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【摘要】伴随信息技术的飞速发展，在越来越多的领域里，纸质文件被电子文件所取代，电子文件的归档管理已成为档案管理工作者必须面对的新课题，需要认真研究电子档案的特点，分析电子档案管理可能面临的问题，探索如何在信息时代做好电子档案的管理。
【关键词】电子档案；管理
一、引言
目前，我国的档案管理还是以纸质的实体档案为主，在一些领域里电子档案与纸质档案并存。虽然电子档案在短时间内还不会完全取代实体档案，但是随着社会发展和信息技术的进步，档案电子化已是必然趋势，档案工作者必需认真研究，如何针对电子档案的特点，做好电子档案的管理。
二、电子档案管理概述
（一）电子档案的定义。对于电子档案的定义，有多种解释，根据国家档案局《电子档案移交与接收办法》（档发[2012]7号）的定义，电子档案是指在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。电子文件需经归档处理之后成为电子档案。通常我们说的电子档案，是与纸质的实体档案相对应的，是通过计算机磁盘等设备进行存储的电子文件的集合。电子档案包括档案化的电子文件，也包括对原有实体档案的电子化形成的档案。电子档案也要按照实体档案的管理规范进行管理。
（二）电子档案的保存。按照《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令 第6号）规定，归档的电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。目前电子文件归档主要用磁盘和光盘等设备进行存储。电子档案的保存主要是指对于硬件载体的安全保管。电子档案一般存储在磁、光介质载体上，这些介质对于磁和光的影响非常敏感，对保存环境要求较高。通常光盘的预计寿命仅有5年，磁盘为15年，磁光盘为30年，这与纸张1000年的寿命相比要短得多，因此必须对电子档案载体进行定期检查与及时更新。
（三）电子档案的特点。电子档案与实体档案一样具备档案的属性，具有原始记录性和历史再现性。但因电子档案是应用电子技术存储在介质载体上的，使其具备了与实体档案不同的特点。
1、电子档案对设备和软件具有依赖性。电子档案是以数字编码的形式存在于电子元器件上，其产生、存储、传输都依赖于电子设备和软件系统，其信息的读取也必须依靠电子设备和应用软件。
2、电子档案保存的内容可有多种形式。电子档案可保存文字、图形、声音、影像等多种形式的内容，相比传统的纸质档案，可保存的资料更为广泛。
3、电子档案存储的信息具有高密度性。相比实体档案，电子档案存储体积小、容量大，可大大节省存储空间。
4、电子档案具有载体可分离性。传统的纸质实体档案，其中的内容信息与载体（纸张）是不可分离的，而电子档案与其载体（存储介质）可以分离，可通过移动介质和网络非常方便地进行复制、共享、传输。1.3.5电子档案的管理操作便捷，效率更高。纸质档案的检索需要翻阅存档材料，复制需要一页一页复印，而电子档案可通过计算机等设备进行检索和读取，复制更为方便且不失真，可大大节省时间，提高工作效率。
2、电子档案管理应注意的问题
电子档案因其应用信息技术存在于介质载体的特点，易于被复制、修改和传输，与传统的纸质档案相比，其管理上还应注意一些问题。
（一）原始性问题。原始性是传统档案的基本特性，纸质档案保存的就是原始记录，而电子档案与存在于纸张上的传统档案不同，非常易于复制和修改，很难判断其原始状态。
（二）真实性和完整性的问题。电子档案因其以数字编码的形式存储于介质中，在复制、传输过程中，容易被修改，也容易因存储不当而缺失，其内容真实性和完整性也难以界定。
（三）安全保密的问题。与传统的实体档案相比，电子档案易于复制、修改和传输的特点使其更容易被非法盗取或篡改，更容易失泄密，在安全保密方面难度更大。
