论文部分内容阅读
摘 要：人力资源单位和社保局主要是管理关于人事档案和社会保障档案，对其资料进行收集、管理、计算考核，为社会更好的服务，省去由于档案丢失带来的麻烦。档案记录着所有的个人活动以及活动中个人表现的评价，过去的和现在的记录都在档案中显示。而这些记录，反应出人的价值，不仅是企业的聘请准则，还能决定入职后的工资。所以，档案的管理很重要。本文，首先从现在档案管理的情况出发，对其中存在的问题进行分析，并且提出相应的解决办法。
关键词：档案管理;方法;应用分析
档案的管理是对不同形式资料进行记录并且保存，其中需要对资料进行统一收集、整理、保存等各种功能，不能对档案进行更改，需要保证绝对真实性。档案管理对象是档案本身，而服务对象为档案利用者，系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，占科学能力的重要地位，也是社会信息的基石。通常档案是由人力资源和社会保障局进行保存，对企业的工作有着重要意义，而且也对社会有着长远的意义。
一、档案管理中存在的问题
（一）档案管理不规范
有些档案，不是由专门的人员进行收集、管理和保存，而是由各个单位的档案室进行保管，存放在档案室中，使档案管理不是一个规范的模式。档案的数量巨大，管理的形式和机制都有偏差，在档案管理中不能进行分享。
单位的档案室由于对档案没有进行分类，会出现多个档案室保存不同的档案，如关于业务的档案、办公室的檔案、人事档案等。而且存放档案需要大量空间，就会去额外租房存放或者存放在办公室中，档案就不会集中在一块区域，使管理出现阻碍。
办公室存放档案，并没有严格执行档案管理中的三分开。由于办公室是工作为主，人来人往，也不能保证档案的防尘、防盗、防光等。由于档案的重要性，一般在档案室都会配置相应的设施，对档案进行保护，才能使档案更安全，但是多个档案室就会使资源消耗严重。
（二）档案记录偏差
工作人员收集档案的过程中，有时会出现档案数据不完整、记录有偏差，是因为档案在个人手中，资料一直没有给工作人员，导致归档时间不及时，资料的完整度不全，无法查询。或者由于单位的档案部没有及时移交资料，使资料都在单位的各个部门，不能准确而且完整的记录资料里面的东西，也会使档案记录不完全或者记录出现偏差。档案不能完整的记录和保存，不能反应出人的价值和能力，会对工作以及生活产生影响，甚至会因为这样的情况引发纠纷。
（三）档案工作人员缺乏综合素养
档案工作人员需要达到规范中的专业素养，良好的技术，才能使档案工作去准确执行，完成档案管理工作。而在档案管理工作中，都是有专业的档案部门，有相关的规范去管理人员，人员之间需要相互配合，完成工作。
而在实际的情况中，档案管理中会出现兼职人员或者短期工作人员，专业会出现不对口的情况，使工作状态不佳，而且没有相关的知识和规范的指导，从而对于档案管理比较随意，使档案的准确性减少，甚至会遗失档案。还会出现人员的专业素养和技术不高，对于档案管理的规范不了解，只会简单的收集和管理工作，在工作中比较盲目，不理解规范的实际要求。导致在档案管理中，因为自身对规范的不理解，只会基本的操作，使档案出现错误。
二、针对问题进行分析与解决
（一）加强档案制度管理
随着社会的发展，在档案管理的过程中，需要对档案制度进行革新，使制度更加完善，也更符合现在社会的形式。注重档案管理的规范化，严格遵守三分开以及相应的规范制度。档案管理工作应由专业人员负责。同时要档案的管理机制要逐步完善，让规章制度真正起到督促指导作用，而不是形同虚设。要将档案室中的档案分门别类，这样不仅方便档案工作人员随时查看，还有利于档案的集中管理，大大提高了工作效率。此外，档案室的防护工作要做好，要保证档案的安全性以及完整性，以免出现档案丢失、档案受潮等等一些情况，对后续的工作产生影响。
