论文部分内容阅读
【摘要】某公司在计量管理表格化的实践中运用系统的表格方式，明晰工作流程，简化规范现场管理，给公司发展带来了不少的便利和好处，同时笔者也发现一些问题，于是引发思考。系统性的表格化管理应用让管理更简单明了，流畅实用。随着计量管理工作动态化日益加剧，务实地用表格化工作语言固化职能、优化流程、提高效率，实现规范管理的目标将成为未来计量管理的必然趋势。
【关键词】计量管理 表格化 系统建设
在工作中，我们时常会遇到这样的情形：规章已出台很久，但很多人尚不清楚，更谈不上有效地执行。彼得·德鲁克说：“管理是一种实践，其本质不在于‘知’而在于‘行’；其验证不在于逻辑，而在于成果。” 因此如何解决制度落地、标准固化成为摆在我们面前的难题。作为计量一线和基础管理工作人员，笔者于2010年8月份开始与中石化某分公司联合探索计量工作表格化管理可行性。实践证明，简洁明了可操作的表格，能有效提升规程制度的亲和力和落地性。
1 什么是管理表格化
管理表格化即表格化管理就是系统的分析、辩识职能和职责的关系，运用流程控制的方法，以表格为载体，用表格化工作语言规范、固化职能运作，理顺、优化业务流程，提高工作效率，杜绝职能、职责分配“真空”的一种动态管理形式。系统性的表格化管理应用让管理更简单明了，流畅实用。
2 管理表格化的优点
多年以来，中石化某公司在数质量管理实践中已运用系统的表格方式，明晰工作流程，简化规范现场管理，给公司发展带来了不少的便利和好处。
（1）表格作为管理的工具，把制度转化为简洁、明了可实际操作的表格，将纷繁的工作分门别类，避免了无序造成的时间和费用的浪费，体现出清晰的管理思路。制表的过程也体现了对制度的理解和对过往经验的总结。
（2）表格及其中的栏目即是工作内容和步骤，是我们行动的指南。
（3）填充详实的表格最能直观有效的体现工作绩效、表达结果，为进一步理论体系完善提供可靠依据。同时表格化管理也有利于对同一岗位的不同员工进行量化考核。
（4）管理者与被管理者都直接参与表格地填写、核对、确认，使管理更加有效。
下面我们举例说明。该公司计量管理中常用19个工作表，涵盖了其所有的工作流程和工作内容。具体如下：
表1：加油机铅封管理台账；表2：加油机初始化信息表；表3：加油机计量调整登记表；表4：加油机维修记录统计表；表5：质量抽检登记表；表6：加油机维修审批流程；表7：油品质量抽检原始记录；表8：油罐车固定铅封台账；表9：油罐车维修记录登记表；表10：油罐车检查记录；表11：加油站抽检计划表；表12：加油站计量员统计表；表13：加油站加油机调配记录；表14：加油站用油罐车铅封领用台账；表15：加油站计量器具台账；表16：送交资料传递登记记录；表17：化验计量费登记台账；表18：加油站盘点表；表19：加油站督导原始记录3 计量管理表格化常见问题
在计量管理表格化实施过程中，笔者也发现一些问题，可能成为管理障碍。
（1）对表格理解不透彻，如盲人摸象，在应用过程中就易出现偏差，达不到预期效果。
解决思路：管理表格化必须从文本制度学习入手，员工带着对文本制度的记忆去理解表格、执行表格，执行的同时又在温习、回顾着文本制度，最终达到脱离文本制度也能贯彻执行制度精神和要求的目的。
（2）表格设置繁杂、空洞、重复，且缺乏配套有关表格使用的规定，使用时依据临时简短通知或口头约定。笔者就遭遇过需要表格，但是却不知道使用哪个，只好东问西问。
解决思路：建立相关明确简单的规定说明，使使用者一目了然。
（3）没有后期分析、整理，表格管理成为一种形式主义。
解决思路：运用系统方法，在表格设计、实施、固化过程中不断梳理、动态管理、持续改进，健全表格化管理体系，保障预期目标的实现。
4 计量管理表格化体系建设
该体系建设分四个阶段，即业务流程清理阶段、表格设计阶段、推进试行阶段和管理体系固化及动态监控阶段。
4.1 第一阶段
