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摘要：本文针对高职院校的现状，结合工作流技术，设计高校协同办公系统，提供多部门协作的办公平台，通过强大的工作流引擎，灵活、快速、规范地构建出一套适应高职院校发展现状的工作流程，处理各项业务流程及行政事务，使管理进一步科学化和现代化。
关键词：工作流 协同办公 高职院校 web服务
【中图分类号】G710
基金项目：2011年浙江育英职业技术学院教育科学研究项目"协同环境下工作流转模式探索与实践"（编号：YY1139）。
教育部提出的"十二五"时期教育改革发展的总体目标是：全面提高教育服务现代化建设和人的全面发展的能力，为到2020年基本实现教育现代化，基本形成学习型社会，进入人力资源强国行列奠定坚实基础[1]。
一.高职院校的管理现代化现状
职业教育是与基础教育、高等教育和成人教育地位平行的四大教育类型之一，是最古老最基本的教育，培养应用型人才和具有一定文化水平和专业知识技能的劳动者。近年来，作为我国高等教育大众化的重要形式，高等职业技术教育获得了快速的发展，为推进高等教育大众化进程做出了重要的贡献。
要实现高校教育的现代化，必须先实现管理的现代化。目前，国内绝大多数高职院校都建立了信息管理系统，完成了校园网的基本建设，同时也开始关注应用系统在网络平台上的运行，如校园的科研、教学、后勤等各个方面管理的网络化，以提高学校的现代化管理水平。另一方面，高职院校的规模越来越大，部门分工越来越细，部门之间的协作也越来越多。虽然各部门都有自己独立的管理系统，但数据不能交互使用，不能从真正意义上实现信息共享，不能适应灵活多变的管理方式，综合管理效率低，已经无法满足现代化教育管理的需求。
二.工作流技术模型
工作流（workflow）的概念起源于生产组织和办公自动化领域，工作流管理联盟（WFMC）给工作流下的定义[2]是：工作流是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程，它根据一系列过程规则、文档、信息或任务能够在不同的执行者之间进行传递与执行。一个工作流包括一组活动以及它们之间的顺序关系，过程及活动的启动和终止条件，以及对每个活动的描述。
工作流技术是当今一项飞速发展的技术，它最基本的特性就是能够结合人工和机器的行为，完成业务过程的自动化处理。工作流技术逐渐发挥越来越重要的作用，已成为信息化建设方案中必不可少的内容之一，为实现应用层而的集成提供了有力的支撑。工作流能够为应用系统提供业务流程建模、管理和控制功能，可以应用于电子政务中的一站式办公、电子商务中的流程集成和金融信贷业务等领域，成为近期增长较快的领域。以浙江育英职业技术学院为例，工作流技术的具体应用有选房系统、行事历报送、会议申请、计划申请、日志管理、文件管理等。
1.工作流引擎
工作流执行服务由一个或多个引擎（Workflow Engine）组成，工作流引擎主要基于三个概念构造，分别是路由（Route）、规则（Rule）、角色（Role）。路由定义了需要传送的消息，以及信息接收人员；规则评定工作流状态并决定下一个步骤的条件逻辑；角色是工作流中人员或逻辑的表示。在系统中，需要根据不同的状态，对动态信息进行管理，产生与之相应的视图和操作，这些变化均以3R准则为依据进行约束，从而建立起以事务处理为目的的工作流。
工作流引擎模型中涉及到数据模型和控制模型。数据模型由机构模型和信息模型组成，机构模型描述的是部门的组织机构关系，信息模型则定义工作流引擎中所用到的各种控制数据。通过数据模型，可以方便地描述关键业务的业务规则、活动的依赖关系以及任务的分配等特征，它们都通过统一的关系结构来定义。控制模型是工作流引擎的控制中心，将数据模型中的数据有机地结合在一起，它根据数据模型中定义的业务规则对业务过程中的各项业务活动的流转以及任务的分配等工作进行有效的控制和协调。图1展示了工作流引擎协作模型的主要结构。
