浅谈内部审核程序

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  1 内部审核
  这个术语首先由ISO9000质量管理体系的标准提出并为大家广泛熟知。后来作为组织的一项基本活动而延伸至各个领域。如环境管理体系、职业健康安全体系等等。内审也称第一方审核,也就是组织自身人员对组织自身的审核,审核有一定的针对性、时间性和连续性。审核前应成立审核小组,制定审核计划,完成审核之后要提交审核报告。
  2 内部审核的原因
  组织进行内部审核的原因主要有:
  ●质量、环境及职业健康安全国际化管理体系标准的要求;
  ●组织管理者自身的一种管理手段;
  ●组织履行国家相关法规和其他要求的一种方式;
  ●组织对一体化管理体系运行不断改进的一种途径;
  ●组织进行内部审核的另一方面原因是在外部审核之前发现问题并予以纠正。
  3 内部审核的依据
  组织的内部审核依据主要有组织的一体化管理体系文件、管理体系标准及适用于本组织的法律法规和其他要求等。内部审核组织应按策划的时间间隔进行内部审核。应规定审核的准则、范围、频次和方法。审核员的选择和审核的实施应确保审核过程的客观性和公正性。审核员不应审核自己的工作。
  4 程序
  4.1审核计划的编制
  (1)每年1月份,质量负责人应编制管理体系内部审核计划,报负责人批准。
  (2)管理体系内部审核计划的内容为:
  ●审核的目的、范围和依据;
  ●所审核的要素;
  ●受审核部门及审核时间。
  (3)各个要素和各个部门的审核频次应取决于所涉及对象的现状和重要性及其影响和以往审核的结果。
  (4)若遇特殊情况需要修改审核计划时,应按照《文件控制程序》进行,修改后的审核计划仍需得到负责人的批准。
  (5)审核每年12月份进行一次,并要求覆盖管理体系的所有要求和部门。每次审核可根据需要审核管理体系所覆盖的全部要素和部门,也可以专门针对某几项要素或部门进行重点审核。
  4.2审核前的准备
  (1)质量负责人根据被审核部门和要素委派内部审核员,被委派的内审员应与被审核部门没有直接责任关系,确定审核组组长,并制定内审实施计划。
  (2)受委派的内审员应在实施审核前研究有关的体系文件,如质量手册、程序文件、作业指导书等,决定是否需要取得其他文件,并编制内审检查表。
  (3)审核组长通知有关部门和人员,明确审核时间要求,做好协调工作。
  4.3审核的实施
  (1)首次会议:相关科室人员参加。
  ●审核组长向受审核部门简要的说明本次审核的目的和范围,对审核的有关问题予以说明;
  ●征求被审核部门对本次审核的意见和建议;
  ●确定此次审核的配合人员,所有参加会议人员予以签到。
  (2)文件和资料的审查
  ●审核人员检查与受审核部门有关的程序文件、作业指导书是否符合有关检定规程、技术规范管理手册的要求,是不是现行有效的受控版本,并检查其实施情况。
  ●审核人员检查受审核部门的记录等原始资料是否齐全并符合要求。
  (3)现场的审查
  ●审核人员根据内审检查表对受审核部门进行现场检查,审核人员通过交谈、调阅文件、现场查验等方法收集客观证据,并记录。
  ●当现场检查发现问题时,审核人员应进一步调查清楚,对所存在的问题的客观性进行研究,力求公正,依据客观证据,不得加入个人的主观分析、推测等因素。
  (4)不符合项的确认
  ●审核组应综合分析、评审检查结果,按照所依据的有关检定规程、技术规范、质量手册、程序文件等相应条款的要求确认不符合项。
  ●内审员就不符合事实、类型、结论等内容填写不符合报告,并当场让受审核部门负责人签字确认。
  (5)末次会议:相关科室人员参加。
  ●审核组长对此次审核情况作一次口头报告。
  ●对不符合项进行分析,并提出相应的建议,对受审核部门的支持与配合表式感谢。
  (6)纠正措施
  ●责任部门分析不符合原因,提出并实施纠正措施。
  ●内审员行负责对实施纠正措施的效果进行监督和跟踪验证。
  4.4审核报告
  (1)现场审核结束一周内,由审核组长根据审核结果,对管理体系运行情况和存在的主要问题编制内部管理体系审核报告,提交质量负责人审批。
  (2)内部审核报告应有如下的内容:
  ●审核的目的、范围、方法和审核的依据;
  ●审核组成员和受审核方部门及负责人姓名;
  ●审核日期和审核计划具体实施情况;
  ●不符合项目的数量、分布情况、严重程度;
  ●存在的主要问题分析;
  ●管理体系有效性、符合性结论。
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