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资产评估的工作档案尤其是其中的工作底稿，是评估师在评估工作过程中形成的工作记录，它以书面形式完整反映评估工作的全部过程，是约束注册资产评估师执业行为和界定责任的重要依据。因此，对资产评估工作档案进行分类整理、鉴定分析其保存价值，准确划分其保管期限，不仅有利于充分发挥和利用评估档案的价值，还可以减少评估机构对档案保管设备的投入和保管的工作压力。
鉴于此，笔者依据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》），参考国家档案局及有关部门制定的文书档案、会计档案和注册会计师审计工作底稿的保管期限，提出对资产评估档案划分保管期限的粗浅意见，供业内人士参考。
一、相关行业档案保管的基本情况
（一）资产评估行业的基本情况
1996年5月，中评协下发了《资产评估操作规范意见（试行）》，该意见对资产评估的工作底稿编制和管理提出了要求。1999年6月，中评协发布了《资产评估工作底稿指南》，对评估机构和注册资产评估师编制和管理工作底稿的行为进行了规范。此外，在2001年5月出版的注册资产评估师后续教育教材中，也对工作底稿的作用、种类、内容、编号、标识、质量等提出了具体要求，而且对资产评估档案管理作出了若干规定，其中包括：资产评估档案必须保证完整无缺，凡与评估项目有关的资料应全部收集归入档案；评估机构接受委托的每个评估项目，无论其规模大小，属于单项资产评估还是整体资产评估，都要单独编号立卷归档；资产评估档案应专人专管、及时归档并达到安全和保密等要求。2004年财政部颁发《资产评估准则——基本准则》（财企[2004]20号），把“工作底稿归档”列入操作准则中评估程序的内容。
但是，到目前为止，无论是我们的行政主管部门还是我们的行业协会，还未对资产评估的工作档案鉴定其保存价值并划分保管期限。十几年来，我省的资产评估机构无论其规模大小，内部管理是否趋于完善，基本上都能按照要求，对资产评估工作底稿进行收集整理，形成档案，并指定专、兼职人员负责档案管理工作。但由于资产评估工作档案的保管期限一直没有得到妥当解决，档案保管的设备投入与工作压力日益加重。
（二）相关行业档案管理的情况
1.审计工作底稿档案
2006年2月，财政部发布中国注册会计师执业准则体系，其中《中国注册会计师审计准则1131号——审计工作底稿》，对审计工作底稿的性质、格式、内容、范围和归档的期限、性质、变动、保存期限等都做出了详细规定，特别是附录了审计档案的组成范例，分别确定了永久性档案清单和当期档案清单。
2.会计档案
1998年8月，财政部、国家档案局对1984年颁布的《会计档案管理办法》进行了修订。新的《会计档案管理办法》对记录和反映单位经济业务的重要史料和证据的范围进行了界定，对会计档案的整理立卷、借阅和保管期限等都做出了规定，会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期分为25年、15年、10年、5年、3年共5类。
3.一般文书档案
2006年12月，国家档案局重新颁布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，对归档范围、不归档范围、保管期限等做出规定，保管期限分为永久、定期两种。定期一般要求分为30年和10年。
在该规定中，对同一工作内容划分了不同的保管期限。以本单位召开会议的文件材料为例：请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结等为永久保管；典型材料、代表发言材料、交流材料、简报等为定期保管30年；讨论记录、接待安排等为定期保管10年。
4.其它档案
科技档案保管期限的原则是，保持科技文件材料之间的有机联系，维护科技档案的完整、准确和系统性。根据科技档案的重要程度及历史查考利用价值分为永久（30年以上）、长期（16一30年），短期（15年以内）三种。凡介于两种保管期限之间的，其保管期限一律从长。
在律师业务档案保管期限中，按业务性质将档案分为六大类：一是刑事档案；二是民事代理档案；三是经济诉讼代理档案；四是行政诉讼代理档案；五是非诉讼法律事务档案；六是其它。
对民事代理和经济诉讼代理的档案，还根据诉讼标的额的大小划分了保管期限。如：民事代理诉讼标的额在五十万元以上的案件为永久保管；十万元以上不满五十万元的案件为长期保管；经济诉讼代理标的额在五百万元以上的案件为永久保管；一百万元以上不满五百万元的案件为长期保管。
二、目前资产评估工作档案保管中存在的问题
（一）尚未划分工作档案的保管期限
我们的行政主管部门和行业协会，为规范资产评估报告及业务档案曾先后下发了若干的规定和规范意见，为规范资产评估工作档案的保管和维护评估委托方和相关当事方的利益，提供了档案管理制度上的保证。但是，按照《档案法》的有关规定，应对资产评估的工作档案鉴定保存价值，准确划分保管期限。这已经是行业亟待解决的问题，应尽快建立健全行业档案管理的相关规定，以解决评估机构面对的困惑与无章可循的问题。
