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以现代信息管理技术为基础的办公自动化技术和电子政务的飞速发展，掀开了电子文件的产生与电子档案管理工作的新篇章。电子文件已成为高校新产生文件的主体，也是高校政务信息化的主体。如何做好电子档案管理工作，需要我们不断努力探索。
一、当前高校电子档案管理工作中遇到的问题
1．对档案管理电子化的认识有偏差。在实际工作中，由于认识上存在偏差，往往出现以下两种截然不同的现象:（1）对计算机储存的文件特别是一些重要文件不及时备份和打印，过分依赖计算机，一旦计算机发生故障就会造成档案文件的丢失;（2）对所有收到的文件和信息统统打印归档，事无巨细，对计算机及存储盘完全不相信，不仅造成资源的大量浪费，也给电子文件的规范、有效管理带来了难度。
2．电子文件存储载体随意性较大。此前，由于没有电子档案管理的统一标准和规范，在电子文件存储载体的选择上存在很大的随意性，有的使用软磁盘、有的使用硬磁盘、光盘等等。
3．电子文件运行所依赖的软硬件保护性措施不力。不同的数据库管理系统就是不同的软件环境，电子文件所依赖的软件环境发生的频繁变化，直接造成前后电子文件相互不衔接，新系统无法读取旧系统生成的电子文件，随着时间的推移，旧系统的参数及程序将残缺不全，旧系统生成的电子文件也失去了运行的基础。因此，高校在对电子文件所依靠的技术进行更新时，应注意妥善保管计算机软硬件平台，注意保存电子档案所依靠的技术，以及电子档案的相关支持软件和各种必要的参数。
4．电子档案管理技术人员专业性不强。电子档案的管理要求管理人员既具备档案管理基础知识，熟练掌握档案工作的基本原则和方法，又要熟练掌握电子计算机技术、数字通信技术等。不具备这两方面的基本技术技能，就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行有效管理。
二、提高高校电子档案管理水平的对策
1．建立电子档案管理人员网络的组织保证。由分管档案工作的校院领导牵头，组建校、院办公室分管档案工作的领导和档案部门领导参加的领导班子，各部门分管电子档案工作的负责人参与，共同组成保证机构，并配备电子文件管理人员(信息员)。
2．电子档案工作制度建设。，根据电子档案管理系统必须遵循的3个原则:即电子文件的全程管理原则，涉及电子文件的流程、管理原则、质量要求等方面的系统管理，强调各项管理内容，要求系统的整合；前端控制原则，要求电子政务文件管理系统的设计，将文件的形成阶段纳入管理功能；有效保障原则，在电子环境下如何保障“原件”的地位、效能，在电子环境系统中，具备比较完善的技术保障措施。
3．要做好电子文件的收集、积累等基础工作。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案，其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件，由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时，或者从保留文件重要修改过程的信息考虑，则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，则应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系，尤其是对“无纸质”系统生成的电子文件，应当有更严格的措施。
4．加强电子档案软、硬件设施管理。各高校要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料应采用通用格式的光盘存储。要及时修补影响管理软件安全的漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，温度保持在17℃～20℃之间，相对湿度保持在35%～40%之间，注意避光、防尘、防变形，远离磁场和有害气体。有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保电子档案信息数据在保存和传输过程中的安全、稳定。
5．重视和加快高校电子档案管理人员的培养。重视和加快电子档案管理人员的培养，一是吸纳专业型人才充实档案管理队伍；二是加大在职岗位培训，学习新知识，提高业务能力，更新观念、改变被动局面，以便满足电子档案管理的需要。
6．加强电子档案的安全管理保护。电子档案的安全主要是档案信息存储安全和利用安全。我们要采取有效措施和技术手段，建立档案数据备份和恢复机制。在技术安全管理方面，要做到:档案内部局域网通VYN与外网连接，以保证安全。访问电子文件采取控制技术，对单位的档案资源，采用身份认证技术，防止非法访问。加密技术是在电子通信系统和应用系统中采用“双密钥码”。一个是公开的加密密钥，另一个是严格保密的解密密钥。发出电子文件方，使用收方的公开密钥，收方用只有自己知道的解密密钥解密。防火墙控制访问者，在某一个结构的网络和不安全的网络之间设置障碍阻止对本机构信息资源的非法访问。为了安全，在计算机上设置只能读取状态而不能对软件、档案做任何添加、修改，防止档案的失真。光盘使用1次写入光盘，1次写入多次读取，使用户能利用而不能改写，从而保护电子档案的原始性、真实性。
