观 点
　　
　　IT领导们正越来越重视记录、档案的保存，原因除了政府法规、国际惯例之外，诉讼要求和法律意识的提高也是重要原因，而因记录保存不妥受到的高额罚款更是让企业不得不重视记录保存。
　　最近，闹得沸沸扬扬的英特尔高层邮件的丢失、白宫邮件删除事件让我注意到，以前没有几个IT专业人士会关心公司档案记录应该保存多久，很多人认为管理档案、记录是比看着油漆晾干更无聊的事情。但现在保存记录越来越重要，精明的IT领袖们也越来越重视保存记录。原因如下：
　　政府法规。美国有许多联邦、州和地方性法规要求公司保存记录，期限最短一年，最长没有上限。《爱国者法案》授予联邦政府广泛的权力，既可以获取任何个人数据，也可以规定其保管期限;《塞班斯法案》要求会计师在审计结束后，将审计记录和工作文件保留五年；如果有人故意改变或销毁公司记录以干扰联邦政府调查（无论是正在进行的，还是将要进行的），都将被处以罚款或监禁。《北美自由贸易协定》、《关税与贸易总协定》等协议都对重要的档案管理有规定。
　　国际规则。目前，有40多个国家对档案保管有不同程度的规定。由于国家间的规定不一致，跨国公司遇到了不少麻烦。比如，美国证券交易委员会对电子邮件的规定就与欧洲隐私法相冲突。各式各样的要求使跨国公司保存的记录更加复杂，要想符合所有规定，公司需要做很多工作。
　　诉讼。去年，《联邦民事诉讼规则》将其覆盖面扩展到了电子档案领域。根据修订后的规则，双方律师必须在诉讼早期就决定需要哪些记录。达成协议之后，公司只有120天的准备时间，以“合理可用”的形式提交这些档案。此外，如果确实需要额外的资料，提供方也要确认那些有可能相关的信息。这个要求是新提出的，如何确认所有可能相关的信息对公司来说可是个难题。
　　法律意识。随着律师对IT数据管理认识的加深，对数据的需求也会增加。1999年，加利福尼亚大学培训律师如何搜索、保留和使用电子档案。这一计划在全州范围内引发了热潮。还有很多州也有类似的计划。在网上搜索e-发现、档案管理和记录保存，可以找到很多对律师有用的建议。另外，建议律师雇佣计算机取证专家以获取被删除、加密或者难以得到的数据。
　　高额罚款。对违反规定的处罚是很重的。2006年，由于摩根斯坦利没有交出证券交易委员会所要求的大量电子邮件，不得不支付1500万美元罚款。更恐怖的是，摩根斯坦利的客户Ron Perelman起诉该公司没有向法庭提交必要的电子邮件，法院判定摩根赔偿14.5亿美元。最近，在Zubulake起诉瑞银华宝的案件中，法官判定瑞银不顾法庭指令，故意删除相关的电子邮件。如果被告销毁了可能相关的资料，法官可以引导陪审团假定被删除的资料支持对方观点。在此案中便是如此,Zubulake获赔2900万美元。
　　保存记录很关键，否则你们公司可能被卷入法律诉讼，也可能随时被某个政府部门要求提交某些信息。如果不保管好档案，就无法提交信息。违反这一规定的代价是昂贵的，现在就准备吧。