（二）评估机构档案管理中存在的困难
在行业发展近二十年的时间里，资产评估业务得到不断拓展，同时，行政主管部门、行业协会、委托方及相关当事方对资产评估的标准和要求也在不断提高。因此，评估档案迅速积累，占用了大量的空间。由于尚未划分工作档案的保管期限，因此评估机构不仅不能恰当地发挥评估档案的利用价值，而且还不能对其进行取舍。
此外，随着计算机在评估行业里的应用，产生了大量的电子档案。它虽然有存取简便、节省空间等优点，但也存在着易于修改和存储载体在传递过程中易于失密的特点，也需要对其的保管提出规范性要求。
三、建议
资产评估行业应依照《档案法》的有关规定，学习和借鉴相关行业的经验，将其行之有效的档案保管工作形式与我行业的档案管理工作形式结合起来，制定相应的制度和规范，进而使行业工作档案的管理不断向科学化、规范化迈进，使工作档案成为评估机构和评估师的宝贵财富，而不是沉重的包袱。
（一）建立健全的行业档案管理制度
我国的档案法规体系由四个层次组成，一是国家权力机关制定的档案法律；二是国务院以及国务院办公厅与中共中央办公厅发布的有关档案工作的决定、规定、条例；三是国家档案局与有关机关发布的通则、条例、规定、办法、标准等；四是各级地方档案事业管理机关和各专业主管机关根据国家的档案法规，结合本地区、本专业具体情况制定的档案工作规章制度等。
根据我国的档案法规组成层次，我行业协会可参照相关行业档案管理规定和办法，起草资产评估档案管理办法，提交财政部审议，最终促成财政部和国家档案局联合下发《资产评估档案管理办法》；或者根据上述档案法规，结合本专业具体情况制定行业档案工作规章制度。三是可在近期下发的《资产评估准则——工作底稿》中细化档案管理的内容，确定资产评估工作档案中永久性档案和当期档案的清单。
（二）对资产评估工作档案的保管期限的划分
可根据资产评估报告的社会价值与资产评估工作档案的文书性质来确定保管期限。
1．可根据资产评估项目的规模大小和性质，权衡评估项目的社会价值与其档案的保存价值，从而界定其档案的保管期限：
（1）国有重点项目、规模较大的企业价值评估档案、金融不良资产评估档案以及在本省或本地区影响较大的评估工作档案，其保管期限应从长。
（2）对评估结果存在重大的不同意见，其意见应在档案中保存，其保管期限从长。
（3）对评估师研究业务有重大参考价值的典型评估项目档案，其保管期限从长。
（4）司法鉴定评估档案，其保管期限从长。
（5）评估值低于5万元的单项资产评估和基本没有查考价值的评估档案可列为短期保管。
2．可根据评估工作档案本身的文书性质来确定保管期限。
按照财政部颁发的《资产评估报告基本内容与格式的暂行规定》，资产评估报告的主要内容由资产评估报告书、评估说明、资产评估明细表三部分组成，因其重要程度不同，所以，其保管期限也应不同。
（1）资产评估报告书基本反映了资产评估的整个评估工作，并具备历史考查价值，保管期限可列为永久保管。
（2）评估说明描述评估项目的评估程序、方法、依据和参数选取与计算过程，揭示对资产评估行为和结果构成重大影响的事项等。但评估说明的内容繁多，包括了各类依据与各种资料清单。其中，评估计算、分析、评定、确定结论过程的资料非常重要，保管期限可列为永久保管或长期保管。而企业申报表、产权证明复印件和盈亏说明，应列为短期保管。
（3）资产评估明细表共有76张，其中：资产评估结果汇总表、资产评估结果分类汇总表本来应该是评估报告中的内容，可列入永久保存档案，其余74张表可列为短期保管。
（三）电子档案的管理及保管期限的划分
我们不能否认电子介质工作底稿的存在形式。在我行政主管部门与行业协会尚未颁发相关规定之前，可参照国家档案局于2003年7月发布的《电子公文归档管理暂行办法》中的部分相关条款执行，这些规定有：
1.电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。
2.电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。
3.电子公文参照有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。
4.电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。
5.归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。
（四）对《资产评估准则——工作底稿》（征求意见稿）中关于业务档案保存规定的建议
近期下发的关于《资产评估准则——工作底稿》（征求意见稿）作出了评估业务档案至少保存10年的规定。笔者认为：这一规定过于笼统。没有依据国家关于档案管理的法律、法规，以及资产评估工作档案的使用价值和利用价值，进行界定和划分保管期限，如按这一规定执行，评估机构可能将基本无价值的档案存放10年，而将需要长期保管的评估档案10年后销毁，这样的结果一是不能达到科学化、规范化管理档案的目的；二是存在一定隐患。不仅对评估机构是个无法弥补的损失，而且可能对整个行业也是个不小的损失。
