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摘 要：对档案文献进行数字化加工处理，是在加强档案原件保管质量的同时，提高档案信息利用效率、完善档案信息利用方式的一项重要手段。
关键词：纸质；档案；数字化
随着电子政务和办公自动化的发展，人们对网上档案信息资源的需要也日益强烈。把传统的档案信息资源经数字化处理转换成数字档案信息资源，建立起数字档案信息中心，进一步完善我国以纸质档案为主体的档案信息资源体系，为社会各界提供更为丰富的信息资源服务。档案数字化日益成为档案信息化建设的一个重要组成部分。
一、档案数字化
档案数字化，就是采用各种信息采集设备将不同载体形式的档案转换成数字方式的过程。纸质档案数字化，就是利用扫描等信息采集设备，将纸质档案原件的图文信息分解为若干点阵式信息元（像素），并将光信号转换为电信号输进计算机内从而形成数字图像文件。
二、将纸质档案转换成计算机可处理的数字格式的方法
将纸质档案转换成计算机可处理的数字格式通常有两种方法：一是将纸质档案扫描并以图像方式存储，二是利用已有的缩微胶片影像进行数字化转换或者直接用数码相机进行拍摄。对纸质档案进行直接扫描的方式比较经济和快捷。因此，纸质档案的数字化一般应采取扫描的方法将其变成电子图像文件直接存储，再配合标引信息数据库的建立，实现档案资料电子影像的快速检索利用。
三、数字化设备选择注意
大量档案原文的存储管理离不开海量存储技术。光盘存储系统是目前海量存储的基本手段。完整的光盘存储系统包括光盘盘片、相应的光盘驱动器及其光盘软件。选择档案信息用光盘存储系统的考虑因素如下：
（1）支持并发访问用户的数量。选择档案光盘系统最关键的因素应当是其可同时支持在线并发访问用户的数量，对众多访问的支持是有效实现档案信息库利用价值的基本条件。否则，无论存储容量多大，都可能因光盘系统不能有效支持众多并发用户而彻底崩溃，进而导致整个网络系统的瘫痪。
（2）安全性及其安全管理体系。档案信息确保其存储安全十分重要，对于镜像存放在光盘存储系统中的重要档案信息，系统管理员和合法用户在任何情况下均不得对其数据做任何修改。因此，在选择档案光盘系统时安全性是必须考虑的重要因素。
（3）对各种网络操作系统和网络结构的支持。网络环境中，网络操作系统平台和网络结构千变万化，网络中服务器和客户机多种多样，这就要求档案光盘存储器能够适应各种复杂的网络环境。
（4）存储容量。必须根据本单位数字化档案的数量及其增长情况来选定光盘塔、光盘库可存储光盘的数量及其总的存储容量。存放档案信息的光盘数量每年在不断增加，因此选探档案光盘存储系统时应考虑系统是否允许采取自行添加硬盘的方式来对光盘塔和光盘服务器进行扩容。
四、纸质文书档案数字化步骤
1.调档
档案保管处借出需数字化的档案，按照要求办理调档登记手续，登记好档案数量、状况等，并对档案逐页进行清点。
2.拆装
对归档改革前整理的档案，要将档案原件的装订拆除，排好顺序，并用夹子夹起防止散乱；归档改革后整理的档案如果没有装订，可直接排好顺序。操作中不得对档案原件有任何损坏。
3.修复
档案中若有装订金属物需去掉；有破损的地方需在备考表中注明，如破损程度影响了档案内容的文件，则需进行修补；小于16开的档案需进行托裱；没有装订线的档案要另用纸加宽；多份档案粘连一起时，需在不损坏档案载体信息量的前提下，细心分开，如实在无法分开则不分。
4.档案及目录的检查、整理
妥善保管好档案，严禁批注、涂划、圈点。档案目录中出现繁体字或不规范的简化字时，一律参照国家标准的简体字补充著录，需手写补录的项目要求字迹工整，并逐份逐页地仔细检查，不符合要求的应予以纠正。检查整理时主要注意以下几方面：
（1）检查档案的顺序。基本原则：档案页号按顺序连续排列。需要在档案原件上重新标注页号时，必须使用标准档案页码章，加盖在档案的右上角，位置须统一，并不得用手写页码。
（2）检查档案目录所有的项目（包括：题名、文件编号、责任者、日期、顺序号、页号、备注），保证其准确、完整，并与档案原件内容一一对应，要求一份档案对应一条目录，仔细检查每份档实是否完整。如有档案漏编目录，应补编目录。正式档案若为复印件，需在该档案首页的右下角加盖“复印件”章，字号要求5号字。
