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摘要：文书档案管理水平的高低是衡量医院档案管理水平的一个重要标准，随着卫生改革的不断深化，实行医院分级管理，医院的医疗质量和服务质量不断提高，医院的科技建设不断发展，在这种情况下，加强医院文书档案管理工作显得尤为重要。针对医院档案管理的特殊性，树立文书档案管理工作规范化、标准化，以期提高文书档案利用率，为我院的建设与发展提供强有力的保证。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。
关键词：医院；文书；档案；管理
一、规范公文处理，把好公文形成关，是做好文书档案管理工作的基础。
公文是档案的前身，当其处在传递、运转、承办和执行过程中，具有现行效用，不能称其为档案；档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关职能部门起草然后交由办公室负责印发。我院就属于后者，由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。我们医院在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面：1、文种使用不当。主要有请示、报告不分；一文请示多件事情；生造文种或不规范使用红头文件等。2、附件标识比较混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号。3、公文印制不规范，用纸有大有小，给后来的档案装订和管理带来很大不便。4、公文主题词标注不准确，不利于检索查找。5、办理程序不规范。越级行文、越级签发，有校对无复核，不登记就印发等无序现象难以避免，为档案工作留下后患。6、原稿不齐全。修改稿特别是经领导批示的原稿更具有归档价值。7、编号不规范。漏号、重号等乱号情况的出现既影响了公文的质量，又不符合立卷归档的要求。上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，作为医院办公室一名专门负责公文拟制的人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行沟通，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。
二、保证归档公文齐全完整，是做好文书档案管理工作的前提。
为了保证归档公文的完整，便于保管和利用，文秘人员不仅要通过建立健全公文立卷归档制度，力求把已经形成的公文收集齐全完整，而且还要关心公文材料的形成和办理过程中的有关情况。文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手：1、档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰；而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，阅办完毕后，进一步归整，以备平时查阅。2、档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为签发文、定稿、改稿、初稿、正式文件等程序集中归整，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。
三、对形成档案的公文进行科学地评估归类，是做好文书档案管理工作的关键。
公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：去掉一部分普通的、不重要的（但不能立即或随意销毁，而是放到别处）；将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的挑战，它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用。而要做好该项工作，可以从以下几个方面进行：1、对档案工作要有高度的认识，要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和繁琐的移交手續，避免重复立卷，使文书工作流程更加科学化、合理化。2、要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。因此，务必要按照《办法》的要求，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。3、要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》、《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。
四、充分利用档案信息资源，为医院发展建设、领导决策、医疗教学、科研等工作提供真实、有效的档案信息，是做好文书档案管理工作的价值体现。
（一）注重病历档案信息资源的开发与利用
病历档案不仅是病人病情变化及诊疗过程的原始资料，也是评价和衡量医院管理、医疗质量水平的重要依据。同时，病历档案也是重要的医疗信息资源，在医院管理、医疗、预防、保健、科研、教学及民事诉讼中有重要的地位和作用。我院自实行病案信息计算机统一管理以来，对门诊、急诊及住院病案近60个项目的数据进行综合统计、量化分析，并将所得信息资源及时提供给院领导、各科室及职能部门。
（二）注重发挥科技档案作用，促进科研成果的推广应用
由于科技档案真实地记录、储存着各项科研课题的立项申报书、科技成果鉴定书、计划任务书、技术总结报告、合同书、课题项目评审意见报告、实验记录、经费使用、性能检测报告申报以及有关学术活动的全部过程，因此，成为科研成果鉴定、申报乃至科研成果推广应用的重要依据。近年来，我院在“科研兴医、科教兴院”战略方针的指导下，充分利用科技档案，将科研计划管理与科研档案管理相结合，严把科技档案的质量关，使之在我院科研成果的鉴定申报以及科研成果的推广应用过程中发挥了重要的作用。同时，在医学临床和科研中，要想加快研究进程，取得更多的科研成果，就必须拥有大量充分可靠的资料，而作为这些资料中最重要的医疗科技档案，对医学科研成果的开发、推广和应用具有重要的促进作用。另外，通过医学科技资料的学术交流，可以使医疗科研成果更好地推广应用和服务于大众。
参考文献：
