论文部分内容阅读
[摘 要] 多校区办学已经成为我国当代大学发展的一个特征。由于各种原因,目前高校多校区办学存在着运转成本高、工作效率低等问题,在高校实行办公自动化将有效解决这些问题。加强办公自动化建设主要做到以下方面:领导重视、加强技术人员培训、选用合适的应用软件和硬件设备、加强日常管理、改变意识观念。
[关键词] 加强;办公自动化建设;多校区办学
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 05 . 039
[中图分类号]F270.7;G647 [文献标识码]A [文章编号]1673 - 0194(2010)05 - 0092 - 02
自从大规模扩招以来,各高校为了适应发展需要,纷纷采取学校合并、建立新校区等措施,这在一定程度上达到了扩大招生、完善专业的目的,有效克服了我国高等教育在计划经济体制下形成的条块分割、办学分散、效率低等弊端,较好地改善了高校重复设置、单科性学校过多、办学规模过小的状况,同时也形成了多校区办学格局。目前各校对于多校区管理已经有较为完整的规章制度,但由于各种原因,当前高校多校区办学存在着交通通信成本增高、管理效率降低等问题[1]。全面利用校园数字网络系统,在高校加强办公自动化建设,将在一定程度上解决这些问题。
1加强办公自动化建设
众多高校在多校区办学中也认识到了办学成本增加、办事效率降低等现实问题。目前很多高校已经在校内开展了办公自动化建设,办公自动化在我国高校得到了快速发展,但由于软件和硬件的配备不同,使用环境不同,使用人员不同,所以办公自动化建设开展也存在一些问题。广东药学院从2006年开始探讨办公自动化系统的应用,目前已经使用了2年多,取得了一定的效果。总的来说,加强办公自动化建设,需要做到以下方面:
1.1领导重视
高校的办公自动化开展需要校领导的重视,因为很多需要校领导签发审批的文件都是通过网络来进行,如果校领导存在抵触情绪就不利于工作的开展。同时要注意对校领导使用办公自动化系统过程中出现的问题进行收集,因为系统在使用初期存在一些问题需要技术人员及时改进。而且办公自动化建设是一项复杂庞大、综合性强的系统工程,办公自动化建设涉及软硬件设施的更新,涉及办公人员原有的思想观念、工作方式等的彻底变革,涉及学校方方面面的工作,有了校领导的重视,运行过程中遇到的问题就容易解决了。
另外,建设系统需要建设队伍、经费和设备,有了领导的重视,建设系统所需人员、经费和设备等问题自然迎刃而解。
1.2加强培训
高校工作人员的素质也是影响办公自动化系统运行的重要因素。只有他们熟练地使用现代化办公设备,才能使办公自动化系统得以有效实施和运转[2-3]。所以在办公自动化实施的前期,管理操作人员的培训很重要,培训要根据实际运行情况做些简单调整,在培训初期和应用期要根据性质不同进行对应的知识讲解。在对技术人员进行培训时也要注意分层次、有目的,我院在办公自动化系统运行时进行了4个层面的辅导和培训,包括学校领导、中层领导、技术人员、信息管理员,学校针对他们各自的工作性质和事业权限进行对应的培训,使各层次的使用者均能在短时间内掌握办公自动化系统的操作程序,均能通过系统完成相应的工作。另外在培训过程中也印发了系统操作手册,对于使用过程中遇到的难点问题也有详细明确的解决程序。
1.3选用合适的应用软件和硬件设备
目前企业或者政府部门的办公自动化系统软件相对比较成熟,市场上针对高校的特殊需要单独开发的软件比较少,当前高校使用的办公自动化软件很多是在企业版或政府版的基础上改造而成的。高校管理人员对办公自动化软件提出了较高的期望,希望它使用方便、操作简单,希望教学管理、财务管理、人事管理、档案管理等系统能够互相兼容,但目前市场上基本没有类似软件,很多软件均为单项功能。虽然目前的办公自动化软件没有完全达到人们的要求,但是仍需要大力推广,需要在应用过程中不断完善和调整。
有了好的软件,更需要有好的硬件支持,办公自动化系统建设需要一定的硬件条件,一个安全、稳定的校园局域网是办公自动化系统运行的网络保障。当前网络病毒泛滥,大量不安全因素严重影响办公自动化的应用,例如:黑客非法入侵系统,窃取机密信息,进行恶意破坏;网络病毒造成网络瘫痪及系统故障;使用人员违章操作使系统受损及泄密等[4]。因为校领导经常要在外出时进行很多文件的处理,这样就对校园网络的安全性提出了较高的要求,要做到安全与快速并存就需要良好的软件和硬件设备作保障。
另外,在建设初期要保证系统的兼容性和可扩展性,避免将来系统闲置或者重复建设,造成大量资金浪费。要求软件开发商根据本校硬件和软件情况,对于各项功能要可以不断附加、延伸和挖掘潜力[5]。
1.4加强管理
