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摘要 为了建立统一的综合性档案管理平台，学校应加快档案综合应用系统的开发与建设。本文提出了一种面向J2EE的学校档案系统，旨在为学校提供统一、综合性的管理平台，提高档案管理效率，实现学校教学机构的各类档案信息的集成化管理，最大化地实现档案资源共享。
关键词 J2EE；学校档案系统；构建
中图分类号 TP2 文献标识码 A 文章编号 2095-6363（2016）14-0072-01
从架构而言，J2EE属于一种分布式多层结构开发系统。J2EE借助于Struts框架、Hibernate、Ajax、Servlets、JSP、EJB等技术，加之JDBC数据库技术、XML技术的支持，通过分层架构提供了系统开发框架，实现了不同层间的松耦合与各层间的灵活调用。
1系统需求分析
基于J2EE的学校档案系统构建，旨在实现学校各类档案资源的统一化管理与共享，为学校档案管理工作提供更高效、智能化的支持。为实现该目标，所开发系统应提供档案管理制度、类别、管理、归档、统计查询、查阅记录、系统管理、岗位职责等多重管理功能。
其中，档案管理作为系统核心，为了实现该功能应明确管理数据对象，如档案的名称、类别、存储日期等字段信息，并提供档案信息的增删、修改、模糊查询等多项功能。为了实现归档管理功能，需要对档案信息进行分析、处理，若数据量庞大，则需对各数据进行遍历比对，因而会影响分析的及时性，需要将历史久远的档案数据进行归档，如此可以显著提高操作效率。对于类别管理而言，需要系统根据档案性质等进行归类，如此便于提高管理效率。对于岗位职责管理，需要根据人员职责明确不同管理人员的职责，以便为档案检索、维护提供依据和保障。制度管理也十分关键，在系统开发中，为满足档案管理的科学化，需要提供完善的录入管理及使用模式、完善制度，如管理、统计、查借阅、库房管理、归档制度等，为档案科学管理提供依据。
此外，为了确保系统安全，开发和设计中只允许授权用户登录，如此方可确保系统用户的合法性，保证数据安全性、完整性、可靠性。为加强用户动态管理，还需要提供用户增删、修改等功能，以及用户快速查询、定位、模糊查询等功能，这样输入一定查询条件，即可迅速、准确找到某用户登录及使用信息。
2系统总体结构的设计
本文采用Servlets实现前端控制，对用户的登录情况进行管理，并实现视图的分发、获取相关信息等目的。利用会话bean，实现了项目工作流，并以界面方式提供相应的服务，同时将应用程序业务逻辑加以封装，其通过bean组件实现了数据的操作处理过程，形成了一个松耦合的系统结构体系。系统总体结构主要包括四大模块，即搜索查询、用户管理、档案信息、档案管理模块。
管理员登录该系统后可对其开闭情况进行设定，若设为开放状态，则用户可对自己的信息资料等进行增删、查看、修改。若设为关闭，则用户只可查看信息，无法进行内容管理，若想对信息进行增删、修改，需要联系管理员进行操作。管理员登录系统后具有最高权限，无论何时都可增删、查询、修改用户档案信息，还可对所有用户权限进行设置、管理，搜索功能往往只对其开放，但管理员可以将其分配给某些教师用户进行使用。
2.1系统登录及操作功能的设计
在使用系统不同功能模块前，需要先登录，登录过程需要借助于数据库、操作系统等所提供的登录方式，且要求在安全性能要求较高的系统中使用，根据本文所开发系统的特点，采用的是基于软件的登录方式，如此不仅提高了登录效率，还提供了多样化的设置，便于系统当年资源的管理。在登录中，若用户输入用户名、密码存在问题，将出现不同提示。若用户名出错，会提示该用户名不存在或用户名有误的提示，若密码有误，则会提出您输入的密码有误，请在检查大小写后重新输入。只有用户名、密码都正确，才能完成登录过程。
2.2档案信息管理功能的设计
本系统模块、业务流程涉及到档案信息的收集、鉴定、整理等模块。对于档案信息收集模块而言，其主要是利用系统输入数据端，并对数据展开初步地处理，该数据源自于不同单位的档案文件信息。对于档案信息鉴定模块而言，主要负责为有关管理人员提供归类、组卷等服务，根据时间、期限、性质等，对组卷方式加以区别，并根据要求进行增删处理。就档案信息整理模块而言，负责对档案进行分类、索引等，根据档案文件卷属性，将其更新录入系统目录，通过查询目录在索引中设置相应的档案。
