制造企业全面预算管理的困境与对策

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  摘要:全面预算管理作为提高企业经营管理水平,实现企业战略的重要手段,越来越引起经管层的关注。本文首先阐述了全面预算管理的含义、特点和内容,然后在分析制造企业特点的基础上,研究目前制造企业全面预算管理普遍存在的问题,最后从全面预算管理的思想认识、预算编制、预算执行与调整、预算评价与考核、全面预算组织体制和制度保障、信息化建设等方面,提出了有针对性的对策和建议。论文对于同类企业提高全面预算管理水平,促进企业持续健康发展具有一定的参考价值。
  关键词:制造企业;全面预算管理;企业战略
  在我国制造业面临转型升级的关键时期,学习和借鉴国内外成功企业的先进管理方式,采取有效措施推动企业高质量发展,成为必然选择。全面预算管理是被实践证明了的,能够合理配置企业资源,充分激发企业潜在动力的科学管理系统,对制造企业转型升级具有重要意义。
  一、全面预算管理概述
  全面预算管理是通过对未来一定期间内的经营活动,及其所产生的财务结果进行全面预测和筹划,科学合理地配置企业资源,并对执行过程进行控制和监督,对执行结果进行分析、评价和考核,从而指导企业改善经营管理,实现企业战略目标的管理活动。
  全面预算特别强调“三全”,即预算管理全员参与、业务范围全面覆盖、管理流程全程跟踪。全面预算管理的内容非常广泛,基本涵盖了企业全部经济业务。既包含与企业日常生产经营直接相关的生产预算、销售预算、采购预算等经营预算,也包括项目投资预算、融资预算等专门决策预算,以及与企业资金收支、财务状况和经营成果等有关的财务预算。
  二、制造企业特点分析
  首先,制造业专业技术强、生产工艺复杂。一般的预算管理人员对生产现场不了解,涉及生产、品质、环境、保全等具体业务一头雾水。因此,在制造企业推行全面预算,需要预算管理人员深入现场了解生产,加强与业务部门的沟通。
  其次,生产效率是制造企业的生命。制造企业的固定成本非常高,必须达到保本点才会有盈利。然而,生产线的正常运转需要多部门协同合作才能实现。采购、物流、设备、原动力(水电气)等部门的工作必须及时到位。由于预算的原因,导致某个环节的工作没有到位,进而导致生产线停止是难以接受的。因此,制造企业推进全面预算管理,必须精心设计,详细规划。既要保持预算刚性和约束力,也要具有灵活性。
  三、目前制造企业全面预算管理存在的问题
  (一)在全面预算管理的认识上存在误区
  首先,很多制造企业领导认为预算是纯财务工作,没有认识到全面预算管理是实现企业战略的科学的管理系统。在制造企业中,和生产、技术、销售以及采购等部门相比,财务工作往往被认为是为企业带来附加值最低的部门。及时付款、定期出报表、按照法规要求纳税,这些基础工作就被认为是企业的全部财务工作,财务部门对提高企业管理所起到的重大作用被长期忽视。
  其次,很多制造企业领导认为全面预算会降低生产效率,不愿意投入更多的人力做这项工作。从预算编制、预算执行到预算评价与考核,需要做大量的基础工作,需要预算管理部门和业务部门反复沟通。很多制造企业领导无法理解制定生产预算、采购预算、销售预算的必要性。认为严格执行预算会严重降低生产效率,不严格执行预算又流于形式。面对这样的困境,全面预算管理很难实行,只能在和生产关联性不高的经费等方面实行预算管理。生产预算、采购预算、销售预算等领域往往没有纳入预算管理的范围,没有实现业务全覆盖。
  (二)在全面预算管理的实行过程中存在短板
  首先,预算编制不规范,没有掌握科学的预算编制方法。一种情况是“拍脑袋出金额”,根据主观得出金额分配到项目和项目明细,根本没有客观的依据和进行科学调查、分析。导致预算不足或者预算执行率偏低。另一种情况,由于缺乏必要的信息,有的业务部门在编制预算时会“咨询”厂家。业务部门把预算项目直接透露给厂家,由厂家提供单价、工时、数量等关键数据,从而让厂家掌握了制造企业的预算。最终导致投标报价和中标价非常接近预算。另外,预算编制的方式,不是权威式预算就是参与式预算。权威式预算主观性太强,容易让下级缺乏责任感和动力,参与式预算又导致各部门为了轻松完成预算目标,制定较低的预算标准,不能保证企业的经营目标的实现。