（作者单位：中国资产评估协会 黑龙江省资产评估协会）
鉴于此，笔者依据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》），参考国家档案局及有关部门制定的文书档案、会计档案和注册会计师审计工作底稿的保管期限，提出对资产评估档案划分保管期限的粗浅意见，供业内人士参考。
一、相关行业档案保管的基本情况
（一）资产评估行业的基本情况
1996年5月，中评协下发了《资产评估操作规范意见（试行）》，该意见对资产评估的工作底稿编制和管理提出了要求。1999年6月，中评协发布了《资产评估工作底稿指南》，对评估机构和注册资产评估师编制和管理工作底稿的行为进行了规范。此外，在2001年5月出版的注册资产评估师后续教育教材中，也对工作底稿的作用、种类、内容、编号、标识、质量等提出了具体要求，而且对资产评估档案管理作出了若干规定，其中包括：资产评估档案必须保证完整无缺，凡与评估项目有关的资料应全部收集归入档案；评估机构接受委托的每个评估项目，无论其规模大小，属于单项资产评估还是整体资产评估，都要单独编号立卷归档；资产评估档案应专人专管、及时归档并达到安全和保密等要求。2004年财政部颁发《资产评估准则——基本准则》（财企[2004]20号），把“工作底稿归档”列入操作准则中评估程序的内容。
但是，到目前为止，无论是我们的行政主管部门还是我们的行业协会，还未对资产评估的工作档案鉴定其保存价值并划分保管期限。十几年来，我省的资产评估机构无论其规模大小，内部管理是否趋于完善，基本上都能按照要求，对资产评估工作底稿进行收集整理，形成档案，并指定专、兼职人员负责档案管理工作。但由于资产评估工作档案的保管期限一直没有得到妥当解决，档案保管的设备投入与工作压力日益加重。
（二）相关行业档案管理的情况
1.审计工作底稿档案
2006年2月，财政部发布中国注册会计师执业准则体系，其中《中国注册会计师审计准则1131号——审计工作底稿》，对审计工作底稿的性质、格式、内容、范围和归档的期限、性质、变动、保存期限等都做出了详细规定，特别是附录了审计档案的组成范例，分别确定了永久性档案清单和当期档案清单。
2.会计档案
1998年8月，财政部、国家档案局对1984年颁布的《会计档案管理办法》进行了修订。新的《会计档案管理办法》对记录和反映单位经济业务的重要史料和证据的范围进行了界定，对会计档案的整理立卷、借阅和保管期限等都做出了规定，会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期分为25年、15年、10年、5年、3年共5类。
3.一般文书档案
2006年12月，国家档案局重新颁布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，对归档范围、不归档范围、保管期限等做出规定，保管期限分为永久、定期两种。定期一般要求分为30年和10年。
在该规定中，对同一工作内容划分了不同的保管期限。以本单位召开会议的文件材料为例：请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结等为永久保管；典型材料、代表发言材料、交流材料、简报等为定期保管30年；讨论记录、接待安排等为定期保管10年。
4.其它档案
科技档案保管期限的原则是，保持科技文件材料之间的有机联系，维护科技档案的完整、准确和系统性。根据科技档案的重要程度及历史查考利用价值分为永久（30年以上）、长期（16一30年），短期（15年以内）三种。凡介于两种保管期限之间的，其保管期限一律从长。
在律师业务档案保管期限中，按业务性质将档案分为六大类：一是刑事档案；二是民事代理档案；三是经济诉讼代理档案；四是行政诉讼代理档案；五是非诉讼法律事务档案；六是其它。
对民事代理和经济诉讼代理的档案，还根据诉讼标的额的大小划分了保管期限。如：民事代理诉讼标的额在五十万元以上的案件为永久保管；十万元以上不满五十万元的案件为长期保管；经济诉讼代理标的额在五百万元以上的案件为永久保管；一百万元以上不满五百万元的案件为长期保管。
二、目前资产评估工作档案保管中存在的问题
（一）尚未划分工作档案的保管期限
我们的行政主管部门和行业协会，为规范资产评估报告及业务档案曾先后下发了若干的规定和规范意见，为规范资产评估工作档案的保管和维护评估委托方和相关当事方的利益，提供了档案管理制度上的保证。但是，按照《档案法》的有关规定，应对资产评估的工作档案鉴定保存价值，准确划分保管期限。这已经是行业亟待解决的问题，应尽快建立健全行业档案管理的相关规定，以解决评估机构面对的困惑与无章可循的问题。
（二）评估机构档案管理中存在的困难
