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一、建设单位档案馆(室)网络化的条件已经成熟
1. 通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起
20世纪90年代以来,我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网,并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看,1990年已有许多单位开始使用计算机制图,2000年以后许多单位已普遍使用计算机,并纷纷着手建设局域网。通讯技术的迅速發展和计算机网络建设的迅速崛起,为建设单位档案馆(室)网络化建设提供了前所未有的条件。
2.建设单位档案管理自动化建设初见成效
目前已开发出数千个自动化专用软件,许多档案馆(室)均采用比较成熟的计算机管理系统,基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆(室)的服务手段,提高了服务质量和工作效率,促进了各项标准的制定和完善。更可喜的是,计算机应用正在改变着档案人员的观念,锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备一定的规模。所有这些都为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。
二、建设单位档案馆(室)网络化建设努力方向
1.提高标准化水平
各个档案馆(室)根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备,机型五花八门,水平参差不齐。目前应用的多数档案馆系统应用软件都没有遵循国际标准,功能单一、标准化水平低,数据不完整,致使档案馆无主题标引,共享性差。加之国家至今没有统一的发展规划和标准,各馆的发展存在着很大盲目性,所以标准化水平低。
2.加强数据库建设
虽然经过多年的努力,建设单位档案馆大都建成了规模不等的档案数据库。但是在建库过程中,数据库大多自建自用,规模小,标准化程度低,类型单一,而且大多低水平重复建设,数据无规范化控制,商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用,严重地影响了数据库的利用率,所以数据库建设滞后。
3.重视提高人员素质
在档案馆现代化建设中,人是最关键的因素。网络化的实现和管理都离不开人,各种技术及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。网络化建设,对档案管理人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务,而且必须掌握自动化、网络化技术。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低,不适应高速发展的计算机工作环境。馆(室)内缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术,又精通档案业务的复合型人才,不能适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。
三、建设单位档案馆(室)网络化建设的构想
1.建立建设单位档案馆网络化协调机构
建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构,从行政和技术两个方面指导和规划自动化网络化建设。制定有实际约束力的规范和标准,制定出各阶段的发展规划,既有近期又有远期的目标,对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导。统一思想,协调行动,开发高质量的应用软件,集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库,破除自成一统、条块分割、各自为政的局面。
2. 加强标准化建设
标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构应召集有关专家,共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备的统一原则和规范。并根据国际、国内标准及行业发展趋势,制定出网络化过程中共同遵守的标准,如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等,这样可以在资源共享过渡中避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下,选用统一的高质量应用软件,建立标准化的数据库。
3.开发馆藏资源,加强数据库建设
数据库是档案馆网络建设的重要组成部分,是网络的信息资源。数据库的建设要以国际、国家标准为依据,集中人力、物力、财力建成若干个符合标准化,通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短,充分利用馆藏信息资源优势,建立有自己特色的数据库,改变力量分散、低水平重复建设的弊端。另一方面,要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造,增加数据库容量,提高数据库的上网率。此外,还要加强对数据库的维护工作,保证数据质量和完整性。
4.培养网络化人才
档案馆自动化、网络化的发展,需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员。为此,要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员,加强对在职人员的继续教育和培训,更新知识结构,提高业务水平,使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才,对他们进行档案业务知识的培训,使之尽快适应档案馆网络化工作。
(作者单位:山东省济宁市技术学院)
1. 通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起
20世纪90年代以来,我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网,并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看,1990年已有许多单位开始使用计算机制图,2000年以后许多单位已普遍使用计算机,并纷纷着手建设局域网。通讯技术的迅速發展和计算机网络建设的迅速崛起,为建设单位档案馆(室)网络化建设提供了前所未有的条件。
2.建设单位档案管理自动化建设初见成效
目前已开发出数千个自动化专用软件,许多档案馆(室)均采用比较成熟的计算机管理系统,基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆(室)的服务手段,提高了服务质量和工作效率,促进了各项标准的制定和完善。更可喜的是,计算机应用正在改变着档案人员的观念,锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备一定的规模。所有这些都为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。
二、建设单位档案馆(室)网络化建设努力方向
1.提高标准化水平
各个档案馆(室)根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备,机型五花八门,水平参差不齐。目前应用的多数档案馆系统应用软件都没有遵循国际标准,功能单一、标准化水平低,数据不完整,致使档案馆无主题标引,共享性差。加之国家至今没有统一的发展规划和标准,各馆的发展存在着很大盲目性,所以标准化水平低。
2.加强数据库建设
虽然经过多年的努力,建设单位档案馆大都建成了规模不等的档案数据库。但是在建库过程中,数据库大多自建自用,规模小,标准化程度低,类型单一,而且大多低水平重复建设,数据无规范化控制,商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用,严重地影响了数据库的利用率,所以数据库建设滞后。
3.重视提高人员素质
在档案馆现代化建设中,人是最关键的因素。网络化的实现和管理都离不开人,各种技术及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。网络化建设,对档案管理人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务,而且必须掌握自动化、网络化技术。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低,不适应高速发展的计算机工作环境。馆(室)内缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术,又精通档案业务的复合型人才,不能适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。
三、建设单位档案馆(室)网络化建设的构想
1.建立建设单位档案馆网络化协调机构
建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构,从行政和技术两个方面指导和规划自动化网络化建设。制定有实际约束力的规范和标准,制定出各阶段的发展规划,既有近期又有远期的目标,对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导。统一思想,协调行动,开发高质量的应用软件,集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库,破除自成一统、条块分割、各自为政的局面。
2. 加强标准化建设
标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构应召集有关专家,共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备的统一原则和规范。并根据国际、国内标准及行业发展趋势,制定出网络化过程中共同遵守的标准,如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等,这样可以在资源共享过渡中避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下,选用统一的高质量应用软件,建立标准化的数据库。
3.开发馆藏资源,加强数据库建设
数据库是档案馆网络建设的重要组成部分,是网络的信息资源。数据库的建设要以国际、国家标准为依据,集中人力、物力、财力建成若干个符合标准化,通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短,充分利用馆藏信息资源优势,建立有自己特色的数据库,改变力量分散、低水平重复建设的弊端。另一方面,要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造,增加数据库容量,提高数据库的上网率。此外,还要加强对数据库的维护工作,保证数据质量和完整性。
4.培养网络化人才
档案馆自动化、网络化的发展,需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员。为此,要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员,加强对在职人员的继续教育和培训,更新知识结构,提高业务水平,使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才,对他们进行档案业务知识的培训,使之尽快适应档案馆网络化工作。
(作者单位:山东省济宁市技术学院)