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摘 要：随着我国信息技术的不断发展，电子档案不断应用到社会各个领域中并有了较高的发展前景。但在高职院校中利用电子档案来建立档案管理时还存在一些问题，需要进一步的解决和完善。因此本文主要从高职院校电子档案管理现状上进行分析以及如何更好的对电子档案进行管理与保护提出应对策略。
关键词：电子档案 高职院校 管理与保护
随着计算机技术已经普及到各领域的办公软件当中，目前，在高职院校中利用电子档案来进行档案管理已经成为档案工作的重要部分。电子档案自身的高效、便捷使其在高职院校档案管理工作中具有一定的积极影响。在高职院校中要想通过电子档案的形式更好的应用于档案管理工作当中，就要加强对电子档案的管理和保护工作，使其独有的优势发挥出来。
一、高职院校电子档案管理现状分析
电子档案的管理形式已经在高职院校的档案管理中越来越常见，它取代了以往传统运用纸质材料进行档案保存的形式，避免因受到外界环境的影响而使档案受损的威胁。因而通过电子档案的形式建立档案管理给高职院校档案管理工作带来了便利，提高了工作效率。但由于电子档案的建立、储存和管理与以往纸质档案在管理中的形式和技术方法有所不同，因此在电子档案的管理与保护方面出现了很多问题，具体问题有几下几点：1.档案管理者自身原因。档案管理者在电子档案管理过程中出现的问题是影响电子档案信息安全的一个主要原因。首先，高职院校的档案管理者自身的工作能力不能满足工作的需要，尤其目前学校档案管理者缺乏对计算机熟练掌握的能力和对档案管理相关的技能有所欠缺的问题。另外，高职院校在选择档案管理人员时对于档案管理者思想道德素质并不十分重视，导致管理者在工作之余为了个人的一己私利把学生的档案资料外泄，给学校电子档案信息安全带来威胁。2.规章制度不够健全。就目前而言，高职院校在电子档案的建立与管理方面没有一套完整的档案制度，管理人员因为没有制度的约束，对电子档案必须及时归档意识较薄弱，管理员的档案管理工作的不严谨导致电子档案管理形式不规范。同时，高职院校缺乏设立相应的档案管理规章制度，使学校各院系所提交上来的电子档案不完整，导致最后电子档案归档工作十分困难，对学校后续的一系列工作的开展造成直接影响。3.外界环境因素的影响。档案管理员在对电子档案进行收集、存取、查阅与管理过程中始终离不开电脑自身的系统设备以及网络环境的影响，因此环境因素也是档案管理工作中出现问题时所要考虑到的原因。目前，部分高职院校为了使电脑设备自动更新升级已经开始使用自动化系统-OA。但OA系统自身所存在的问题就是对档案的归档没有详细的处理，缺少与档案管理系统相衔接，在OA系统中所建立的电子文件不能直接导入档案管理的系统当中，导致电子档案部分文件零落、不集中，在归档时稍不注意就会使档案文件丢失；另外，网络环境的影响也是出现电子档案管理困难的原因之一。目前网络环境常出现安全隐患，如计算机出现黑客、病毒的攻击使存储在电脑中的档案文件被任意获取、非法操作档案数据，导致档案文件无法读取、非法删除、档案数据被破坏等。同时，电脑档案室受到网络故障、硬件设备出现故障等都会对电子档案说储存的信息造成威胁。
二、高职院校电子档案管理与保护措施
1.加强电子档案的文件归档工作。高职院校档案管理者在对电子文件进行归档时，针对文件的不同种类和大小建议使用基建归档和设备归档来进行电子化的档案管理。例如：基建归档的主要形式是在打印机上放入纸张进行打印。此时管理者在应用基建档案进行管理时，要按照严格的操作流程进行。管理员要准确的输入档案信息，通过进行纸张的扫描依据文件的编号、图号、案卷号来进行顺序归档保存，这样的做法使管理员在工作需要中查找某一个学生的档案时，只要在电子档案中输入任何一类号码就能够准确的查找，同时也便于管理。在应用设备档案进行档案管理工作时，高职院校的采购人员要注意在购置各种电子设备和引进技术过程中，必须要在合同上明确标注电子文件的必要条件，因为现在市面上的很多设备生产商会随同设备一起，提供给买者大量的图纸、资料以及电子文件，尤其部分生产厂家提供产品设计过程中常见的故障分析与相应的维修方法说明都已经以电子化的形式呈现。因此采购人员要不事先标明所要的电子设备的条件就会在后续维修时出现不必要的麻烦。同时采购者在验收设备时要检查设备是否齐全，是否含有操作说明光盘。
