对高职院校档案管理信息化建设研究

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  摘 要:高职院校是我国近年来迅速发展的一类技术学校,注重技能的培训和教育,在文化教育方面也获得了业内的认可。高职院校的档案管理信息化,是该类型院校建设过程中的主要部分,也是重点部分。相对而言,高职院校的档案管理信息化建设,必须要与国家的标准同步,告别以往的传统档案管理,提高管理的效率和质量。另一方面,信息化工作开展过程中,选择的软件、硬件配置,应具有长久的作用,坚持维护,减少频繁的更换,避免档案出现丢失的情况。日后,高职院校档案管理信息化建设,必须从客观实际出发,完成建设水平的提升。
  关键词:高职院校;档案管理;信息化;研究探讨
  高职院校档案信息化管理,主要指的是高职院校当中,有价值的信息、文字、图片等历史记录,通过信息化的手段保存起来,利用云盘、移动硬盘、定制软件等,实施档案资料的有效记录、存储、调取,逐步告别以往的纸质档案管理,完成信息化管理的有效转变。从客观的角度来分析,高职院校的档案管理信息化,并不是一件容易的事情,需要克服的难题很多,应该逐步的完成。在此,本文主要对高职院校档案管理信息化建设展开讨论。
  一、提高高职院校档案管理的信息化意义
  随着教育水平的提升和教学工作的进步,档案管理也随之变化,不能固守传统的方式,否则势必会对高职院校的发展造成极为不利的影响。对于档案管理而言,一直都是院校的重点工作,任何数据和材料的缺失,都将产生极大的工作影响,对学生、教学人员等,造成了较大的威胁。提高高职院校档案管理的信息化,具有以下意义:第一,符合社会发展趋势。当前的互联网技术、信息化技术、计算机技术,都推动了社会各个行业的进步。为了避免被时代所抛弃,档案管理信息化是非常有必要的,且符合社会发展的趋势。纸质档案管理不仅复杂,且出错率较高,一旦损坏几乎无法修复。信息化档案拥有较多的技术支撑,出现问题后可及时找回,安全性较高。第二,有利于加强学校管理。对于高职院校而言,其在最开始并未获得广泛的认可,而是在长久的努力建设后,贡献了较多的社会人才,逐步被国家所接纳。档案管理的信息化,有助于高职院校对学生情况、教师情况等深入分析,针对某些重点事件判定时,可随时调取档案,减少了时间的耽误,提高了管理效率。第三,有利于增强档案利用率。高职院校档案管理信息化管理的目的,不仅仅是为了更好的存储档案,还是为了将档案有效的利用。以往在调取档案过程中,花费时间较多,且分类复杂,工作非常不容易。为此,主观上忽视档案调取的情况较多。信息化建设后,档案可随时调取,能够持续更新、记录,利用效率获得显著提升。
  二、高职院校档案管理信息化建设的方法
  对于高职院校而言,其档案管理信息化建设,必须按照一定的方式方法来完成,不可过于冒进。部分院校在建设过程中,未考虑到实际情况和高校的具体工作能力,导致档案信息化建设表现为“七零八落”的现象,不符合预期标准的同时,对既有的工作成果造成不利影响,这一点在日后需引起高度的注意。
  (一)强化认识、加强领导
  高职院校与一般的院校不同,其注重的是实际能力的培养,因此在档案管理信息化建设过程中,具有重点的建设方向和建设内容。所以,我们在今后的工作中,主观方面必须加强认识、加强领导。首先,高职院校各部门,必须响应院校总体的建设目标,配合实施档案信息化建设工作,在规定时间内完成。其次,高职院校的领导层,必须对档案信息化建设高度重视,应亲自实施,针对每一个工作环节都要进行深入的检验、分析,确保传统工作的有效过渡,避免出现档案缺失的情况。第三,为加快档案管理的信息化建设,还应该在未来的工作中,从多方面来有效的建设,包括借鉴其他院校的经验,阶段性的规划档案工作,按时复核档案等等,从多角度来建设档案信息化,减少问题的发生。
  (二)统一标准,实现资源整合
  信息化是建立在一定的规则和标准之上的,可以说没有标准就没有信息化。由于高职院校的建立普遍存在联合、合并等形式,因此高职院校的档案管理模式和标准也是五花八门。由于没有统一的标准和规范,造成档案信息的归类、传输、接收、检索的难度加大。档案信息化的核心是建立适应档案信息资源数据库,档案信息资源建设水平直接决定档案信息化的内在质量,关系到档案案资源的有效开发与利用程度,而这些都必须依靠信息资源的有效整合。高职院校要加强规范制度的建立,重新对原有资料进行信息化的改造,使档案资料的收集、整理、归档、利用有章可循,促进档案管理信息化建设的提高。
  三、关于档案管理信息化建设的思考
  随着院校的持续改革,高职院校档案信息化建设受到了社会上的广泛关注,各类突出的事件也不断的增加,这其中既有负面的档案丢失问题,也有积极的档案建设高水准成果。我国的高职院校数量较多,且学生、教师群体庞大,为更好的避免档案问题发生,今后的信息化建设需从多个方面深入分析,加强工作的稳步开展,从客观上和主观上,提高信息化建设的成果。值得注意的是,高职院校档案信息化建设的过程中,要遵循有效的方式、方法,不能单纯的按照个人意愿来完成,当出现矛盾、冲突的时候,需要采用积极的方法、手段来解决,从而提高工作的效率。
  本文对高职院校档案管理信息化建设展开讨论,从目前的工作成果来看,多数高职院校的档案管理信息化是比较令人满意的,各项工作能够稳步开展。国家对档案建设工作高度重视,高职院校的档案信息化建设,必须在质量上有所提升,杜绝各类问题的反复出现。相信在未来的工作中,档案信息化建设将得到更大进步,推动高职院校的发展,培养更多的人才。
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