（二）档案管理信息化
现在是一个信息技术的时代，信息化使人们的生活变得很便利。信息技术运用在管理档案中，使档案信息化，从纸张中解放出来，资料的遗失程度会减轻，并且还能使档案的损坏程度减轻，使用时间增长，也能使档案的规范更加完善，效率提升。
信息化档案管理可以实现资料共享，各个单位将资料上传于专业的网络平台，有利于档案信息的完善，档案管理的价值也得以展现，对档案管理工作有着促进作用。因此，不断对信息化系统进行优化，加强档案的信息化管理，是一个重要的事。
（三）提升工作人员的专业度
在招聘时尽量选择专业对口的人才，这样在实际操作时更具专业性，对于档案管理工作也会更上心。此外，应与档案工作人员多交流多沟通，了解其内心想法，例如对档案管理工作是否具有长久的耐心，在未来的几年内是否考虑更换工作等等。平日里要对工作人员进行专业技能方面的培训，增加专业度，并且需要了解档案工作人员日常工作时出现的问题，并与档案工作人员一同及时提出建议，这样不仅可以调动工作的积极性，还可以增强档案工作人员的责任感，从而促进档案管理工作的开展，提高工作的效率与质量。
档案工作人员要充分意识到档案管理的重要性，操作要规范化，每一个步骤要有序地进行，将出现错误的可能性降到最低。另外，档案工作人员还需加强服务意识，工作时要谨慎细致，认真对待每一份档案。
三、结束语
随着我国经济的快速发展，如何提高人民的社会保障，如何提升人民的幸福感，是当今社会所关心的。因此，人力资源单位和社保局的档案管理要完善档案的管理机制，认识到档案管理的重要性，对现在的管理规划进行更新，使管理工作随着时代的发展也不断前进。对人员进行专业技术指导和管理，并且不断增强工作人员的服务意识，高效有序地完成档案管理工作，加强档案的信息化管理。
参考文献：
[1]潘海飞.人力资源和社会保障局档案管理方法研究[J].办公室业务，2018（7）：88-88.
[2]张学成，李云华，陈丽.档案管理在大数据背景下面临的挑战及对策分析[J].经济研究导刊，2017（29）：183-184.
关键词：档案管理;方法;应用分析
档案的管理是对不同形式资料进行记录并且保存，其中需要对资料进行统一收集、整理、保存等各种功能，不能对档案进行更改，需要保证绝对真实性。档案管理对象是档案本身，而服务对象为档案利用者，系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，占科学能力的重要地位，也是社会信息的基石。通常档案是由人力资源和社会保障局进行保存，对企业的工作有着重要意义，而且也对社会有着长远的意义。
一、档案管理中存在的问题
（一）档案管理不规范
有些档案，不是由专门的人员进行收集、管理和保存，而是由各个单位的档案室进行保管，存放在档案室中，使档案管理不是一个规范的模式。档案的数量巨大，管理的形式和机制都有偏差，在档案管理中不能进行分享。
单位的档案室由于对档案没有进行分类，会出现多个档案室保存不同的档案，如关于业务的档案、办公室的檔案、人事档案等。而且存放档案需要大量空间，就会去额外租房存放或者存放在办公室中，档案就不会集中在一块区域，使管理出现阻碍。
办公室存放档案，并没有严格执行档案管理中的三分开。由于办公室是工作为主，人来人往，也不能保证档案的防尘、防盗、防光等。由于档案的重要性，一般在档案室都会配置相应的设施，对档案进行保护，才能使档案更安全，但是多个档案室就会使资源消耗严重。
（二）档案记录偏差
