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摘 要：科研成果档案系统化管理，就是以科研成果档案为基础，按照一定次序，确定其归档范围、立卷方法、卷内目录、档号编制等，实现科研成果档案管理的系统化、科学化和规范化。本文分析了科研成果档案系统化管理特点、系统化管理要求，以及具体的系统化管理方法，为做好科研成果档案系统化管理提供理论参考和实践指导，有利于提升科研成果档案管理水平，发挥科研成果档案应用价值。
关键词：科研成果;档案;系统化管理
概述
科研成果是指以科研人员为主体的个人或课题组开展的创造性劳动成果，是研究人员及课题组智慧结晶。科研成果档案包括从科研项目立项、结题、发表及后续推广应用等各个环节产生的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等不同形式载体的文件资料，具有成套性、完整性和客观真实性特点，也是科研管理的重要组成部分。科研成果档案系统化管理，就是以科研成果档案为基础，按照一定次序，确定其归档范围、立卷方法、卷内目录、档号编制等，实现科研成果档案管理的系统化、科学化和规范化。
1 科研成果档案系统化管理特点
1.1 重要性
科研成果档案是科研成果的历史记录，全面、准确地反映了个人及课题组、甚至是整個科研单位科研工作实力。做好科研成果档案系统化管理，是评价科研人员科研能力、单位科研水平的重要依据;科研成果档案记载了科研单位科研活动全过程及科研成果，含有丰富的前沿科技知识和科技信息，做好科研成果档案系统化管理，有利于发挥科研成果档案参考、借鉴等功能。
1.2 普遍性
科研成果档案是科研单位在实践中普遍产生的、具有查考价值的重要依据，也是科研项目的直接产物。科研成果档案主要包括前期的立项申请书、可研报告、科研合同书;中期的科研项目进展、实验报告、原始数据记录;以及后期的科研成果技术报告、推广应用报告和厂家实际使用报告，等等。
1.3 特殊性
科研成果档案的特殊性，主要是指其与文书档案、人事档案、工程档案等而言具有其特殊性。且每个领域的科研成果档案又各不相同，如军工领域科研成果涉密性强、工程领域科研成果价值性高、教育科研成果档案理论性强等。
2 科研成果档案系统化管理要求
科研成果档案系统化管理，应始终紧扣“系统”二字，从科研成果档案的归档范围、立卷方法、卷内目录和档案号、案卷目录登记等各个方面抓起，切实做好科研成果档案系统化管理。
2.1 归档范围
承担着不同科研任务的科研单位及个人，纳入科研成果档案收集、整理归档的范围各不不同。以某工程技术单位为例，属于其科研成果归档范围主要包括管理类和实验类两大类别。前者，主要包括科研项目计划任务书、课题组科研项目立项申报书、科研项目依据性资料（如科研项目技术合同书、委托书、专家建议等）、科研项目定题论证资料（如科研项目预算书/表、年度计划任务、年度设计书/表）、阶段性科研成果报告、专题报告，以及科研成果转化形式（论文、专利或专著等）、科研项目成果鉴定结论、科研成果等级评定及获奖资料，以及科研项目成果评价、推广及应用报告。后者，则主要包括科研项目实施过程中产生的各种原始实验记录、实验大纲、实验统计资料、实验报告，以及阶段性科研成果资料，尤其是新技术、新理论、新方法在科研项目实验产生的实验工作日记、技术方案、数据分析等。
2.2 立卷方法
在确定科研成果档案立卷归档范围后，坚持以“套”为单位，根据科研成果项目实际，将收集起来的文字、图表、特殊文件资料等进行立卷整理。其中，文字资料立卷整理通常从科研项目计划任务书下达至科研项目成果结束全过程中文字材料进行组卷。如某工程技术部门上报的国家级成果项目《隧道与地下工程深孔光面爆破技术》（2017-2020年，共3个单位协作研究）。其中，科研项目组织管理类，按照3年来科研合同书、科研成果报告书/表、科研项目考核分工、考核要求书、科研项目经费分配及鉴定等文字资料进行组卷;三年来，光面爆破、预裂爆破、周边眼装药结构、掏槽眼结构、炮眼半痕率等实验数据、实验现象、实验阶段性小结，其中原始记录整理则需要以时间先后顺序进行排列，以及问题特征进行类别划分、组卷。又如，《隧道深孔光面爆破技术不同结构用药量特征分析》，以时间为序，按2019.10.10-2020.9查找国内外文献资料，并著录卡片组卷。此外，还要注重科研成果档案中的照片、底片、录音、录像、图谱、图表，甚至是实物类档案资料的整理。