办公自动化系统建设的管理和软硬件配置同样重要,甚至在一定程度上,管理更为重要,同样的系统和设备在有的学校运行良好,而在个别学校却无法得到广泛的应用,其关键在于管理。首先,对于一个新软件的运用,要有计划地开展培训。由于办公人员的计算机水平差异较大,可以选一批基础比较好的人员作为各个部门的表单管理员进行培训,然后通过表单管理员对自己部门人员培训。其次,要建立与办公自动化相适应的信息管理制度,逐步规范公文在办公自动化系统中的运转程序,对于在系统上运行的公文必须有明确规定,逐步取消部门纸质文件,同时对于需要存纸质文件的要做好存档工作。
1.5改变观念
在我国高校,因为传统的办公方式仍能够维持,使一些领导或工作人员对传统的办公方式仍有较强的依赖性,不愿主动去改变。因此,要做好办公自动化的宣传工作,要从学校信息化建设和提高办事效率的角度来认识办公自动化系统的重要性,通过办公自动化系统建设提高学校的行政办公效率和管理水平,推动学校的信息化工作。提高师生的办公自动化意识,尤其要强化各级领导的办公自动化意识,只有各级领导和工作人员都有现代化意识和观念,才有可能加快办公自动化的建设步伐。
1.6加强跟踪服务
办公自动化在实施过程中将遇到不少问题,主要有软件设计方面的、硬件配备方面的、应用能力方面的和使用制度方面的。只有在使用过程中加强跟踪服务,对于使用过程中遇到的问题有针对性地加以解决,及时解决系统存在的问题,这样才能使办公自动化的开展取得好的效果,使之更好地为教学科研服务。
2小结
从目前实施情况来看,由于当前计算机病毒的泛滥,办公自动化的安全问题还没有完全得到解决,即使在基本实现办公无纸化的企业、政府部门和高校,一些重要的文件仍要通过纸质文件传输。总的来说,电子文件和纸质文件各有优点,可以充分发挥它们的优势,不能全部无纸化。实现办公自动化是为了提高现代化管理水平,提高办事效率,而不是单纯追求无纸化的形式。
加强办公自动化化建设,将有效降低高校多校区办学的成本,提高日常工作效率,为师生营造一个良好的教学科研和学习环境,为高校的快速稳定发展提供保障。
主要参考文献
[1] 郜岭.我国高校多校区管理的问题与经验借鉴[J].中国高教研究,2005(12):79-80.
[2] 张大斌,等.数字化校园的办公自动化系统开发研究[J].现代教育技术,2005(1):70-72.
[3] 张玉侠.高校办公自动化系统建设初探[J].沈阳工程学院学报:社会科学版,2007(2): 282-284.
[4] 赵毅.高校办公自动化系统整体安全策略的研究[J].重庆工学院学报,2005(11):64-66.
[5] 向丽华.高校办公自动化建设管理探讨[J].内蒙古科技与经济,2005(3):92-94.
[关键词] 加强;办公自动化建设;多校区办学
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 05 . 039
[中图分类号]F270.7;G647 [文献标识码]A [文章编号]1673 - 0194(2010)05 - 0092 - 02
自从大规模扩招以来,各高校为了适应发展需要,纷纷采取学校合并、建立新校区等措施,这在一定程度上达到了扩大招生、完善专业的目的,有效克服了我国高等教育在计划经济体制下形成的条块分割、办学分散、效率低等弊端,较好地改善了高校重复设置、单科性学校过多、办学规模过小的状况,同时也形成了多校区办学格局。目前各校对于多校区管理已经有较为完整的规章制度,但由于各种原因,当前高校多校区办学存在着交通通信成本增高、管理效率降低等问题[1]。全面利用校园数字网络系统,在高校加强办公自动化建设,将在一定程度上解决这些问题。
1加强办公自动化建设
众多高校在多校区办学中也认识到了办学成本增加、办事效率降低等现实问题。目前很多高校已经在校内开展了办公自动化建设,办公自动化在我国高校得到了快速发展,但由于软件和硬件的配备不同,使用环境不同,使用人员不同,所以办公自动化建设开展也存在一些问题。广东药学院从2006年开始探讨办公自动化系统的应用,目前已经使用了2年多,取得了一定的效果。总的来说,加强办公自动化建设,需要做到以下方面:
1.1领导重视
高校的办公自动化开展需要校领导的重视,因为很多需要校领导签发审批的文件都是通过网络来进行,如果校领导存在抵触情绪就不利于工作的开展。同时要注意对校领导使用办公自动化系统过程中出现的问题进行收集,因为系统在使用初期存在一些问题需要技术人员及时改进。而且办公自动化建设是一项复杂庞大、综合性强的系统工程,办公自动化建设涉及软硬件设施的更新,涉及办公人员原有的思想观念、工作方式等的彻底变革,涉及学校方方面面的工作,有了校领导的重视,运行过程中遇到的问题就容易解决了。
另外,建设系统需要建设队伍、经费和设备,有了领导的重视,建设系统所需人员、经费和设备等问题自然迎刃而解。
1.2加强培训
