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摘要:高职院校系级教学秘书身为学院基层教学管理者和服务者,在学院教务管理中发挥了重要作用。文章就如何做好高职院校系级教学秘书工作,提出了几点思考。
关键词:教学秘书良好心态素质修养沟通
0 引言
高职院校系级教学秘书是高校教学管理队伍中最基本的一员和基层执行者,是教学链中不能缺少的一环,不仅起着上令下达,下情上奏,调节各部门和师生关系的作用,而且还是教务部、教师、学生三者之间的纽带和桥梁,是信息传递和反馈的重要渠道。平时工作量大,工作事务繁琐,接触面广,时间性强。笔者从事教学秘书工作6年多,本文就如何做好高职院校系级教学秘书提出以下几点思考。
1 充满工作热情
只有热爱教学秘书工作,把它当成自己生活的一部分,才会建立起自己对工作的责任感和使命感,关心学院未来的发展,爱岗敬业,才会去思考如何将工作做得更好。当我们死心塌地热爱我们所做的工作时,就能产生火热的激情,它能让我们每天在工作中全力以赴,竭力所能地投身到教学管理工作中,发挥更好的作用。热爱工作、对工作充满热情的人也是单位更乐意聘用、乐于培养的人。而成功始于源源不断的工作热忱,只有热爱工作,才会把握每一个机会,注重每一个工作细节,调动所有的力量去争取创造出类拔萃的成绩。
而对工作没有了热情,必然会对工作产生厌倦,平时提不起精神,心情懒懒散散,遇事推脱应付,抱有“当一天和尚念一天经”心理,必然会失去做好工作的动力;没有了工作热情,也必然会失去战胜困难的勇气,不敢面对创新与挑战。除非你喜歡自己的工作,否则永远无法做好本职工作,事业也就无法成功。
2 拥有广博知识
教学秘书从事服务教学的管理工作,学历和专业知识水平可能没有任课老师那么高,另外很多教学秘书是从不同专业中转行而来,专业素质还需要在工作中不断提高。所以教学秘书应不断提高知识理论水平和具备相应专业的知识结构。要利用业余时间学习教育学、教育心理学、秘书学、办公室管理、公文写作、管理学等方面相关知识。另外还需要根据所在系的不同,学习、了解本系开设相关课程的知识。例如笔者身在工商管理系,就要学习、了解本系所开设的各门重点课程,例如市场营销,商务谈判,营销策划,物流管理,基础会计等课程。同时了解各专业课程体系设置的原则,掌握各专业的教学特点和教学规律,以协助教学主任更好地调整教学计划,提出实用有效的观点和意见。
教学管理工作正逐步走向现代化、科学化。这就要求教学秘书还需要学习掌握系统管理、信息管理等先进的管理技能,熟练运用办公软件,教务管理系统,网上办公系统等现代化的管理软件,熟练使用与维护办公设备。教学秘书要不断学习掌握广博的知识,与教学管理实践相结合,才能做好教学计划执行与管理、学籍管理,考试与成绩管理,教学档案管理、教材管理、教务文书撰写等工作。
3 替领导把好关
系级教学秘书在教学主任的直接领导下工作,是领导的助手和参谋,把好关是参谋和助手的重要职责。平时协助主任完成教学管理的各项任务,保证日常教学井然有序,促进各项教学活动健康发展。经常提醒主任哪些工作没有完成,哪些文件需要上交,开会时带什么材料等等。领导会的秘书要会,领导不会的秘书也要会,领导会有忘记、糊涂的时候,但是秘书却不能,要时刻清醒协助领导工作。虽然职位不在,但是要站在领导的高度想问题,看问题,这样才能当好领导的参谋,替领导把好关。