在行业发展近二十年的时间里，资产评估业务得到不断拓展，同时，行政主管部门、行业协会、委托方及相关当事方对资产评估的标准和要求也在不断提高。因此，评估档案迅速积累，占用了大量的空间。由于尚未划分工作档案的保管期限，因此评估机构不仅不能恰当地发挥评估档案的利用价值，而且还不能对其进行取舍。
此外，随着计算机在评估行业里的应用，产生了大量的电子档案。它虽然有存取简便、节省空间等优点，但也存在着易于修改和存储载体在传递过程中易于失密的特点，也需要对其的保管提出规范性要求。
三、建议
资产评估行业应依照《档案法》的有关规定，学习和借鉴相关行业的经验，将其行之有效的档案保管工作形式与我行业的档案管理工作形式结合起来，制定相应的制度和规范，进而使行业工作档案的管理不断向科学化、规范化迈进，使工作档案成为评估机构和评估师的宝贵财富，而不是沉重的包袱。
（一）建立健全的行业档案管理制度
我国的档案法规体系由四个层次组成，一是国家权力机关制定的档案法律；二是国务院以及国务院办公厅与中共中央办公厅发布的有关档案工作的决定、规定、条例；三是国家档案局与有关机关发布的通则、条例、规定、办法、标准等；四是各级地方档案事业管理机关和各专业主管机关根据国家的档案法规，结合本地区、本专业具体情况制定的档案工作规章制度等。
根据我国的档案法规组成层次，我行业协会可参照相关行业档案管理规定和办法，起草资产评估档案管理办法，提交财政部审议，最终促成财政部和国家档案局联合下发《资产评估档案管理办法》；或者根据上述档案法规，结合本专业具体情况制定行业档案工作规章制度。三是可在近期下发的《资产评估准则——工作底稿》中细化档案管理的内容，确定资产评估工作档案中永久性档案和当期档案的清单。
（二）对资产评估工作档案的保管期限的划分
可根据资产评估报告的社会价值与资产评估工作档案的文书性质来确定保管期限。
1．可根据资产评估项目的规模大小和性质，权衡评估项目的社会价值与其档案的保存价值，从而界定其档案的保管期限：
（1）国有重点项目、规模较大的企业价值评估档案、金融不良资产评估档案以及在本省或本地区影响较大的评估工作档案，其保管期限应从长。
（2）对评估结果存在重大的不同意见，其意见应在档案中保存，其保管期限从长。
（3）对评估师研究业务有重大参考价值的典型评估项目档案，其保管期限从长。
（4）司法鉴定评估档案，其保管期限从长。
（5）评估值低于5万元的单项资产评估和基本没有查考价值的评估档案可列为短期保管。
2．可根据评估工作档案本身的文书性质来确定保管期限。
按照财政部颁发的《资产评估报告基本内容与格式的暂行规定》，资产评估报告的主要内容由资产评估报告书、评估说明、资产评估明细表三部分组成，因其重要程度不同，所以，其保管期限也应不同。
（1）资产评估报告书基本反映了资产评估的整个评估工作，并具备历史考查价值，保管期限可列为永久保管。
（2）评估说明描述评估项目的评估程序、方法、依据和参数选取与计算过程，揭示对资产评估行为和结果构成重大影响的事项等。但评估说明的内容繁多，包括了各类依据与各种资料清单。其中，评估计算、分析、评定、确定结论过程的资料非常重要，保管期限可列为永久保管或长期保管。而企业申报表、产权证明复印件和盈亏说明，应列为短期保管。
（3）资产评估明细表共有76张，其中：资产评估结果汇总表、资产评估结果分类汇总表本来应该是评估报告中的内容，可列入永久保存档案，其余74张表可列为短期保管。
（三）电子档案的管理及保管期限的划分
我们不能否认电子介质工作底稿的存在形式。在我行政主管部门与行业协会尚未颁发相关规定之前，可参照国家档案局于2003年7月发布的《电子公文归档管理暂行办法》中的部分相关条款执行，这些规定有：
1.电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。
2.电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。
3.电子公文参照有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。
4.电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。
5.归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。
（四）对《资产评估准则——工作底稿》（征求意见稿）中关于业务档案保存规定的建议
近期下发的关于《资产评估准则——工作底稿》（征求意见稿）作出了评估业务档案至少保存10年的规定。笔者认为：这一规定过于笼统。没有依据国家关于档案管理的法律、法规，以及资产评估工作档案的使用价值和利用价值，进行界定和划分保管期限，如按这一规定执行，评估机构可能将基本无价值的档案存放10年，而将需要长期保管的评估档案10年后销毁，这样的结果一是不能达到科学化、规范化管理档案的目的；二是存在一定隐患。不仅对评估机构是个无法弥补的损失，而且可能对整个行业也是个不小的损失。
（作者单位：中国资产评估协会 黑龙江省资产评估协会）