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摘要：合同变更管理是合同执行管理的重要环节，做好合同变更管理对企业成本管控、合同管理效率提升起到至关重要的作用。文章通过列举运行核电厂近年服务类合同变更管理过程中遇到的一些问题，及获得的良好实践，旨在为进一步提升核电企业合同变更管理水平提供参考。
关键词：合同变更; 成本管控;效率提升; 良好实践
随着核电企业由建设期转生产运行阶段，产生了大量的服务外包需求，这其中又有许多是长期需要外委的服务项目。伴随着合同执行时间的推移、与不同供应商之间的管理磨合、国家对于相关方面政策的变化、核电企业管理方式的转变等一系列因素导致合同执行期间出现了较多不可预计的变更，变更常伴随着价格的调整，是合同双方利益的焦点，每一次变更都会给核电厂采购制度建设、外委成本管控以及采购效率提升工作带来挑战。所以，如何优化合同变更管理，减少不合理的合同变更成为核电厂采购部门必须要予以解决的问题。
1 变更的主要情形及产生的原因
从实际结果统计，变更的主要情形有：
1.1 内容存在争议，影响合同继续执行;
1.2 按实结算类的合同，合同未到期，合同费用已执行完;
1.3 服务范围/外委内容/技术要求发生变化;
1.4 边界条件发生变化;
1.5 国家相关政策调整导致合同部分约定不适用。
原因分析：
通过解剖麻雀，从采购各环节依次分析，少部分的变更是因为一些客观条件变化导致，大多数变更事项是由前期策划不充分、文件编制不严谨、相关人员培训沟通不到位、合同执行管理不及时、不到位造成。总之，合同变更与采购需求的编制和提报、与采购文件的编制及合同条款设置、与合同执行管理都息息相关。
2 针对上述原因所采取的应对措施
2.1 树立全局意识
采购的任何一个环节出问题都将影响合同的签订质量，需求领域和采购领域专业跨度较大，采购过程中应该非常重视二者的紧密融合，以采购部门为主导，需求部门提供有效的输入，需求端和采购端通过充分沟通、统一思想，即在每个项目外委工作启动的初期就建立只有全局策划好、互相紧密配合才能保障合同签订质量的共识。
2.2 重视采购需求提报的准确性和及时性，重视技术文件的编制质量。
为保证采购工作的顺利执行，提高采购管理的计划性、合理性和科学性，由采购部门牵头，每年下半年组织公司各需求部门编制下一年度采购计划清单，采购需求计划的编制应充分考虑项目进度、采购周期等因素;同时各需求部门需按照年度采购计划要求，及时办理立项申请，确保采购需求申请的按时启动，以便采购部门按照采购计划要求的采购周期，合理安排采购任务，及时完成项目采购。避免因采购周期壓缩而导致采购过程把控的质量下降。
采购部门编制技术规格书模板及注意事项，提供需求部门参照编制详细的技术需求，采购员同步参与技术需求文件的审核，从商务视角提出建议，以此提高技术文件表达的清晰度，避免理解歧义而给合同执行阶段埋下隐患。
2.3 提升采购文件、合同文本编制质量
为了降低人因失误影响、有效利用经验反馈成果、便于提高整体采购效率，采购部门牵头建立了标准化文件库。通过做好顶层设计，避免出现因个别采购人员经验不足而导致的文件编制质量较差，进而影响合同签订质量。另外，标准化还是一个过程，制定、执行、和不断完善标准的过程，注重吸收合同过程管理工作中积累的经验，定期要对文件进行修改和补充。例如在合同条款中明确税率及法定税率发生变化时税金的实际计算方式、暂定总价合同中预留一部分暂列金并明确使用方式、暂定总价合同约定以合同到期时间和费用执行完毕先到者为合同结束时间等措施均获得了较好的实践。
2.4 加强合同执行管理
将合同执行管理提升作为重点工作推动，合同履行期间，项目管理处室负责监督、跟踪和组织合同的具体执行。如供应商不履行合同或不适当履行合同，项目管理处室应收集证据并及时采取措施。必要时，采购部门应负责与供应商及时交涉。