2.加强电子档案归档制度的建立。高职院校档案归档工作的完善除了要有高效的归档程序外，还有建立完善的归档制度。高职院校在结合本校档案管理的实际情况依据社会上出台的档案管理法来制定《电子文件收集管理规定》、《电子文件归档管理办法》、《档案工作人员考核制度》等制度。高职院校要想让制定出的规章制度发挥出最大的作用，而不是空头摆设，可以在制定制度时将校内档案管理员工的档案工作作为年度工作测评的标准之一，对于在一年中时刻遵守规章制度来完成本职工作的档案员要给于物质奖励，以此来提高档案管理者的工作积极性，让档案管理者更好的投入到档案管理工作之中。
3.改善设施环境，加强技术应用。电脑档案室由于长期的电脑运作导致室内温度过高，长此以往电子档案容易老化。因此档案管理者要加强外部环境的管理，每天定期的开窗通风。管理员可以在室内摆放温度、湿度的测试仪，以便更好的管理室内环境；另外，管理人员要定期对电脑系统进行更新，安装安全防火墙并及时的更新杀毒软件，防止非法用户随意篡改数据和破坏网络设备的配置。
4.加强档案管理人员队伍建设。高职院校中档案管理员的综合素质决定了其档案管理工作是否高质量的完成，同时也影响着学校电子档案的发展进程。因此，提升档案管理者自身的综合素质成为了高职院校档案管理工作的基础性任务。高职院校在选用管理人员进行电子档案管理时，在看中管理者自身的工作能力的同时，对于其思想品行等综合素质要格外的重视。学校要每年定期的对电子档案管理人员进行思想道德学习和电子操作技术应用培训，要让档案管理者在拥有一个良好品行外还要掌握新技术，不断地学习计算机专业理论知识和实践技巧。另外，高職院校要不断的加强档案工作人员对档案管理知识的学习，只有通过这些培训内容才能有效的档案管理人员培养成既具备了专业化技能水平的同时还拥有人文精神和创新意识的高素质人才，以此来适应信息时代下电子档案管理所需要的新型创新队伍。
三、结语
电子档案应用于高职院校的档案管理工作中发挥出了巨大的优势，极大地提高了档案管理者的工作效率。虽然在管理过程中出现了一些问题，但只要高职院校的领导者予以高度重视，对档案管理和保护方面积极提出应对措施，使电子档案管理工作更加规范化，就会将它独有的技术优势在管理工作中发挥到最大。
参考文献：
[1]郑长彬.浅谈电子文件的真实性特点以及由此引发的法律地位问题[J].学校档案，2012，3.
[2]苗慧珠.浅谈更新观念做好新时期高校档案管理工作[J].科技情报开发与经济，2012，5.
[3]张新刚，李伟.高校数字化档案信息安全的影响因素与对策[J].南阳师范学院学报（社会科学版），2011（7）.
[4]王晓方，翁东东.数字档案信息安全管理策略研究[J].兰台世界，2011（5）.
关键词：电子档案 高职院校 管理与保护
随着计算机技术已经普及到各领域的办公软件当中，目前，在高职院校中利用电子档案来进行档案管理已经成为档案工作的重要部分。电子档案自身的高效、便捷使其在高职院校档案管理工作中具有一定的积极影响。在高职院校中要想通过电子档案的形式更好的应用于档案管理工作当中，就要加强对电子档案的管理和保护工作，使其独有的优势发挥出来。
一、高职院校电子档案管理现状分析
电子档案的管理形式已经在高职院校的档案管理中越来越常见，它取代了以往传统运用纸质材料进行档案保存的形式，避免因受到外界环境的影响而使档案受损的威胁。因而通过电子档案的形式建立档案管理给高职院校档案管理工作带来了便利，提高了工作效率。但由于电子档案的建立、储存和管理与以往纸质档案在管理中的形式和技术方法有所不同，因此在电子档案的管理与保护方面出现了很多问题，具体问题有几下几点：1.档案管理者自身原因。档案管理者在电子档案管理过程中出现的问题是影响电子档案信息安全的一个主要原因。首先，高职院校的档案管理者自身的工作能力不能满足工作的需要，尤其目前学校档案管理者缺乏对计算机熟练掌握的能力和对档案管理相关的技能有所欠缺的问题。另外，高职院校在选择档案管理人员时对于档案管理者思想道德素质并不十分重视，导致管理者在工作之余为了个人的一己私利把学生的档案资料外泄，给学校电子档案信息安全带来威胁。2.规章制度不够健全。就目前而言，高职院校在电子档案的建立与管理方面没有一套完整的档案制度，管理人员因为没有制度的约束，对电子档案必须及时归档意识较薄弱，管理员的档案管理工作的不严谨导致电子档案管理形式不规范。同时，高职院校缺乏设立相应的档案管理规章制度，使学校各院系所提交上来的电子档案不完整，导致最后电子档案归档工作十分困难，对学校后续的一系列工作的开展造成直接影响。3.外界环境因素的影响。档案管理员在对电子档案进行收集、存取、查阅与管理过程中始终离不开电脑自身的系统设备以及网络环境的影响，因此环境因素也是档案管理工作中出现问题时所要考虑到的原因。