例如领导写完报告,习惯性让地教学秘书帮助检查。教学秘书必须认真校读,发现错别字,段落格式错误,有疑义的词汇及时向领导汇报,及时修改,以免上报之后出现问题。申报特色专业,领导将佐证材料的收集往往交给教学秘书,因为教学秘书对教学情况有最完整的备份和整理。教学秘书要很好地领会领导的意图,才能将佐证材料与领导写的申请书相对应,并分门别类建立文件夹,排好材料顺序,做好目录。帮助领导一遍一遍审核,修改,打印,检查,装订。这个过程的每一步都需要教学秘书的细心与耐心,不厌其烦的修改,替领导把好每一道关。
4 勤恳踏实
系教学秘书工作庞杂,上有教务部、系领导,下有学生,还要和上课教师和其他职能部门打交道,也就是我们日常所说的“婆婆多”(婆婆是指相关部门,例如实训办、就业办、科技处、宣传处、学生处等)。每个“婆婆”交办的事情都要认真仔细的处理。日常排课表,调课串课查课,组织考试报名,每件小事教学秘书都要考虑周全,认认真真、勤勤恳恳地去做。做好了默默无闻,而稍有疏忽就是教学事故。例如组织学生考试报名,不小心把学生名字打错,“鸿”打成了“红”,学生发下来的证也就错了,这可能就会给学生以后的工作带来麻烦。审核毕业生成绩问题时,稍有疏忽,就可能影响学生的一生,造成无法挽回的结果。所以教学秘书必须养成细致周到的思考习惯,勤恳踏实的工作作风,办事条理清楚,记忆准确,思维灵敏,善于总结。
5 心态平和
教学秘书工作繁、重、紧、杂,他们在默默无闻地为学院的教学管理工作做贡献。而他们永远是背后的奉献着,没有轰轰烈烈的成绩。不像任课老师能有很好的立项科研成果,不像辅导员组织一次学生活动,就能给领导留下深刻印象。他们做的似乎都是日常小事,而一旦出事却都是大事。他们的地位、身份、待遇等方面与教师、科研人员有着一定的差距,来自各方面的原因,造成教学秘书心理或多或少的不平衡。
面对工作中的不理想,教学秘书要善于调节自己的心态,提高心理素质,加强对秘书工作的认识,树立光荣感与自豪感,胸襟开阔、乐观向上、积极进取,在平凡中实现自己的人生价值。不要把自己工作中的不顺心挂在嘴边,写在脸上。向领导,老师、学生和你身边的人展示灿烂的笑容,用微笑带走心理的烦恼,感染身边的每个人。无论遇到什么都要记得微笑,保持心态平和。
6 善于沟通交往
教学活动不是一个系就能独立完成的,需要职能部门的密切配合,教学秘书要与学院教务处、学工办,及职能部门保持沟通,保证信息畅通,进行信息反馈。学会借助有效的沟通手段协调院与系以及系与各职能部门的关系,建立起相互了解,相互合作,相互促进的融洽关系。特别是与本系教师和学生进行良好的沟通。将本系的通知,如上交教学文件,科研申报,考试安排,监考阅卷等事宜及时的传达给任课教师,将老师的想法意见适时恰当地反馈到系里;将系里的课程安排,考试安排,各种通知及时地通知给学生,将学生对任课教师的意见,对教学方面的意见反映给系里。
教学过程的每个环节都离不开教学秘书的沟通。沟通过程中教学秘书要认清自己的角色位置,充分考虑对方的特点和需要,互相尊重,互相理解,注意谈话的艺术,灵活应变,热情机智。同时教学秘书要善于交往,营造一个与同事和谐相处,与学生和平共处的舒畅的工作环境。善于协调各种关系,充分调动各方面的教学积极性。
总之,高职院校系教学秘书,应该具有充分的工作热情,拥有广博的知识,勤恳踏实的工作精神,平和的心态,良好的沟通与交往能力,才能更加出色地做好教学秘书工作。
参考文献:
[1]纪东.周恩来总理教我做秘书.秘书之友.2009.2.
[2]李欣.秘书工作.北京:高等教育出版社,1991.