2.3 卷内目录
立卷整理完成后，还需要认真做好科研成果档案卷内目录填写、归档资料说明及备考表填写等。其中，卷内目录表（见表1）应附于每一份科研成果档案案卷首页，用以统计及展现卷内文件内容，利于科研档案后期的查找。
此外，归档说明也至关重要，便于对科研成果档案归档检查及验收。通常包括科研项目整套资料名称及代号、工作依据文件编号、科研项目主持人及参与人姓名、科研成果档案整理人及归档说明书撰写姓名、日期等。
2.4档案号
科研成果档案号编制主要是指科研成果档案的保管部门或单位编号/代号。档案号的编制要体现科研成果系统整理的科学次序。即，“分类号+顺序号”组成科研成果档案号。此外，还要做好案卷目录登记（见表2），便于计算机录入工作，为下一步科研成果档案检索奠定基础。
3 科研成果档案系统化管理方法
科研成果档案系统化管理是一项系统性工程，既要在思想上树牢归档意识，也要在实践中理顺部门间关系，还需要运用好信息技术，努力构建科学合理、规范有序的科研成果档案管理格局。
3.1 强化归档意识
科研成果档案系统化管理需要广大科研工作者树立牢固的归档意识，从科研成果档案系统化管理的现实必要性、紧迫性高度，认识科研成果档案系统化管理的重大现实意义。加强科研成果档案工作成果宣传和展示，展现做好科研成果档案管理对于科研工作的重要性。此外，科研单位要立足科研实际，切实完善科研成果档案管理的各项规章制度，从各个方面规范科研成果档案管理行为。此外，要明确职责内容及范围。 3.2 理顺部门关系
科研单位应理顺科研部门与内部档案管理机构之间的关系，坚持“系统”理论，激发科研单位各部门之间的工作活力，积极构建“大档案”管理理念和体系，将科研成果与档案管理有机结合起来。建立“双向监督”机制，同步指导、协调科研人员做好科研成果档案归档工作，要求做好科研全过程资料的收集、归档，确保应归尽归。
3.3 做好超前管控
科研项目周期长、归档资料数量庞大，专业性强，因此，加强科研档案超前质量管控工作至关重要，为科研成果档案系统化管理打牢基础。在强化科研人员归档意识基础上，要求档案工作者树立超前管控意识，转“坐等上门”为主动服务，协助科研人员做好科研成果档案资料的收集、整理，加强档案规范及标准的宣传普及，主动参与科研相关过程之中，从科研项目立项、研制及归档等各个环节做好档案系统化管理。
3.4 建立管理系统
随着计算机信息技术的发展，及其在科研成果档案管理中的深入应用，积極搭建科研成果档案信息管理平台和管理系统，对提升科研成果档案管理信息化管理水平具有积极的现实意义。为此，科研单位应与档案管理部门加强合作，开发科研成果档案数据库、科研成果奖项数据库、科研工作者人员数据库，以及科研成果转化数据库等若干个特色专题数据库，做好科研成果档案系统化管理。
参考文献：
[1]石美琼，程勇，周怡静.科研成果档案系统化管理方法探析[J].云南科技管理，2013（3）：37—38.
[2]陈晓霞.浅谈科研成果档案的管理方法[J].机电兵船档案，2012（5）：44—45.
[3]赵洪芳.关于科研成果档案鉴定的几点思考[J].兰台世界，2011（1）：29—30.
[4]罗晓红，李强.浅谈科研成果档案管理工作[J].西北国防医学杂志，2007（5）：397—398.
[5]宋平，陈晓青.略谈科研成果档案[J].科技档案，2000（2）：3—4.
[6]朱凯，许龙善.科研成果档案管理数据库及检索[J].预防医学情报杂志，2000（1）：39—41.
[7]王履铭.重视科研成果档案的收集与整理促进成果的转化[J].机电兵船档案，2000年（2）：31，34.
