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摘 要 会计档案管理是一项重要的工作,本文具体谈了会计档案的管理工作以及其面临的挑战。
关键词 会计档案管理 挑战
中图分类号:F234文献标识码:A
会计档案是企事业单位在会计核算过程中形成的,根据档案管理科学和相关会计档案管理规定,集中保存备查的专业性文件材料。传统的会计档案主要包括会计凭证、会计账簿和财务报告等专业核算资料,具体包含以下四类文件:
1、会计凭证类:包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证;
2、会计账簿类:包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿和其他会计账簿;
3、财务报告类:包括月度、季度、年度财务报告,会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告;
4、其他类:包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册。
企事业单位每年形成的会计档案应当由会计机构按照归档要求整理立卷、装订成册,并编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案在会计年度终了后,一般由会计机构保管一年,期满之后由会计机构编制移交清册,移交给本单位档案机构统一保管。未设立档案机构的,会计机构应当在内部指定专人保管。
从会计核算程序上看,会计档案管理属于财务管理的最后一个环节,因而往往容易被人忽视。由于档案管理并非日常的会计核算业务,且企业通常都设专人进行管理,很多人觉得这项工作与自己没有直接关系,因此对会计档案没有给予足够的重视。
事实上会计档案在经济预测和决策中具有重要作用。首先,会计档案具有连续性和制约性,是反映企事业单位经济业务的历史记录。从编制会计凭证到形成会计账簿直至最终产生会计报表,形成了一个完整的帐务体系,直接反映了会计主体各项经营事项,可以说会计档案是总结经营管理经验的重要资料。其次,会计档案是进行经济活动预测、决策及开展财务分析等工作的重要依据。会计档案完整记录了企事业单位在经济活动过程中的各项业务指标,作为财务分析的重要工具,会计档案对贯彻党和国家各项财经方针,对编制预、决算,节约资金和加强企业内部管理等方面都具有重要作用。此外,会计档案还是打击经济领域犯罪的重要依据,是检查、监督经济活动的重要工具。同时,会计档案还是经济科学研究的可靠史料,它记录了经济活动的事实经过,反映了经营管理的经验教训,是具有重要价值的史料。
1998年国家财政部、国家档案局发布了从1999年1月1日起开始施行的《会计档案管理办法》。依据此办法,国内各行业、领域的企事业单位都普遍制定了相应的会计档案管理制度。到今天,《会计档案管理办法》已施行了近12年的时间,随着改革开放的逐步深入和我国社会经济的不断发展,传统的会计档案内涵已发生了巨大变化,会计档案的管理方式也随之有了很大程度革新。
随着计算机技术逐步应用于会计核算业务,电算化会计的新概念由此产生。而随着电算化会计在技术和理论上的不断成熟和完善,会计信息逐渐实现了数据化和程序化,会计档案的载体也发生了巨大变化。如今会计档案的内涵已远远超越了传统概念上的手工凭证、手工账簿和报表等纸质文件,而另外涵盖了会计软件系统、电算化会计信息等一系列电算化文件。由于《会计档案管理办法》中第十二条明确规定“采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案。”从而在制度上明确了电算化会计档案的双重档案载体,即除了打印輸出的记账凭证、会计账簿和会计报表等之前所述的四类传统纸质文件外,还包括了存储在计算机硬盘、光盘和其他磁性介质的会计数据、电算化会计系统中的所有系统软件、会计应用软件及全套文档资料。