[1]《论医院文秘人员修养与文档管理》，关东梅，吉林省四平市传染病医院，《中华临床医学研究杂志》2008年第14卷第7期。
[2]《如何提高医院行政公文的管理质量》，王蕊，北京大学第三医院，《医院管理论坛》2008年第8期。
[3]《现代文秘人员的素养与文档工作初探》，叶彤，江苏省泰州市史志档案办公室，《档案与建设》2009年第2期。
关键词：医院；文书；档案；管理
一、规范公文处理，把好公文形成关，是做好文书档案管理工作的基础。
公文是档案的前身，当其处在传递、运转、承办和执行过程中，具有现行效用，不能称其为档案；档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关职能部门起草然后交由办公室负责印发。我院就属于后者，由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。我们医院在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面：1、文种使用不当。主要有请示、报告不分；一文请示多件事情；生造文种或不规范使用红头文件等。2、附件标识比较混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号。3、公文印制不规范，用纸有大有小，给后来的档案装订和管理带来很大不便。4、公文主题词标注不准确，不利于检索查找。5、办理程序不规范。越级行文、越级签发，有校对无复核，不登记就印发等无序现象难以避免，为档案工作留下后患。6、原稿不齐全。修改稿特别是经领导批示的原稿更具有归档价值。7、编号不规范。漏号、重号等乱号情况的出现既影响了公文的质量，又不符合立卷归档的要求。上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，作为医院办公室一名专门负责公文拟制的人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行沟通，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。
二、保证归档公文齐全完整，是做好文书档案管理工作的前提。
为了保证归档公文的完整，便于保管和利用，文秘人员不仅要通过建立健全公文立卷归档制度，力求把已经形成的公文收集齐全完整，而且还要关心公文材料的形成和办理过程中的有关情况。文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手：1、档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰；而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，阅办完毕后，进一步归整，以备平时查阅。2、档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为签发文、定稿、改稿、初稿、正式文件等程序集中归整，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。
三、对形成档案的公文进行科学地评估归类，是做好文书档案管理工作的关键。
公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：去掉一部分普通的、不重要的（但不能立即或随意销毁，而是放到别处）；将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的挑战，它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用。而要做好该项工作，可以从以下几个方面进行：1、对档案工作要有高度的认识，要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和繁琐的移交手續，避免重复立卷，使文书工作流程更加科学化、合理化。2、要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。因此，务必要按照《办法》的要求，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。3、要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》、《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。
四、充分利用档案信息资源，为医院发展建设、领导决策、医疗教学、科研等工作提供真实、有效的档案信息，是做好文书档案管理工作的价值体现。
（一）注重病历档案信息资源的开发与利用
病历档案不仅是病人病情变化及诊疗过程的原始资料，也是评价和衡量医院管理、医疗质量水平的重要依据。同时，病历档案也是重要的医疗信息资源，在医院管理、医疗、预防、保健、科研、教学及民事诉讼中有重要的地位和作用。我院自实行病案信息计算机统一管理以来，对门诊、急诊及住院病案近60个项目的数据进行综合统计、量化分析，并将所得信息资源及时提供给院领导、各科室及职能部门。
（二）注重发挥科技档案作用，促进科研成果的推广应用
由于科技档案真实地记录、储存着各项科研课题的立项申报书、科技成果鉴定书、计划任务书、技术总结报告、合同书、课题项目评审意见报告、实验记录、经费使用、性能检测报告申报以及有关学术活动的全部过程，因此，成为科研成果鉴定、申报乃至科研成果推广应用的重要依据。近年来，我院在“科研兴医、科教兴院”战略方针的指导下，充分利用科技档案，将科研计划管理与科研档案管理相结合，严把科技档案的质量关，使之在我院科研成果的鉴定申报以及科研成果的推广应用过程中发挥了重要的作用。同时，在医学临床和科研中，要想加快研究进程，取得更多的科研成果，就必须拥有大量充分可靠的资料，而作为这些资料中最重要的医疗科技档案，对医学科研成果的开发、推广和应用具有重要的促进作用。另外，通过医学科技资料的学术交流，可以使医疗科研成果更好地推广应用和服务于大众。
参考文献：
[1]《论医院文秘人员修养与文档管理》，关东梅，吉林省四平市传染病医院，《中华临床医学研究杂志》2008年第14卷第7期。
[2]《如何提高医院行政公文的管理质量》，王蕊，北京大学第三医院，《医院管理论坛》2008年第8期。
[3]《现代文秘人员的素养与文档工作初探》，叶彤，江苏省泰州市史志档案办公室，《档案与建设》2009年第2期。