（四）保存、更新和维护的问题。电子档案因对设备和软件具有依赖性，保存时间较久的电子档案，需要及时更新存储介质和存储文件格式，或者保留早期的设备和软件来读取。而电子档案所存储的介质，与纸质档案相比也更容易老化，保存寿命短，需要及时转存、更新，对于保存环境的要求也更高。
3、做好电子档案管理的措施建议
（一）健全管理制度体系。一是通过建立健全相关管理制度规范，维护电子档案的原始性、真实性、完整性。二是统一电子档案管理的相关技术标准和数据格式，对电子档案产生、读取、存储、传输等各环节的设备和软件进行规范，尽量采用通用或标准化的数据格式，便于电子档案在不同设备和软件系统之间应用，有益于电子档案的共享和开发利用。三是在保存、更新和维护等方面统一管理标准和要求，定期转存、更新，保障电子档案安全。四是规范电子档案的管理流程，完善日常管理。
（二）完善保存环境。针对电子档案载体材料的特性，除预防高温、潮湿、粉尘、微生物、空气和化学污染等方面外，还要注意防磁、防光、防电和防止机械损坏，保障电子档案载体的安全，确保电子档案的可读、可用。
（三）加强安全保密管理。一是完善安全保密管理制度。在电子档案归档管理的各个环节，以及电子档案信息的共享、综合开发利用等方面都要严格遵守安全保密制度。二是规范权限管理。电子档案的读取是通过计算机设备和软件，在相应的设备和软件中设置安全保密等级和管理权限，无权限者不能读取档案信息。三是通过技术手段，对归档的电子文件进行加密和只读等技术处理，对管理电子档案的信息系统采取防病毒、防入侵、漏洞扫描和监控等安全防护措施，保障档案资料不被盗取和篡改。
（四）强化人员队伍素质。一是档案工作者要加强对电子档案管理的重视程度，提高对电子档案的保护意识。二是要提高档案管理人员的专业素质，打造既懂档案管理知识也懂信息技术的专业化队伍。三是强化档案管理人员职业道德和素养，培养道德素质良好、工作认真严谨的人员队伍。
参考文献
[1]李卫育.电子档案管理的几个关键问题和对策[J].《城建档案》，2008（10）：50-52.
【关键词】电子档案；管理
一、引言
目前，我国的档案管理还是以纸质的实体档案为主，在一些领域里电子档案与纸质档案并存。虽然电子档案在短时间内还不会完全取代实体档案，但是随着社会发展和信息技术的进步，档案电子化已是必然趋势，档案工作者必需认真研究，如何针对电子档案的特点，做好电子档案的管理。
二、电子档案管理概述
（一）电子档案的定义。对于电子档案的定义，有多种解释，根据国家档案局《电子档案移交与接收办法》（档发[2012]7号）的定义，电子档案是指在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。电子文件需经归档处理之后成为电子档案。通常我们说的电子档案，是与纸质的实体档案相对应的，是通过计算机磁盘等设备进行存储的电子文件的集合。电子档案包括档案化的电子文件，也包括对原有实体档案的电子化形成的档案。电子档案也要按照实体档案的管理规范进行管理。
（二）电子档案的保存。按照《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令 第6号）规定，归档的电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。目前电子文件归档主要用磁盘和光盘等设备进行存储。电子档案的保存主要是指对于硬件载体的安全保管。电子档案一般存储在磁、光介质载体上，这些介质对于磁和光的影响非常敏感，对保存环境要求较高。通常光盘的预计寿命仅有5年，磁盘为15年，磁光盘为30年，这与纸张1000年的寿命相比要短得多，因此必须对电子档案载体进行定期检查与及时更新。