工作人员收集档案的过程中，有时会出现档案数据不完整、记录有偏差，是因为档案在个人手中，资料一直没有给工作人员，导致归档时间不及时，资料的完整度不全，无法查询。或者由于单位的档案部没有及时移交资料，使资料都在单位的各个部门，不能准确而且完整的记录资料里面的东西，也会使档案记录不完全或者记录出现偏差。档案不能完整的记录和保存，不能反应出人的价值和能力，会对工作以及生活产生影响，甚至会因为这样的情况引发纠纷。
（三）档案工作人员缺乏综合素养
档案工作人员需要达到规范中的专业素养，良好的技术，才能使档案工作去准确执行，完成档案管理工作。而在档案管理工作中，都是有专业的档案部门，有相关的规范去管理人员，人员之间需要相互配合，完成工作。
而在实际的情况中，档案管理中会出现兼职人员或者短期工作人员，专业会出现不对口的情况，使工作状态不佳，而且没有相关的知识和规范的指导，从而对于档案管理比较随意，使档案的准确性减少，甚至会遗失档案。还会出现人员的专业素养和技术不高，对于档案管理的规范不了解，只会简单的收集和管理工作，在工作中比较盲目，不理解规范的实际要求。导致在档案管理中，因为自身对规范的不理解，只会基本的操作，使档案出现错误。
二、针对问题进行分析与解决
（一）加强档案制度管理
随着社会的发展，在档案管理的过程中，需要对档案制度进行革新，使制度更加完善，也更符合现在社会的形式。注重档案管理的规范化，严格遵守三分开以及相应的规范制度。档案管理工作应由专业人员负责。同时要档案的管理机制要逐步完善，让规章制度真正起到督促指导作用，而不是形同虚设。要将档案室中的档案分门别类，这样不仅方便档案工作人员随时查看，还有利于档案的集中管理，大大提高了工作效率。此外，档案室的防护工作要做好，要保证档案的安全性以及完整性，以免出现档案丢失、档案受潮等等一些情况，对后续的工作产生影响。
（二）档案管理信息化
现在是一个信息技术的时代，信息化使人们的生活变得很便利。信息技术运用在管理档案中，使档案信息化，从纸张中解放出来，资料的遗失程度会减轻，并且还能使档案的损坏程度减轻，使用时间增长，也能使档案的规范更加完善，效率提升。
信息化档案管理可以实现资料共享，各个单位将资料上传于专业的网络平台，有利于档案信息的完善，档案管理的价值也得以展现，对档案管理工作有着促进作用。因此，不断对信息化系统进行优化，加强档案的信息化管理，是一个重要的事。
（三）提升工作人员的专业度
在招聘时尽量选择专业对口的人才，这样在实际操作时更具专业性，对于档案管理工作也会更上心。此外，应与档案工作人员多交流多沟通，了解其内心想法，例如对档案管理工作是否具有长久的耐心，在未来的几年内是否考虑更换工作等等。平日里要对工作人员进行专业技能方面的培训，增加专业度，并且需要了解档案工作人员日常工作时出现的问题，并与档案工作人员一同及时提出建议，这样不仅可以调动工作的积极性，还可以增强档案工作人员的责任感，从而促进档案管理工作的开展，提高工作的效率与质量。
档案工作人员要充分意识到档案管理的重要性，操作要规范化，每一个步骤要有序地进行，将出现错误的可能性降到最低。另外，档案工作人员还需加强服务意识，工作时要谨慎细致，认真对待每一份档案。
三、结束语
随着我国经济的快速发展，如何提高人民的社会保障，如何提升人民的幸福感，是当今社会所关心的。因此，人力资源单位和社保局的档案管理要完善档案的管理机制，认识到档案管理的重要性，对现在的管理规划进行更新，使管理工作随着时代的发展也不断前进。对人员进行专业技术指导和管理，并且不断增强工作人员的服务意识，高效有序地完成档案管理工作，加强档案的信息化管理。
参考文献：
[1]潘海飞.人力资源和社会保障局档案管理方法研究[J].办公室业务，2018（7）：88-88.
[2]张学成，李云华，陈丽.档案管理在大数据背景下面临的挑战及对策分析[J].经济研究导刊，2017（29）：183-184.