  其次,预算不执行或者执行不严。预测只是一种可能,预算则是必须,是必须完成的指标和任务。有些制造企业的全面预算管理,完全是财务部门在“自说自话”。全面预算管理仅仅是财务部门,在相关部门的配合下填写各种表格,完成利润数据的预测。或者将已经确定好的利润、收入、成本等,通过一些分配方法,分解到各个预算明细项目,完成各种表格的填写。全面预算管理成了全面表格管理。所谓全面预算只是形式上完成全面预算的编制工作,实际工作中仅经费部分执行预算管理,其他预算指标更多的只是预测功能,没有起到预算约束的作用。预算编制和预算执行搞成了“两张皮”。另外,预算调整过于随意。尤其是采购部门、生产部门和销售部门,在预算执行时发现难以完成,不是想方设法完成预算,而是以各种理由要求调整预算,轻易调整后的預算很可能导致企业经营目标难以实现。
  最后,预算评价和考核不到位。预算评价与考核是全面预算管理流程中的重要一环。缺乏评价与考核的全面预算,慢慢会流于形式。很多制造企业的全面预算管理都存在预算评价与考核不充分,甚至没有考核的问题。这里面既有对预算管理工作认识不足、重视度不够,预算分解不充分、责任落实不到位的原因,也有缺乏预算考核指标,预算分析表面化的原因。全面预算必须实现全流程跟踪,才能发挥出提升企业管理水平的作用。
  (三)全面预算管理缺乏组织体制和制度上的保障
  首先,全面预算管理工作需要企业所有部门和员工参与其中。有条件的企业可以设置预算管理决策机构,和预算管理日常工作机构。但是,目前制造企业普遍缺乏这样的专门机构,预算管理完全交给财务部门负责。实际工作中,对于如生产、采购、销售等专业性较强领域的预算项目,财务部门很难分析和判断,在预算管理工作中往往陷于被动,只能听之任之。因此,组建由企业最高领导参加的,吸收各部门专业人才组成跨职能部门的预算管理委员会,及常设办公机构是非常必要的。   其次,制度建设存在不足。很多制造企业没有建立全面预算管理制度,导致预算管理职责不清,或者流程衔接不畅等问题。例如,有些制造企业对预算审核职责规定模糊不清,要求各业务部门的领导负责审核预算项目明细,财务部门只对预算总金额进行审核。这样的后果就是预算项目审核不充分,预算金额居高不下。当整体预算金额不满足要求时,由于不掌握预算明细项目,财务部门要求各业务部门削减预算会遇到很多困难。这里面既有专业性障碍的问题,也有工作量的问题,但更多的还是没有建立健全的全面预算管理制度,导致职责分工和工作内容约定不清。
  (四)全面预算管理信息化程度不足
  制造企业从材料采购、运输,到产品生产和销售,业务范围广而且比较复杂。很多制造企业的预算管理系统比较初级,只具备预算编制、预算调整、预算削减、生成会计凭证信息等基本功能。从预算编制、预算执行到预算评价与考核全部流程和环节的信息收集,数据汇总、预算分析等基础工作,都是通过手工Excel表完成。预算管理人员的工作量非常大,数据精度也无法保障,很多时候不得不在某些业务领域放弃预算管理,导致没有实现业务全覆盖,预算管理信息化程度不足,也是目前制约制造企业全面预算开展的困境之一。
  四、加强制造企业全面预算管理的对策
  (一)重新审视并提高对全面預算管理的认识
  全面预算管理工作,必须得到制造企业领导的重视和大力支持才能成功。制造企业专业技术强,生产工艺复杂,部门多,全面预算管理难度较大。也正是因为如此,作为能够把企业所有关键问题融合于一个体系的管控方法,全面预算管理对实现企业战略的推动作用,必须得到充分重视。制造企业的财务部门应联合内控管理部门,制作介绍全面预算管理的说明资料,向企业领导做专题汇报。特别注意引用国内外成功企业全面预算管理的案例,阐述全面预算管理产生的背景、功能、运行方式,以及对现代企业发展的巨大推动作用,引起他们的重视,取得他们的支持。只有公司各级领导重视,并充分参与到预算管理工作中,全面预算才具备在制造企业真正实现的思想基础。
  (二)补强全面预算管理工作中的短板
  首先,掌握正确的预算编制方法。常见的全面预算编制方法有固定预算法、增量预算法、零基预算法、弹性预算法等。对于不同的业务部门、不同的预算项目应适用不同的预算方法。但是一经确定不应随意变更。财务部门的预算管理人员,应定期向业务部门讲解预算编制的各种方法,并向他们提供咨询服务。此外,在全面预算的编制流程上应遵循“上下结合、分级编制、逐级汇总”的方式,加强预算准备阶段对基础资料和数据的收集、分析工作。预算管理工作机构,应依据预算编制部门提供的客观、真实的资料逐项进行审核,确认明细项目的金额。针对存疑的数据,与预算编制部门充分沟通,最终达成预算方案。