一、当前高校电子档案管理工作中遇到的问题
1．对档案管理电子化的认识有偏差。在实际工作中，由于认识上存在偏差，往往出现以下两种截然不同的现象:（1）对计算机储存的文件特别是一些重要文件不及时备份和打印，过分依赖计算机，一旦计算机发生故障就会造成档案文件的丢失;（2）对所有收到的文件和信息统统打印归档，事无巨细，对计算机及存储盘完全不相信，不仅造成资源的大量浪费，也给电子文件的规范、有效管理带来了难度。
2．电子文件存储载体随意性较大。此前，由于没有电子档案管理的统一标准和规范，在电子文件存储载体的选择上存在很大的随意性，有的使用软磁盘、有的使用硬磁盘、光盘等等。
3．电子文件运行所依赖的软硬件保护性措施不力。不同的数据库管理系统就是不同的软件环境，电子文件所依赖的软件环境发生的频繁变化，直接造成前后电子文件相互不衔接，新系统无法读取旧系统生成的电子文件，随着时间的推移，旧系统的参数及程序将残缺不全，旧系统生成的电子文件也失去了运行的基础。因此，高校在对电子文件所依靠的技术进行更新时，应注意妥善保管计算机软硬件平台，注意保存电子档案所依靠的技术，以及电子档案的相关支持软件和各种必要的参数。
4．电子档案管理技术人员专业性不强。电子档案的管理要求管理人员既具备档案管理基础知识，熟练掌握档案工作的基本原则和方法，又要熟练掌握电子计算机技术、数字通信技术等。不具备这两方面的基本技术技能，就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行有效管理。
二、提高高校电子档案管理水平的对策
1．建立电子档案管理人员网络的组织保证。由分管档案工作的校院领导牵头，组建校、院办公室分管档案工作的领导和档案部门领导参加的领导班子，各部门分管电子档案工作的负责人参与，共同组成保证机构，并配备电子文件管理人员(信息员)。
2．电子档案工作制度建设。，根据电子档案管理系统必须遵循的3个原则:即电子文件的全程管理原则，涉及电子文件的流程、管理原则、质量要求等方面的系统管理，强调各项管理内容，要求系统的整合；前端控制原则，要求电子政务文件管理系统的设计，将文件的形成阶段纳入管理功能；有效保障原则，在电子环境下如何保障“原件”的地位、效能，在电子环境系统中，具备比较完善的技术保障措施。
3．要做好电子文件的收集、积累等基础工作。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案，其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件，由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时，或者从保留文件重要修改过程的信息考虑，则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，则应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系，尤其是对“无纸质”系统生成的电子文件，应当有更严格的措施。
4．加强电子档案软、硬件设施管理。各高校要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料应采用通用格式的光盘存储。要及时修补影响管理软件安全的漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，温度保持在17℃～20℃之间，相对湿度保持在35%～40%之间，注意避光、防尘、防变形，远离磁场和有害气体。有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保电子档案信息数据在保存和传输过程中的安全、稳定。
5．重视和加快高校电子档案管理人员的培养。重视和加快电子档案管理人员的培养，一是吸纳专业型人才充实档案管理队伍；二是加大在职岗位培训，学习新知识，提高业务能力，更新观念、改变被动局面，以便满足电子档案管理的需要。
6．加强电子档案的安全管理保护。电子档案的安全主要是档案信息存储安全和利用安全。我们要采取有效措施和技术手段，建立档案数据备份和恢复机制。在技术安全管理方面，要做到:档案内部局域网通VYN与外网连接，以保证安全。访问电子文件采取控制技术，对单位的档案资源，采用身份认证技术，防止非法访问。加密技术是在电子通信系统和应用系统中采用“双密钥码”。一个是公开的加密密钥，另一个是严格保密的解密密钥。发出电子文件方，使用收方的公开密钥，收方用只有自己知道的解密密钥解密。防火墙控制访问者，在某一个结构的网络和不安全的网络之间设置障碍阻止对本机构信息资源的非法访问。为了安全，在计算机上设置只能读取状态而不能对软件、档案做任何添加、修改，防止档案的失真。光盘使用1次写入光盘，1次写入多次读取，使用户能利用而不能改写，从而保护电子档案的原始性、真实性。