（3）检查案卷封面上的项目：全宗名称、类别名称、案卷题名、案卷所周年度、期限、卷内文件件数、页数、全宗号、目录号、案卷号是否与案卷实际内容一致。
（4）花名册、介绍信及其他类型档案的整理。花名册整理方法如下：题名核名册全称著录；责任者一律为名册上印章所对应的批准单位。无批准单位印章的以填报单位所写字样为准录入字样为准录入；花名册及其他名册均不需著录人名。日期写填报日期或批准日期，若有多个日期则录入一个即可。
介绍信、报到证等存根整理方法如下：以上类别档案中的人名必须如实录入，要求准确无误。少量看不请楚的字迹要核实再作修改。
5.校对《档案目录》
按照档案（案卷）及目录检查、整理的结果，对照档案目录进行校对，保证档案目录、卷内文件、案卷内的目录三者一致。
6.《档案目录》检查
派专人负责对前面五个环节做仔细检查，确保档案目录、卷内文件、案卷内的目录三者一致。
五、档案扫描挂接阶段
档案扫描，档案扫描过程中要严格执行有关档案阅览利用及保管保护和保密制度，注意保护好档案。
光盘刻录存储，将扫描形成的图片文件采用保存期限为300年以上的光盘刻录，一式两套，以作备份，并填写详细清单。光盘刻录必须有专人负责捡查，检查光盘内容是否有错漏，光盘能否正常打开等。
数据检查。有专人专机对每天完成的数据进行检查，要求保证扫描形成的图片文件与卷内文件一致，编号无误，清晰度和格式符合标准。
数据挂接。将扫描获得的每个图片文件对照数据库原有的目录数据，逐份点击挂接导入数据库，数据挂接必须跟扫描同步进行。在数据库中备份导入后的数据，将备份数据用保存期限为300年以上的光盘刻录并制作一份挂接清单。
六、档案装订、归还阶段
按检查整理阶段确定的顺序将扫描完的档案装订好。装订时必须保持档案的原貌，不得更换卷皮，不得缺漏页，按照档案原有的线孔装订。装订好后要将档案检查一边，看案卷装订是否结实、有没有脱页，顺序对不对，档案及目录齐不齐。检查完毕归还档案保管处，办理归还手续。
参考文献：
[1]李红梅.关于电子档案管理的几点思考[J].山东档案，2007（02）
[2]卢冬.电子档案管理对策分析[J].现代商贸工业，2009（14）
[3]鄢淇.馆藏档案数字化的若干思考[J].机电兵船档案，2008（02）
[4]鄢淇.新形势下档案工作服务的创新[J].黑龙江史志，2008（12）
关键词：纸质；档案；数字化
随着电子政务和办公自动化的发展，人们对网上档案信息资源的需要也日益强烈。把传统的档案信息资源经数字化处理转换成数字档案信息资源，建立起数字档案信息中心，进一步完善我国以纸质档案为主体的档案信息资源体系，为社会各界提供更为丰富的信息资源服务。档案数字化日益成为档案信息化建设的一个重要组成部分。
一、档案数字化
档案数字化，就是采用各种信息采集设备将不同载体形式的档案转换成数字方式的过程。纸质档案数字化，就是利用扫描等信息采集设备，将纸质档案原件的图文信息分解为若干点阵式信息元（像素），并将光信号转换为电信号输进计算机内从而形成数字图像文件。
二、将纸质档案转换成计算机可处理的数字格式的方法
将纸质档案转换成计算机可处理的数字格式通常有两种方法：一是将纸质档案扫描并以图像方式存储，二是利用已有的缩微胶片影像进行数字化转换或者直接用数码相机进行拍摄。对纸质档案进行直接扫描的方式比较经济和快捷。因此，纸质档案的数字化一般应采取扫描的方法将其变成电子图像文件直接存储，再配合标引信息数据库的建立，实现档案资料电子影像的快速检索利用。
三、数字化设备选择注意
大量档案原文的存储管理离不开海量存储技术。光盘存储系统是目前海量存储的基本手段。完整的光盘存储系统包括光盘盘片、相应的光盘驱动器及其光盘软件。选择档案信息用光盘存储系统的考虑因素如下：
（1）支持并发访问用户的数量。选择档案光盘系统最关键的因素应当是其可同时支持在线并发访问用户的数量，对众多访问的支持是有效实现档案信息库利用价值的基本条件。否则，无论存储容量多大，都可能因光盘系统不能有效支持众多并发用户而彻底崩溃，进而导致整个网络系统的瘫痪。
（2）安全性及其安全管理体系。档案信息确保其存储安全十分重要，对于镜像存放在光盘存储系统中的重要档案信息，系统管理员和合法用户在任何情况下均不得对其数据做任何修改。因此，在选择档案光盘系统时安全性是必须考虑的重要因素。
