信息化时代的来临已成为不可逆转的世界潮流。知识和信息已成为经济发展的首要资源，并引起全球性增长模式和发展观念的变化。这主要表现在知识创新和技术创新大大加快，高新技术对经济增长的贡献率越来越大。信息化建设的发展对各行各业产生强大的冲击和深远的影响。档案工作也不例外。过去一些经典的档案学原理及工作方法已经不能适应新时代档案工作的需要，随着计算机技术和网络技术为核心的现代信息技术的快速发展，我们需要用新的思维、新的观念、新的方法去重新构筑档案学的理论基础和档案工作的实践原则。认真分析信息化建设与档案工作的关系、影响及档案工作如何向信息化时代过渡，是摆在我们面前的重要课题。
　　一、信息化建设与档案工作的关系
　　（一）档案事业是一种信息产业
　　信息产业是知识经济时代的核心，档案信息是档案的内容及表达档案内容的文字、图形等信息。主要包含三个层次：一是指档案的内在信息，也就是档案的内容信息，这是档案信息的基本部分；二是指档案的形式信息，也就是档案的外在形式和特征，这与档案内容有密切联系；三是指档案信息的信息，如目录、文摘等。档案信息是社会一个重要的组成部分。事实上，档案的收集、整理、存储和利用，实质上就是信息的生产、加工、传播和利用。这本身就是一个完整的信息产业体系。
　　档案信息是人类知识的结晶，是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，是一种特殊的信息产品。在人类社会进步中具有不可估量的、超越时空的价值。随着信息化时代的到来，档案作为知识的结晶和信息源，越来越被人们和社会高度重视和利用，它拥有永久的信息消费市场。
　　（二）信息化建设是知识经济时代档案工作发展的主线
　　信息是知识经济的主导和支柱。信息技术的发展最终将把人类联结在一起，构成一个全球人和机器的共同体，形成所谓的“网络空间”或称作“虚拟社会”的信息化环境。在这种社会形态下的档案工作，档案的信息化建设当然是其唯一的发展主线。
　　（三）信息化建设诱发档案工作改革
　　在信息社会中，信息消费成为与物质消费、能源消费并列的三大消费。在我国“以信息化带动工业化”的进程中，信息消费将成为加快社会信息化进程的源动力。
　　在信息化建设发展的过程中，生产要素发生了变化，信息将成为推动生产力发展的关键因素。生产工具也发生了变化，一切围绕着信息的生产、分配和消费的生产工具将得到长足发展。同时，主导产业也发生了变化，以信息产业为龙头的第三产业比重将在国民经济中越来越大，地位越来越重要。但是信息本身并不等于经济，也不能直接推动经济的发展，必须通过对信息的生产。开发、转化、推广和利用等一系列步骤，才能使之在经济活动中的巨大作用得到充分实现。也就是说，社会各信息部门担负着掌握、存储、加工和传播信息的职责，有权利和义务对社会信息消费的需求做出反应，提供社会发展和人们生活所需要的各种信息。这是时代赋予包括档案部门在内的社会信息部门的使命，是经济发展途径变革的要求，是生产力进步方式转变的要求。
　　在社会主义建设时期，档案工作和其他工作一样，都是服务于经济建设的。经济发展途径的变革和发展模式的转变，从根本上改变了社会各部门工作的发展方式和运作模式。鉴于档案信息在信息化时代的特殊作用，以及档案部门作为重要的文献信息源的社会地位的确立和巩固，档案工作改革势在必行。
　　二、信息时代的档案工作
　　（一）加大投入，实现档案现代化
　　要保证档案工作现代化的实现，首要条件就是要舍得投入财力，配置与档案工作相适应的基础设施，改善档案工作软硬件环境。而我们档案部门的财力主要来源于各级政府，这就需要我们做大量工作，争取适合自身发展的条件，相应的各级领导也应在政策上或资金上给档案工作创造条件，增加库房面积，购置档案装具，扩大室藏种类，投入先进设备，引进先进技术等软硬设施，发挥档案工作现代化拓展服务领域，增加信息储量，链入计算机网络等优势，使档案工作现代化尽快实现。
　　（二）结合实际需要进行人才培养，提高档案工作者素质
　　信息化时代，一切竞争，最终都反映在人才的竞争上。知识经济时代的档案工作需要大量“专”与“博”相结合的“通才”。这种专是跨学科的“多专”，而不是过去的“专一”。这种博是随现代化科技发展的“动态广博”，而不是过去传统不变的“知识广博”。这样的人才有着更强的适应性和更好的稳定性，能够适应解决复杂性、综合性和跨学科的未来档案工作问题的需要。这种人才档案部门不会一下子就聚集起来，必须下大力气进行艰苦的培养。
　　人才培养要正确认识提高档案工作者素质的终极目的。档案工作者通过调整知识结构，提高综合素质，利用新知识和新技能提高工作效率，实现工作创新，这才是最终的目的。因此，改变传统观念，认清发展变化，是档案部门为提高工作素质创造良好环境的基本条件。在实施传统的教育、培训时，提高教学者的层次，制定系统的培训计划，从单纯的课堂教学转变为课堂教学、档案工作者在教学者有计划的指导下的自学与研讨以及实践教学相结合。同时，增加档案工作者之间、相关专业工作者之间的交流，提供他们外出进修的机会，使其拓宽知识面，借鉴优秀经验，掌握和运用现代技术的方法，更新知识储备。档案部门要进行培训前，应该做好需求调研，按需设计内容，将培训课程内容与工作相结合，也就是说，培训应该是因需产生的。在安排上，应该加大计算机知识的比例，强化与图书馆学、情报学的联系，重视网络知识的运用，适当设置档案专业的课时。显而易见，随着科技的进步和社会的发展，档案工作需要的同样是具备良好的信息能力，合理的知识结构、掌握现代信息技术的高素质“通才”。档案部门要对工作者提高自身素质给予全面配合与支持，营造支持的工作环境，为他们学习、使用新技能创造条件，提供相应的设备，鼓励档案工作者使用新的工作方式，也可要求他们向其他人传授新知识、新技能。必要時还可以监督其技能学习和使用的真实情况。
　　（三）改革档案信息服务方式
　　1.计算机管理服务。这种服务在一些档案部门已基本实现了。如档案馆管理系统、小型档案馆室管理系统等都已应用和推广。这些管理系统主要解决文档一体化管理，目前市场上各种档案计算机管理系统很多，国家档案部门应制定相应的标准和规范，避免重复开发，并规范市场管理。2.缩微技术服务。目前不少地方档案馆拥有缩微设备，对一些珍贵的档案保护，具有一定的作用。另外一些大型国有企业在科技档案图纸的管理过程中缩微技术运用颇多，节约人力和馆库。3.光盘存贮服务。运用光盘存贮技术和计算机技术相结合的一种服务模式。由于光盘具有存贮容量大，处理速度快的特点，广泛用于档案信息全文检索、编目和参考查询服务。4.现代通讯网络服务。充分利用现代通讯技术，如通讯卫星、邮电信息网络等，将档案信息发布出去，使利用者在不同地域、不同时空利用档案，这些服务将在近几年成为现实。5.公共信息网服务。档案信息部门充分利用地区公用信息网、国家公用信息网和国际公用信息网进行服务。6.视听传播服务。档案部门运用电视网、电影、广播、录音、录像等制作档案信息，向公众发布。