图1工作流引擎协作模型结构图
2.工作流管理系统
工作流管理系统是运行在一个或多个工作流引擎上，用于定义、实现和管理工作流运行的一套软件系统。工作流执行服务是工作流管理系统的核心，它与具体业务的执行者交互，推进具体业务的工作流的执行，并监控工作流的运行状态。目前，国内外著名厂商都纷纷推出了自己的工作流产品，如IBM MQWorkflow、BEA WebLogic Integration等。国内的产品主要有中创软件商用中间件公司的InforFlow、信雅达的Sunflow等。
三.高职院校协同办公系统设计
高职院校的协同办公系统是一个多部门协作的办公环境，让所有相关人员能够利用网络实现协同工作。在协同办公系统中，几乎所有的业务流程都是工作流，提供开放、安全、可管理的信息共享、业务处理和协同工作平台。通用的协同办公系统至少包含流程管理、教务教学管理、日常办公管理、行政事务管理、资源管理以及个人管理等多个方面。同时，基于当前交流方式的多样性，协同办公系统需要支持传真、email、短信等多种信息通信接口。
协同办公系统的设计要达到以下目标：
1.形成连接学院各部门的信息网络
系统提供一个功能强大且易用的办公平台，这个平台上集成了各种业务及管理上的相关应用，通过统一的接口获取学院内部整体的应用资源。学院内各分院系部、职能部门的教职工都可以在网络上获取相关信息，而且不同部门和个人有不同的访问权限，使得系统突破传统的业务处理限制，具有更强的生命力。
2.满足学院的管理需要
系统以任务管理为核心，使用手机短信、电子印鉴等先进技术贯穿学院公文管理、教务管理、信息管理、邮件管理等各项工作。通过网络，教师在工作中的交流、协作、沟通更为方便快捷，消除时间、空间障碍，使教职工及时知道自己当前的工作进度，应該及时完成的事务，使领导可以随时查询任务信息及各类办公事务的审批，实现内部办公的高效率。
3.可自行规划的开放式平台化
系统选择技术时要考虑大型应用、开放性、安全性、易于移植、便于集成。系统提供图形化的基于节点的流转模式，针对某一具体要求，通过强大的工作流处理引擎，灵活、快速、规范地构建出一套合适的工作流程，处理学院各项业务及行政事务，使管理进一步科学化。
四.工作流在协同办公系统中的应用
基于工作流的协同办公系统与传统的管理软件相比较，最大的优点在于能够缩短办公流程的时间，进一步提高办公效率。传统的管理软件仅仅能够解决应用层方面的一些简单业务，无法有效解决需要多个系统协作完成的业务。
工作流在流程管理中的应用分为三个阶段：流程建模、流程仿真和流程改进或优化。流程建模是用清晰和形式化的方法表示流程的不同抽象层次，可靠的模型是流程分析的基础，流程仿真是为了发现流程存在的问题以便为流程的改进提供指导。这三个阶段是不断演进的过程，它们的无缝连接是影响工作流模型性能的关键因素。
系统采用基于web服务的工作流协作模型[3]，简称为WSWorkflow。该模型通过对每个子工作流系统进行服务封装注册，然后提供给其它子系统调用以此来解决子工作流工作流在异构环境下互操作性问题，并采用相应的机制来提高系统的可靠性与扩展性。
五.结束语
本文针对高职院校的现状，探讨基于工作流的高职院校数字化协同办公系统的应用研究，提供一个统一的管理平台和畅通无阻的管理通道，创建更加灵活的面向协作的大规模协同办公环境，将独立的系统和数据联系起来，实现信息共享，在各个部门之间架起一座高效沟通的桥梁，有利于协同业务的开展，提高工作效率。
参考文献：
[1]教育部.国家教育事业发展第十二个五年规划[M].2012年.
[2]柳纯录.系统集成项目管理工程师教程[M].清华大学出版社，2012年9月.