采购部门牵头建立服务合同交底制度，并形成记录。合同交底范围一般应包括明确双方合同/项目管理处室和联络协调机制、进度管理要求、技术管理要求、质量控制和验收管理要求、安全管理要求，以及合同考核管理、质保管理、人员资质和授权管理、文件管理、应急响应、服务人员入场和离厂管理等方面要求等，以及相关合同项目的经验反馈，包括需要关注的技术难点、易产生的问题、预防措施等。
建立合同费用预警机制，对暂定价合同支付费用与合同执行进度比例偏差过大的项目进行管控。如合同执行费用与合同执行进度同比例偏差过大，采购部门视偏差比例向项目管理部门签发《合同费用控制联系单》或《暂停新增工作委托通知单》，提醒项目管理部门和供应商关注项目费用。
2.5 完善对应制度，引入考核机制
为了保障采购计划的准确性和及时性，建立采购计划考核机制，对各需求处室年度采购计划执行情况进行考核。为了强调合同变更的必要性和合理性，建立了合同变更管理制度。正常情况下，需先完成合同变更，才能执行变更项目。重大合同变更或第二次及以后需继续进行合同变更的提高审批权限。
3 通过以上措施所达到的效果
通过以上措施，近一年来笔者所在电厂基本没有出现先实施后变更的情形，项目管理人员、供应商在执行合同过程中能够经常主动查阅合同文件规定，遇到不确定如何解决的问题能够及时与采购人员沟通、交换意见。服务类合同变更的次数明显减少、变更理由也愈加合理，达到了预期的目标。
4 结语
在履行服务类合同的过程中，合同变更是常见的。合同变更也并不都是坏事，合同变更主要就是为了更好地实现合同的预期目的。若要减少不合理的、对委托方不利的变更，除了制度上约束外，采购人员要做到全局策划，前期文件的编制要与项目后期执行相呼应。要十分重视人的不确定因素，采购链条上任何一个环节出现了严重的问题都可能导致合同不必要的变更，所以要通过定期培训、日常管理过程中的实践交流等方式，不断提高相关人员的管理水平和管理意识。拥有不断完善的管理制度、丰富管理经验的人才队伍以及良好的经验反馈机制，运行核电厂的服务类合同变更管理工作就能长期得到有效提升。
关键词：合同变更; 成本管控;效率提升; 良好实践
随着核电企业由建设期转生产运行阶段，产生了大量的服务外包需求，这其中又有许多是长期需要外委的服务项目。伴随着合同执行时间的推移、与不同供应商之间的管理磨合、国家对于相关方面政策的变化、核电企业管理方式的转变等一系列因素导致合同执行期间出现了较多不可预计的变更，变更常伴随着价格的调整，是合同双方利益的焦点，每一次变更都会给核电厂采购制度建设、外委成本管控以及采购效率提升工作带来挑战。所以，如何优化合同变更管理，减少不合理的合同变更成为核电厂采购部门必须要予以解决的问题。
1 变更的主要情形及产生的原因
从实际结果统计，变更的主要情形有：
1.1 内容存在争议，影响合同继续执行;
1.2 按实结算类的合同，合同未到期，合同费用已执行完;
1.3 服务范围/外委内容/技术要求发生变化;
1.4 边界条件发生变化;
1.5 国家相关政策调整导致合同部分约定不适用。
原因分析：
通过解剖麻雀，从采购各环节依次分析，少部分的变更是因为一些客观条件变化导致，大多数变更事项是由前期策划不充分、文件编制不严谨、相关人员培训沟通不到位、合同执行管理不及时、不到位造成。总之，合同变更与采购需求的编制和提报、与采购文件的编制及合同条款设置、与合同执行管理都息息相关。
2 针对上述原因所采取的应对措施
2.1 树立全局意识
采购的任何一个环节出问题都将影响合同的签订质量，需求领域和采购领域专业跨度较大，采购过程中应该非常重视二者的紧密融合，以采购部门为主导，需求部门提供有效的输入，需求端和采购端通过充分沟通、统一思想，即在每个项目外委工作启动的初期就建立只有全局策划好、互相紧密配合才能保障合同签订质量的共识。