主要完成管理业务流程清理及流程图编制。所谓业务流程清理即是指对本职岗位上所有的工作内容以流程的形式做一个详尽的归纳和诠释，清理原有流程中非增值的环节，予以简化并对分解开的流程进行整合，使整个流程更加顺畅、协调。此阶段，各级部门应系统梳理本部门职能分配，用体系的思维方式重新审视部门职能，深入理解“职能”和“职责”的关系，杜绝职能分配的“真空”。各级领导组织员工对“表格化管理体系”进行学习，识别出所承担的业务职能及工作流程，编制本部门的相关业务流程图。并且各部门就本部门的相关业务流程图（草案）组织初步评审，重点关注业务流程的完整性及表格化适应性。最终以统一编号的形式规整所有业务流程，形成有机的管理业务流程图库。
4.2 第二阶段
表格设计阶段。表格化是落实管理规范化目标的载体，同时表格还要体现制度的要求，把对流程的有效控制要求落實在表格上，无效的、不增值的控制流程应予以剔除，最终在该阶段完成管理业务流程表格设计工作。表格设计要体现流程的PDCA思想，内容应清晰、完整、简洁；表格中有涉及指标和节点要求时，应进行明确量化的表述。管理业务流程表格体系还应分出层次和类别，如部门上报公司领导报表、横向部门间报表、综合性报表、专业性报表、数据性报表等。
4.3 第三阶段
体系推进试行阶段。通过培训、宣传、与考核挂钩等方式建立员工主动用表、积极用表的意识。以表格为载体，规范职能运作，理顺业务流程，实现阶段性目标。完善体系试运行中暴露出的“缺位”和“漏洞”。
4.4 第四阶段
管理体系固化及动态管理阶段。建立表格化运营管理体系，用表格化工作语言固化职能，优化流程，提高效率，并据实进行动态监控，实现管理规范化目标。
5 表格化管理体系建立标志
（1）建立并实施《部门职能分配及业务流程管理图库》管理标准。
（2）发布实施并动态管理《管理流程及表格模板库》。
（3）有一支具有系统流程思维和表格操作技能的骨干队伍。
随着计量管理工作动态化日益加剧，以“统筹规划，科学设计，动态管理，持续改进”为指导思想，务实地用表格化工作语言固化职能、优化流程、提高效率，实现规范管理的目标将成为未来计量管理的必然趋势。
【关键词】计量管理 表格化 系统建设
在工作中，我们时常会遇到这样的情形：规章已出台很久，但很多人尚不清楚，更谈不上有效地执行。彼得·德鲁克说：“管理是一种实践，其本质不在于‘知’而在于‘行’；其验证不在于逻辑，而在于成果。” 因此如何解决制度落地、标准固化成为摆在我们面前的难题。作为计量一线和基础管理工作人员，笔者于2010年8月份开始与中石化某分公司联合探索计量工作表格化管理可行性。实践证明，简洁明了可操作的表格，能有效提升规程制度的亲和力和落地性。
1 什么是管理表格化
管理表格化即表格化管理就是系统的分析、辩识职能和职责的关系，运用流程控制的方法，以表格为载体，用表格化工作语言规范、固化职能运作，理顺、优化业务流程，提高工作效率，杜绝职能、职责分配“真空”的一种动态管理形式。系统性的表格化管理应用让管理更简单明了，流畅实用。
2 管理表格化的优点
多年以来，中石化某公司在数质量管理实践中已运用系统的表格方式，明晰工作流程，简化规范现场管理，给公司发展带来了不少的便利和好处。
（1）表格作为管理的工具，把制度转化为简洁、明了可实际操作的表格，将纷繁的工作分门别类，避免了无序造成的时间和费用的浪费，体现出清晰的管理思路。制表的过程也体现了对制度的理解和对过往经验的总结。
（2）表格及其中的栏目即是工作内容和步骤，是我们行动的指南。
（3）填充详实的表格最能直观有效的体现工作绩效、表达结果，为进一步理论体系完善提供可靠依据。同时表格化管理也有利于对同一岗位的不同员工进行量化考核。
（4）管理者与被管理者都直接参与表格地填写、核对、确认，使管理更加有效。
下面我们举例说明。该公司计量管理中常用19个工作表，涵盖了其所有的工作流程和工作内容。具体如下：
