现行期并没有结束，而是根据这些文件的现行作用，才解决问题的。利用这些“档案”起到的正是现行文件公开利用的效果。只不过没有称其是已公开的现行文件，没有名正言顺地开展。虽然，按照《档案法》此“档案”仍在封闭期，不应该开放提供利用，但是大家都知道查找这样的“档案”只是为了其文件信息，发挥其现行作用，只要有合法证明。也就默认允许查阅。这实质上等于开放，只是没有明确公开提出而已。这些“档案”实质上并不是档案，它们是收文单位的“收文”作为“档案”保存的。这些“收文”并没有其形成的背景信息，记录其背景信息的档案则保存在其原发文单位。而且人们在利用这些“收文”解决问题时，只是利用“收文”本身的信息，而不需要其产生的背景信息。现在开展的已公开现行文件利用，实际上是这项工作的扩展和延伸，所不同的是原来是从档案室中按照规定的年限接收所谓的“收文”档案。现在是随时直接从各单位收集。
虽说现行文件公开与档案的封闭并不矛盾，但是随着《政府信息公开条例》颁布实施，仍会“有人担心，政府公开信息变成档案，进馆以后又要经历漫长的封闭期而无法利用”。不是有人担心会“造成信息公开的断层”吗?这种担心应该说不无道理。这就是那些作为“档案”保存的“收文”的存在，它们是地地道道的从公开的现行文件走向了作为“档案”的封闭。这种现象的存在才既让人不可思议又令人担忧。只要不放弃档案是由文件转化而来的观点，只要认为“收文”会转化成为“档案”，就会有现行文件从公开走向封闭的尴尬现象存在，关键问题是“收文”本不是档案，而非要在文件是档案的前身，档案是由文件转化来的观点下，使它转化为“档案”，使其有了“档案”身份，而不得不进入封闭期。笔者认为，随着《政府信息公开条例》的实施，把档案馆定为法定的政府信息查阅场所，我们是不是应该还“收文”的本来面貌。还它们的文件身份，把它们作为文件资料保存并提供利用，以避免公开后转化为“档案”还要封闭的尴尬，
对于现行文件公开利用中的种种现象，我们是不是该反思一下档案学理论?究竟档案与文件是不是同一事物?文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的观点真的是正确的吗?真的符合事实吗?归档保存的“收文”真的是档案吗?