[8]魏爱萍.获奖科研成果档案的开发和利用[J].管理观察，2012（32）：126.
作者简介：闫丽丽，大学学历，中国恩菲工程技术有限公司助理馆员，主要从事档案信息化管理研究。
关键词：科研成果;档案;系统化管理
概述
科研成果是指以科研人员为主体的个人或课题组开展的创造性劳动成果，是研究人员及课题组智慧结晶。科研成果档案包括从科研项目立项、结题、发表及后续推广应用等各个环节产生的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等不同形式载体的文件资料，具有成套性、完整性和客观真实性特点，也是科研管理的重要组成部分。科研成果档案系统化管理，就是以科研成果档案为基础，按照一定次序，确定其归档范围、立卷方法、卷内目录、档号编制等，实现科研成果档案管理的系统化、科学化和规范化。
1 科研成果档案系统化管理特点
1.1 重要性
科研成果档案是科研成果的历史记录，全面、准确地反映了个人及课题组、甚至是整個科研单位科研工作实力。做好科研成果档案系统化管理，是评价科研人员科研能力、单位科研水平的重要依据;科研成果档案记载了科研单位科研活动全过程及科研成果，含有丰富的前沿科技知识和科技信息，做好科研成果档案系统化管理，有利于发挥科研成果档案参考、借鉴等功能。
1.2 普遍性
科研成果档案是科研单位在实践中普遍产生的、具有查考价值的重要依据，也是科研项目的直接产物。科研成果档案主要包括前期的立项申请书、可研报告、科研合同书;中期的科研项目进展、实验报告、原始数据记录;以及后期的科研成果技术报告、推广应用报告和厂家实际使用报告，等等。
1.3 特殊性
科研成果档案的特殊性，主要是指其与文书档案、人事档案、工程档案等而言具有其特殊性。且每个领域的科研成果档案又各不相同，如军工领域科研成果涉密性强、工程领域科研成果价值性高、教育科研成果档案理论性强等。
2 科研成果档案系统化管理要求
科研成果档案系统化管理，应始终紧扣“系统”二字，从科研成果档案的归档范围、立卷方法、卷内目录和档案号、案卷目录登记等各个方面抓起，切实做好科研成果档案系统化管理。
2.1 归档范围
承担着不同科研任务的科研单位及个人，纳入科研成果档案收集、整理归档的范围各不不同。以某工程技术单位为例，属于其科研成果归档范围主要包括管理类和实验类两大类别。前者，主要包括科研项目计划任务书、课题组科研项目立项申报书、科研项目依据性资料（如科研项目技术合同书、委托书、专家建议等）、科研项目定题论证资料（如科研项目预算书/表、年度计划任务、年度设计书/表）、阶段性科研成果报告、专题报告，以及科研成果转化形式（论文、专利或专著等）、科研项目成果鉴定结论、科研成果等级评定及获奖资料，以及科研项目成果评价、推广及应用报告。后者，则主要包括科研项目实施过程中产生的各种原始实验记录、实验大纲、实验统计资料、实验报告，以及阶段性科研成果资料，尤其是新技术、新理论、新方法在科研项目实验产生的实验工作日记、技术方案、数据分析等。
2.2 立卷方法
在确定科研成果档案立卷归档范围后，坚持以“套”为单位，根据科研成果项目实际，将收集起来的文字、图表、特殊文件资料等进行立卷整理。其中，文字资料立卷整理通常从科研项目计划任务书下达至科研项目成果结束全过程中文字材料进行组卷。如某工程技术部门上报的国家级成果项目《隧道与地下工程深孔光面爆破技术》（2017-2020年，共3个单位协作研究）。其中，科研项目组织管理类，按照3年来科研合同书、科研成果报告书/表、科研项目考核分工、考核要求书、科研项目经费分配及鉴定等文字资料进行组卷;三年来，光面爆破、预裂爆破、周边眼装药结构、掏槽眼结构、炮眼半痕率等实验数据、实验现象、实验阶段性小结，其中原始记录整理则需要以时间先后顺序进行排列，以及问题特征进行类别划分、组卷。又如，《隧道深孔光面爆破技术不同结构用药量特征分析》，以时间为序，按2019.10.10-2020.9查找国内外文献资料，并著录卡片组卷。此外，还要注重科研成果档案中的照片、底片、录音、录像、图谱、图表，甚至是实物类档案资料的整理。