高校工作人员的素质也是影响办公自动化系统运行的重要因素。只有他们熟练地使用现代化办公设备,才能使办公自动化系统得以有效实施和运转[2-3]。所以在办公自动化实施的前期,管理操作人员的培训很重要,培训要根据实际运行情况做些简单调整,在培训初期和应用期要根据性质不同进行对应的知识讲解。在对技术人员进行培训时也要注意分层次、有目的,我院在办公自动化系统运行时进行了4个层面的辅导和培训,包括学校领导、中层领导、技术人员、信息管理员,学校针对他们各自的工作性质和事业权限进行对应的培训,使各层次的使用者均能在短时间内掌握办公自动化系统的操作程序,均能通过系统完成相应的工作。另外在培训过程中也印发了系统操作手册,对于使用过程中遇到的难点问题也有详细明确的解决程序。
1.3选用合适的应用软件和硬件设备
目前企业或者政府部门的办公自动化系统软件相对比较成熟,市场上针对高校的特殊需要单独开发的软件比较少,当前高校使用的办公自动化软件很多是在企业版或政府版的基础上改造而成的。高校管理人员对办公自动化软件提出了较高的期望,希望它使用方便、操作简单,希望教学管理、财务管理、人事管理、档案管理等系统能够互相兼容,但目前市场上基本没有类似软件,很多软件均为单项功能。虽然目前的办公自动化软件没有完全达到人们的要求,但是仍需要大力推广,需要在应用过程中不断完善和调整。
有了好的软件,更需要有好的硬件支持,办公自动化系统建设需要一定的硬件条件,一个安全、稳定的校园局域网是办公自动化系统运行的网络保障。当前网络病毒泛滥,大量不安全因素严重影响办公自动化的应用,例如:黑客非法入侵系统,窃取机密信息,进行恶意破坏;网络病毒造成网络瘫痪及系统故障;使用人员违章操作使系统受损及泄密等[4]。因为校领导经常要在外出时进行很多文件的处理,这样就对校园网络的安全性提出了较高的要求,要做到安全与快速并存就需要良好的软件和硬件设备作保障。
另外,在建设初期要保证系统的兼容性和可扩展性,避免将来系统闲置或者重复建设,造成大量资金浪费。要求软件开发商根据本校硬件和软件情况,对于各项功能要可以不断附加、延伸和挖掘潜力[5]。
1.4加强管理
办公自动化系统建设的管理和软硬件配置同样重要,甚至在一定程度上,管理更为重要,同样的系统和设备在有的学校运行良好,而在个别学校却无法得到广泛的应用,其关键在于管理。首先,对于一个新软件的运用,要有计划地开展培训。由于办公人员的计算机水平差异较大,可以选一批基础比较好的人员作为各个部门的表单管理员进行培训,然后通过表单管理员对自己部门人员培训。其次,要建立与办公自动化相适应的信息管理制度,逐步规范公文在办公自动化系统中的运转程序,对于在系统上运行的公文必须有明确规定,逐步取消部门纸质文件,同时对于需要存纸质文件的要做好存档工作。
1.5改变观念
在我国高校,因为传统的办公方式仍能够维持,使一些领导或工作人员对传统的办公方式仍有较强的依赖性,不愿主动去改变。因此,要做好办公自动化的宣传工作,要从学校信息化建设和提高办事效率的角度来认识办公自动化系统的重要性,通过办公自动化系统建设提高学校的行政办公效率和管理水平,推动学校的信息化工作。提高师生的办公自动化意识,尤其要强化各级领导的办公自动化意识,只有各级领导和工作人员都有现代化意识和观念,才有可能加快办公自动化的建设步伐。
1.6加强跟踪服务
办公自动化在实施过程中将遇到不少问题,主要有软件设计方面的、硬件配备方面的、应用能力方面的和使用制度方面的。只有在使用过程中加强跟踪服务,对于使用过程中遇到的问题有针对性地加以解决,及时解决系统存在的问题,这样才能使办公自动化的开展取得好的效果,使之更好地为教学科研服务。
2小结
从目前实施情况来看,由于当前计算机病毒的泛滥,办公自动化的安全问题还没有完全得到解决,即使在基本实现办公无纸化的企业、政府部门和高校,一些重要的文件仍要通过纸质文件传输。总的来说,电子文件和纸质文件各有优点,可以充分发挥它们的优势,不能全部无纸化。实现办公自动化是为了提高现代化管理水平,提高办事效率,而不是单纯追求无纸化的形式。
加强办公自动化化建设,将有效降低高校多校区办学的成本,提高日常工作效率,为师生营造一个良好的教学科研和学习环境,为高校的快速稳定发展提供保障。
主要参考文献
[1] 郜岭.我国高校多校区管理的问题与经验借鉴[J].中国高教研究,2005(12):79-80.
[2] 张大斌,等.数字化校园的办公自动化系统开发研究[J].现代教育技术,2005(1):70-72.
[3] 张玉侠.高校办公自动化系统建设初探[J].沈阳工程学院学报:社会科学版,2007(2): 282-284.
[4] 赵毅.高校办公自动化系统整体安全策略的研究[J].重庆工学院学报,2005(11):64-66.
[5] 向丽华.高校办公自动化建设管理探讨[J].内蒙古科技与经济,2005(3):92-94.