会计核算的电算化在很大程度上推动了企业财务管理水平的进步,促进了会计核算制度逐步完善,但同时也使会计档案管理面临着新的挑战。由于在电算化条件下,会计信息被记录在磁盘或光盘等磁性介质上,技术上就有可能被非法修改而不留痕迹,会计信息的真实性就难以保证。而未经授权的人出于私利和不正当目的,也有可能通过计算机和网络查看属于企业机密的会计数据,进行复制、伪造和销毁等非法行为,会计信息的完整性和安全性也因此受到挑战。由于通过计算机技术手段实施的篡改、复制和伪造等行为具有很强的隐蔽性,相对手工会计而言,发现利用计算机舞弊和进行违法行为的难度更大,因此造成的危害和损失也更大。同时,由于电算化会计档案受载体质量、存放环境、存储有效期等条件的影响,防潮、防盗、防尘、防火、防窜改、防过期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作也给电算化会计档案管理带来了新的课题。另外,随着施行电算化会计的时间增长和会计信息系统的不断升级,财务软件的版本也就越多,加上相关财务人员和软件维护人员更迭等原因,企业想要查询以前年度的会计信息时,往往要重新安装旧版本的会计信息系统,而且还可能因时间过久、遗忘口令和密码等原因难以取得所需的会计信息。
鉴于电算化会计档案保管存在的局限性,打印输出的会计凭证、会计账簿和财务报表等传统纸质档案则显示出其存在的重要性和必要性,而且纸质档案同时也是对同期电子数据的印证。在《会计档案管理办法》和大多数企事业单位的会计档案管理规定中,对于纸质会计档案的管理一般都有详细的描述,包括需要归档的文件类型、归档和移交办法、保管期限以及销毁程序等,这里笔者不再赘述。然而纸质档案虽然不易被篡改、复制和伪造,也比较容易查找,但其本身也有无法克服的局限性,即纸质档案无法反映会计信息系统中所有的会计信息。
假设一家历史悠久的大型企业,其会计信息系统中某往来科目下设多级明细,同时设置了往来台账和账龄管理,如果该企业同时还设有若干责任中心,那么该企业的往来科目账簿该如何打印。选择只有一个,即在汇总责任中心下按往来单位进行打印。显而易见,这样输出的账簿缺少了很多重要的财务信息。或许有人建议可以分别在各责任中心下按往来单位进行打印,或者在最末级明细科目下按往来单位进行打印。但事实上,一般大型企业往往有几千家往来客户,若按后两种方法输出账簿,其工作量是难以想像的,而且即便是这样输出的账簿仍然缺少很多财务信息,其工作量与工作成果是不配比的。因此,我们在日常财务工作中,更为依赖的仍然是电算化会计系统。
为了更有效地做好会计档案管理工作,各企事业单位在加强纸质会计档案管理的同时,还应重点抓好电算化档案的管理。应配备专职或兼职的电算化档案管理人员,设专室进行保管,控制好源头的质量。应根据电算化会计档案的特点,制定明确的、可操作性强的档案管理制度,对不同版本的财务软件和相关文件进行科学的分类和储存,做好备份、保管、调阅、移交和销毁等方面工作。同时,还应注重收集计算机硬件系统的型号、存储空间、外部设备配套类型、计算机操作系统、财务软件编程语言、财务软件的系统名称、版本号、软件销售与维护公司的名称、地址、电话、联系人以及与软件系统相配套的各类说明书和使用手册等相关信息。只有同时管理好纸质档案和电算化档案,才能将会计档案管理提高到一个新的层次。
传统会计档案加上电算化会计档案是否就是会计档案的全部,答案当然是否定的。随着社会经济的不断发展和企业经营管理的不断升级,会计档案的内涵也需要逐步扩充和完善。近年来,预算管理越来越受到企业经营者的重视,预算编制和分析考核逐渐成为财务部门的核心业务之一。而由于种种原因,多数企业并未将财务预算和考核等相关文件纳入会计档案管理范围,预算档案管理成为会计档案管理的一个盲点。另外,近几年内部控制体系逐渐为国内企业所接受,并迅速得到发展,内控文件成为一项重要的财务专业性文件。而内控文件是否应当归档,归档的文件类型、保管期限等问题还有待于我们进一步探讨。
会计档案管理是会计工作的重要组成部分,直接影响了企事业单位财务管理的质量和水平。而档案管理是一门科学,需要会计人员不断地深入学习和探索。只有通过学习和探索推动会计档案管理不断向前进步,才能使会计档案管理工作更好地适应社会主义现代化建设和经济体制改革的需要。
(作者单位:中石油东北炼化工程有限公司)
参考文献:
[1]张前.电算化环捷对会计档案的影响及管理要求.交通财会.2001(10).
[2]部莉君,赵伟.会计电算化时会计的相关影响.现代审计与会计.2001(12).