2.3 卷内目录
立卷整理完成后，还需要认真做好科研成果档案卷内目录填写、归档资料说明及备考表填写等。其中，卷内目录表（见表1）应附于每一份科研成果档案案卷首页，用以统计及展现卷内文件内容，利于科研档案后期的查找。
此外，归档说明也至关重要，便于对科研成果档案归档检查及验收。通常包括科研项目整套资料名称及代号、工作依据文件编号、科研项目主持人及参与人姓名、科研成果档案整理人及归档说明书撰写姓名、日期等。
2.4档案号
科研成果档案号编制主要是指科研成果档案的保管部门或单位编号/代号。档案号的编制要体现科研成果系统整理的科学次序。即，“分类号+顺序号”组成科研成果档案号。此外，还要做好案卷目录登记（见表2），便于计算机录入工作，为下一步科研成果档案检索奠定基础。
3 科研成果档案系统化管理方法
科研成果档案系统化管理是一项系统性工程，既要在思想上树牢归档意识，也要在实践中理顺部门间关系，还需要运用好信息技术，努力构建科学合理、规范有序的科研成果档案管理格局。
3.1 强化归档意识
科研成果档案系统化管理需要广大科研工作者树立牢固的归档意识，从科研成果档案系统化管理的现实必要性、紧迫性高度，认识科研成果档案系统化管理的重大现实意义。加强科研成果档案工作成果宣传和展示，展现做好科研成果档案管理对于科研工作的重要性。此外，科研单位要立足科研实际，切实完善科研成果档案管理的各项规章制度，从各个方面规范科研成果档案管理行为。此外，要明确职责内容及范围。 3.2 理顺部门关系
科研单位应理顺科研部门与内部档案管理机构之间的关系，坚持“系统”理论，激发科研单位各部门之间的工作活力，积极构建“大档案”管理理念和体系，将科研成果与档案管理有机结合起来。建立“双向监督”机制，同步指导、协调科研人员做好科研成果档案归档工作，要求做好科研全过程资料的收集、归档，确保应归尽归。
3.3 做好超前管控
科研项目周期长、归档资料数量庞大，专业性强，因此，加强科研档案超前质量管控工作至关重要，为科研成果档案系统化管理打牢基础。在强化科研人员归档意识基础上，要求档案工作者树立超前管控意识，转“坐等上门”为主动服务，协助科研人员做好科研成果档案资料的收集、整理，加强档案规范及标准的宣传普及，主动参与科研相关过程之中，从科研项目立项、研制及归档等各个环节做好档案系统化管理。
3.4 建立管理系统
随着计算机信息技术的发展，及其在科研成果档案管理中的深入应用，积極搭建科研成果档案信息管理平台和管理系统，对提升科研成果档案管理信息化管理水平具有积极的现实意义。为此，科研单位应与档案管理部门加强合作，开发科研成果档案数据库、科研成果奖项数据库、科研工作者人员数据库，以及科研成果转化数据库等若干个特色专题数据库，做好科研成果档案系统化管理。
参考文献：
[1]石美琼，程勇，周怡静.科研成果档案系统化管理方法探析[J].云南科技管理，2013（3）：37—38.
[2]陈晓霞.浅谈科研成果档案的管理方法[J].机电兵船档案，2012（5）：44—45.
[3]赵洪芳.关于科研成果档案鉴定的几点思考[J].兰台世界，2011（1）：29—30.
[4]罗晓红，李强.浅谈科研成果档案管理工作[J].西北国防医学杂志，2007（5）：397—398.
[5]宋平，陈晓青.略谈科研成果档案[J].科技档案，2000（2）：3—4.
[6]朱凯，许龙善.科研成果档案管理数据库及检索[J].预防医学情报杂志，2000（1）：39—41.
[7]王履铭.重视科研成果档案的收集与整理促进成果的转化[J].机电兵船档案，2000年（2）：31，34.
[8]魏爱萍.获奖科研成果档案的开发和利用[J].管理观察，2012（32）：126.
作者简介：闫丽丽，大学学历，中国恩菲工程技术有限公司助理馆员，主要从事档案信息化管理研究。