  其次,严格执行预算,加强预算控制和预算调整的管理。全面预算管理的范围必须覆盖包括生产预算、销售预算、采购预算、人工成本预算等全部经营预算,以及专门决策预算和财务预算。编制预算就要按照程序完成预算审批,下达预算并严格执行预算。预算必须按照预先建立的内部控制流程严格执行,预算审批人员按照授权履行审批职责。预算调整应谨慎,严格控制调整频率。只有在企业内外部环境发生重大变化的情况下才能调整。例如:国家政策法规发生重大变化,企业发生合并、分立,或者企业内部组织结构出现重大调整等。一般情况下,预算应保持稳定,不能轻易调整。
  最后,加强预算评价与考核工作。制定科学合理的预算考核指标,通过充分、详细、具体的预算指标分解,落实责任预算,最终落实到每个岗位和每位员工。通过科学合理的预算分析,对预算组织工作以及预算完成情况进行正确评价,确保预算考核公平、公正。预算考核结果,必须作为个人绩效考核的重要组成部分。通过适当的奖惩措施,使全面预算管理工作得到应有的重视。只有这样,才能使员工感受到预算管理的理念,才能达到全面预算全员参与的效果。
  (三)加强组织体制和制度上的保障
  首先,建立健全的全面预算管理组织体制。成立预算管理委员会,作为全面预算管理的最高决策机构。预算管理委员会必须由董事长,或者总经理任委员会主任,总会计师或分管财务的副总经理任副主任,其他副总经理和各部门负责人也要参加。预算管理委员会为非常设机构,可在预算管理委员会下设立预算办公室作为日常工作机构,具体负责全面预算的编制、审核、控制、调整、分析和考核与评价工作。全面预算管理的日常工作机构除财务人员参加外,应吸收生产、技术、采购以及销售等部门的人员,组成跨部门的精英团队,深入生产现场和各职能部门了解具体业务,为完善预算管理提出改善建议。全面预算管理的日常工作机构人员应当专职,并尽可能保证人员的稳定。
  其次,加强全面预算管理制度体系建设。制造企业应建立并完善全面预算管理制度,明确全面预算管理的决策机构、工作机构和执行机构在预算编制、预算执行、预算评价与考核全流程中的职责,工作内容和业务流程。必须将制造企业的全部经济活动,纳入预算管理范围,要求各部门、各单位、各岗位,上至企业最高领导、下至普通员工都要参与进来。建立预算编制、预算审批、预算指标分解、预算控制、预算评价与考核等一系列细则和实施办法,确保全面预算管理工作能够落地。
  (四)提高全面预算管理信息化水平
  制造企业提高全面预算管理信息化水平,需要根据企业战略规划、财务状况、现有信息系统等实际情况,因地制宜地建设全面预算管理信息系统。首先,梳理全面预算管理的制度和业务流程,明确管理的目标,在此基础上制定建设方案。其次,选择恰当的软件开发商,引入全面预算管理软件,与现有财务、采购、人力资源管理、生产管理等信息系统实现数据对接。然后,建设以主控制中心,与分业务模块为基础的全面预算管理信息系统。主控制中心主要功能是汇总、分析、指挥、控制和预测功能,实现对分业务模块数据的集成化管理。分业务模块的主要功能是覆盖包括生产、采购、销售、投资、资金等全部业务范围的数据库。由专业软件开发商,将分业务模块的数据,以电子化的形式集中到主控制中心进行管理,实现信息的共享。完成多层级、多维度、大规模的预算编制、数据汇总和分析工作,完成各预算数据与指标之间的联动以及经营预算、专门预算与财务预算的一体化管理。
  五、结束语
  综上所述,本文从思想认识上的误区、执行过程中的不足、组织体系和制度建设缺乏保障、信息化水平不足四个方面,分析了制造企业全面预算管理中存在的深层次问题。有针对性地提出了改善措施,对制造企业全面推进全面预算工作,具有重要的参考意义。在实践中,全面预算管理也是企业内部控制,以及全面风险管理的重要措施。如何在全面预算管理业务流程中,嵌入内部控制和风险管理的内容,是未来需要深入研究的课题。
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