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摘 要:一个成功的大规模学校必须建立在高效的管理之上,而管理离不开沟通,沟通渗透于管理的各个方面,但不少超大规模学校在实际运作过程中感到了信息沟通的障碍,主要表现为:上传、下达以及条块之间的沟通不畅。本文探讨的改变途径:等距离沟通,变单向沟通为双向沟通,信息发布渠道标准化与多样化,积极运用信息技术,提高沟通效率。
关键词:超大规模学校;管理;信息沟通
中国分类号:G47 文献标识码:A文章编号:1992-7711(2010)4-091-02
大规模中学办学能否取得成功,能否得到大家的认可,关键看管理。超大规模学校由于规模大,班级数多,在管理上目前多以年级部与处室条块结合管理模式为主。在实际运作过程中,无论是管理者还是教职工或多或少感到超大规模学校的管理与一般学校不太一样,最大的感受就是信息沟通不顺畅,对于学校的不少事务教职工多是一知半解,这样的状况显然会使管理的执行力大打折扣。
如何有效、高效的管理好超大规模学校是值得研究,急待解决的问题。学校管理过程是一个通过发挥各部门管理功能,充分调动教职工工作的积极性,提高学校办学的效能,实现社会、学校、家庭共同目标的过程。其中关键是充分调动教师的积极性,对教师最重要的是尊重,就管理而言就是做好沟通工作,没有有效的沟通就谈不上管理,沟通渗透于管理的各个方面。
一、沟通障碍的表现及原因分析
1.上情不能下达
上情下达,即下向沟通,这是传统学校最重要的信息沟通。一般以命令方式传达上级组织或其上级所决定的决策、计划、规定之类的信息。对于超大规模学校来说,由于规模大,管理层次多,管理信息层层转达,其结果往往使信息传递发生延迟,歪曲,甚至是遗失。如学校对课题组研究做出了统一的、具体的要求,由于个别年级部不重视,传达时大而化之,出现了部分老师对要求不清楚,理解错误。
2.下情不能上传
下情上传,即上向沟通。主要是教师依照规定向管理者所提出的正式书面或口头报告。除此以外,学校还采取一些措施鼓励向上沟通,如:意见箱、建议制度、以及由学校组织的征求意见的座谈会、民意测评调查等。管理者需要通过这种信息沟通,了解所制定的决策、计划、规定等,在操作过程中的实际效果,依据这些信息及时调整决策、计划、规定中某些不合理的因素,从而使工作按照预想的方向实施。在超大规模学校中,由于行政事务的繁杂,校长与普通教师的接触机会明显较一般学校少,这类信息在通过层级往上传递时,往往由于人事利害关系,使沟通信息发生变形或压缩,管理者难以得到真实有效的信息反馈。
3.条块沟通不畅
条块沟通,即横向沟通。是指年级组与处室,年级组与年级组,处室与处室,教研组之间,备课组之间,同一层次部门之间的沟通。在学校传统的沟通系统中,这样的机会不多,以我校为例,年级组与处室之间的工作交流基本每月一次,采用举行会议方式,往往所费时间人力甚多,而达到的沟通效果并不很大。
4.即时沟通乏力
有研究表明,超大规模学校中43%的问题是由于即时沟通障碍引起的,出现问题,大家由于种种原因(太远、太忙等)没有及时沟通或不懂得沟通所引起的。传统的小规模的学校由于人员少,面积小,很多事务都是通过随时随地直接沟通解决的,加之教师、领导之间接触多,大家比较熟悉,沟通障碍相对也较少。相比之下,超大规模学校由于面积大(一般在200亩以上)、人员多,大家相互来往少,了解少(教师之间不熟悉甚至不认识),沟通自然就有障碍。比如,当一个班班风出现问题时,听到的是任课老师抱怨,家长提意见,领导头痛,就是没有大家坐下来沟通信息交换意见,想方法找对策,往往是换班主任了事,问题没有解决只是丢给继任者。
