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[摘要]科技的飞速发展为档案管理工作带来了新的发展机遇，对于档案管理中对馆藏体系进行优化的问题，我们主要从以下四个方面进行着手分析处理：一是树立档案的优化观念，进一步完善相关的法律法规；二是在档案管理过程中，控制进馆档案的数量；三是清除馆藏档案的过量重复；四是及时剔除失去保存价值的档案。
[关键词]档案管理 馆藏体系 馆藏档案 合理结构 优化观念 优化
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2014）04-0052-01
档案管理中的优化是科学研究、工程技术和经济管理等领域的重要研究工具。对于具体的档案管理而言，其所研究的问题主要是讨论在众多的档案管理方案中寻找最优的方案。因此它是一门应用广泛、实用性很强的科学。馆藏体系的优化，根据档案管理多年的实践经验来看，其是指用最低限度的馆藏量来进行贮存最大限度的档案信息内容。馆藏档案的优化可分阶段进行层层筛选和控制。馆藏体系的优化可以从下面四个方面着手。
一、树立档案的优化观念，进一步完善相关的法律法规
档案管理机关针对我国档案管理馆藏贫乏的现状，强调要丰富馆藏，这毫无疑问为发展我国的档案事业奠定了坚实而又牢固的物质基础。根据有关部门的统计表明，我国档案馆馆藏量的年递增量都在10%以上，在丰富馆藏的同时，质量问题却往往没有得到足够的重视。因此，在工作中，我们不能忽视档案管理工作质量的提高，用档案的数量来衡量档案馆的地位高低和工作优劣。在档案管理具体工作中，馆中编制人数应随着馆藏数量的增减而相应地进行增减，换句话说，档案数量在档案管理工作中占据绝对的比重优势，这就决定了档案馆的具体工作人员队伍的编制问题。在具体实际工作中，由于个别地方财政实行供养制，档案馆也同样如此，以档案数量为客观依据。各个档案馆在馆藏遇到大幅度增长以后，就会出现质量的相关问题，因此在这种情况下，馆藏档案应当主要着眼于优化内部质量管理标准，因地制宜处理好馆藏中数量与质量二者的对应关系，优化档案馆藏的组合模式，使档案馆藏建设从单纯追求数量转变为既追求数量也要追求质量兼顾。同时也要按相关要求修改完善法律，避免工作中出现失误。
二、在档案管理过程中，控制进馆档案的数量
档案管理在各档案馆接收范围的不断扩大，许多综合性的档案馆除了接收本级的主管部门的档案以外，还接收二级和三级单位的档案。个别县一级的档案馆急于增加馆藏数量，将一些工厂和普通中小学形成的档案也接收进档案馆，这样的做法是使档案馆臃肿庞杂。长期以来，必然会加重档案馆的负担，使档案管理也处于困境，所以加强档案馆藏的当量控制势在必行。档案馆对于接收档案的全宗，应当逐个进行分析和论证，并评估档案的现实价值和潜在价值。
三、在档案管理过程，注意清除馆藏档案的过量重复
在档案管理过程中，馆藏档案的重复是在所难免的，根据这种情况，可以对其进行适当的重复，在档案管理中这也是十分必要的。但是如果不分主次，过量的重复就会在一定程度上造成档案馆藏的臃肿庞杂，浪费人力、物力和财力。如此一来，就会给档案检索和档案利用工作带来一定的困难。再次，对于档案管理就要求消除不必要的重复。这方面主要包括三个方面的内容：一是形式上的重复，即同一全宗内或者同一馆内档案有重复文件；二是馆藏档案内容上的重复，即某份档案的内容基本上被其他档案包括了；三是同一档案的不同稿本所造成的重复。对此，应采取以下两个方法进行消除档案的重复：一是对进馆档案进行严格控制，减少不必要的重复，在接收档案前要进行审核工作；二是要运用选样保留的方法对档案进行严格的审查，减少馆藏全宗间的重复档案，从某一类型的档案中，选择一部分样品保存起来，作为这种类型的代表。
四、及时剔除失去保存价值的档案
目前我国档案馆所收藏的档案数量急剧增加，如此就给档案管理工作带来了巨大的压力。馆藏档案中有不少是价值不大或者在社会发展中，已经失去保存价值的档案，对于这些档案，在管理中如果不能够及时地进行剔除，档案馆的优化组合就会变成空谈。因此，为了改变馆藏档案玉石不分的现状，档案馆应进行再鉴定工作。根据我们对档案馆工作的现状进行的分析研究，这主要包括以下几方面的内容：一是在现有档案馆保存的档案中，有些是没有经过鉴定就收进档案馆了，在一定程度上存在着鱼目混珠的情况。二是按照国家的有关规定，短期档案是不进馆的，但是由于各种原因，个别档案馆接收了划分短期保管的档案，致使个别档案超过了保管期限或者已经到期。这就要求对这些档案进行重新鉴定，对于确实已经失去保存价值的应当给予剔除销毁，对需要继续保存的重新划定保管期限。三是随着历史的发展和时间的推移以及实践的检验，相当一部分档案随着历史变化已经失去了保管价值。有些档案在当时的历史条件下确定是有保存的必要的，但时隔多年，随着工作重心的转移，就显得没有多少保存的价值了。还有些档案原来是定期保存的，随着形势的发展变化，就有必要上升或者降低档案的保管期限。四是有不少档案为追求馆藏数量，在接收和征集档案过程中把一些不应当接收的档案也接收进馆，这样对于历史档案更是来者不拒。有的甚至于把以前准备处理的档案又重新整理上架，造成馆藏大量重复，质量不高。此外，对于从前的鉴定失误的档案、划错保管期限的档案以及已经决定销毁的档案而由于各种原因没有及时销毁的，也要重新进行鉴定。
