与纸质文件相比，电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，可是随着档案数字化和网络化水平的不断提高，在实际的档案工作中，电子文件的数量越来越多，在整个档案体系中所占的份额越来越大已成为不争的事实。结合哈尔滨职业学院电子文件归档工作的实际，我们认为电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立科学的归档制度。
　　一、高职院校电子文件归档方式和途径的选择
　　纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经过我们的实际工作检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失，如遇质量较差的磁盘，还会影响文件的可读性。为了避免这些问题的发生，防止数据丢失，就需要制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。经过我们在实践中的摸索，总结出了网络移交的两条有效途径：
　　（一）借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着哈尔滨职业学院计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网，这些文件经过各教学单位和智能部门的挑选，反映了学院各项工作的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，这是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DOC、.TXT、.EXE等文件。
　　（二）选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。
　　计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳归档途径之一。哈尔滨职业学院计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学（含成绩管理系统）、科研、人事管理、财务管理等几个子系统，这几个子系统与学院办公网等构成数据交换网。教学系统负责学生注册、选课、成绩等数据的传递；财务管理负责学生交费信息的传递；教务处负责学籍、教学计划、课程、毕业审查等数据的传输。学院综合档案室接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据则按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给学院综合档案室保存，或直接存入光盘，定期归档。
　　无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给学院综合档案室，不能由档案部门自行从网上下载，这样可以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，因为光盘的稳定性相对而言是最好的。
　　二、以原纸质档案立卷工作骨干为主，各部门相互配合，建立合理的电子文件归档制度。
　　在我们学院，纸质文件归档因为经过多年实践，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了立卷牵头人，负责立卷工作。按照我们的经验，开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员因与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，以原纸质档案立卷工作骨干为主，比以各单位计算机与信息管理人员为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。因电子文件处理与纸质档案采用手工操作的方法相比相差甚远，需要新的知识和技术手段，这就需要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使归档工作队伍掌握信息管理自动化的基本知识和技能，做好电子文件归档工作。
　　哈尔滨职业学院从2000年底开始抓电子文件归档工作，制定了《电子文件归档工作暂行规定》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《电子文件归档目录》样式。为了使各教学单位和职能部门主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为2000年学院档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的领导和综合档案室的负责同志明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，作为一项重要工作抓紧抓好。在对电子文件的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的院长办公室、党委办公室作为开展电子文件归档的试点单位。先后数次与他们专门研究电子文件归档工作，成立了两办电子文件归档工作小组，由院办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，这两个部门的电子文件归档已经步入正轨。
　　三、电子文件与纸质文件的简化合一
　　由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，電子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案，在归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。
　　在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎论证，在万无一失的情况下实行。
　　从目前的情况来看，档案管理的数字化、网络化已经是无法抗拒的历史趋势了，而高等院校因为占据着科技、信息等方面的优势自然应当首当其冲。高等院校电子文件归档工作地顺利开展，将积累宝贵的经验，为下一步档案管理全面实现数字化、网络化准备充分的条件，打下坚实的基础。