（3）对各种网络操作系统和网络结构的支持。网络环境中，网络操作系统平台和网络结构千变万化，网络中服务器和客户机多种多样，这就要求档案光盘存储器能够适应各种复杂的网络环境。
（4）存储容量。必须根据本单位数字化档案的数量及其增长情况来选定光盘塔、光盘库可存储光盘的数量及其总的存储容量。存放档案信息的光盘数量每年在不断增加，因此选探档案光盘存储系统时应考虑系统是否允许采取自行添加硬盘的方式来对光盘塔和光盘服务器进行扩容。
四、纸质文书档案数字化步骤
1.调档
档案保管处借出需数字化的档案，按照要求办理调档登记手续，登记好档案数量、状况等，并对档案逐页进行清点。
2.拆装
对归档改革前整理的档案，要将档案原件的装订拆除，排好顺序，并用夹子夹起防止散乱；归档改革后整理的档案如果没有装订，可直接排好顺序。操作中不得对档案原件有任何损坏。
3.修复
档案中若有装订金属物需去掉；有破损的地方需在备考表中注明，如破损程度影响了档案内容的文件，则需进行修补；小于16开的档案需进行托裱；没有装订线的档案要另用纸加宽；多份档案粘连一起时，需在不损坏档案载体信息量的前提下，细心分开，如实在无法分开则不分。
4.档案及目录的检查、整理
妥善保管好档案，严禁批注、涂划、圈点。档案目录中出现繁体字或不规范的简化字时，一律参照国家标准的简体字补充著录，需手写补录的项目要求字迹工整，并逐份逐页地仔细检查，不符合要求的应予以纠正。检查整理时主要注意以下几方面：
（1）检查档案的顺序。基本原则：档案页号按顺序连续排列。需要在档案原件上重新标注页号时，必须使用标准档案页码章，加盖在档案的右上角，位置须统一，并不得用手写页码。
（2）检查档案目录所有的项目（包括：题名、文件编号、责任者、日期、顺序号、页号、备注），保证其准确、完整，并与档案原件内容一一对应，要求一份档案对应一条目录，仔细检查每份档实是否完整。如有档案漏编目录，应补编目录。正式档案若为复印件，需在该档案首页的右下角加盖“复印件”章，字号要求5号字。
（3）检查案卷封面上的项目：全宗名称、类别名称、案卷题名、案卷所周年度、期限、卷内文件件数、页数、全宗号、目录号、案卷号是否与案卷实际内容一致。
（4）花名册、介绍信及其他类型档案的整理。花名册整理方法如下：题名核名册全称著录；责任者一律为名册上印章所对应的批准单位。无批准单位印章的以填报单位所写字样为准录入字样为准录入；花名册及其他名册均不需著录人名。日期写填报日期或批准日期，若有多个日期则录入一个即可。
介绍信、报到证等存根整理方法如下：以上类别档案中的人名必须如实录入，要求准确无误。少量看不请楚的字迹要核实再作修改。
5.校对《档案目录》
按照档案（案卷）及目录检查、整理的结果，对照档案目录进行校对，保证档案目录、卷内文件、案卷内的目录三者一致。
6.《档案目录》检查
派专人负责对前面五个环节做仔细检查，确保档案目录、卷内文件、案卷内的目录三者一致。
五、档案扫描挂接阶段
档案扫描，档案扫描过程中要严格执行有关档案阅览利用及保管保护和保密制度，注意保护好档案。
光盘刻录存储，将扫描形成的图片文件采用保存期限为300年以上的光盘刻录，一式两套，以作备份，并填写详细清单。光盘刻录必须有专人负责捡查，检查光盘内容是否有错漏，光盘能否正常打开等。
数据检查。有专人专机对每天完成的数据进行检查，要求保证扫描形成的图片文件与卷内文件一致，编号无误，清晰度和格式符合标准。
数据挂接。将扫描获得的每个图片文件对照数据库原有的目录数据，逐份点击挂接导入数据库，数据挂接必须跟扫描同步进行。在数据库中备份导入后的数据，将备份数据用保存期限为300年以上的光盘刻录并制作一份挂接清单。
六、档案装订、归还阶段
按检查整理阶段确定的顺序将扫描完的档案装订好。装订时必须保持档案的原貌，不得更换卷皮，不得缺漏页，按照档案原有的线孔装订。装订好后要将档案检查一边，看案卷装订是否结实、有没有脱页，顺序对不对，档案及目录齐不齐。检查完毕归还档案保管处，办理归还手续。
参考文献：
[1]李红梅.关于电子档案管理的几点思考[J].山东档案，2007（02）
[2]卢冬.电子档案管理对策分析[J].现代商贸工业，2009（14）
[3]鄢淇.馆藏档案数字化的若干思考[J].机电兵船档案，2008（02）
[4]鄢淇.新形势下档案工作服务的创新[J].黑龙江史志，2008（12）