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摘要:专业档案馆是指国家专门管理某一方面或某一特殊专业和技术活动中形成的档案而设置的档案馆。本文对我国专业档案馆的性质、特点及发展状况做了分析和总结。并对我国专业档案馆的建设与发展方向提出可供参考的观点。正确地认识和了解专业档案馆的性质、特点与规律,探讨专业档案馆的发展方向,有助于加强专业档案馆自身建设,实现资源共享,为本行业、部门、领域及整个社会发展提供优质高效的服务。
关键词:专业档案馆 性质 特点 创新
一、专业档案馆的性质
在我国,档案馆主要分为综合性的各级国家档案馆、专业档案馆、企事业档案馆等三大类。“专业档案馆是指国家专门管理某一方面或某一特殊专业和技术活动中形成的档案而设置的档案馆。”专业档案馆又可划分为专门档案馆和部门档案馆两种类型。专门档案馆是国家为保存某些性质特殊或专业性特别强的档案而设置的职能机构,既有中央一级的,也有地方一级的,它们分别收藏某一方面、某一专业、某种载体形式的档案和资料,如中国电影资料馆、中国照片档案馆等。部门档案馆是指在某一专业领域、系统内为保管某类专门档案并为本领域、系统服务而设置的档案馆,它是国家相关机关、部门根据实际工作需要设置的收集并保存本部门及其所属机构形成的全部档案的业务组织,是专业档案馆中情况最为复杂的一种,这类机关、部门在履行职责中所产生和形成的档案,往往事关国家的安全及社会的整体利益,如外交部档案馆、公安部档案馆、工商档案馆、税务档案馆等。
二、专业档案馆的特点
(一)专业性
专业档案馆馆藏档案产生于一定的专门或专业活动领域,如军事、外交、司法以及公安、工商、税务、交通、邮电、水利、地质、测绘、气象、环境保护、城市基本建设等,是某一方面或特殊专业、技术活动中形成的专业档案,其内容专业性较强。目前我国各地已经建立的地质档案馆、房地产档案馆、公安档案馆、工商档案馆、税务档案馆等,其所保存的档案都充分地反映了本行业系统、领域的专业特点。例如,公安档案馆所保存的档案就是各地公安机关在贯彻执行党和政府有关公安工作的方针和政策、行使公安各项管理和公安科研工作中形成的不仅有别于其他机关的文书和科技档案,而且还有在依法对犯罪分子和犯罪嫌疑对象实施侦察、调查、拘留、逮捕、审讯过程中和治安行政处罚工作中形成的多种其他机关所没有的公安专业业务档案。
(二)实用性
专业档案馆所藏的专业档案现实效用性强,利用频繁。例如,税务档案馆所收集保存的税务档案包括纳税人、扣缴义务人在履行纳税义务过程中向税务机关提供的各种资料,以及税务机关实施各项具体征管评查行为所形成的记录材料。这些专业档案是税务机关对纳税人实施税收征收管理过程中形成的纳税资料,它是纳税人从经营初始到经营结束向国家依法纳税过程的反映,也是税务机关对纳税义务人依法实施税收征收管理情况的反映。由于税务档案是征纳双方在实施征纳行为时的真实记录和反映,具有极高的实用性,如随着房地产市场的逐步活跃,契税类税务档案借阅量也迅速增加。自2005年至2008年,北京市地方税务局税务档案系统共接待借阅4903批次,借阅31590卷,为征管、稽查和公检法司调查取证工作提供了重要的凭证和依据。
(三)服务有限性
与综合档案馆相比,一般而言,专业档案馆所收集的档案多为本系统、部门内部使用,对本系统、部门外单位或人员的提供利用服务有极强的限制性。例如,工商档案馆所存工商登记档案是工商行政管理机关对从事经营活动的企业或个人等进行有关企业登记管理活动中所形成的文件材料,除对本系统日常工商行政管理工作提供利用外,也可对系统、部门外人员、单位提供利用,但需经过特殊手续才可查阅。如公安机关、检察机关、审判机关、国家安全机关、纪检监察机关、审计机关及其他党政军机关需持介绍信(公函)及查询人员工作证件才可查阅与调查、处理事项有关的企业登记档案资料;其他企事业单位、个人因诉讼、仲裁等需要查阅企业登记档案的,持单位介绍信、本人身份证(工作证)和法院或仲裁机构的相关证明,可查阅与之相关的企业登记档案资料。专业档案的内容往往事关国家的安全及社会的整体利益,涉及党和国家的机密以及部门利益,所以专业档案馆所提供利用的服务范围、对象具有极高的有限性。