作者简介:
刘党,女,渤海大学高职学院工商系教师兼教学秘书。
关键词:教学秘书良好心态素质修养沟通
0 引言
高职院校系级教学秘书是高校教学管理队伍中最基本的一员和基层执行者,是教学链中不能缺少的一环,不仅起着上令下达,下情上奏,调节各部门和师生关系的作用,而且还是教务部、教师、学生三者之间的纽带和桥梁,是信息传递和反馈的重要渠道。平时工作量大,工作事务繁琐,接触面广,时间性强。笔者从事教学秘书工作6年多,本文就如何做好高职院校系级教学秘书提出以下几点思考。
1 充满工作热情
只有热爱教学秘书工作,把它当成自己生活的一部分,才会建立起自己对工作的责任感和使命感,关心学院未来的发展,爱岗敬业,才会去思考如何将工作做得更好。当我们死心塌地热爱我们所做的工作时,就能产生火热的激情,它能让我们每天在工作中全力以赴,竭力所能地投身到教学管理工作中,发挥更好的作用。热爱工作、对工作充满热情的人也是单位更乐意聘用、乐于培养的人。而成功始于源源不断的工作热忱,只有热爱工作,才会把握每一个机会,注重每一个工作细节,调动所有的力量去争取创造出类拔萃的成绩。
而对工作没有了热情,必然会对工作产生厌倦,平时提不起精神,心情懒懒散散,遇事推脱应付,抱有“当一天和尚念一天经”心理,必然会失去做好工作的动力;没有了工作热情,也必然会失去战胜困难的勇气,不敢面对创新与挑战。除非你喜歡自己的工作,否则永远无法做好本职工作,事业也就无法成功。
2 拥有广博知识
教学秘书从事服务教学的管理工作,学历和专业知识水平可能没有任课老师那么高,另外很多教学秘书是从不同专业中转行而来,专业素质还需要在工作中不断提高。所以教学秘书应不断提高知识理论水平和具备相应专业的知识结构。要利用业余时间学习教育学、教育心理学、秘书学、办公室管理、公文写作、管理学等方面相关知识。另外还需要根据所在系的不同,学习、了解本系开设相关课程的知识。例如笔者身在工商管理系,就要学习、了解本系所开设的各门重点课程,例如市场营销,商务谈判,营销策划,物流管理,基础会计等课程。同时了解各专业课程体系设置的原则,掌握各专业的教学特点和教学规律,以协助教学主任更好地调整教学计划,提出实用有效的观点和意见。
教学管理工作正逐步走向现代化、科学化。这就要求教学秘书还需要学习掌握系统管理、信息管理等先进的管理技能,熟练运用办公软件,教务管理系统,网上办公系统等现代化的管理软件,熟练使用与维护办公设备。教学秘书要不断学习掌握广博的知识,与教学管理实践相结合,才能做好教学计划执行与管理、学籍管理,考试与成绩管理,教学档案管理、教材管理、教务文书撰写等工作。
3 替领导把好关
系级教学秘书在教学主任的直接领导下工作,是领导的助手和参谋,把好关是参谋和助手的重要职责。平时协助主任完成教学管理的各项任务,保证日常教学井然有序,促进各项教学活动健康发展。经常提醒主任哪些工作没有完成,哪些文件需要上交,开会时带什么材料等等。领导会的秘书要会,领导不会的秘书也要会,领导会有忘记、糊涂的时候,但是秘书却不能,要时刻清醒协助领导工作。虽然职位不在,但是要站在领导的高度想问题,看问题,这样才能当好领导的参谋,替领导把好关。