所谓沟通,是人与人之间的思想和信息的交换,是将信息由一个人传达给另一个人,逐渐广泛传播的过程。著名组织管理学家巴纳德认为“沟通是把一个组织中的成员联系在一起,以实现共同目标的手段”。然而由于学校规模大,组织机构层次多,其沟通易产生困难。表现为,高层的决策常常也无法以原貌展现在所有人员之前,基层的许多建设性意见未及反馈至高层决策者,便已被层层扼杀。此时管理的效率、效能已无从谈起。如何改变这一现状,这是我们无法回避的问题。
二、排除信息沟通障碍的对策
1.明确方向提高沟通效率
沟通主要功能之一是处理由于管理不当所引起问题与矛盾,如果沟通效率过低,就无法及时解决这些问题与矛盾,此沟通也是低效沟通或无效沟通。提高沟通效率最有效的方式就是明确沟通方向,这关系到学校年级部、处室等部门的职能清晰与否。如果职能清晰明确,那么,所有问题与矛盾的沟通便有相应的针对目标,而不至于出现踢皮球,最终不了了之的现象。如甲班A学科联考成绩不理想,这时应该谁在什么时间什么地点去沟通,是年级部分管校长还是主任、是教务主任还是教研组长或备课组组长还是督导室,那么沟通的对象是谁,学生、任课教师、备课组长还是请班主任一起参加。如果双方无法明确,那么沟通的效果可以预见。为避免在沟通过程中因为部门利益的冲突而导致恶性沟通现象的产生,学校可设立一个独立于各职能部门以外的负责沟通的部门(可由一位校长牵头,相当于企业的CCO(首席咨询官),由党支部、工会具体负责),直属决策者,负责协调内部的沟通工作。沟通的效率提高了,工作的效率自然就高了。
2.实行等距离沟通
高质量的沟通应建立在平等的根基之上。如果沟通者之间无法做到等距离,这时所进行的沟通往往会产生相当多的副作用,教师是敏感的,当校领导对教师不能保持一视同仁,获得领导认可的老师自然是心情愉悦,怨言渐少,但与此同时,其余教师在沟通时会有猜疑、消极甚至是对抗的情绪,沟通工作就会遭遇很大抵抗力,管理的执行与效力自然可想而知。
3.变单向沟通为双向沟通
学校与教师的立场难免有不能共通之处,如学校关注学校的发展、各年级各学科的均衡、高考的成绩,而教师则较多关注工作的时间、强度,个人的收入、福利等。此时,管理者就应积极善用沟通的力量,及时沟通,调整双方利益,才能够使双方能更好地发展,互为推动。但目前很多学校,沟通只是单向的,即领导向下传达命令,教师接受没有任何的意见反馈或只是象征性地反馈意见,反馈变得毫无意义。没有反馈的沟通是一个不完整的沟通,完整的沟通必然具备完善的反馈机制。一所超大规模的学校应重视沟通反馈机制的建立,否则沟通的效果会大大降低。由于不能及时得到实质性的反馈,管理上是否需要改进,效能如何,这些都无法进一步落实。时间一长,还会挫伤教师的积极性及归属感。所以,管理者必须改变观念,完善沟通反馈机制,变单向的沟通为双向的沟通,让学校与教师在相互沟通中相互理解,相互信任,取得共赢。
4.信息发布渠道标准化
学校信息通常以书面通知与口头传达沟通最常见,但前者容易沦为形式,掉进文山会海,失却沟通的效率性,后者则易为个人主观意识所左右,由于发送者在提供信息进表达不清楚,或表达方式不当,如丢字少句,措词不当,或者是由于接收者接收信息时开小差,或理解错误等。这些都会导致信息内容无法客观地传达沟通。面对这样的现状,我们可以通过行政手段将信息发布的渠道统一起来,如校园网、橱窗板报、校刊校报等,所有人可以及时查看,避免了由于层级传达的误差,保证所有人浏览到的信息的一致性,同时避免了书面通知的烦琐与低效,同时可以使大家知道,要获取学校某类信息,该上哪儿查询了解,一旦习惯养成学校的信息沟通就会畅通无阻。
5.利用信息技术