2.2 重视采购需求提报的准确性和及时性，重视技术文件的编制质量。
为保证采购工作的顺利执行，提高采购管理的计划性、合理性和科学性，由采购部门牵头，每年下半年组织公司各需求部门编制下一年度采购计划清单，采购需求计划的编制应充分考虑项目进度、采购周期等因素;同时各需求部门需按照年度采购计划要求，及时办理立项申请，确保采购需求申请的按时启动，以便采购部门按照采购计划要求的采购周期，合理安排采购任务，及时完成项目采购。避免因采购周期壓缩而导致采购过程把控的质量下降。
采购部门编制技术规格书模板及注意事项，提供需求部门参照编制详细的技术需求，采购员同步参与技术需求文件的审核，从商务视角提出建议，以此提高技术文件表达的清晰度，避免理解歧义而给合同执行阶段埋下隐患。
2.3 提升采购文件、合同文本编制质量
为了降低人因失误影响、有效利用经验反馈成果、便于提高整体采购效率，采购部门牵头建立了标准化文件库。通过做好顶层设计，避免出现因个别采购人员经验不足而导致的文件编制质量较差，进而影响合同签订质量。另外，标准化还是一个过程，制定、执行、和不断完善标准的过程，注重吸收合同过程管理工作中积累的经验，定期要对文件进行修改和补充。例如在合同条款中明确税率及法定税率发生变化时税金的实际计算方式、暂定总价合同中预留一部分暂列金并明确使用方式、暂定总价合同约定以合同到期时间和费用执行完毕先到者为合同结束时间等措施均获得了较好的实践。
2.4 加强合同执行管理
将合同执行管理提升作为重点工作推动，合同履行期间，项目管理处室负责监督、跟踪和组织合同的具体执行。如供应商不履行合同或不适当履行合同，项目管理处室应收集证据并及时采取措施。必要时，采购部门应负责与供应商及时交涉。
采购部门牵头建立服务合同交底制度，并形成记录。合同交底范围一般应包括明确双方合同/项目管理处室和联络协调机制、进度管理要求、技术管理要求、质量控制和验收管理要求、安全管理要求，以及合同考核管理、质保管理、人员资质和授权管理、文件管理、应急响应、服务人员入场和离厂管理等方面要求等，以及相关合同项目的经验反馈，包括需要关注的技术难点、易产生的问题、预防措施等。
建立合同费用预警机制，对暂定价合同支付费用与合同执行进度比例偏差过大的项目进行管控。如合同执行费用与合同执行进度同比例偏差过大，采购部门视偏差比例向项目管理部门签发《合同费用控制联系单》或《暂停新增工作委托通知单》，提醒项目管理部门和供应商关注项目费用。
2.5 完善对应制度，引入考核机制
为了保障采购计划的准确性和及时性，建立采购计划考核机制，对各需求处室年度采购计划执行情况进行考核。为了强调合同变更的必要性和合理性，建立了合同变更管理制度。正常情况下，需先完成合同变更，才能执行变更项目。重大合同变更或第二次及以后需继续进行合同变更的提高审批权限。
3 通过以上措施所达到的效果
通过以上措施，近一年来笔者所在电厂基本没有出现先实施后变更的情形，项目管理人员、供应商在执行合同过程中能够经常主动查阅合同文件规定，遇到不确定如何解决的问题能够及时与采购人员沟通、交换意见。服务类合同变更的次数明显减少、变更理由也愈加合理，达到了预期的目标。
4 结语
在履行服务类合同的过程中，合同变更是常见的。合同变更也并不都是坏事，合同变更主要就是为了更好地实现合同的预期目的。若要减少不合理的、对委托方不利的变更，除了制度上约束外，采购人员要做到全局策划，前期文件的编制要与项目后期执行相呼应。要十分重视人的不确定因素，采购链条上任何一个环节出现了严重的问题都可能导致合同不必要的变更，所以要通过定期培训、日常管理过程中的实践交流等方式，不断提高相关人员的管理水平和管理意识。拥有不断完善的管理制度、丰富管理经验的人才队伍以及良好的经验反馈机制，运行核电厂的服务类合同变更管理工作就能长期得到有效提升。