目前，部分高职院校为了使电脑设备自动更新升级已经开始使用自动化系统-OA。但OA系统自身所存在的问题就是对档案的归档没有详细的处理，缺少与档案管理系统相衔接，在OA系统中所建立的电子文件不能直接导入档案管理的系统当中，导致电子档案部分文件零落、不集中，在归档时稍不注意就会使档案文件丢失；另外，网络环境的影响也是出现电子档案管理困难的原因之一。目前网络环境常出现安全隐患，如计算机出现黑客、病毒的攻击使存储在电脑中的档案文件被任意获取、非法操作档案数据，导致档案文件无法读取、非法删除、档案数据被破坏等。同时，电脑档案室受到网络故障、硬件设备出现故障等都会对电子档案说储存的信息造成威胁。
二、高职院校电子档案管理与保护措施
1.加强电子档案的文件归档工作。高职院校档案管理者在对电子文件进行归档时，针对文件的不同种类和大小建议使用基建归档和设备归档来进行电子化的档案管理。例如：基建归档的主要形式是在打印机上放入纸张进行打印。此时管理者在应用基建档案进行管理时，要按照严格的操作流程进行。管理员要准确的输入档案信息，通过进行纸张的扫描依据文件的编号、图号、案卷号来进行顺序归档保存，这样的做法使管理员在工作需要中查找某一个学生的档案时，只要在电子档案中输入任何一类号码就能够准确的查找，同时也便于管理。在应用设备档案进行档案管理工作时，高职院校的采购人员要注意在购置各种电子设备和引进技术过程中，必须要在合同上明确标注电子文件的必要条件，因为现在市面上的很多设备生产商会随同设备一起，提供给买者大量的图纸、资料以及电子文件，尤其部分生产厂家提供产品设计过程中常见的故障分析与相应的维修方法说明都已经以电子化的形式呈现。因此采购人员要不事先标明所要的电子设备的条件就会在后续维修时出现不必要的麻烦。同时采购者在验收设备时要检查设备是否齐全，是否含有操作说明光盘。
2.加强电子档案归档制度的建立。高职院校档案归档工作的完善除了要有高效的归档程序外，还有建立完善的归档制度。高职院校在结合本校档案管理的实际情况依据社会上出台的档案管理法来制定《电子文件收集管理规定》、《电子文件归档管理办法》、《档案工作人员考核制度》等制度。高职院校要想让制定出的规章制度发挥出最大的作用，而不是空头摆设，可以在制定制度时将校内档案管理员工的档案工作作为年度工作测评的标准之一，对于在一年中时刻遵守规章制度来完成本职工作的档案员要给于物质奖励，以此来提高档案管理者的工作积极性，让档案管理者更好的投入到档案管理工作之中。
3.改善设施环境，加强技术应用。电脑档案室由于长期的电脑运作导致室内温度过高，长此以往电子档案容易老化。因此档案管理者要加强外部环境的管理，每天定期的开窗通风。管理员可以在室内摆放温度、湿度的测试仪，以便更好的管理室内环境；另外，管理人员要定期对电脑系统进行更新，安装安全防火墙并及时的更新杀毒软件，防止非法用户随意篡改数据和破坏网络设备的配置。
4.加强档案管理人员队伍建设。高职院校中档案管理员的综合素质决定了其档案管理工作是否高质量的完成，同时也影响着学校电子档案的发展进程。因此，提升档案管理者自身的综合素质成为了高职院校档案管理工作的基础性任务。高职院校在选用管理人员进行电子档案管理时，在看中管理者自身的工作能力的同时，对于其思想品行等综合素质要格外的重视。学校要每年定期的对电子档案管理人员进行思想道德学习和电子操作技术应用培训，要让档案管理者在拥有一个良好品行外还要掌握新技术，不断地学习计算机专业理论知识和实践技巧。另外，高職院校要不断的加强档案工作人员对档案管理知识的学习，只有通过这些培训内容才能有效的档案管理人员培养成既具备了专业化技能水平的同时还拥有人文精神和创新意识的高素质人才，以此来适应信息时代下电子档案管理所需要的新型创新队伍。
三、结语
电子档案应用于高职院校的档案管理工作中发挥出了巨大的优势，极大地提高了档案管理者的工作效率。虽然在管理过程中出现了一些问题，但只要高职院校的领导者予以高度重视，对档案管理和保护方面积极提出应对措施，使电子档案管理工作更加规范化，就会将它独有的技术优势在管理工作中发挥到最大。
参考文献：
[1]郑长彬.浅谈电子文件的真实性特点以及由此引发的法律地位问题[J].学校档案，2012，3.
[2]苗慧珠.浅谈更新观念做好新时期高校档案管理工作[J].科技情报开发与经济，2012，5.
[3]张新刚，李伟.高校数字化档案信息安全的影响因素与对策[J].南阳师范学院学报（社会科学版），2011（7）.
[4]王晓方，翁东东.数字档案信息安全管理策略研究[J].兰台世界，2011（5）.