[3]支华.会计电算化下的会计档案管理工作.财务与会计.2002(9).
关键词 会计档案管理 挑战
中图分类号:F234文献标识码:A
会计档案是企事业单位在会计核算过程中形成的,根据档案管理科学和相关会计档案管理规定,集中保存备查的专业性文件材料。传统的会计档案主要包括会计凭证、会计账簿和财务报告等专业核算资料,具体包含以下四类文件:
1、会计凭证类:包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证;
2、会计账簿类:包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿和其他会计账簿;
3、财务报告类:包括月度、季度、年度财务报告,会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告;
4、其他类:包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册。
企事业单位每年形成的会计档案应当由会计机构按照归档要求整理立卷、装订成册,并编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案在会计年度终了后,一般由会计机构保管一年,期满之后由会计机构编制移交清册,移交给本单位档案机构统一保管。未设立档案机构的,会计机构应当在内部指定专人保管。
从会计核算程序上看,会计档案管理属于财务管理的最后一个环节,因而往往容易被人忽视。由于档案管理并非日常的会计核算业务,且企业通常都设专人进行管理,很多人觉得这项工作与自己没有直接关系,因此对会计档案没有给予足够的重视。
事实上会计档案在经济预测和决策中具有重要作用。首先,会计档案具有连续性和制约性,是反映企事业单位经济业务的历史记录。从编制会计凭证到形成会计账簿直至最终产生会计报表,形成了一个完整的帐务体系,直接反映了会计主体各项经营事项,可以说会计档案是总结经营管理经验的重要资料。其次,会计档案是进行经济活动预测、决策及开展财务分析等工作的重要依据。会计档案完整记录了企事业单位在经济活动过程中的各项业务指标,作为财务分析的重要工具,会计档案对贯彻党和国家各项财经方针,对编制预、决算,节约资金和加强企业内部管理等方面都具有重要作用。此外,会计档案还是打击经济领域犯罪的重要依据,是检查、监督经济活动的重要工具。同时,会计档案还是经济科学研究的可靠史料,它记录了经济活动的事实经过,反映了经营管理的经验教训,是具有重要价值的史料。
1998年国家财政部、国家档案局发布了从1999年1月1日起开始施行的《会计档案管理办法》。依据此办法,国内各行业、领域的企事业单位都普遍制定了相应的会计档案管理制度。到今天,《会计档案管理办法》已施行了近12年的时间,随着改革开放的逐步深入和我国社会经济的不断发展,传统的会计档案内涵已发生了巨大变化,会计档案的管理方式也随之有了很大程度革新。
随着计算机技术逐步应用于会计核算业务,电算化会计的新概念由此产生。而随着电算化会计在技术和理论上的不断成熟和完善,会计信息逐渐实现了数据化和程序化,会计档案的载体也发生了巨大变化。如今会计档案的内涵已远远超越了传统概念上的手工凭证、手工账簿和报表等纸质文件,而另外涵盖了会计软件系统、电算化会计信息等一系列电算化文件。由于《会计档案管理办法》中第十二条明确规定“采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案。”从而在制度上明确了电算化会计档案的双重档案载体,即除了打印輸出的记账凭证、会计账簿和会计报表等之前所述的四类传统纸质文件外,还包括了存储在计算机硬盘、光盘和其他磁性介质的会计数据、电算化会计系统中的所有系统软件、会计应用软件及全套文档资料。
