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摘要：民办高等教育快速发展，行政秘书作为学院教育工作管理者，是行政管理的基层岗位，承担了执行、联络、沟通、协调等大量事务性工作，而不是单纯的“收发文件，打打电话，抄抄写写”。笔者根据自己的工作经验对比进行了详细的阐述。
关键词：行政秘书；民办高校
中图分类号：G472 文献标识码：A 文章编号：1008-4428(2011)11-27-02
应天职业技术学院的行政秘书，日常事务是协助各院(系)领导做好日常行政事务的组织与管理工作，协调好领导与教师之间的关系，是系部的参谋员、协调员、服务员。笔者结合自己的心得体会，对行政秘书的岗位职责作如下概述：
(一)会务工作
做好系会会前各项准备工作，负责会议记录及会后资料整理，拟写会议纪要；负责通知全系教师参加系级、校级会议和有关活动，并作好考勤工作；做好院系承担的其他会议的各项服务工作。
(二)内务管理工作
协助系领导落实学院、有关职能部门和系里部署的各项工作；帮助部门安全责任人做好办公室安全防范和检查工作，制定部门假期值班计划；负责全系教师的考勤，加班统计工作。
(三)文书工作
协助系领导制定工作规划、每学期的目标管理计划及起草有关文件；负责本系上报各类文件的校对、呈送和存档管理工作；负责有关部门发出的各类文书的登记、传阅、归档工作；制定系部有关的规章制度。
(四)财、物管理工作
负责系部各项经费的报销领取工作；负责领发系教职工的奖金、福利等；负责领发系教职工办公用品；负责登记、保管和检查本系财产。
(五)信息收集、整理和反馈工作
协助系领导收集整理有关信息，以便于领导决策。及时、准确传递学院及系领导有关意见和决定，做到信息畅通。按要求将有关文件精神及时、准确地传达、印发到规定范围。按要求收集、整理、上报本系教工晋升职称、岗位变动、年度考核、教师培训等有关事项。负责系报刊杂志的征订及信件书报的领取和日常管理工作。
(六)档案管理
负责本系档案保管、整理及归档工作；负责本系所购办公设备的验收及有关资料的收集、归档；收集、保管本系各种会议、活动、调研等有关材料，整理归档。
(七)公章的保管和使用
系行政秘书是本系公章的保管负责人，必须按有关规章制度，经系领导批准后使用公章。在使用前要了解、审核内容，登记并复印存档。
(八)对外联系和接待工作
负责系招聘教师的联系，协助有关部门作好招聘教师的录用准备及手续办理等工作。接待来访客人。
因此，要成为一个合格的行政秘书，优质高效地完成自己的本职工作，需从如下五个方面入手，来提高自我。
(一)培养良好的表达能力
在现代行政秘书所应具备的各种能力中，表达能力是至关重要的。表达能力包括口头表达能力和文字表达能力两个方面。
1、文字表达能力
文字表达能力是行政秘书的一项基本功。无论是信息、宣传、调研等工作，还是处理公文，都离不开文字表达，所以要多思、多练、多交流，日积月累，潜移默化，做到文思敏捷、下笔如神，写出的文章观点鲜明，层次清晰，向上能如实反映事情的真相，向下能准确表达领导的意图。例如：会议通知、会议记录、教学管理计划等。
2、口头表达能力
语言表达能力也是行政秘书的一项非常重要的基本功，无论是传达上级文件精神工作，还是协调工作，都离不开较强的语言表达能力，随着办公室与校内、校外交流的增加，直接以语言表达作为处理公务活动。所以表达能力主要表现在文字表达能力和口头表达能力两个方面。例如：电话接听、家长接待等。
(二)协调和交际能力
行政秘书处于高校管理的枢纽部位，要接触领导、同事、教师、学生。行政秘书的协调能力直接影响着行政秘书工作的成效。
行政秘书要处理好自己与周围人群的关系，要善于发现领导与领导之间、领导与教师之间，以及各个部门之间的矛盾，并发挥恰当的平衡作用；要善于发现学校管理中各个环节可能出现的问题与失误，并想方设法予以协调、解决。
近年来，应天职业技术学院不断扩大招生规模，在校学生人数大量增加，学生类型和学生层次日趋多样化，这无疑提高了高校管理的难度。因此，作为行政秘书就必须在大量而复杂的工作中，善于协调，力争为自己创造一个良好的、积极的、平衡的工作和发展平台。
(三)良好的应变能力