目前不少学校在日常管理中积极运用信息技术,提高了管理工作效率,促进学校教育及其管理的现代化。但大家对信息技术在信息沟通方面的作用意识还不够。网络平台与传统沟通平台相比具有快捷、双向、查询方便、信息不失真等优势。学校的政策、规章制度、通知、情况反馈等,只要在网上发布全校教师都可在第一时间浏览,既快又避免了口头传达可能产生的误会。对于学校的各类信息,教师还可以在浏览后将自己的看法通过网站论坛等形式及时反馈,管理者就能根据反馈意见对工作进行调整,校长也可及时了解,并监督各部门运行的情况。我们还可以网站上设立论坛、BBS公告等非正式的沟通渠道,通过这些渠道,每一位教师与管理者的沟通真正实现了等距离。由于此类沟通一般是在身份隐蔽的前提下进行的,所以不少沟通信息能够较为真实的反映组织成员的一些情感和想法。对于组织领导者来说,掌握了解这些信息资料对他们日后的管理和沟通是大有裨益的。这种沟通既避免了基层的反馈信息在层层上报中产生变异与低效,又拉近了与一线教师的距离。
6.沟通渠道多样化
任何单一的沟通渠道是不能完全实现信息无阻力沟通。如仅仅使用网络作为信息沟通的渠道,当当事人身边没有电脑或者网络,或一个信息需要立即传达给某个人,网络无法主动找到当事人进行主动沟通,这就需要其它渠道的补充,如传统的电话通知、口头传达、短信通知等等。当信息复杂,如研讨教育教学的方案,安排重大活动等还是需要当面沟通讨论,书面的斟酌。我们应当针对一个具体的信息尽量采用其最适合的方式与他人进行沟通。
除以上讲的一些沟通渠道,我们还应注意非正式沟通渠道的运用,采用的郊游、联谊会、聚会等形式进行沟通,这些渠道与正式渠道相比,员工心情较放松、愉悦,沟通容易进行。在中秋节举行教师茶话会,举办青年教师沙龙等等,当然这些活动应是有计划、有组织的,而不是大家在一起无目的的聊聊天,组织者应加以引导与控制,这样,信息失真和扭曲的可能性会大大减少,做到有效沟通。
管理一所超大规模学校是一个系统工程,超大规模学校难于治理的症结就在于信息不畅。“治大校如烹小鲜”,如果我们在上下、条块之间都能做到信息畅通无阻,管理中的诸多难题就会迎刃而解,超大规模学校也就垂拱而治了。
参考文献:
1.《浅谈学校管理中信息沟通的障碍及消除对策》孙龙城
中国科教创新导刊2008NO.32
2.《也探超大规模学校管理方略》吴丽萍教学与管理2008 年 10 月
3.《组织变革 :解决超大规模学校现存问题的根本途径》杨海燕 刘贞华 教育科学研究2 0 0 7年 3月
关键词:超大规模学校;管理;信息沟通
中国分类号:G47 文献标识码:A文章编号:1992-7711(2010)4-091-02
大规模中学办学能否取得成功,能否得到大家的认可,关键看管理。超大规模学校由于规模大,班级数多,在管理上目前多以年级部与处室条块结合管理模式为主。在实际运作过程中,无论是管理者还是教职工或多或少感到超大规模学校的管理与一般学校不太一样,最大的感受就是信息沟通不顺畅,对于学校的不少事务教职工多是一知半解,这样的状况显然会使管理的执行力大打折扣。
如何有效、高效的管理好超大规模学校是值得研究,急待解决的问题。学校管理过程是一个通过发挥各部门管理功能,充分调动教职工工作的积极性,提高学校办学的效能,实现社会、学校、家庭共同目标的过程。其中关键是充分调动教师的积极性,对教师最重要的是尊重,就管理而言就是做好沟通工作,没有有效的沟通就谈不上管理,沟通渗透于管理的各个方面。
一、沟通障碍的表现及原因分析
1.上情不能下达
上情下达,即下向沟通,这是传统学校最重要的信息沟通。一般以命令方式传达上级组织或其上级所决定的决策、计划、规定之类的信息。对于超大规模学校来说,由于规模大,管理层次多,管理信息层层转达,其结果往往使信息传递发生延迟,歪曲,甚至是遗失。如学校对课题组研究做出了统一的、具体的要求,由于个别年级部不重视,传达时大而化之,出现了部分老师对要求不清楚,理解错误。
2.下情不能上传