(四)管理行政性
专业档案馆一般为本系统、部门内设单位,在自身职能上是某些专业主管机关的重要部门,在业务性质上具备档案馆的一切基本属性,是集中保存各类重要的专业档案的基地和提供利用的中心。部分专业档案馆还有负责对本领域、系统基层单位档案工作进行指导、监督与检查的职责。所以专业档案馆在日常工作管理中带有行政性质。
三、专业档案馆的发展现状
自1952年集中管理全国地质档案资料的地质资料馆成立以来,我国先后建立了中国电影资料馆、测绘资料馆、机械工业部档案馆、铁道部档案馆、外交部档案馆、测绘档案馆、气象档案馆、交通部档案馆、邮电部档案馆、中国人民解放军档案馆、中国照片档案馆等一系列专业档案馆,分别集中管理本系统或部门的专业档案。部分专业档案馆在当前经济和社会发展中发挥了极大的现实效用。目前,大部分专业档案馆管理已实现规范化,信息化程度也相当高。
(一)数量大、种类多
根据国家统计局《2009年中国统计年鉴》数据,截至2008年底,全国共有各级各类档案馆4033个,其中国家综合档案馆3170个,国家专门档案馆240个,部门档案馆154个,企业档案馆241个,文化事业单位档案馆141个,科技事业单位档案馆87个(如图表所示)。目前,我国专业档案馆涉及中央和地方、各行各业,中央的有军事、外交等部门以及公安、国家安全等护法机关,地方的有公安、工商、税务、城建、地质、石油、科技、测绘、地名、文化、艺术等各门类专业档案馆。从统计数据看,国家专门档案馆近年来稳中有降,部门档案馆逐年增加,但总体上专业档案馆的数量呈不断上升趋势。
(二)专业档案馆管理逐步走向规范化,信息管理现代化
随着各类专业生产活动在全国各地生机勃勃地发展,专业档案馆各项管理工作也在逐步地走向规范化、信息化。自1994年以来,国家和地方各级档案行政管理部门把专业档案馆工作的发展列入本地区档案事业发展规划中,纳入业务监督指导范围,引导各级专业档案馆的工作规范化发展。在社会各界及档案人员的共同努力下,目前,大部分的专业档案馆管理已实现规范化。同时,各专业档案馆在信息技术高速发展的情况下,投入大量资金,对各专业档案信息资源进行数字化加工、存贮、管理和传输,实现本部门档案信息网络化,如气象、工商、房地产、测绘、公安、税务等专业档案馆均不同程度地实现了信息管理现代化。
(三)高度“自治”,馆际间缺乏沟通
经过几十年的建设与发展,我国大部分专业档案馆已实现规范化、信息化管理,部分专业档案馆完成了档案信息的数字化,这无疑是档案管理事业的一大进步。但部门、系统内设的专业档案馆,除档案管理业务受同级档案行政管理部门指导外,所有相关工作如人事安排、资金划拨等均由本部门、系统安排和控制,极易出现专业档案馆的高度“自治”现象。由于各部门、系统各自为政,专业档案馆与外界以及同级的综合档案馆几乎很少有业务上的沟通与交流,更勿论档案信息资源的共享了,所以这种“自治”现象容易出现部分部门、系统把持、垄断部分资源,限制社会利用的现象,从而沦为部门利益的资源争夺战,造成档案信息资源长期分散管理,信息间有机联系被人为割裂,不利于整个社会提高效率和资源整合。
(四)利用“门槛”高
专业档案馆服务有限性的特点也造成了部分专业档案馆利用“门槛”提高的现象。专业档案馆主要是为本系统、部门提供利用服务,对外系统、单位和个人也提供利用服务,但有极强的限制性,提供利用的条件较为苛刻。在综合档案馆,公民个人调阅档案只需提供个人的身份证明即可,而在专业档案馆,外单位和公民需经规定的特殊手续与程序才可提供利用。
四、专业档案馆的创新发展
(一)转变观念,树立服务意识
专业档案是国家档案的重要组成部分,但一说是“国家档案”,且不论社会普通公民,就是部分档案工作人员的“保密”意识就紧随而来,根本不考虑国家档案的性质、类别以及能在社会发展中发挥的作用。这种传统观念使得部分专业档案馆完全以管理者自居,在制订档案利用规则时也是从管理者角度出发,表现出强烈的管理意识。而目前我国政府正从原先全能型政府逐步转变为服务型政府,专业档案馆也要顺应时代潮流,更新思想观念,树立服务意识,在日常的档案工作过程中,在不违反国家保密规定的前提下,为本部门、领域服务的同时,充分考虑社会对档案信息的需求,尽可能多地提供可供利用的档案信息,以全心服务于利用者的心态去制订档案提供利用制度,从根本上扫除档案价值实现的障碍。