（三）电子档案的特点。电子档案与实体档案一样具备档案的属性，具有原始记录性和历史再现性。但因电子档案是应用电子技术存储在介质载体上的，使其具备了与实体档案不同的特点。
1、电子档案对设备和软件具有依赖性。电子档案是以数字编码的形式存在于电子元器件上，其产生、存储、传输都依赖于电子设备和软件系统，其信息的读取也必须依靠电子设备和应用软件。
2、电子档案保存的内容可有多种形式。电子档案可保存文字、图形、声音、影像等多种形式的内容，相比传统的纸质档案，可保存的资料更为广泛。
3、电子档案存储的信息具有高密度性。相比实体档案，电子档案存储体积小、容量大，可大大节省存储空间。
4、电子档案具有载体可分离性。传统的纸质实体档案，其中的内容信息与载体（纸张）是不可分离的，而电子档案与其载体（存储介质）可以分离，可通过移动介质和网络非常方便地进行复制、共享、传输。1.3.5电子档案的管理操作便捷，效率更高。纸质档案的检索需要翻阅存档材料，复制需要一页一页复印，而电子档案可通过计算机等设备进行检索和读取，复制更为方便且不失真，可大大节省时间，提高工作效率。
2、电子档案管理应注意的问题
电子档案因其应用信息技术存在于介质载体的特点，易于被复制、修改和传输，与传统的纸质档案相比，其管理上还应注意一些问题。
（一）原始性问题。原始性是传统档案的基本特性，纸质档案保存的就是原始记录，而电子档案与存在于纸张上的传统档案不同，非常易于复制和修改，很难判断其原始状态。
（二）真实性和完整性的问题。电子档案因其以数字编码的形式存储于介质中，在复制、传输过程中，容易被修改，也容易因存储不当而缺失，其内容真实性和完整性也难以界定。
（三）安全保密的问题。与传统的实体档案相比，电子档案易于复制、修改和传输的特点使其更容易被非法盗取或篡改，更容易失泄密，在安全保密方面难度更大。
（四）保存、更新和维护的问题。电子档案因对设备和软件具有依赖性，保存时间较久的电子档案，需要及时更新存储介质和存储文件格式，或者保留早期的设备和软件来读取。而电子档案所存储的介质，与纸质档案相比也更容易老化，保存寿命短，需要及时转存、更新，对于保存环境的要求也更高。
3、做好电子档案管理的措施建议
（一）健全管理制度体系。一是通过建立健全相关管理制度规范，维护电子档案的原始性、真实性、完整性。二是统一电子档案管理的相关技术标准和数据格式，对电子档案产生、读取、存储、传输等各环节的设备和软件进行规范，尽量采用通用或标准化的数据格式，便于电子档案在不同设备和软件系统之间应用，有益于电子档案的共享和开发利用。三是在保存、更新和维护等方面统一管理标准和要求，定期转存、更新，保障电子档案安全。四是规范电子档案的管理流程，完善日常管理。
（二）完善保存环境。针对电子档案载体材料的特性，除预防高温、潮湿、粉尘、微生物、空气和化学污染等方面外，还要注意防磁、防光、防电和防止机械损坏，保障电子档案载体的安全，确保电子档案的可读、可用。
（三）加强安全保密管理。一是完善安全保密管理制度。在电子档案归档管理的各个环节，以及电子档案信息的共享、综合开发利用等方面都要严格遵守安全保密制度。二是规范权限管理。电子档案的读取是通过计算机设备和软件，在相应的设备和软件中设置安全保密等级和管理权限，无权限者不能读取档案信息。三是通过技术手段，对归档的电子文件进行加密和只读等技术处理，对管理电子档案的信息系统采取防病毒、防入侵、漏洞扫描和监控等安全防护措施，保障档案资料不被盗取和篡改。
（四）强化人员队伍素质。一是档案工作者要加强对电子档案管理的重视程度，提高对电子档案的保护意识。二是要提高档案管理人员的专业素质，打造既懂档案管理知识也懂信息技术的专业化队伍。三是强化档案管理人员职业道德和素养，培养道德素质良好、工作认真严谨的人员队伍。
参考文献
[1]李卫育.电子档案管理的几个关键问题和对策[J].《城建档案》，2008（10）：50-52.