下情上传,即上向沟通。主要是教师依照规定向管理者所提出的正式书面或口头报告。除此以外,学校还采取一些措施鼓励向上沟通,如:意见箱、建议制度、以及由学校组织的征求意见的座谈会、民意测评调查等。管理者需要通过这种信息沟通,了解所制定的决策、计划、规定等,在操作过程中的实际效果,依据这些信息及时调整决策、计划、规定中某些不合理的因素,从而使工作按照预想的方向实施。在超大规模学校中,由于行政事务的繁杂,校长与普通教师的接触机会明显较一般学校少,这类信息在通过层级往上传递时,往往由于人事利害关系,使沟通信息发生变形或压缩,管理者难以得到真实有效的信息反馈。
3.条块沟通不畅
条块沟通,即横向沟通。是指年级组与处室,年级组与年级组,处室与处室,教研组之间,备课组之间,同一层次部门之间的沟通。在学校传统的沟通系统中,这样的机会不多,以我校为例,年级组与处室之间的工作交流基本每月一次,采用举行会议方式,往往所费时间人力甚多,而达到的沟通效果并不很大。
4.即时沟通乏力
有研究表明,超大规模学校中43%的问题是由于即时沟通障碍引起的,出现问题,大家由于种种原因(太远、太忙等)没有及时沟通或不懂得沟通所引起的。传统的小规模的学校由于人员少,面积小,很多事务都是通过随时随地直接沟通解决的,加之教师、领导之间接触多,大家比较熟悉,沟通障碍相对也较少。相比之下,超大规模学校由于面积大(一般在200亩以上)、人员多,大家相互来往少,了解少(教师之间不熟悉甚至不认识),沟通自然就有障碍。比如,当一个班班风出现问题时,听到的是任课老师抱怨,家长提意见,领导头痛,就是没有大家坐下来沟通信息交换意见,想方法找对策,往往是换班主任了事,问题没有解决只是丢给继任者。
所谓沟通,是人与人之间的思想和信息的交换,是将信息由一个人传达给另一个人,逐渐广泛传播的过程。著名组织管理学家巴纳德认为“沟通是把一个组织中的成员联系在一起,以实现共同目标的手段”。然而由于学校规模大,组织机构层次多,其沟通易产生困难。表现为,高层的决策常常也无法以原貌展现在所有人员之前,基层的许多建设性意见未及反馈至高层决策者,便已被层层扼杀。此时管理的效率、效能已无从谈起。如何改变这一现状,这是我们无法回避的问题。
二、排除信息沟通障碍的对策
1.明确方向提高沟通效率
沟通主要功能之一是处理由于管理不当所引起问题与矛盾,如果沟通效率过低,就无法及时解决这些问题与矛盾,此沟通也是低效沟通或无效沟通。提高沟通效率最有效的方式就是明确沟通方向,这关系到学校年级部、处室等部门的职能清晰与否。如果职能清晰明确,那么,所有问题与矛盾的沟通便有相应的针对目标,而不至于出现踢皮球,最终不了了之的现象。如甲班A学科联考成绩不理想,这时应该谁在什么时间什么地点去沟通,是年级部分管校长还是主任、是教务主任还是教研组长或备课组组长还是督导室,那么沟通的对象是谁,学生、任课教师、备课组长还是请班主任一起参加。如果双方无法明确,那么沟通的效果可以预见。为避免在沟通过程中因为部门利益的冲突而导致恶性沟通现象的产生,学校可设立一个独立于各职能部门以外的负责沟通的部门(可由一位校长牵头,相当于企业的CCO(首席咨询官),由党支部、工会具体负责),直属决策者,负责协调内部的沟通工作。沟通的效率提高了,工作的效率自然就高了。
2.实行等距离沟通
高质量的沟通应建立在平等的根基之上。如果沟通者之间无法做到等距离,这时所进行的沟通往往会产生相当多的副作用,教师是敏感的,当校领导对教师不能保持一视同仁,获得领导认可的老师自然是心情愉悦,怨言渐少,但与此同时,其余教师在沟通时会有猜疑、消极甚至是对抗的情绪,沟通工作就会遭遇很大抵抗力,管理的执行与效力自然可想而知。
3.变单向沟通为双向沟通