会计核算的电算化在很大程度上推动了企业财务管理水平的进步,促进了会计核算制度逐步完善,但同时也使会计档案管理面临着新的挑战。由于在电算化条件下,会计信息被记录在磁盘或光盘等磁性介质上,技术上就有可能被非法修改而不留痕迹,会计信息的真实性就难以保证。而未经授权的人出于私利和不正当目的,也有可能通过计算机和网络查看属于企业机密的会计数据,进行复制、伪造和销毁等非法行为,会计信息的完整性和安全性也因此受到挑战。由于通过计算机技术手段实施的篡改、复制和伪造等行为具有很强的隐蔽性,相对手工会计而言,发现利用计算机舞弊和进行违法行为的难度更大,因此造成的危害和损失也更大。同时,由于电算化会计档案受载体质量、存放环境、存储有效期等条件的影响,防潮、防盗、防尘、防火、防窜改、防过期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作也给电算化会计档案管理带来了新的课题。另外,随着施行电算化会计的时间增长和会计信息系统的不断升级,财务软件的版本也就越多,加上相关财务人员和软件维护人员更迭等原因,企业想要查询以前年度的会计信息时,往往要重新安装旧版本的会计信息系统,而且还可能因时间过久、遗忘口令和密码等原因难以取得所需的会计信息。
鉴于电算化会计档案保管存在的局限性,打印输出的会计凭证、会计账簿和财务报表等传统纸质档案则显示出其存在的重要性和必要性,而且纸质档案同时也是对同期电子数据的印证。在《会计档案管理办法》和大多数企事业单位的会计档案管理规定中,对于纸质会计档案的管理一般都有详细的描述,包括需要归档的文件类型、归档和移交办法、保管期限以及销毁程序等,这里笔者不再赘述。然而纸质档案虽然不易被篡改、复制和伪造,也比较容易查找,但其本身也有无法克服的局限性,即纸质档案无法反映会计信息系统中所有的会计信息。
假设一家历史悠久的大型企业,其会计信息系统中某往来科目下设多级明细,同时设置了往来台账和账龄管理,如果该企业同时还设有若干责任中心,那么该企业的往来科目账簿该如何打印。选择只有一个,即在汇总责任中心下按往来单位进行打印。显而易见,这样输出的账簿缺少了很多重要的财务信息。或许有人建议可以分别在各责任中心下按往来单位进行打印,或者在最末级明细科目下按往来单位进行打印。但事实上,一般大型企业往往有几千家往来客户,若按后两种方法输出账簿,其工作量是难以想像的,而且即便是这样输出的账簿仍然缺少很多财务信息,其工作量与工作成果是不配比的。因此,我们在日常财务工作中,更为依赖的仍然是电算化会计系统。
为了更有效地做好会计档案管理工作,各企事业单位在加强纸质会计档案管理的同时,还应重点抓好电算化档案的管理。应配备专职或兼职的电算化档案管理人员,设专室进行保管,控制好源头的质量。应根据电算化会计档案的特点,制定明确的、可操作性强的档案管理制度,对不同版本的财务软件和相关文件进行科学的分类和储存,做好备份、保管、调阅、移交和销毁等方面工作。同时,还应注重收集计算机硬件系统的型号、存储空间、外部设备配套类型、计算机操作系统、财务软件编程语言、财务软件的系统名称、版本号、软件销售与维护公司的名称、地址、电话、联系人以及与软件系统相配套的各类说明书和使用手册等相关信息。只有同时管理好纸质档案和电算化档案,才能将会计档案管理提高到一个新的层次。
传统会计档案加上电算化会计档案是否就是会计档案的全部,答案当然是否定的。随着社会经济的不断发展和企业经营管理的不断升级,会计档案的内涵也需要逐步扩充和完善。近年来,预算管理越来越受到企业经营者的重视,预算编制和分析考核逐渐成为财务部门的核心业务之一。而由于种种原因,多数企业并未将财务预算和考核等相关文件纳入会计档案管理范围,预算档案管理成为会计档案管理的一个盲点。另外,近几年内部控制体系逐渐为国内企业所接受,并迅速得到发展,内控文件成为一项重要的财务专业性文件。而内控文件是否应当归档,归档的文件类型、保管期限等问题还有待于我们进一步探讨。
会计档案管理是会计工作的重要组成部分,直接影响了企事业单位财务管理的质量和水平。而档案管理是一门科学,需要会计人员不断地深入学习和探索。只有通过学习和探索推动会计档案管理不断向前进步,才能使会计档案管理工作更好地适应社会主义现代化建设和经济体制改革的需要。
(作者单位:中石油东北炼化工程有限公司)
参考文献:
[1]张前.电算化环捷对会计档案的影响及管理要求.交通财会.2001(10).
[2]部莉君,赵伟.会计电算化时会计的相关影响.现代审计与会计.2001(12).
[3]支华.会计电算化下的会计档案管理工作.财务与会计.2002(9).