(二)提高专业化程度,形成具有本行业特色的档案管理方法
专业档案馆馆藏档案专业性的特点,决定了专业档案馆特定的工作对象、工作内容以及工作方法,从而也决定了专业档案馆的活动是一项专业化程度很强的工作。这就要求专业档案馆工作人员必须熟悉和掌握本系统、领域的工作规律、方法以及专业知识,并根据本系统、领域的工作特点和要求进行管理,在档案管理理论的指导下,形成具有本行业、领域特色的档案管理方法。
(三)积极开展数字化工作,为本行业发展提供优质高效的服务
档案信息数字化是档案管理事业的趋势。现代信息技术的迅猛发展和社会的信息化建设,为专业档案馆信息化建设带来了前所未有的契机。专业档案馆必须跟上时代的步伐,以丰富的数字化信息资源为保障,积极开展数字化工作,大力宣传现代化的管理理念,全面推广数字化和网络化技术,建立完善的信息通道,更好地为行业发展提供优质高效的服务。
(四)加强馆际间沟通,逐步实现资源共享
高度“自治”的管理模式短期内对本部门、行业和领域的发展具有一定的保护作用,但长期而言,会造成档案信息资源长期分散管理,信息间有机联系被人为割裂,不利于整个社会提高效率和资源整合。各部门、行业和领域的专业档案馆,特别是同一地域、同级专业档案馆应打破高度“自治”壁垒,在档案行政管理部门指导下,充分利用信息技术手段,开展多种形式的馆际间交往沟通,互通有无,逐步实现深层次的资源共享。
(五)协调基层关系,保障入馆档案质量
作为本系统、部门内设单位的专业档案馆,在对本领域、系统基层单位档案工作进行指导、监督与检查的同时,需注意协调好与这些基层单位的关系。在日常工作中,档案人员要经常深入基层,加强对基层的业务指导,及时反馈信息;定期或不定期召开基层间的档案工作座谈会议,便于基层与基层间的相互联系,相互沟通;在进行检查时,认真细致,真实反映基层单位档案管理工作状况,以便于提高基层工作水平。由此可大大提高档案归档的归档率、完整率和准确率,保障入馆档案的质量,形成以档案馆为管理中心,基层档案部门为群体的二级管理网络体系,为专业档案的规范化、现代化管理提供组织保证。
关键词:专业档案馆 性质 特点 创新
一、专业档案馆的性质
在我国,档案馆主要分为综合性的各级国家档案馆、专业档案馆、企事业档案馆等三大类。“专业档案馆是指国家专门管理某一方面或某一特殊专业和技术活动中形成的档案而设置的档案馆。”专业档案馆又可划分为专门档案馆和部门档案馆两种类型。专门档案馆是国家为保存某些性质特殊或专业性特别强的档案而设置的职能机构,既有中央一级的,也有地方一级的,它们分别收藏某一方面、某一专业、某种载体形式的档案和资料,如中国电影资料馆、中国照片档案馆等。部门档案馆是指在某一专业领域、系统内为保管某类专门档案并为本领域、系统服务而设置的档案馆,它是国家相关机关、部门根据实际工作需要设置的收集并保存本部门及其所属机构形成的全部档案的业务组织,是专业档案馆中情况最为复杂的一种,这类机关、部门在履行职责中所产生和形成的档案,往往事关国家的安全及社会的整体利益,如外交部档案馆、公安部档案馆、工商档案馆、税务档案馆等。
二、专业档案馆的特点
(一)专业性
专业档案馆馆藏档案产生于一定的专门或专业活动领域,如军事、外交、司法以及公安、工商、税务、交通、邮电、水利、地质、测绘、气象、环境保护、城市基本建设等,是某一方面或特殊专业、技术活动中形成的专业档案,其内容专业性较强。目前我国各地已经建立的地质档案馆、房地产档案馆、公安档案馆、工商档案馆、税务档案馆等,其所保存的档案都充分地反映了本行业系统、领域的专业特点。例如,公安档案馆所保存的档案就是各地公安机关在贯彻执行党和政府有关公安工作的方针和政策、行使公安各项管理和公安科研工作中形成的不仅有别于其他机关的文书和科技档案,而且还有在依法对犯罪分子和犯罪嫌疑对象实施侦察、调查、拘留、逮捕、审讯过程中和治安行政处罚工作中形成的多种其他机关所没有的公安专业业务档案。