学校与教师的立场难免有不能共通之处,如学校关注学校的发展、各年级各学科的均衡、高考的成绩,而教师则较多关注工作的时间、强度,个人的收入、福利等。此时,管理者就应积极善用沟通的力量,及时沟通,调整双方利益,才能够使双方能更好地发展,互为推动。但目前很多学校,沟通只是单向的,即领导向下传达命令,教师接受没有任何的意见反馈或只是象征性地反馈意见,反馈变得毫无意义。没有反馈的沟通是一个不完整的沟通,完整的沟通必然具备完善的反馈机制。一所超大规模的学校应重视沟通反馈机制的建立,否则沟通的效果会大大降低。由于不能及时得到实质性的反馈,管理上是否需要改进,效能如何,这些都无法进一步落实。时间一长,还会挫伤教师的积极性及归属感。所以,管理者必须改变观念,完善沟通反馈机制,变单向的沟通为双向的沟通,让学校与教师在相互沟通中相互理解,相互信任,取得共赢。
4.信息发布渠道标准化
学校信息通常以书面通知与口头传达沟通最常见,但前者容易沦为形式,掉进文山会海,失却沟通的效率性,后者则易为个人主观意识所左右,由于发送者在提供信息进表达不清楚,或表达方式不当,如丢字少句,措词不当,或者是由于接收者接收信息时开小差,或理解错误等。这些都会导致信息内容无法客观地传达沟通。面对这样的现状,我们可以通过行政手段将信息发布的渠道统一起来,如校园网、橱窗板报、校刊校报等,所有人可以及时查看,避免了由于层级传达的误差,保证所有人浏览到的信息的一致性,同时避免了书面通知的烦琐与低效,同时可以使大家知道,要获取学校某类信息,该上哪儿查询了解,一旦习惯养成学校的信息沟通就会畅通无阻。
5.利用信息技术
目前不少学校在日常管理中积极运用信息技术,提高了管理工作效率,促进学校教育及其管理的现代化。但大家对信息技术在信息沟通方面的作用意识还不够。网络平台与传统沟通平台相比具有快捷、双向、查询方便、信息不失真等优势。学校的政策、规章制度、通知、情况反馈等,只要在网上发布全校教师都可在第一时间浏览,既快又避免了口头传达可能产生的误会。对于学校的各类信息,教师还可以在浏览后将自己的看法通过网站论坛等形式及时反馈,管理者就能根据反馈意见对工作进行调整,校长也可及时了解,并监督各部门运行的情况。我们还可以网站上设立论坛、BBS公告等非正式的沟通渠道,通过这些渠道,每一位教师与管理者的沟通真正实现了等距离。由于此类沟通一般是在身份隐蔽的前提下进行的,所以不少沟通信息能够较为真实的反映组织成员的一些情感和想法。对于组织领导者来说,掌握了解这些信息资料对他们日后的管理和沟通是大有裨益的。这种沟通既避免了基层的反馈信息在层层上报中产生变异与低效,又拉近了与一线教师的距离。
6.沟通渠道多样化
任何单一的沟通渠道是不能完全实现信息无阻力沟通。如仅仅使用网络作为信息沟通的渠道,当当事人身边没有电脑或者网络,或一个信息需要立即传达给某个人,网络无法主动找到当事人进行主动沟通,这就需要其它渠道的补充,如传统的电话通知、口头传达、短信通知等等。当信息复杂,如研讨教育教学的方案,安排重大活动等还是需要当面沟通讨论,书面的斟酌。我们应当针对一个具体的信息尽量采用其最适合的方式与他人进行沟通。
除以上讲的一些沟通渠道,我们还应注意非正式沟通渠道的运用,采用的郊游、联谊会、聚会等形式进行沟通,这些渠道与正式渠道相比,员工心情较放松、愉悦,沟通容易进行。在中秋节举行教师茶话会,举办青年教师沙龙等等,当然这些活动应是有计划、有组织的,而不是大家在一起无目的的聊聊天,组织者应加以引导与控制,这样,信息失真和扭曲的可能性会大大减少,做到有效沟通。
管理一所超大规模学校是一个系统工程,超大规模学校难于治理的症结就在于信息不畅。“治大校如烹小鲜”,如果我们在上下、条块之间都能做到信息畅通无阻,管理中的诸多难题就会迎刃而解,超大规模学校也就垂拱而治了。
参考文献:
1.《浅谈学校管理中信息沟通的障碍及消除对策》孙龙城
中国科教创新导刊2008NO.32
2.《也探超大规模学校管理方略》吴丽萍教学与管理2008 年 10 月
3.《组织变革 :解决超大规模学校现存问题的根本途径》杨海燕 刘贞华 教育科学研究2 0 0 7年 3月