2.3档案管理功能的设计
该模块设计包括如下子模块：1）录入子模块。负责搭建起档案部门向管理部门的信息录入途径，管理部门负责档案的接收，并实现该模块同其它子模块之间的信息传输、转换等；2）采集子模块。该模块负责完成录入、管理等部门对电子档案文件的采集工作，其负责收集系统中不同电子格式的档案文件，并建立其同归档入库文件之间相应的映射关系，如将学校教务管理部门所生成文件格式通过扫描形成相应的电子格式档案文件，并利用條形码的打印，构建起该文件和预归档文件之间的映射关系；3）预计归档文件录入及管理模块。该模块负责提供预计归档文件的录入、管理工作，包括目录信息的生成、输入、更新、存储、接口功能等；4）整理与归档模块。负责提供档案信息的整理、归档等，学习各管理部门之间利用该模块可实现档案资料的整理、归档，并提供了更新之后的整理、归档规则，可对文件、档案信息的映射关系进行自定义；5）案卷级档案的录入与管理模块。负责将案卷级档案逐级录入到系统中，并提供各门类档案信息的输入、保管、维护、存储等多项管理及批量化处理功能；6）文件级档案录入及管理模块。该模块负责对档案进行逐级目录管理，如目录信息的自动生成、录入、批量处理等，还负责实现此类文件信息、输入、维护、存储管理；7）全宗管理模块。该模块负责对全宗档案信息进行处理，如全宗号的录入、显示、查询、维护、存储等；8）入库、鉴定、销毁管理子模块。该模块负责对已经归档的档案进行管理，并帮助用户对其现实作用、历史价值进行分析，并提供数据销毁、记录清除等功能。
2.4档案搜索查询、统计分析功能的设计
搜索查询功能包括搜索查询、借阅记录查询、销毁清册、文件查询、存放情况查询等模块。是对档案数量、利用状况的全面统计，利用这一模块可实现各档案及其使用情况的统计，并对学校各二级单位档案统计信息加以汇总、报送。而统计分析功能包括档案统计、数据分析模块。前者负责将查询结果依据所设定条件加以统计，如学生信息、成绩信息、奖惩信息等，提供给教师作为参考。后者负责对所提供统计结果加以分析，通过数据自动化分析，提供给管理人员，便于学生管理。
3结论
总而言之，本文所设计的面向J2EE的学校档案系统，实现了计算机应用技术与档案管理技术的融合，通过系统设计满足了不同情况下的档案管理需求，提高了档案管理效率和数据安全性，实现了学校所有档案信息的共享，保障了档案管理的高效化、智能化。
关键词 J2EE；学校档案系统；构建
中图分类号 TP2 文献标识码 A 文章编号 2095-6363（2016）14-0072-01
从架构而言，J2EE属于一种分布式多层结构开发系统。J2EE借助于Struts框架、Hibernate、Ajax、Servlets、JSP、EJB等技术，加之JDBC数据库技术、XML技术的支持，通过分层架构提供了系统开发框架，实现了不同层间的松耦合与各层间的灵活调用。
1系统需求分析
基于J2EE的学校档案系统构建，旨在实现学校各类档案资源的统一化管理与共享，为学校档案管理工作提供更高效、智能化的支持。为实现该目标，所开发系统应提供档案管理制度、类别、管理、归档、统计查询、查阅记录、系统管理、岗位职责等多重管理功能。
其中，档案管理作为系统核心，为了实现该功能应明确管理数据对象，如档案的名称、类别、存储日期等字段信息，并提供档案信息的增删、修改、模糊查询等多项功能。为了实现归档管理功能，需要对档案信息进行分析、处理，若数据量庞大，则需对各数据进行遍历比对，因而会影响分析的及时性，需要将历史久远的档案数据进行归档，如此可以显著提高操作效率。对于类别管理而言，需要系统根据档案性质等进行归类，如此便于提高管理效率。对于岗位职责管理，需要根据人员职责明确不同管理人员的职责，以便为档案检索、维护提供依据和保障。制度管理也十分关键，在系统开发中，为满足档案管理的科学化，需要提供完善的录入管理及使用模式、完善制度，如管理、统计、查借阅、库房管理、归档制度等，为档案科学管理提供依据。
此外，为了确保系统安全，开发和设计中只允许授权用户登录，如此方可确保系统用户的合法性，保证数据安全性、完整性、可靠性。为加强用户动态管理，还需要提供用户增删、修改等功能，以及用户快速查询、定位、模糊查询等功能，这样输入一定查询条件，即可迅速、准确找到某用户登录及使用信息。
2系统总体结构的设计