例如领导写完报告,习惯性让地教学秘书帮助检查。教学秘书必须认真校读,发现错别字,段落格式错误,有疑义的词汇及时向领导汇报,及时修改,以免上报之后出现问题。申报特色专业,领导将佐证材料的收集往往交给教学秘书,因为教学秘书对教学情况有最完整的备份和整理。教学秘书要很好地领会领导的意图,才能将佐证材料与领导写的申请书相对应,并分门别类建立文件夹,排好材料顺序,做好目录。帮助领导一遍一遍审核,修改,打印,检查,装订。这个过程的每一步都需要教学秘书的细心与耐心,不厌其烦的修改,替领导把好每一道关。
4 勤恳踏实
系教学秘书工作庞杂,上有教务部、系领导,下有学生,还要和上课教师和其他职能部门打交道,也就是我们日常所说的“婆婆多”(婆婆是指相关部门,例如实训办、就业办、科技处、宣传处、学生处等)。每个“婆婆”交办的事情都要认真仔细的处理。日常排课表,调课串课查课,组织考试报名,每件小事教学秘书都要考虑周全,认认真真、勤勤恳恳地去做。做好了默默无闻,而稍有疏忽就是教学事故。例如组织学生考试报名,不小心把学生名字打错,“鸿”打成了“红”,学生发下来的证也就错了,这可能就会给学生以后的工作带来麻烦。审核毕业生成绩问题时,稍有疏忽,就可能影响学生的一生,造成无法挽回的结果。所以教学秘书必须养成细致周到的思考习惯,勤恳踏实的工作作风,办事条理清楚,记忆准确,思维灵敏,善于总结。
5 心态平和
教学秘书工作繁、重、紧、杂,他们在默默无闻地为学院的教学管理工作做贡献。而他们永远是背后的奉献着,没有轰轰烈烈的成绩。不像任课老师能有很好的立项科研成果,不像辅导员组织一次学生活动,就能给领导留下深刻印象。他们做的似乎都是日常小事,而一旦出事却都是大事。他们的地位、身份、待遇等方面与教师、科研人员有着一定的差距,来自各方面的原因,造成教学秘书心理或多或少的不平衡。
面对工作中的不理想,教学秘书要善于调节自己的心态,提高心理素质,加强对秘书工作的认识,树立光荣感与自豪感,胸襟开阔、乐观向上、积极进取,在平凡中实现自己的人生价值。不要把自己工作中的不顺心挂在嘴边,写在脸上。向领导,老师、学生和你身边的人展示灿烂的笑容,用微笑带走心理的烦恼,感染身边的每个人。无论遇到什么都要记得微笑,保持心态平和。
6 善于沟通交往
教学活动不是一个系就能独立完成的,需要职能部门的密切配合,教学秘书要与学院教务处、学工办,及职能部门保持沟通,保证信息畅通,进行信息反馈。学会借助有效的沟通手段协调院与系以及系与各职能部门的关系,建立起相互了解,相互合作,相互促进的融洽关系。特别是与本系教师和学生进行良好的沟通。将本系的通知,如上交教学文件,科研申报,考试安排,监考阅卷等事宜及时的传达给任课教师,将老师的想法意见适时恰当地反馈到系里;将系里的课程安排,考试安排,各种通知及时地通知给学生,将学生对任课教师的意见,对教学方面的意见反映给系里。
教学过程的每个环节都离不开教学秘书的沟通。沟通过程中教学秘书要认清自己的角色位置,充分考虑对方的特点和需要,互相尊重,互相理解,注意谈话的艺术,灵活应变,热情机智。同时教学秘书要善于交往,营造一个与同事和谐相处,与学生和平共处的舒畅的工作环境。善于协调各种关系,充分调动各方面的教学积极性。
总之,高职院校系教学秘书,应该具有充分的工作热情,拥有广博的知识,勤恳踏实的工作精神,平和的心态,良好的沟通与交往能力,才能更加出色地做好教学秘书工作。
参考文献:
[1]纪东.周恩来总理教我做秘书.秘书之友.2009.2.
[2]李欣.秘书工作.北京:高等教育出版社,1991.
作者简介:
刘党,女,渤海大学高职学院工商系教师兼教学秘书。