表1：加油机铅封管理台账；表2：加油机初始化信息表；表3：加油机计量调整登记表；表4：加油机维修记录统计表；表5：质量抽检登记表；表6：加油机维修审批流程；表7：油品质量抽检原始记录；表8：油罐车固定铅封台账；表9：油罐车维修记录登记表；表10：油罐车检查记录；表11：加油站抽检计划表；表12：加油站计量员统计表；表13：加油站加油机调配记录；表14：加油站用油罐车铅封领用台账；表15：加油站计量器具台账；表16：送交资料传递登记记录；表17：化验计量费登记台账；表18：加油站盘点表；表19：加油站督导原始记录3 计量管理表格化常见问题
在计量管理表格化实施过程中，笔者也发现一些问题，可能成为管理障碍。
（1）对表格理解不透彻，如盲人摸象，在应用过程中就易出现偏差，达不到预期效果。
解决思路：管理表格化必须从文本制度学习入手，员工带着对文本制度的记忆去理解表格、执行表格，执行的同时又在温习、回顾着文本制度，最终达到脱离文本制度也能贯彻执行制度精神和要求的目的。
（2）表格设置繁杂、空洞、重复，且缺乏配套有关表格使用的规定，使用时依据临时简短通知或口头约定。笔者就遭遇过需要表格，但是却不知道使用哪个，只好东问西问。
解决思路：建立相关明确简单的规定说明，使使用者一目了然。
（3）没有后期分析、整理，表格管理成为一种形式主义。
解决思路：运用系统方法，在表格设计、实施、固化过程中不断梳理、动态管理、持续改进，健全表格化管理体系，保障预期目标的实现。
4 计量管理表格化体系建设
该体系建设分四个阶段，即业务流程清理阶段、表格设计阶段、推进试行阶段和管理体系固化及动态监控阶段。
4.1 第一阶段
主要完成管理业务流程清理及流程图编制。所谓业务流程清理即是指对本职岗位上所有的工作内容以流程的形式做一个详尽的归纳和诠释，清理原有流程中非增值的环节，予以简化并对分解开的流程进行整合，使整个流程更加顺畅、协调。此阶段，各级部门应系统梳理本部门职能分配，用体系的思维方式重新审视部门职能，深入理解“职能”和“职责”的关系，杜绝职能分配的“真空”。各级领导组织员工对“表格化管理体系”进行学习，识别出所承担的业务职能及工作流程，编制本部门的相关业务流程图。并且各部门就本部门的相关业务流程图（草案）组织初步评审，重点关注业务流程的完整性及表格化适应性。最终以统一编号的形式规整所有业务流程，形成有机的管理业务流程图库。
4.2 第二阶段
表格设计阶段。表格化是落实管理规范化目标的载体，同时表格还要体现制度的要求，把对流程的有效控制要求落實在表格上，无效的、不增值的控制流程应予以剔除，最终在该阶段完成管理业务流程表格设计工作。表格设计要体现流程的PDCA思想，内容应清晰、完整、简洁；表格中有涉及指标和节点要求时，应进行明确量化的表述。管理业务流程表格体系还应分出层次和类别，如部门上报公司领导报表、横向部门间报表、综合性报表、专业性报表、数据性报表等。
4.3 第三阶段
体系推进试行阶段。通过培训、宣传、与考核挂钩等方式建立员工主动用表、积极用表的意识。以表格为载体，规范职能运作，理顺业务流程，实现阶段性目标。完善体系试运行中暴露出的“缺位”和“漏洞”。
4.4 第四阶段
管理体系固化及动态管理阶段。建立表格化运营管理体系，用表格化工作语言固化职能，优化流程，提高效率，并据实进行动态监控，实现管理规范化目标。
5 表格化管理体系建立标志
（1）建立并实施《部门职能分配及业务流程管理图库》管理标准。
（2）发布实施并动态管理《管理流程及表格模板库》。
（3）有一支具有系统流程思维和表格操作技能的骨干队伍。
随着计量管理工作动态化日益加剧，以“统筹规划，科学设计，动态管理，持续改进”为指导思想，务实地用表格化工作语言固化职能、优化流程、提高效率，实现规范管理的目标将成为未来计量管理的必然趋势。