本文采用Servlets实现前端控制，对用户的登录情况进行管理，并实现视图的分发、获取相关信息等目的。利用会话bean，实现了项目工作流，并以界面方式提供相应的服务，同时将应用程序业务逻辑加以封装，其通过bean组件实现了数据的操作处理过程，形成了一个松耦合的系统结构体系。系统总体结构主要包括四大模块，即搜索查询、用户管理、档案信息、档案管理模块。
管理员登录该系统后可对其开闭情况进行设定，若设为开放状态，则用户可对自己的信息资料等进行增删、查看、修改。若设为关闭，则用户只可查看信息，无法进行内容管理，若想对信息进行增删、修改，需要联系管理员进行操作。管理员登录系统后具有最高权限，无论何时都可增删、查询、修改用户档案信息，还可对所有用户权限进行设置、管理，搜索功能往往只对其开放，但管理员可以将其分配给某些教师用户进行使用。
2.1系统登录及操作功能的设计
在使用系统不同功能模块前，需要先登录，登录过程需要借助于数据库、操作系统等所提供的登录方式，且要求在安全性能要求较高的系统中使用，根据本文所开发系统的特点，采用的是基于软件的登录方式，如此不仅提高了登录效率，还提供了多样化的设置，便于系统当年资源的管理。在登录中，若用户输入用户名、密码存在问题，将出现不同提示。若用户名出错，会提示该用户名不存在或用户名有误的提示，若密码有误，则会提出您输入的密码有误，请在检查大小写后重新输入。只有用户名、密码都正确，才能完成登录过程。
2.2档案信息管理功能的设计
本系统模块、业务流程涉及到档案信息的收集、鉴定、整理等模块。对于档案信息收集模块而言，其主要是利用系统输入数据端，并对数据展开初步地处理，该数据源自于不同单位的档案文件信息。对于档案信息鉴定模块而言，主要负责为有关管理人员提供归类、组卷等服务，根据时间、期限、性质等，对组卷方式加以区别，并根据要求进行增删处理。就档案信息整理模块而言，负责对档案进行分类、索引等，根据档案文件卷属性，将其更新录入系统目录，通过查询目录在索引中设置相应的档案。
2.3档案管理功能的设计
该模块设计包括如下子模块：1）录入子模块。负责搭建起档案部门向管理部门的信息录入途径，管理部门负责档案的接收，并实现该模块同其它子模块之间的信息传输、转换等；2）采集子模块。该模块负责完成录入、管理等部门对电子档案文件的采集工作，其负责收集系统中不同电子格式的档案文件，并建立其同归档入库文件之间相应的映射关系，如将学校教务管理部门所生成文件格式通过扫描形成相应的电子格式档案文件，并利用條形码的打印，构建起该文件和预归档文件之间的映射关系；3）预计归档文件录入及管理模块。该模块负责提供预计归档文件的录入、管理工作，包括目录信息的生成、输入、更新、存储、接口功能等；4）整理与归档模块。负责提供档案信息的整理、归档等，学习各管理部门之间利用该模块可实现档案资料的整理、归档，并提供了更新之后的整理、归档规则，可对文件、档案信息的映射关系进行自定义；5）案卷级档案的录入与管理模块。负责将案卷级档案逐级录入到系统中，并提供各门类档案信息的输入、保管、维护、存储等多项管理及批量化处理功能；6）文件级档案录入及管理模块。该模块负责对档案进行逐级目录管理，如目录信息的自动生成、录入、批量处理等，还负责实现此类文件信息、输入、维护、存储管理；7）全宗管理模块。该模块负责对全宗档案信息进行处理，如全宗号的录入、显示、查询、维护、存储等；8）入库、鉴定、销毁管理子模块。该模块负责对已经归档的档案进行管理，并帮助用户对其现实作用、历史价值进行分析，并提供数据销毁、记录清除等功能。
2.4档案搜索查询、统计分析功能的设计
搜索查询功能包括搜索查询、借阅记录查询、销毁清册、文件查询、存放情况查询等模块。是对档案数量、利用状况的全面统计，利用这一模块可实现各档案及其使用情况的统计，并对学校各二级单位档案统计信息加以汇总、报送。而统计分析功能包括档案统计、数据分析模块。前者负责将查询结果依据所设定条件加以统计，如学生信息、成绩信息、奖惩信息等，提供给教师作为参考。后者负责对所提供统计结果加以分析，通过数据自动化分析，提供给管理人员，便于学生管理。
3结论
总而言之，本文所设计的面向J2EE的学校档案系统，实现了计算机应用技术与档案管理技术的融合，通过系统设计满足了不同情况下的档案管理需求，提高了档案管理效率和数据安全性，实现了学校所有档案信息的共享，保障了档案管理的高效化、智能化。