[3]戴小平，周松.一种基于Web服务的工作流协作系统模型[J].工业控制计算机， 2013年第02期.
关键词：工作流 协同办公 高职院校 web服务
【中图分类号】G710
基金项目：2011年浙江育英职业技术学院教育科学研究项目"协同环境下工作流转模式探索与实践"（编号：YY1139）。
教育部提出的"十二五"时期教育改革发展的总体目标是：全面提高教育服务现代化建设和人的全面发展的能力，为到2020年基本实现教育现代化，基本形成学习型社会，进入人力资源强国行列奠定坚实基础[1]。
一.高职院校的管理现代化现状
职业教育是与基础教育、高等教育和成人教育地位平行的四大教育类型之一，是最古老最基本的教育，培养应用型人才和具有一定文化水平和专业知识技能的劳动者。近年来，作为我国高等教育大众化的重要形式，高等职业技术教育获得了快速的发展，为推进高等教育大众化进程做出了重要的贡献。
要实现高校教育的现代化，必须先实现管理的现代化。目前，国内绝大多数高职院校都建立了信息管理系统，完成了校园网的基本建设，同时也开始关注应用系统在网络平台上的运行，如校园的科研、教学、后勤等各个方面管理的网络化，以提高学校的现代化管理水平。另一方面，高职院校的规模越来越大，部门分工越来越细，部门之间的协作也越来越多。虽然各部门都有自己独立的管理系统，但数据不能交互使用，不能从真正意义上实现信息共享，不能适应灵活多变的管理方式，综合管理效率低，已经无法满足现代化教育管理的需求。
二.工作流技术模型
工作流（workflow）的概念起源于生产组织和办公自动化领域，工作流管理联盟（WFMC）给工作流下的定义[2]是：工作流是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程，它根据一系列过程规则、文档、信息或任务能够在不同的执行者之间进行传递与执行。一个工作流包括一组活动以及它们之间的顺序关系，过程及活动的启动和终止条件，以及对每个活动的描述。
工作流技术是当今一项飞速发展的技术，它最基本的特性就是能够结合人工和机器的行为，完成业务过程的自动化处理。工作流技术逐渐发挥越来越重要的作用，已成为信息化建设方案中必不可少的内容之一，为实现应用层而的集成提供了有力的支撑。工作流能够为应用系统提供业务流程建模、管理和控制功能，可以应用于电子政务中的一站式办公、电子商务中的流程集成和金融信贷业务等领域，成为近期增长较快的领域。以浙江育英职业技术学院为例，工作流技术的具体应用有选房系统、行事历报送、会议申请、计划申请、日志管理、文件管理等。
1.工作流引擎
工作流执行服务由一个或多个引擎（Workflow Engine）组成，工作流引擎主要基于三个概念构造，分别是路由（Route）、规则（Rule）、角色（Role）。路由定义了需要传送的消息，以及信息接收人员；规则评定工作流状态并决定下一个步骤的条件逻辑；角色是工作流中人员或逻辑的表示。在系统中，需要根据不同的状态，对动态信息进行管理，产生与之相应的视图和操作，这些变化均以3R准则为依据进行约束，从而建立起以事务处理为目的的工作流。
工作流引擎模型中涉及到数据模型和控制模型。数据模型由机构模型和信息模型组成，机构模型描述的是部门的组织机构关系，信息模型则定义工作流引擎中所用到的各种控制数据。通过数据模型，可以方便地描述关键业务的业务规则、活动的依赖关系以及任务的分配等特征，它们都通过统一的关系结构来定义。控制模型是工作流引擎的控制中心，将数据模型中的数据有机地结合在一起，它根据数据模型中定义的业务规则对业务过程中的各项业务活动的流转以及任务的分配等工作进行有效的控制和协调。图1展示了工作流引擎协作模型的主要结构。
图1工作流引擎协作模型结构图