责任编辑：张丽
[关键词]档案管理 馆藏体系 馆藏档案 合理结构 优化观念 优化
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2014）04-0052-01
档案管理中的优化是科学研究、工程技术和经济管理等领域的重要研究工具。对于具体的档案管理而言，其所研究的问题主要是讨论在众多的档案管理方案中寻找最优的方案。因此它是一门应用广泛、实用性很强的科学。馆藏体系的优化，根据档案管理多年的实践经验来看，其是指用最低限度的馆藏量来进行贮存最大限度的档案信息内容。馆藏档案的优化可分阶段进行层层筛选和控制。馆藏体系的优化可以从下面四个方面着手。
一、树立档案的优化观念，进一步完善相关的法律法规
档案管理机关针对我国档案管理馆藏贫乏的现状，强调要丰富馆藏，这毫无疑问为发展我国的档案事业奠定了坚实而又牢固的物质基础。根据有关部门的统计表明，我国档案馆馆藏量的年递增量都在10%以上，在丰富馆藏的同时，质量问题却往往没有得到足够的重视。因此，在工作中，我们不能忽视档案管理工作质量的提高，用档案的数量来衡量档案馆的地位高低和工作优劣。在档案管理具体工作中，馆中编制人数应随着馆藏数量的增减而相应地进行增减，换句话说，档案数量在档案管理工作中占据绝对的比重优势，这就决定了档案馆的具体工作人员队伍的编制问题。在具体实际工作中，由于个别地方财政实行供养制，档案馆也同样如此，以档案数量为客观依据。各个档案馆在馆藏遇到大幅度增长以后，就会出现质量的相关问题，因此在这种情况下，馆藏档案应当主要着眼于优化内部质量管理标准，因地制宜处理好馆藏中数量与质量二者的对应关系，优化档案馆藏的组合模式，使档案馆藏建设从单纯追求数量转变为既追求数量也要追求质量兼顾。同时也要按相关要求修改完善法律，避免工作中出现失误。
二、在档案管理过程中，控制进馆档案的数量
档案管理在各档案馆接收范围的不断扩大，许多综合性的档案馆除了接收本级的主管部门的档案以外，还接收二级和三级单位的档案。个别县一级的档案馆急于增加馆藏数量，将一些工厂和普通中小学形成的档案也接收进档案馆，这样的做法是使档案馆臃肿庞杂。长期以来，必然会加重档案馆的负担，使档案管理也处于困境，所以加强档案馆藏的当量控制势在必行。档案馆对于接收档案的全宗，应当逐个进行分析和论证，并评估档案的现实价值和潜在价值。
三、在档案管理过程，注意清除馆藏档案的过量重复
在档案管理过程中，馆藏档案的重复是在所难免的，根据这种情况，可以对其进行适当的重复，在档案管理中这也是十分必要的。但是如果不分主次，过量的重复就会在一定程度上造成档案馆藏的臃肿庞杂，浪费人力、物力和财力。如此一来，就会给档案检索和档案利用工作带来一定的困难。再次，对于档案管理就要求消除不必要的重复。这方面主要包括三个方面的内容：一是形式上的重复，即同一全宗内或者同一馆内档案有重复文件；二是馆藏档案内容上的重复，即某份档案的内容基本上被其他档案包括了；三是同一档案的不同稿本所造成的重复。对此，应采取以下两个方法进行消除档案的重复：一是对进馆档案进行严格控制，减少不必要的重复，在接收档案前要进行审核工作；二是要运用选样保留的方法对档案进行严格的审查，减少馆藏全宗间的重复档案，从某一类型的档案中，选择一部分样品保存起来，作为这种类型的代表。
四、及时剔除失去保存价值的档案
目前我国档案馆所收藏的档案数量急剧增加，如此就给档案管理工作带来了巨大的压力。馆藏档案中有不少是价值不大或者在社会发展中，已经失去保存价值的档案，对于这些档案，在管理中如果不能够及时地进行剔除，档案馆的优化组合就会变成空谈。因此，为了改变馆藏档案玉石不分的现状，档案馆应进行再鉴定工作。根据我们对档案馆工作的现状进行的分析研究，这主要包括以下几方面的内容：一是在现有档案馆保存的档案中，有些是没有经过鉴定就收进档案馆了，在一定程度上存在着鱼目混珠的情况。二是按照国家的有关规定，短期档案是不进馆的，但是由于各种原因，个别档案馆接收了划分短期保管的档案，致使个别档案超过了保管期限或者已经到期。这就要求对这些档案进行重新鉴定，对于确实已经失去保存价值的应当给予剔除销毁，对需要继续保存的重新划定保管期限。三是随着历史的发展和时间的推移以及实践的检验，相当一部分档案随着历史变化已经失去了保管价值。有些档案在当时的历史条件下确定是有保存的必要的，但时隔多年，随着工作重心的转移，就显得没有多少保存的价值了。还有些档案原来是定期保存的，随着形势的发展变化，就有必要上升或者降低档案的保管期限。四是有不少档案为追求馆藏数量，在接收和征集档案过程中把一些不应当接收的档案也接收进馆，这样对于历史档案更是来者不拒。有的甚至于把以前准备处理的档案又重新整理上架，造成馆藏大量重复，质量不高。此外，对于从前的鉴定失误的档案、划错保管期限的档案以及已经决定销毁的档案而由于各种原因没有及时销毁的，也要重新进行鉴定。
责任编辑：张丽