(二)实用性
专业档案馆所藏的专业档案现实效用性强,利用频繁。例如,税务档案馆所收集保存的税务档案包括纳税人、扣缴义务人在履行纳税义务过程中向税务机关提供的各种资料,以及税务机关实施各项具体征管评查行为所形成的记录材料。这些专业档案是税务机关对纳税人实施税收征收管理过程中形成的纳税资料,它是纳税人从经营初始到经营结束向国家依法纳税过程的反映,也是税务机关对纳税义务人依法实施税收征收管理情况的反映。由于税务档案是征纳双方在实施征纳行为时的真实记录和反映,具有极高的实用性,如随着房地产市场的逐步活跃,契税类税务档案借阅量也迅速增加。自2005年至2008年,北京市地方税务局税务档案系统共接待借阅4903批次,借阅31590卷,为征管、稽查和公检法司调查取证工作提供了重要的凭证和依据。
(三)服务有限性
与综合档案馆相比,一般而言,专业档案馆所收集的档案多为本系统、部门内部使用,对本系统、部门外单位或人员的提供利用服务有极强的限制性。例如,工商档案馆所存工商登记档案是工商行政管理机关对从事经营活动的企业或个人等进行有关企业登记管理活动中所形成的文件材料,除对本系统日常工商行政管理工作提供利用外,也可对系统、部门外人员、单位提供利用,但需经过特殊手续才可查阅。如公安机关、检察机关、审判机关、国家安全机关、纪检监察机关、审计机关及其他党政军机关需持介绍信(公函)及查询人员工作证件才可查阅与调查、处理事项有关的企业登记档案资料;其他企事业单位、个人因诉讼、仲裁等需要查阅企业登记档案的,持单位介绍信、本人身份证(工作证)和法院或仲裁机构的相关证明,可查阅与之相关的企业登记档案资料。专业档案的内容往往事关国家的安全及社会的整体利益,涉及党和国家的机密以及部门利益,所以专业档案馆所提供利用的服务范围、对象具有极高的有限性。
(四)管理行政性
专业档案馆一般为本系统、部门内设单位,在自身职能上是某些专业主管机关的重要部门,在业务性质上具备档案馆的一切基本属性,是集中保存各类重要的专业档案的基地和提供利用的中心。部分专业档案馆还有负责对本领域、系统基层单位档案工作进行指导、监督与检查的职责。所以专业档案馆在日常工作管理中带有行政性质。
三、专业档案馆的发展现状
自1952年集中管理全国地质档案资料的地质资料馆成立以来,我国先后建立了中国电影资料馆、测绘资料馆、机械工业部档案馆、铁道部档案馆、外交部档案馆、测绘档案馆、气象档案馆、交通部档案馆、邮电部档案馆、中国人民解放军档案馆、中国照片档案馆等一系列专业档案馆,分别集中管理本系统或部门的专业档案。部分专业档案馆在当前经济和社会发展中发挥了极大的现实效用。目前,大部分专业档案馆管理已实现规范化,信息化程度也相当高。
(一)数量大、种类多
根据国家统计局《2009年中国统计年鉴》数据,截至2008年底,全国共有各级各类档案馆4033个,其中国家综合档案馆3170个,国家专门档案馆240个,部门档案馆154个,企业档案馆241个,文化事业单位档案馆141个,科技事业单位档案馆87个(如图表所示)。目前,我国专业档案馆涉及中央和地方、各行各业,中央的有军事、外交等部门以及公安、国家安全等护法机关,地方的有公安、工商、税务、城建、地质、石油、科技、测绘、地名、文化、艺术等各门类专业档案馆。从统计数据看,国家专门档案馆近年来稳中有降,部门档案馆逐年增加,但总体上专业档案馆的数量呈不断上升趋势。
(二)专业档案馆管理逐步走向规范化,信息管理现代化
随着各类专业生产活动在全国各地生机勃勃地发展,专业档案馆各项管理工作也在逐步地走向规范化、信息化。自1994年以来,国家和地方各级档案行政管理部门把专业档案馆工作的发展列入本地区档案事业发展规划中,纳入业务监督指导范围,引导各级专业档案馆的工作规范化发展。在社会各界及档案人员的共同努力下,目前,大部分的专业档案馆管理已实现规范化。同时,各专业档案馆在信息技术高速发展的情况下,投入大量资金,对各专业档案信息资源进行数字化加工、存贮、管理和传输,实现本部门档案信息网络化,如气象、工商、房地产、测绘、公安、税务等专业档案馆均不同程度地实现了信息管理现代化。