行政秘书的大部分工作都可以依据各种规章制度和政策法规办事。但是突发性的事件，往往会影响管理活动的正常进行。当领导不在场，或由于其它客观原因不能及时决策时，行政秘书就必须具有见机行事、灵活变通、机智敏捷的应变能力，处理或参与处理这种突发事件。例如：学生反映教学问题、家长要求不合理等。有了这种应变能力，就能够较准确地把握情况的变化，能够针对新情况、新问题迅速作出正确判断，并采取适当而有效的具体措施。
(四)良好的心理调节能力
行政秘书作为系部的参谋员、协调员、服务员。要看着全局，想着工作，热爱集体，关心群众，时时处处不忘自己的职责。既要接触领导、同事、教师、学生，处理好各种关系，又要解决日常工作中“油盐柴米酱醋茶”之类的各种琐事，心理活动容易受外界影响，产生波动。因此，行政秘书必须善于调节和控制心理活动，在日常工作中要沉着、宽容、耐心、头脑冷静、豁达大度，善于控制自己的感情冲动，学会共处，和善地与人共事。遇事能冷静、客观地分析问题，正确地处理好工作中的各种矛盾。
一个有良好心理调节能力的行政秘书大都具备以下特点：
热爱教育事业，热爱秘书这份工作，要对自己的职业充满兴趣。
有坚强的意志，遇到困难不胆怯，百折不挠，敢于接受有挑战性的工作。
有积极、乐观、平静的工作态度，以平常心态去对待。
(五)良好的操作能力
电子化办公成为当今社会的趋势，对电脑知识、复印机、传真机技术的熟练掌握对现代化管理是非常必需的。因此，行政秘书要加强对办公设备的操作能力和信息处理能力。特别是要学会建立和使用数据库和网络来进一步提高工作效率。行政秘书应做好信息的收集、整理等工作，及时向领导或各个部门传递有价值的信息，为领导具体决策提供科学依据。现代科学的管理离不开信息处理技术，较强的信息处理能力将大大提高行政管理效率。
结论
行政秘书工作“细、繁、杂、忙”，是学校的管理枢纽。随着我国教育改革的不断深化与拓展，高校管理的不断成熟与发展，对行政秘书的要求也越来越高。这对于我们的行政秘书来说，既是机遇，也是挑战。
一方面，我们要善于抓住机遇，充分发挥自己的才能，在高校管理中尽自己之全力，为高校管理作出自己应有的贡献。
另一方面，也要敢于迎接挑战，坚持学习，不断“充电”，从全局出发，改革旧的、不合时宜的工作模式和管理方法，努力学习新知识、新观念和新技能，不但要提高自己的业务水平，更重要的是要逐步培养和提高自己的基本能力。只有这样，才能成为一个合格的、优秀的高校行政秘书，也才能拥有更大更广阔的发展究竟。
关键词：行政秘书；民办高校
中图分类号：G472 文献标识码：A 文章编号：1008-4428(2011)11-27-02
应天职业技术学院的行政秘书，日常事务是协助各院(系)领导做好日常行政事务的组织与管理工作，协调好领导与教师之间的关系，是系部的参谋员、协调员、服务员。笔者结合自己的心得体会，对行政秘书的岗位职责作如下概述：
(一)会务工作
做好系会会前各项准备工作，负责会议记录及会后资料整理，拟写会议纪要；负责通知全系教师参加系级、校级会议和有关活动，并作好考勤工作；做好院系承担的其他会议的各项服务工作。
(二)内务管理工作
协助系领导落实学院、有关职能部门和系里部署的各项工作；帮助部门安全责任人做好办公室安全防范和检查工作，制定部门假期值班计划；负责全系教师的考勤，加班统计工作。
(三)文书工作
协助系领导制定工作规划、每学期的目标管理计划及起草有关文件；负责本系上报各类文件的校对、呈送和存档管理工作；负责有关部门发出的各类文书的登记、传阅、归档工作；制定系部有关的规章制度。
(四)财、物管理工作
负责系部各项经费的报销领取工作；负责领发系教职工的奖金、福利等；负责领发系教职工办公用品；负责登记、保管和检查本系财产。
(五)信息收集、整理和反馈工作
协助系领导收集整理有关信息，以便于领导决策。及时、准确传递学院及系领导有关意见和决定，做到信息畅通。按要求将有关文件精神及时、准确地传达、印发到规定范围。按要求收集、整理、上报本系教工晋升职称、岗位变动、年度考核、教师培训等有关事项。负责系报刊杂志的征订及信件书报的领取和日常管理工作。
(六)档案管理
负责本系档案保管、整理及归档工作；负责本系所购办公设备的验收及有关资料的收集、归档；收集、保管本系各种会议、活动、调研等有关材料，整理归档。
(七)公章的保管和使用
系行政秘书是本系公章的保管负责人，必须按有关规章制度，经系领导批准后使用公章。在使用前要了解、审核内容，登记并复印存档。