2.工作流管理系统
工作流管理系统是运行在一个或多个工作流引擎上，用于定义、实现和管理工作流运行的一套软件系统。工作流执行服务是工作流管理系统的核心，它与具体业务的执行者交互，推进具体业务的工作流的执行，并监控工作流的运行状态。目前，国内外著名厂商都纷纷推出了自己的工作流产品，如IBM MQWorkflow、BEA WebLogic Integration等。国内的产品主要有中创软件商用中间件公司的InforFlow、信雅达的Sunflow等。
三.高职院校协同办公系统设计
高职院校的协同办公系统是一个多部门协作的办公环境，让所有相关人员能够利用网络实现协同工作。在协同办公系统中，几乎所有的业务流程都是工作流，提供开放、安全、可管理的信息共享、业务处理和协同工作平台。通用的协同办公系统至少包含流程管理、教务教学管理、日常办公管理、行政事务管理、资源管理以及个人管理等多个方面。同时，基于当前交流方式的多样性，协同办公系统需要支持传真、email、短信等多种信息通信接口。
协同办公系统的设计要达到以下目标：
1.形成连接学院各部门的信息网络
系统提供一个功能强大且易用的办公平台，这个平台上集成了各种业务及管理上的相关应用，通过统一的接口获取学院内部整体的应用资源。学院内各分院系部、职能部门的教职工都可以在网络上获取相关信息，而且不同部门和个人有不同的访问权限，使得系统突破传统的业务处理限制，具有更强的生命力。
2.满足学院的管理需要
系统以任务管理为核心，使用手机短信、电子印鉴等先进技术贯穿学院公文管理、教务管理、信息管理、邮件管理等各项工作。通过网络，教师在工作中的交流、协作、沟通更为方便快捷，消除时间、空间障碍，使教职工及时知道自己当前的工作进度，应該及时完成的事务，使领导可以随时查询任务信息及各类办公事务的审批，实现内部办公的高效率。
3.可自行规划的开放式平台化
系统选择技术时要考虑大型应用、开放性、安全性、易于移植、便于集成。系统提供图形化的基于节点的流转模式，针对某一具体要求，通过强大的工作流处理引擎，灵活、快速、规范地构建出一套合适的工作流程，处理学院各项业务及行政事务，使管理进一步科学化。
四.工作流在协同办公系统中的应用
基于工作流的协同办公系统与传统的管理软件相比较，最大的优点在于能够缩短办公流程的时间，进一步提高办公效率。传统的管理软件仅仅能够解决应用层方面的一些简单业务，无法有效解决需要多个系统协作完成的业务。
工作流在流程管理中的应用分为三个阶段：流程建模、流程仿真和流程改进或优化。流程建模是用清晰和形式化的方法表示流程的不同抽象层次，可靠的模型是流程分析的基础，流程仿真是为了发现流程存在的问题以便为流程的改进提供指导。这三个阶段是不断演进的过程，它们的无缝连接是影响工作流模型性能的关键因素。
系统采用基于web服务的工作流协作模型[3]，简称为WSWorkflow。该模型通过对每个子工作流系统进行服务封装注册，然后提供给其它子系统调用以此来解决子工作流工作流在异构环境下互操作性问题，并采用相应的机制来提高系统的可靠性与扩展性。
五.结束语
本文针对高职院校的现状，探讨基于工作流的高职院校数字化协同办公系统的应用研究，提供一个统一的管理平台和畅通无阻的管理通道，创建更加灵活的面向协作的大规模协同办公环境，将独立的系统和数据联系起来，实现信息共享，在各个部门之间架起一座高效沟通的桥梁，有利于协同业务的开展，提高工作效率。
参考文献：
[1]教育部.国家教育事业发展第十二个五年规划[M].2012年.
[2]柳纯录.系统集成项目管理工程师教程[M].清华大学出版社，2012年9月.
[3]戴小平，周松.一种基于Web服务的工作流协作系统模型[J].工业控制计算机， 2013年第02期.