(三)高度“自治”,馆际间缺乏沟通
经过几十年的建设与发展,我国大部分专业档案馆已实现规范化、信息化管理,部分专业档案馆完成了档案信息的数字化,这无疑是档案管理事业的一大进步。但部门、系统内设的专业档案馆,除档案管理业务受同级档案行政管理部门指导外,所有相关工作如人事安排、资金划拨等均由本部门、系统安排和控制,极易出现专业档案馆的高度“自治”现象。由于各部门、系统各自为政,专业档案馆与外界以及同级的综合档案馆几乎很少有业务上的沟通与交流,更勿论档案信息资源的共享了,所以这种“自治”现象容易出现部分部门、系统把持、垄断部分资源,限制社会利用的现象,从而沦为部门利益的资源争夺战,造成档案信息资源长期分散管理,信息间有机联系被人为割裂,不利于整个社会提高效率和资源整合。
(四)利用“门槛”高
专业档案馆服务有限性的特点也造成了部分专业档案馆利用“门槛”提高的现象。专业档案馆主要是为本系统、部门提供利用服务,对外系统、单位和个人也提供利用服务,但有极强的限制性,提供利用的条件较为苛刻。在综合档案馆,公民个人调阅档案只需提供个人的身份证明即可,而在专业档案馆,外单位和公民需经规定的特殊手续与程序才可提供利用。
四、专业档案馆的创新发展
(一)转变观念,树立服务意识
专业档案是国家档案的重要组成部分,但一说是“国家档案”,且不论社会普通公民,就是部分档案工作人员的“保密”意识就紧随而来,根本不考虑国家档案的性质、类别以及能在社会发展中发挥的作用。这种传统观念使得部分专业档案馆完全以管理者自居,在制订档案利用规则时也是从管理者角度出发,表现出强烈的管理意识。而目前我国政府正从原先全能型政府逐步转变为服务型政府,专业档案馆也要顺应时代潮流,更新思想观念,树立服务意识,在日常的档案工作过程中,在不违反国家保密规定的前提下,为本部门、领域服务的同时,充分考虑社会对档案信息的需求,尽可能多地提供可供利用的档案信息,以全心服务于利用者的心态去制订档案提供利用制度,从根本上扫除档案价值实现的障碍。
(二)提高专业化程度,形成具有本行业特色的档案管理方法
专业档案馆馆藏档案专业性的特点,决定了专业档案馆特定的工作对象、工作内容以及工作方法,从而也决定了专业档案馆的活动是一项专业化程度很强的工作。这就要求专业档案馆工作人员必须熟悉和掌握本系统、领域的工作规律、方法以及专业知识,并根据本系统、领域的工作特点和要求进行管理,在档案管理理论的指导下,形成具有本行业、领域特色的档案管理方法。
(三)积极开展数字化工作,为本行业发展提供优质高效的服务
档案信息数字化是档案管理事业的趋势。现代信息技术的迅猛发展和社会的信息化建设,为专业档案馆信息化建设带来了前所未有的契机。专业档案馆必须跟上时代的步伐,以丰富的数字化信息资源为保障,积极开展数字化工作,大力宣传现代化的管理理念,全面推广数字化和网络化技术,建立完善的信息通道,更好地为行业发展提供优质高效的服务。
(四)加强馆际间沟通,逐步实现资源共享
高度“自治”的管理模式短期内对本部门、行业和领域的发展具有一定的保护作用,但长期而言,会造成档案信息资源长期分散管理,信息间有机联系被人为割裂,不利于整个社会提高效率和资源整合。各部门、行业和领域的专业档案馆,特别是同一地域、同级专业档案馆应打破高度“自治”壁垒,在档案行政管理部门指导下,充分利用信息技术手段,开展多种形式的馆际间交往沟通,互通有无,逐步实现深层次的资源共享。
(五)协调基层关系,保障入馆档案质量
作为本系统、部门内设单位的专业档案馆,在对本领域、系统基层单位档案工作进行指导、监督与检查的同时,需注意协调好与这些基层单位的关系。在日常工作中,档案人员要经常深入基层,加强对基层的业务指导,及时反馈信息;定期或不定期召开基层间的档案工作座谈会议,便于基层与基层间的相互联系,相互沟通;在进行检查时,认真细致,真实反映基层单位档案管理工作状况,以便于提高基层工作水平。由此可大大提高档案归档的归档率、完整率和准确率,保障入馆档案的质量,形成以档案馆为管理中心,基层档案部门为群体的二级管理网络体系,为专业档案的规范化、现代化管理提供组织保证。