(八)对外联系和接待工作
负责系招聘教师的联系，协助有关部门作好招聘教师的录用准备及手续办理等工作。接待来访客人。
因此，要成为一个合格的行政秘书，优质高效地完成自己的本职工作，需从如下五个方面入手，来提高自我。
(一)培养良好的表达能力
在现代行政秘书所应具备的各种能力中，表达能力是至关重要的。表达能力包括口头表达能力和文字表达能力两个方面。
1、文字表达能力
文字表达能力是行政秘书的一项基本功。无论是信息、宣传、调研等工作，还是处理公文，都离不开文字表达，所以要多思、多练、多交流，日积月累，潜移默化，做到文思敏捷、下笔如神，写出的文章观点鲜明，层次清晰，向上能如实反映事情的真相，向下能准确表达领导的意图。例如：会议通知、会议记录、教学管理计划等。
2、口头表达能力
语言表达能力也是行政秘书的一项非常重要的基本功，无论是传达上级文件精神工作，还是协调工作，都离不开较强的语言表达能力，随着办公室与校内、校外交流的增加，直接以语言表达作为处理公务活动。所以表达能力主要表现在文字表达能力和口头表达能力两个方面。例如：电话接听、家长接待等。
(二)协调和交际能力
行政秘书处于高校管理的枢纽部位，要接触领导、同事、教师、学生。行政秘书的协调能力直接影响着行政秘书工作的成效。
行政秘书要处理好自己与周围人群的关系，要善于发现领导与领导之间、领导与教师之间，以及各个部门之间的矛盾，并发挥恰当的平衡作用；要善于发现学校管理中各个环节可能出现的问题与失误，并想方设法予以协调、解决。
近年来，应天职业技术学院不断扩大招生规模，在校学生人数大量增加，学生类型和学生层次日趋多样化，这无疑提高了高校管理的难度。因此，作为行政秘书就必须在大量而复杂的工作中，善于协调，力争为自己创造一个良好的、积极的、平衡的工作和发展平台。
(三)良好的应变能力
行政秘书的大部分工作都可以依据各种规章制度和政策法规办事。但是突发性的事件，往往会影响管理活动的正常进行。当领导不在场，或由于其它客观原因不能及时决策时，行政秘书就必须具有见机行事、灵活变通、机智敏捷的应变能力，处理或参与处理这种突发事件。例如：学生反映教学问题、家长要求不合理等。有了这种应变能力，就能够较准确地把握情况的变化，能够针对新情况、新问题迅速作出正确判断，并采取适当而有效的具体措施。
(四)良好的心理调节能力
行政秘书作为系部的参谋员、协调员、服务员。要看着全局，想着工作，热爱集体，关心群众，时时处处不忘自己的职责。既要接触领导、同事、教师、学生，处理好各种关系，又要解决日常工作中“油盐柴米酱醋茶”之类的各种琐事，心理活动容易受外界影响，产生波动。因此，行政秘书必须善于调节和控制心理活动，在日常工作中要沉着、宽容、耐心、头脑冷静、豁达大度，善于控制自己的感情冲动，学会共处，和善地与人共事。遇事能冷静、客观地分析问题，正确地处理好工作中的各种矛盾。
一个有良好心理调节能力的行政秘书大都具备以下特点：
热爱教育事业，热爱秘书这份工作，要对自己的职业充满兴趣。
有坚强的意志，遇到困难不胆怯，百折不挠，敢于接受有挑战性的工作。
有积极、乐观、平静的工作态度，以平常心态去对待。
(五)良好的操作能力
电子化办公成为当今社会的趋势，对电脑知识、复印机、传真机技术的熟练掌握对现代化管理是非常必需的。因此，行政秘书要加强对办公设备的操作能力和信息处理能力。特别是要学会建立和使用数据库和网络来进一步提高工作效率。行政秘书应做好信息的收集、整理等工作，及时向领导或各个部门传递有价值的信息，为领导具体决策提供科学依据。现代科学的管理离不开信息处理技术，较强的信息处理能力将大大提高行政管理效率。
结论
行政秘书工作“细、繁、杂、忙”，是学校的管理枢纽。随着我国教育改革的不断深化与拓展，高校管理的不断成熟与发展，对行政秘书的要求也越来越高。这对于我们的行政秘书来说，既是机遇，也是挑战。
一方面，我们要善于抓住机遇，充分发挥自己的才能，在高校管理中尽自己之全力，为高校管理作出自己应有的贡献。
另一方面，也要敢于迎接挑战，坚持学习，不断“充电”，从全局出发，改革旧的、不合时宜的工作模式和管理方法，努力学习新知识、新观念和新技能，不但要提高自己的业务水平，更重要的是要逐步培养和提高自己的基本能力。只有这样，才能成为一个合格的、优秀的高校行政秘书，也才能拥有更大更广阔的发展究竟。